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winfax使用说明

用WinFax实现共享传真

（一）

2002-10-2814:

22:

10王　达

　　一、 WinFax简介

　　WinFax是著名的网络软件公司SYMANTEC（赛门铁克）公司的产品。

提起这个公司，相信各位真是有点如雷贯耳的感觉吧。

这个公司的许多软件在各个方面都占据着市场主导地位，如我们经常见到的Norton杀毒软件、克隆专家Ghost，以及远程控制先导pcAnywhere等。

目前，它的软件支持当前所有的主流Windows系统，包括Windows 2000/XP。

这些软件的试用版可以从网上直接下载。

不过千万要注意，WinFax一定要下载10.0以上的版本，否则因为程序占用系统资源太多，在许多计算机系统中将无法实现正常安装或者使用。

试用版只有30天的试用期。

　　WinFax 10.0当然不仅共享传真这样一项新特性，总的来说它具有以下主要特点。

（1） 在网络中实现多用户共享一个Modem之类的传真设备进行软件传真，这比硬件传真机实现共享（通过多条电话线进行物理连接）所需的投资要小许多。

（2） 支持Modem、ISDN等具有传真功能的设备进行软件传真，而且就设备投资方面来说比起传真机要便宜许多。

　　（3） 可以与Outlook集成进行邮件传真，也就是以邮件的形式发送传真到对方的邮箱中。

这是传真机所无法实现的。

当然，也可以直接发送传真到对方的传真机上。

　　（4） 支持因特网传真，这样就可以以非常低的通信费进行传真，大大节省长途传真通信费。

这相对于传真机来说具有相当的优势，因为传真机要实现因特网传真，必须向邮电部门申请类似服务，交纳大笔的费用。

　　（5） 支持广播传真，可以进行批量传真，满足企业大宗传真业务需求，这是传真机所无法实现的。

　　（6） 支持附件传真，也就是像邮件一样将常见的文档（如Word、Excel等）作为附件添加，但是在对方传真机上打印出来的则是文件中的内容，而不仅是一个文件名，这样就可以进行多类文档的传真了。

　　（7） 可以对传真封面进行个性设计，增强企业形象宣传，这与传真机相比具有绝对的优势。

　　（8） 支持扫描传真。

可以直接从扫描仪上将扫描文件传真，这在要求进行真迹传真的情形中非常适用。

　　（9） 支持电话卡使用。

二、WinFax 10.0的安装

　　用WinFax 10.0实现传真共享需要在服务器端和客户端同时进行安装，当然还需要一个支持传真的Modem类硬件。

现在的Modem都支持传真服务。

如果在速度方面要求更快一点，还可以申请安装一个支持ISDN线路，因为WinFax 10.0版也支持ISDN。

下面分别对实现传真共享所需的服务器端和客户端WinFax 10.0的安装予以介绍。

　　1. WinFax 10.0服务器端的安装

　　第1步，先安装好Modem，当然包括物理连接和驱动程序的安装。

　　第2步，安装配置好Microsoft公司的Outlook程序，并把它配置成默认的邮件收发程序，因为WinFax支持邮件传真。

　　第3步，运行从网上下载的WinFax 10.0压缩软件包（当然如果是正式版那更是好了）。

这是一个相当大的压缩软件包，运行起来速度可能会比较慢，要有充分的心理准备和耐心。

　　第4步，解压安装过程中会出现如图1所示的对话框，在这个对话框中要求输入您所使用的电话号码。

如果您的Modem支持语音传真，则还可以进行语音传真，输入同样的电话号码。

如果要您的网络中有多个这样的传真设备，为了便于区分，则还可以输入一个表示此传真设备的位置号码（CSID）或者名称，也可不输入。

图1

　　第5步，在安装过程中还会出现如图2所示的对话框，在这个对话框中要求选择传真设备，这时您得选择您所安装的Modem或者ISDN设备。

图2

　　第6步，安装完成运行程序后出现如图3所示的主程序界面。

图3

　　2. WinFax客户端的安装

　　客户端的安装相对来说简单些，但是在安装前要确保客户端与服务器的网络连接是通畅的。

　　第1步，首先也是运行安装程序的压缩包。

在安装过程中，同样会要求选择传真设备，这里要选择如图1 所示对话框中的“WinFax PRO Fax Sharing”选项，然后单击对话框中的“Properties”按钮，出现如图4所示的配置对话框。

图4

　　第2步，在这个对话框“Host name”输入框中输入服务器端主机名，可以通过单击“Browser…”按钮选择，也可以在“IP Address”选项中输入服务器端主机的IP地址。

如果要设置使用此服务器端共享传真的密码，则还需要输入密码。

然后单击“确定”按钮。

如果服务器端WinFax 10.0已安装好，并且网络是通畅的，则很容易与服务器端取得联系，这样就可以完成客户端的安装了。

三、标准配置

　　与WinFax的安装一样，要实现传真共享，在WinFax的配置上也必须分别在服务器端与客户端进行，这里最关键的设置部分就是拨号属性的设置上。

步骤如下。

　　第1步，在服务器端的WinFax 10.0主程序界面中单击“Tools”菜单下“setup”项下的“Program Setup”选项，如图5所示。

图5

　　第2步，执行“Program Setup ”选项后出现如图6所示的对话框。

图6

　　第3步，在对话框中双击“Dialing and Locating”选项，在出现的对话框中选择“Locating”标签项，对话框如图7所示。

在这个对话框的“the area code”输入框中输入当地区号，在“Local”输入框中输入本地电话号码。

图7

　　如果所使用的是分机，则需选择“Dial Prefix”复选项，然后在后面的输入框中输入外线拨号符。

如果选择“Dial Suffix”复选项，则可以输入拨号后缀符号。

如果所使用的是电话卡，则需选择“Using Calling card”复选项，然后选择已安装的电话卡。

如果还可能需要进行长途或者国际传真，则可单击对话框中的“Change”按钮，打开对话框，在“Long distance access”输入框中输入目的地区的长途区号，在“International access”输入框中输入目的地区的国际区号。

　　设置好后单击“确定”按钮，返回即可完成服务器端的基本设置工作。

　　第4步，同服务器端一样，在客户端打开如图5所示的对话框，同样双击“Dialing and Locating”选项，然后选择“Lcating”标签项，出现如图9所示的对话框。

比较图9与图7，可以看出它们之间还是有一些区别的。

图9

　　第5步，在这个对话框中的“Country”输入框中输入国家名“中国”，然后同样是要在“The area code”输入框中设置本地区的区号。

如果要进行长途或国际传真，则还要设置目的地区的区号和国际区号（同样是通过单击对话框中的“ Change…”按钮打开如图8所示的对话框来实现）。

图8

　　如果客户端在安装时没能很好地配置传真设备，就可以在安装后通过如图6所示的对话框中双击“Fax Sharing Client”选项，打开如图4的配置对话框进行配置。

　　通过以上几步的配置基本上可以正常使用WinFax 10.0来进行共享传真了。

但是要全面发挥WinFax10.0的优越性能，最好还需进行高级配置。

　　四、高级配置

　　因为高级配置在WinFax客户端与服务器都是一样，所以就不分别介绍了。

下面仅以服务器端的这些高级配置进行介绍。

由于整个WinFax的设置比较多，鉴于篇幅的原因不可能一一介绍，所以本文仅对几个最主要的选项配置进行介绍。

　　1．发送传真（Send）选项设置

　　进行这些高级选项配置都需要打开如图6所示的程序设置对话框。

具体步骤如下：

　　第1步，在如图6所示的对话框中双击“Send”选项，即出现如图10所示的对话框。

图10

第2步，在“General”标签项中可以选择是否使用发送向导（Use send fax wizard），如果不使用向导发送，则每次发送都可以随向导进行个性化的设置，但所花时间较长，而且比较麻烦。

如果选择了“Include a cover page”复选项，则发送传真时还包括一个封面页，这样在一份传真页数比较多的情况下可以进行装订。

有了封面页可以使传真更加美观；如果不选，当然就没有封面页了。

在这个标签项中还需选择的是传真质量，通常是选择“Fine”（优良）。

另外，还有“Standard”（标准）选项，其他两项可按默认设置即可。

　　第3步，单击“Header”标签项，出现如图11所示的对话框。

图11

　　在这个对话框中主要设置传真页的页头，这样可以更加美化整个传真页面，提高企业形象。

在对话框中已对页面页头的左、中间和右边所需显示的格式提供了选择项，具体这些符号的含义可以通过单击对话框中的“Insert Variable…”按钮，打开如图12所示的对话框进行查看，当然也可以通过这个对话框来进行页头格式设计。

图12

　　还可通过单击“Options…”按钮进行传真打印风格设置。

　　第4步，因“PhoneBook”标签项中的设置比较简单，所以在此不作介绍。

单击“After Send”标签项，出现如图13所的对话框。

在这个对话框中主要有3个复选项可以设置。

图13

　　如果选择“Delete fax pages , but keep a log record of this fax”复选项，则发送传真后就删除这个传真，但是还会为该份已发传真保存一个日志记录。

　　如果选择“Display notification”复选项，则发送传真后会显示一个是否发送成功的消息框，以告诉用户。

　　如果选择“Print a send confirmation page”复选项，则在已配置好打印机的情况下，发送传真后会打印一份确定通知给用户。

　　2.接收传真（Receive）设置

　　相对发送传真的设置来说，接收传真的设置相对比较简单，步骤如下。

　　第1步，双击如图6所示对话框中的“receive”选项，出现如图14所示的对话框。

图14

　　在这个对话框中可以为接收传真选择一个设备，这主要是在同一计算机中安装有多个这样的接收设备时才需要设置。

另外，还可设置自动响应发送端所需等待的铃声次数，这时得先选择“Automatically answer incoming callings ”复选项，然后在“Answer after _ rings”选项中设置待响铃几声后开始响应。

　　第3步，“Advanced”标签项中的设置对于一般用户来说是较难实现的，因为所用的Modem设备可能不支持其中的功能，所以不作介绍。

下面选择“After receive”标签项，出现如图15所示的对话框。

在这个对话框中可以设置以下选项：

图15

　　·Notify（WinFax Gernerated）：

如果选择这个复选项，则当接收完传真后会弹出一个消息框，通知用户。

　　·View：

如果选择这一复选项，则当接收到传真后即刻打开这个传真进行阅览。

　　·Recognize:

如果选择这个复选项，则会弹出一个确认对话框，以求用户确认保存的位置，可以通过单击后面的“ Setup”按钮在一设置对话框中进行。

　　·Print：

如果选择这一复选项，则当接收到传真后即打印传真。

3.消息管理（Message Management）设置

　　在一个企业中如果传真业务比较频繁的话，则每天可能会有大量的传真与其他单位或个人进行来往，这样就会占有大量的磁盘空间，特别是对于一些从事图像设计方面的企业，如服务、机械等。

为了更加有效地管理这些信息，WinFax同样也提供了这样的对话框，可以在其中进行全面的设置。

　　方法是双击如图6所示的“Message Management”选项，出现如图16所示的对话框。

图16

　　在这个对话框中有如下选项可以设置：

　　·Save log record only：

如果选择单选项，则在计算机中仅保存日志文件，对具体的传真文件不保存。

　　·Save both log record and fax pages：

如果选择这个复选项，则同时保存日志及传真页面，这是系统的默认的选择。

　　·Save attachments：

如果传真中还带有附件，选择了这个复选项后，则同时还对传真页面中的附件进行保存。

　　·Confirm these options each time a message is moved or copied：

如果选择了这个复选项，则当移动或者复制这些传真信息时都会按以上设置进行保存。

　　·Delete messages automatically _days：

如果选择这个复选项，则可以设置隔多少天后可以删除这些传真信息。

　　·Confirm all manual deletions：

如果选择这个复选项，则上面所设置的删除选项则同时应用于人工删除操作。

　　五、使用WinFax进行传真

　　通过以上的配置，现在就可以利用WinFax进行传真了，下面简单介绍其使用方法。

　　第1步，要发送新传真，则可直接单击主界面中的“Fax”图标，或者在“Send”菜单下选择“Send New Fax”选项，都可打开如图17所示的对话框。

图17

　　如果在如图10所示对话框中选择了“Use send fax wizard”，则打开的是如图18所示的向导对话框。

图18

　　在如图17所示的对话框中主要介绍几个重要方面。

　　·“To”栏中仅是指收传真件的人，不是指对方电话。

　　·如果要同时发给几个人，则可以在输入完第一个接收人、电话后单击对话框中的“Recipients”项上面的“Add to List”按钮添加到接收人列表中，然后继续在相应栏中输入接收人名及电话号码。

也可直接从右边的电话薄中选择接收人，这时就不需要一项项输入了，省去了许多麻烦。

　　·在“Cover page”下拉列表中可以选择封面，选择其中的“ No Cover Page”则表示不需要封面页。

选择其它的封面时，可选择“Other …”，这样会打开如图19所示的封面页选择对话框。

图19

　　在WinFax 10.0中要把所选项封面页作为传真默认封面页，则选择对话框中的“ Set as default cover page”复选项。

　　·如果要在传真中添加附件，要注意所选文件类型通常只局限于文档类型，如.txt、.doc、.xls、html等，参见图20所示。

图20

　　·发送前还可通过单击“Previev”按钮进行预览。

　　有关WinFax共享传真的使用方法就介绍到这里，WinFax 10.0其实还有许多高级应用，由于篇幅的原因，在此不能一一介绍了。