费用报销制度定稿.docx
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费用报销制度定稿
文件号
BH-CW-01
2012-02
发文部门
财务部
发文日期
版本
第二版
使用部门
全公司
签发人
借支及费用报销管理制度
第一部分 总则
第一条为加强公司费用管理，规范财务报销制度，明确费用报销标准、清晰费用报销流程，合理控制费用支出，特制定借支及费用报销管理制度。
第二条本制度根据公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、税费支出、差旅费支出及其他专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出的具体制度和流程。
第三条本制度适用于公司所有部门、各子公司（含控股子公司）、分公司的全体员工。
第二部分 借支管理规定及借支流程
第四条 借款管理规定
（一）定额备用金借款：
部门公务较多的人员可申请实行定额备用金制度，即可预支保证公务合理需要的一定限额备用金，报销时可不抵借支，直接支取现金。
实行定额备用金制度的人员须填写“定额备用金审批表”，经主管部门经理确认，主管副总裁审核后，交财务部核定备用金定额后，由总裁审批后实行。
（二）临时备用金借款：
员工因出差或者业务活动需要，填写借支单（出差还需填写“出差申请审批表”），按审批权限报批后，可向公司财务部预支一定数额的临时备用金。
（三）临时备用金借支人员须在公务完毕后三个工作日到财务部结清备用金，实行定额备用金的人员每季度末定期清理一次，借支人必须按规定时限及时结清备用金，前款不清，后款不借。
（四）每年12月31日前，除12月下旬借支的备用金除外，所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从借款人工资中扣回。
（五）借款销帐时应以借支单为依据，据实报销，超出借支单申请范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐。
（六）借支单是财务账务处理的依据之一，除当日借支当日归还的以外，报销费用时借支单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借支单也不予归还，收据须妥善保管备查。
第五条 借支流程
（一）借款人按规定填写“借支单”，注明借款事由，借款金额（大小写须完全一致，不得涂改），借款支付方式。
（二）借款人因出差借支需在“借支单”后附经审批的“出差申请审批表”，借款人因业务招待借支的需在“借支单”后附经审批的“业务招待费申请审批表”，借款人因支付各项非固定费用的借支需在“借支单”后附经审批的专项费用支出申请报告。
（三）借款审批流程：
借款人填写借支单→部门经理确认→主管副总裁审核→总账会计复核→财务经理复核→财务负责人复核→总裁审批
（四）借款支付流程：
出纳根据完成审批流程后的借支单将款项支付给借款人。
第三部分 日常费用报销制度及流程
第六条日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、汽车费用（含油费、路桥费、修理费、停车费、保险费等）、培训费、资料费等。
第七条费用报销的一般规定
（一）使用单据：
差旅费报销使用“差旅费报销单”，其他报销使用“费用报销单”。
（二）报销单的填写与票据要求：
A.报销单必须使用签字笔或钢笔填写，报销凭据及其各附件要素齐全并填写完整。
B.单据所填写文字、数字要工整、干净；金额大小写相符，一律不允许涂改，小写合计栏首位前加“￥”，大写按数字要求完整规范书写，靠左不留空格。
C.不同单位、不同部门的报销分别填写相应的报销单，同一张报销单的不同费用项目分栏填写，摘要栏简明扼要，能反映经济活动内容。
D.签名模式清晰可辩，使用与身份证一致的姓名。
E.如为借款报销的，应在报销单上注明冲借支，并写清金额，如有漏写的经财务部查出可退回报销人延期报销。
F.加班报销车费需写明加班人、日期、时间段。
G.报销票据要求提供合法发票，发票抬头必须是公司全称，要素清晰、完整，包括：
时间、费用内容、数量、单价、金额、经手人、收款单位及其发票专用章，金额大小写必须相符，发票开具内容必须与报销事项一致（火车IC卡乘车凭证只能作为发票附件，需以火车报销凭证报销）。
字迹模糊不清或要素不完整者视同无效依据，不得办理报销事宜。
H.外来单位人员收取货款或费用款，要提供授权委托书和能证明其身份的有效证件，以杜绝冒领事件的发生。
I.支付给外单位的款项，收款单位信息必须与发票开据的单位一致。
J.禁止使用订书钉装订发票；原始票据应按时间先后顺序、费用类别分门别类的阶梯式错位粘贴，金额清晰；粘贴、发票正面朝上、长宽不得超过费用报销单;
K.如未取得合法发票的，需由经办人写出情况说明，经部门主管签批后由总裁批准后以真实的票据入账。
未取得发票的报销不得与有发票的报销使用同一报销单。
L.费用报销的内容如为购买实物的，须有收货人签收证明（报销人与收货人不允许为同一人）。
如在商场或超市购买物品的，需将购物小票附发票后；
M.如果有热敏纸打印的发票或附件的，请复印后连同原件送审。
N.差旅费报销的标准和特殊规定参看后续相应条款。
O.招待费报销标准及注意事项参看后续相应条款。
P.工资、奖金及福利品等发放需附花名册并由人力资源部提交员工签字的清单。
Q.汽车费用、电话费、办公用品报销的具体流程及标准参看后续相应条款。
（三）报销审批流程：
A.报销人填写报销单→证明人或相关部门确认→部门经理确认→主管副总裁审核→总账会计复核→财务经理复核→财务负责人复核→总裁审批
B.签字审批作业职责要求：
a）办理其他部门交办事务或二人以上同行的需要相关人员确认签字。
b）费用所属部门经理确认费用的真实性、合理性，核实是否为本部门费用，检查报销凭据的完整性、规范性及价款的正确性。
c）如为报销运费发票，需要销售中心人员确认。
d）财务部总账会计复核，确定费用报销前期的审批手续是否完整，确保数据的准确性，是否符合相关报销标准，发票是否完整真实。
相关费用与发票是否匹配，确定往来款项的正确性。
e）财务部经理对总账会计的审核进行复核。
f）财务负责人对财务部经理的审核进行复核。
g）总裁审批签字。
第八条罚则：
经总裁特批的除外，财务在审核过程中发现有不符合相关规定的，应退回报销人修改或改正。
对情节较为严重的，报请上级领导处以50-100元/次的罚款。
对情节特别严重的，直接上报公司处理。
财务人员在执行过程中必须严格执行财务管理制度，审计监督部门对财务人员执行中提出不符规范的问题，责其纠正或修改；给企业造成损失的，直接责任人承担损失金额的30%。
对情节较为严重的，报请上级领导，并处以100-200元/次的罚款。
第九条各子分公司实行总经理负责制，总经理对本部门所有人员的费用报销请领款和对外支付款事宜进行审核和复核，并自觉接受财务的审计和领导的监督检查，总经理本人发生的请领款费用报销等，必须由总裁签字审核，财务才能认可执行。
第十条差旅费报销标准及特殊规定
（一）出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务，并根据本制度的规定享受相应标准的伙食补贴和交通补贴；在公司办公所在地城市市内履行公务不享受伙食补贴和交通补贴。
（二）公司员工出差应严格履行报批手续，出差之前填写“出差申请审批表”，载明出差事由、出差目的地、出差时间、出差费用预算、交通工具，出差线路，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担，公司不予报销。
公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。
（三）出差人员将审批过的“出差申请审批表”交财务部,按借支管理规定办理借款手续。
（四）出差人员持审批过的“出差申请审批表”复印件，到行政部订票，由行政部负责办理订飞机票与火车票。
（五）出差人员应在回公司后三个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写“差旅费报销单”，并附上“因公出差核销明细表”，填写报销单时要写明出差事由、出差当日出发时间与到达当日到达时间；每笔车费需写明起止地、事由及明细；若票面无日期的，需注明日期；若为定额发票，需注明实际发生的金额；出差如为多人同行，请分别填写住宿费用、餐补。
如住宿发票开在一起，由一人负责报销时，应注明同行报销人员的名字，并附上同行人员的出差申请单，方可报销。
（六）按报销审批流程进行审批，提交出纳报销。
（七）费用标准：
A、出差人员分级：
出差人员根据其在公司担任职务不同（董事长和总裁实报实销）分为四级：
一级包含副总裁、总经理、副总经理、总监；二级包含经理、主任、部长；三级包含副经理、副主任、副部长、主管；四级为公司一般办事人员。
B、地区分类：
根据地方经济发达程度及居民消费水平，将全国主要城市及地区分为四大类：
A、北京、上海、天津三个直辖市和深圳、广州、厦门等沿海发达城市B、各省会城市C、地级城市D县级城市（含重庆市内除主城区以外的区县）
C、交通工具标准：
出差人员使用的交通工具标准为火车硬卧、汽车、轮船三等舱等普通交通工具，特殊情况需提高乘坐标准或乘坐飞机的需经总裁批准，如提高标准后的交通费用低于或等于火车硬卧的费用可直接写说明不用提交总裁审批。
乘坐出租车需提供机打发票，除总裁特批外定额发票不予报销，每次经总裁批准后只可报销50元限额，单张发票金额超过50元的，以上部分不予报销。
乘坐公共汽车的市内交通费据实报销。
D、出差时间的限定：
按实际出差天数（以24小时为1天）计算。
出差起止时间以出差的长途车船（含机票）发出和到点时间各顺延1小时为准，不允许绕道行走（绕道行走的时间和路途逗留时间要计扣，不得算出差时间）。
E、住宿费报销标准：
住宿费按地区与人员分级实行以下标准，根据发票在标准内据实报销，超支部分自理，规定标准内节约部分按60%返还给个人，公司员工随同主管及以上级人员一同出差，其住宿标准可按主管及以上级人员相应标准执行，两人及两人以上同性别的员工出差，必须入住标准客房，出现单数的方可入住单人客房，住宿费用的报销按1人标准执行。
出差目的地办事滞留期间，实际住宿天数按四级出差人员为标准报销住宿费。
表一：
单位：
元/天
补助金额
四级
三级
二级
一级
A类地区
155
200
250
300
B类地区
120
150
200
220
C类地区
90
110
130
150
D类地区
70
90
100
110
D类地区（本市主城区以外）
60
70
80
90
F、伙食补贴标准：
出差期间伙食补贴采用包干原则，无须使用相关票据。
出差人员当日有招待费发票的，当日不计算伙食补贴。
招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，招待费发票未注明日期的，一张招待费发票视同一天发生招待费并不予计算伙食补贴，因公外出当日返回的不属出差，不享受此项补贴，重庆员工出差遵义基地，基地予以安排午餐和晚餐的，不享受此项补贴，只安排一餐的，按照伙食补贴的50%的执行， 出差时由接待单位提供餐或由上级主管人员安排用餐的将不予报销伙食补贴，伙食补贴根据实际出差天数（含往返途中），按地区与人员实行以下标准：
表二：
单位：
元/天
补助金额
四级
三级
二级
一级
备注
A类地区
40
50
60
70
短期出差补助
B类地区
35
40
45
50
短期出差补助
C类地区
30
35
40
45
短期出差补助
D类地区
25
30
35
40
短期出差补助
异地补助
20
25
30
35
长期往返无食宿的只可享受此项（如培训）
生活费异地补助：
主要针对外派员工长期驻外，公司不提供食宿的员工进行包干补贴，此项必须经总裁特批后执行。
G、交通补贴标准：
出差交通补贴按地区与人员分级实行以下标准，根据发票在标准内据实报销，超支部分自理，规定标准内节约部分按80%返还给个人，出差时由接待单位提供交通工具的或公司派车出差的，不享受此项补贴。
出租车票必须注明往返地点及用车事由，出租车票无日期的，且出租车票数量超过出差天数2倍及以上的，出差期间不予计算交通补贴。
交通补贴根据实际出差天数（含往返途中），按地区与人员实行以下标准：
表三：
单位：
元/天
报销标准
四级
三级
二级
一级
备注
A类地区
40
50
60
实报实销
B类地区
30
35
40
实报实销
C类地区
25
30
35
实报实销
D类地区
20
25
30
实报实销
H、公司员工出差途中，经批准可绕道回家探亲，其绕道车船费扣除直线单程车、船费后全部自负，在家期间不享受伙食补贴和交通补贴。
I、公司员工在私房（家）所在地或父母所在地出差，不报销住宿费，伙食补贴减半发放，交通补贴仍按标准执行。
J、公司员工在出差地因病住院期间，按标准发给伙食补贴，不发住宿补贴和交通补贴，住院超过1个月的停发伙食补贴。
K、参加包括住宿、市内交通与生活费用在内的会议和由邀请方承担费用的会议，不享受任何补助。
L、长途交通票据如果遗失，须写出书面报告，且有1人以上同行人员或有关人员签字证明，经部门经理签署意见，报主管副总裁、财务负责人、总裁审批后，按票价的50%报销。
M、出差人员未事先请示其主管领导，不得报销业务招待费用。
N、为维护公司形象，保护客户单位利益，公司所有出差人员一律不得向客户单位或相关人员索贿，受贿，不得向客户单位强行要求安排食宿，一经查实或被举报将取消当次出差的全部补助，并处罚款500元。
第十一条业务招待费报销标准及特殊规定
（一）业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用。
公司行政部是公司来客接待和招待的归口管理部门，负责受理公司接待或招待业务的申请；各接待执行部门应严格按照制度履行接待任务，并作好相关报销工作；财务部门负责审核接待或招待业务的报销费用的真实性和标准。
（二）、各部门人员因公接待外单位人员，建议安排工作餐，需要到外面宴请的，须事先申请审批，填写“招待费申请审批表”，否则不予报销。
部门需安排接待工作餐的，须经部门经理、总监或主管副总裁批准并报行政部登记备案后交财务部，记入部门招待费。
各部门人员因公出差原则上不允许发生业务招待费，如确需应酬的，须事前电话请示部门经理、主管副总裁、总裁同意，限额接待。
（三）招待费开支标准：
重要客户接待标准由经办部门临时形成办法报总裁审批执行。
如有特殊情况需要提高此标准的，由各部门、子（分）公司、生产基地经理参照本标准提出方案在授权范围内呈报上级批准后方可执行。
A、招待费开支标准：
根据客人类别及性质（特殊情况经批准除外），确定以下执行标准：
表四：
单位：
元
序号
级别
陪同人数
用餐标准
1
董事长和总裁
不限
按实报销
2
副总裁、总监、各子公司总经理
2-3人
用餐人数4人（含）以下，300元标准
用餐人数5-8人，300元至500元标准，每增加一人增加50元
3
部门主管经理级出面接待客人
1-2人
用餐人数4人（含4人）以下，200元标准
用餐人数5-8人，200元至350元标准，每增加一人增加40元
B、各级别人员招待费用，只能控制在标准内，以发票实报实销，超标部分由经办人员自付。
C、业务招待费涉及需要住宿、礼品、旅游等招待情况的，经总裁批准后可特殊处理，简化审批程序。
D、业务招待费申请、审批、报销程序：
“招待费申请审批表”作为接待、消费及报销附件，填写报销单时，必须注明发生日期、交际对象、人数、事由及与餐人员（公司内部参加人员须写明人名），并按每次发生的金额粘贴发票，不可以打乱顺序粘贴。
财务部根据“招待费申请审批表”内容审核报销金额，经总裁批准后予以报销。
凡在外来不及填写“招待费申请审批表“的接待或招待，必须由陪同的主要人员先电话请示批准后可先执行，待回公司一天内补”招待费申请审批表“手续后，附齐相关附件进行报销。
公司所有员工在出差期间，原则上不报销任何招待费。
第十二条通讯费报销规定
（一）移动通讯费：
为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体人员报销标准由行政部报总裁批准后执行。
由于工作所需，发生的移动电话费，凭有消费分类明细的正式发票（非定额发票），可按以下月标准限额在每月10日至20日报销（上月话费），即不到限额标准的，按实际费用报销，超过限额标准的，按限额标准给予报销。
超支月份不弥补不足月份的通讯费。
声讯电话，手机上网及其他娱乐功能的费用不予报销（出差人员漫游费可全部报销）。
总裁、副总裁、总监、总经理原则上凭话费清单实报实销，总裁助理、项目负责人、各部门经理级和营销大区经理凭话费清单可按200元限额内实报实销（该范围人群由行政部报总裁批准执行）。
专家顾问、医药销售代表和采购人员凭话费清单可按标准：
100元/月限额内实报实销；出纳按70元/月限额内实报实销。
其他人员标准：
50元/月（该范围人群由行政部报总裁批准执行）。
享受通讯费报销标准的人员必须保持24小时（含节假日）通讯畅通，每月出现一次关机或者其他原因导致的通讯不畅不予追究，一次以上的部分，每次扣除月报销通讯费的三分之一，直至扣完为止。
通讯不畅次数由行政部负责统计。
（二）、固定电话费：
公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。
杜绝员工在上班期间打私人电话。
公司归口行政部制定固定电话和传真机管理规定，并督促各部门严格执行，行政部与财务部定期与不定期对电话明细进行检查，非工作所需发生的一切费用，由相关责任人支付。
第十三条市内交通费报销规定
市内交通费是指公司员工在公司所在地办理公务所发生的交通费（包括公共汽车费和出租车费），公司员工上下班或因私所发生的交通费不在此列。
凡市内办理公务的经理及以下人员，一般只能乘坐市内公共汽车，特殊情况下需要乘坐出租车的，事先必须取得副总裁的批准。
所有因公报销出租车费用的员工，必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由。
医药销售代表和采购人员公交车费按60元/月限额补贴。
员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，注明往返地点及所办事项，并按规定填好“费用报销单”。
市内交通费报销流程按日常费用报销流程报销。
报销的市内公共交通费严格限定为办理公务所发生的交通费，不得将个人上下班交通费混同报销，如经发现将追缴当次报销的所有市内公共交通费，第二次发现将予以通报批评，第三次发现将移交人力资源部处理。
第十四条办公费用、低值易耗品、备品备件报销的特殊规定
办公费用是指办公用品、印刷品及其他办公物料等项目的支出。
公司办公费用统一由行政部指定专人进行控制与管理。
办公用品、印刷品及其他办公物料的购置，由各部门根据实际需要，填列“物品申购单”，需注明用途、数量、规格型号，行政办公室需查明是否可调节使用，再确定是否购买，按审批权限批准后，报行政部汇总，单次采购金额500元以下的由行政部或指定的人员进行采购，行政部要建立好实物台账，详细登记办公用品的进、出情况。
购进后要办理入库手续，并有经办人、验收人、部门负责人签字。
领出时，要填写出库单，有经办人、领用人、部门负责人签字。
费用报销时，凭有效发票及“物品申购单”、入库单报销。
行政部每月1号前提供各部门领用统计表，需注明部门、办公用品名称、数量、单价、金额交财务部归集核算各部门相关费用。
库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
行政部按照部门人数考核当月各部门领用办公用品的超标数。
各部门领用月标准：
财务部12元/人；行政部：
12元/人；质管部：
12元/人；采购部：
12元/人；营销中心：
15元/人；生产基地各部门：
按11元/人。
如当月部门有新设立的职位不限此限制，但需提交说明
低值易耗品、备品备件报销制度比照办公费用报销制度。
办公费用、低值易耗品、备品备件报销流程按日常费用报销流程报销。
第十五条汽车费用报销的相关规定
公司所有车辆的使用和日常管理全部归口行政部。
行政部应指派专门人员负责登记车辆使用台帐，登记每台车每日去向及使用情况、使用司机、行驶里程、使用油量、停车费、路桥费、修理费等。
每月1日向财务部提交一份汇总统计。
（一）车辆的请用：
公司各部门因业务需要用车，由部门负责人向公司行政部填写“用车申请单”，行政部相关负责人员进行确认后，开出“派车通知单”。
驾驶员接“派车通知单”后出车，用车人必须在“派车通知单”上填写清楚出车时间和返回公司时间并签字。
驾驶员返回后将“派车通知单”交回行政部相关负责人员，由该人员登记台账。
（二）车辆用油：
车辆驾驶员应保持车辆随时有油，行政部应办理加油卡或指定定点加油站，除长途出差外，车辆驾驶员不得自行在外购买汽油。
行政部同时根据行驶里程进行考核。
（三）车辆修理费：
公司车辆如需保养、修理，必须先由驾驶员提出申请并提交书面报告。
经行政部负责人确认后，交财务部复核，提交总裁审批后，由行政部安排修理厂家，确定修理费用。
报销修理费时，报销发票后须附上报修单、修车明细单和申请修理的申请报告，经行政部签署意见后转到财务审核手续的合法性：
总裁签字后财务才给予报销。
（四）停车费、过路过桥费：
公司车辆的停车费、过路过桥费的报销，先由驾驶员根据“派车通知单”，填写费用报销单。
填写清楚后交行政部审核签字，然后到财务部审核手续的合法性，总裁签字后，财务报销付款。
（五）下列情况汽车费用不予报销：
A.本单位车辆市内加油，没有行车里程登记的，市外出差，其费用单据与出差地不相符合的.
B.凡由公司统一定点办理的所有车辆费用不得另行报销。
C.违章驾驶罚款不得报销。
D.车辆不在公司指定的地方维修的，其费用不得报销。
（六）对于私车公用的车辆，每周由相关车主将使用情况登记表提交给行政部，注明使用时间、办理事项、起始地方、大约里程，每月由行政部相关人员统计后，申请具体补助额度，行政部经理确认，提交财务部复核后，交总裁审批后发放。
第四部分 专项支出财务报销制度及流程
第十六条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。
第十七条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。
（一） 填写购置申请：
按公司《资产管理制度》相关规定填写“资产购置申请单”并报批，详细见采购流程。
（二） 报销标准：
相关的合同协议及批准生效的购置申请。
（三） 结账报销：
A、资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；
B、按资金支出规定审批程序审批；
C、财务部根据审批后的报销单以支票或银行转账形式付款；
D、若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在三个工作日内办理报销手续。
第十八条 其他专项支出报销制度及流程
（一） 费用范围：
其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。
（二） 费用标准：
此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总裁提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总裁签署审核意见后报董事长及其授权人审批。
（三） 财务报销流程
A、审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。
B、签订合同：
由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。
C、付款流程：
（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日
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