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软件开发技术文档
病案无纸化管理系统
目录:
一、系统简介
一、组织框架
三、物流与功能流程
、系统简介
二、组织框架
1.机构
1.1、层次
共分三级:
公司级、分店部门级和班组织。
如图1-1
1.2、现有机构组成
公司级:
总经理室;
部门级:
分布在具体地区的连锁店(加盟店、特许店),公司各职能部门(人事行政部,财务部、信息管理部、市场营销采购部、企划管理部等)、配送中心
班组级:
分店和配送中心的管理班组;
1.3、职能与权限
下面我只对与系统开发有关的机构职能进行阐述(按层次说明):
公司级:
1.3.1、总经理室
1.3.1.1、制定公司整体发展策略;
1.3.1.2、批准销售计划;协调公司内各部门的工作;
1.3.1.3、管理监督和指导下属各分店(部门)的工作;
1.3.1.4、决定公司高层人事的变动;
1.3.1.5、分析公司的销售、库存、采购、付款等情况;
1.3.1.6、批准各分店和配送中心的盘点、损益报告及价格政策公司部门级:
1.3.2、人事行政部
1.3.2.1、负责人员的工资考勤、招聘、培训、建档、考核、晋级、定级、奖惩和解聘;
1.3.2.2、管理全公司的固定资产以及办公用品
1.3.3、财务部
1.3.3.1、处理公司日常财务事宜;
1.3.3.2、根据销售数据和总经理室或市场营销采购部的要求支付货款,并记录货款流水;
1.3.3.3、根据合同(协议)制定出财务付款计划;对进出发票进行管理;
1.3.3.4、根据分店和配送中心提供的销售、进货、配送、退货、退厂、调价、优惠、损益、报残、盘点数据,对公司进、销、存按进价和售价进行核算;
1.3.4、财务部市场营销采购部
1.3.4.1、实施商品的引进、退货、更新、定位和淘汰;
1.3.4.2、制定价格政策(调价和优惠)和促销计划(方案)并付诸实施;
1.3.4.3、为总经理室和其他部门提供相关报表和数据;
1.3.4.4、制定付款计划报总经理批准后交财务部实施;
1.3.4.5、处理大宗销售合同(批发销售)
1.3.4.6、统一制定商品的基本信息;
1.3.4.7、制定配送和退库指令。
1.3.5、配送中心
1.3.5.1、负责商品的进、退、换、配、运输;
1.3.5.2、负责验收和保管商品;
1.3.5.3、制定商品配送计划;
1.3.5.4、接受分店要货数据,并及时向市场营销采购部通报缺货信息和数据。
1.3.6、信息管理中心
1.3.6.1、负责公司软、硬件和网络的日常维护与管理。
确保公司信息系统的安全,保证其能正常运转;
1.3.6.2、管理系统维护和资料录入人员,依据各分店(部门)的管理职能和权限制订权限方案。
1.3.7、企划管理部
1.3.7.1、审批和核对分店(配送中心)的盘点、损益、报残及价格政策;
1.3.8、分店(加盟店、特许店)
138.1、管理本店的日常事务;
138.2、执行公司指令和政策,及时反馈市场行情和走势(指令是
指配送、退货、调价等;政策是指商品的促销、优惠、让利等);
138.3、建议商品的价格、在权限范围内设定本店商品的价格;
138.4、管理本店商品的进、销、存、退、换、盘、损、残、调、借、增等;
1.3.8.5、确定商品的摆放位置。
1.3.9、班组
1.3.9.1、管理所属班组的人和事;
1.3.9.2、管理班组的进、退、损、溢、残,以及商品的保管和放置工作。
1.4、职务
1.4.1、层次
总经理、副总经理、经理、经理助理、主任、配货员、仓库保管员、验收员、押运员、营业员、收银员、业务员。
1.4.2、职权范围
司级别职务存在的共性职权,也存在个性的职权。
1.4.2.1、职权共性:
下面我分四个级别分别说明。
副总经理级:
对总经理负责,管理总经理委托管理的事务,代总经理听取部门的工作汇报和计划,批复相关报告(如;批准盘点、损益报告等)。
经理(经理助理)级:
他是本部门的首长,对上向总经理负责,对下管理日常工作,组织和管理所属部门的员工,建议对部门员工的奖惩、任免和调动。
制定本部门的工作计划。
主任(组长)级:
他对部门经理负责,管理经理委托处理的事务。
其他级别:
对主任或组长负责,在干好本职工作的同时,完成主任或组长交与的任务。
1.4.2.2、总经理
1.4.2.2.1
、查询、统计、和分析核心进、销、存报表;
1.4.2.2.2
、批准货款以及大额商品的损益和残损;
1.4.2.2.3
、确定公司中长期营销方针和销售计划。
1.4.2.2.4
、决定公司重要植物的任免和调动;
1.4.2.2.5
、批准必备商品目录和商品配置单;
1.4.2.2.6
、批准价格政策。
市场营销采购部
1.4.2.4、业务员
14241'引进厂家,拟订销售合同,引进新商品,初定商品价格;
1.4.2.4.2根据补货数据及时制定采购计划,并草拟付款计划;
1.4.2.4.3及时发布滞销、待销、淘汰等商品目录;
1.4.2.4.4负责与厂家协调商品的退和换;
1.4.2.4.5拟定必备商品的目录和商品配置单;配送中心
1.4.2.5、经理或经理助理
1.4.2.5.1制定物流配送计划,管理配送车辆;
1.4.2.5.2监督检查实际配送情况;
1.4.2.5.3审核商品的损益、盘点报告;
1.4.2.5.4建议人员的岗位和奖金设置。
1.4.2.6、仓库主任
1.4.2.6.1动态掌握商品库存情况,及时发布货源补货;
1.4.2.6.2根据定货单和合同,检查验收商品入库,确保商品保质保量的配送到分店;
1.4.2.6.3按要求分装商品并及时调整商品资料;
1.4.2.7、仓库保管员
1.4.2.7.1负责商品入库和出库,对商品进行日常保管;
1.4.2.7.2为仓库主任提供商品库存的情况;
1.4.2.7.3在商品入库时负责实物与送货单的核对,按提货单内容出库
1.4.2.8、配货员
1.4.2.8.1根据提货单内容到仓库保管员处提货,并保证商品出库
是完好;
1.4.2.8.2根据配送计划,按时把商品提到指定地点。
1.4.2.9、押运员
1.4.2.9.1根据送货单查点实物,与该单位进行交接
1.4.2.10、验收员
1.4.2.10.1根据定单内容验收商品入库
企划管理部
1.4.2.10经理或经理助理
1.4.2.10.1制定销售计划报总经理批准,及时向人事行政部提供计划完成情况的报告;
1.4.2.10.2审批分店(配送中心)的盘点、损益和残损报告;
1.4.2.10.3、与市场营销采购部经理共同制定价格政策人事行政部
1.4.2.11、经理或经理助理
1.4.2.11、1掌握公司的人事档案,制定公司的各项规章制度;
1.4.2.11、初核重大的人事变动,批准对各类人员奖励和处罚决定;
1.4.2.11.3、初核公司考勤、工资、奖金的方案;
1.4.2.12、管理人员
1.4.2.12.1、处理公司员工的资料;
1.4.2.12.2、拟订公司的考勤、工资、奖金的方案;
信息管理部
1.4.2.13、经理或经理助理
1.4.2.13.1制定与信息系统相关的规章制度,并负责监督和实施;
1.4.2.13.2处理做出对信息系统构成威胁的人,并根据规定提出处罚意见视情况报总经理批准。
1.4.2.13.3制定核规划不同时期的信息系统解决方案,依据各部门的管理只能与权限制定系统访问权限方案。
1.4.2.14、维护人员
1.4.2.14.1维护系统软硬件核网络,保证系统正常运转。
1.4.2.14.2培训新员工,根据公司需要编写一些小系统。
财务部
1.4.2.15、经理或经理助理
1.4.2.15.1制定付款计划,审批货款
1.4.2.16、管理人员
1.4.2.16.1记录付款流水,管理进出发票
分店
1.4.2.17、经理(店长)
1.4.2.17.1、负责商品进、销、存、退、换、盘、损、残、调、借、增等的管理;
1.4.2.17.2、建议员工的调动核任免
1.4.2.18、班组长
1.4.2.18.1负责商品的日常管理包括:
商品价格的调整、商品的放置位置、
商品的盘点、商品的销售、商品的损益等等。
1.5内容组成
1.5.1机构层次编码、编码、名称、负责人、电话、地址、邮政编码、开户银行、银行帐号、税务登记号、房租费、建筑面积、营业面积、开业时间、部门性质、销售计划、IP地址;
1.5.2人员人员编号、姓名、性别、照片、人员类型、职务、角色、人员注册名、家庭住址、住宅电话、手机号、寻呼机号、聘用日期、合同副本、简历、职位等、社会关系、照片、所属部门。
1.6编码原则
1.6.1.级别编码位溢位
1.6.2.机构编码由两个部分组成,前三位部门编号,后二位班组号。
1.6.3.人员编码由五位流水号组成
2.商品
2.1层次
我们根据现有商品架构可归纳成三层即商品大类、小类和分类;
2.2内容组成编码、名称、税率、特征、货位;
2.3编码原则类别编码原则上为六位,大类二位,小类二位和分类二位
三、物流与功能流程
1、引进新商品与定价
1.1涉及部门和职位
部门:
公司、市场营销采购部、配送中心
职位:
市场营销采购部经理(A)、市场营销部业务员(B)、配送
中心仓库保管员(C)
1.2流程图
1.2.1物流(见图2-1)
122功能流程图
1.3注意事项
1.3.1新品的定义:
满足以下三个条件中的一个即可以称为新品。
第一、商品信息单中不存在的商品;第二、重要属性和存在属性不同的;第三、原有商品的升级,又不能修改或删除原有商品资料。
132在第一次购进时,仓库主任可根据商品的实际情况,可
修补除价格以外商品信息
1.3.3商品信息的编码按一定规律由公司统一制定,商品的条码由配送中心录入并发布。
1.3.4允许用户定义附属商品,即商品属于另外一个商品。
在定义时必须声明是否直送商品。
1.3.5商品信息中的零售价和含税进价只是作为参考之用,它随着不同进货批次而发生变化。
1.3.6编码原则:
商品编号:
由两个部分组成,六位编码+四位包装率;进场申请单号:
由三个部分组成,申请单位+四位年份+五位流水号。
1.4关键字段
1.4.1、商品进场申请单申请单号、申请日期、批准日期、申请人、物价员、批准人、引进原因、新商品编码、商品名称、规格、单位、拟订进价、拟订零售价、类别、保质期、种类、税率、直配否、货位、从属;
1.4.2商品信息单和新商品信息单商品编码、商品名称、规格、单位、现在进价、零售价、类别、保质期、种类、税率、直配否、货位、从属;库存数量;
1.4.3商品条码单商品编码、条码号、引进日期。
2.厂商定义
2.1涉及部门和职位
部门:
公司、市场营销采购部、市场营销采购部;
职位:
市场营销采购部经理(A)、市场营销业务员(B)
2.2物流(见图2-3)
接受上级的厂商信息
图2-3
2.3功能流程
2.4
2.4.1、可以根据同一厂商不同的付款方式来定义多个厂商信息,具
体情况由客户自行处理
2.4.2编码原则
进场申请单号:
由三个部分组成,申请单位+四位年份+五位流水号;
厂商编码:
由三个部分组成,税务登记号前两位+五位流水号
2.5关键字段
2.5.1、厂商进场申请单
申请单号、申请日期、批准人、批准日期、全名、简称、分类码、地址、联系电话、传真、地区、所属行业、企业性质、经营范围、开户银行、银行帐号、税务登记号、营业执照编号、企业代码、进口商品证件号、卫生许可证、批准文号、注册币种、注册资金、广告费用、信用等级、信用金额、供货时效、联系人、法定代表人、进场费用、付款方式
2.5.2、厂商信息单
编码、全名、简称、分类码、地址、联系电话、传真、地区、所属行
业、企业性质、经营范围、开户银行、银行帐号、税务登记号、营业执照编
号、企业代码、进口商品证件号、卫生许可证、批准文号、注册币种、注册
资金、广告费用、信用等级、信用金额、供货方式、联系人、法定代表人、进场日期、出场日期、进场费用、付款方式
3、进货
3.1、涉及部门和职位
部门:
市场营销采购部、配送中心、分店;
职位:
市场营销采购部业务员(A)、配送中心仓库主任(B)、分店经
理(C)、配送中心仓库保管员(D)。
3.2、特别说明
根据分店权限和商品属性,商品可以由厂商直接供货到分店,故下面分两种方式来讨论。
3.3、物流
第一种:
统一进货(见图2-7)
第二种:
直接进货(见图2-8)
3.4功能流程
第一种:
统一进货(见图2-9)
第二种:
直接进货(见图2-10)
3.5、注意事项
3.5.1、在进货时必须先订货,无特殊情况下,送货应在规定时间(订货
单中声明)内完成,每批商品的进价,以订货单填写的数据为准;
3.5.2、如果到货商品与订单不符或在指定日期内没有到货,有业务员
决定如何处理此次订单,负订单数量表示冲减原有订单数量;
3.5.3、分店的进货数据必须及时输入系统并上传公司;
3.5.4、分店、配送中心和公司的成本按批次进价核算;
3.5.5、编码原则
进货单号:
由三部分组成:
进货单位+四位年份+四位流水号;
订货申请单号:
由三部分组成:
申请单位+四位年份+四位流水号;
订货单号:
由三部分组成:
订货单位+四位年份+四位流水号;
补货单号:
由三部分组成:
补货单位+四位年份+四位流水号;回执单单号:
和进货单号一致。
3.6、关键字段
3.6.1、订货申请单:
申请单号、申请单位、申请人、申请日期、商
品编码、规格、单位、进价、数量、原因;
3.6.2、订货单:
订货单号、订货日期、到货日期、订货人、厂商编
码、商品编码、商品名称、规格、单位、进价、数量;
3.6.3、进货单:
进货单号、订货单号、送货单号、到货日期、验收
日期、验收人员、厂商编号、商品编码、商品名称、规格、单位、价格(含税)、价格(不含税)、数量;
3.6.4、回执单:
订货单号、进货单号、送货单号、订货日期、订货人、到货日期、验收日期、验收人员、厂商编号、商品编码、商品名称、规格、单位、订单数、进货数、原因。
4、商品退厂
4.1、涉及部门和职位
部门:
公司、市场营销采购部、配送中心、分店;
职位:
市场营销采购部经理(A)、市场营销采购部业务员(B)、分店经理(C)、配送中心经理(D)、配送中心仓库主任(E)、配送中心仓库保管员(F)、配送中心押运员(G)。
4.2、物流
第一种:
统一退厂(见图2-11)
第二种:
分店退厂(见图2-12)
4.3功能流程
4.4、注意事项
441、流程说明
4.4.1.1、时序:
遵循信息在先,操作在后的原则
441.3、待退厂库存的组成
分店:
分店待退厂单
配送中心:
配送待退厂单
公司:
分店待退厂库存+配送待退厂库存
4.4.1.4、配送中心和分店割据退厂通知收集商品,并把数据输入待退厂单,使待退厂商品从正常库存中剥离出去,从而保证信息数据在实物退回厂家之前与实际库存一致。
4.4.1.5、待退厂库存之间的转换:
配送中心减少的依据是:
与厂家交接后产生配送退厂单;分店减少的依据是:
受到配送中心的分店退厂单;
配送中心增加的依据是:
分店待退厂单和输入待退厂单;分店增加的依据是:
输入待退厂单。
4.4.1.6、各个数据单的归属
分店:
分店待退厂单、分店退厂单、退厂指令通知单、退厂运输计划单;配送中心:
配送退厂单、配送中心运输计划单、退厂指令通知单、配送待退厂单、配送退厂指令回执单;
公司:
公司退厂指令通知单。
4.4.2、只对分店和配送中心待退厂单的单号进行确认,不复核其具体内容。
在退厂运输中产生的损耗由配送中心承担,配送中心可以通过配送中心损益(退厂)单来减少退厂库存,注意在确认分店待退厂单前输入损益
4.4.3、退厂单价以退厂通知中声明的价格为准,其乘积结果超出系统库
存部分归入退厂金额。
4.4.4、编码原则:
退厂指令通知申请号:
由三个部分组成:
制单单位+四位年份+四位流水号;退厂指令通知单号:
由三个部分组成:
制单单位+四位年份+四位流水号;退厂运输计划单:
由三个部分组成:
制单单位+四位年份+四位流水号;待退厂单号:
由三个部分组成:
制单单位+四位年份+四位流水号;退厂单号:
由三个部分组成:
制单单位+四位年份+四位流水号;退厂交接单号:
它与退厂单号一致;
4.5、关键字段
4.5.1、退厂指令通知申请单:
申请单号、完成日期、执行时间、拟定人、商品编码、商品名称、规格、进价、数量、金额、现有库存数量、批号、备注;
4.5.2、退厂指令通知单:
指令单号、申请单号、批准时间、完成日期、执行时间、拟定人、批准人、商品编码、商品名称、规格、含税进价、不含税进价、数量、含税金额、不含税金额、批号、备注;
4.5.3、待退厂单:
待退厂单号、指令单号、执行日期、完成日期、待退日期、录入人、验收人、商品编码、商品名称、规格、含税进价、不含税进价、数量、含税金额、不含税金额、批号、备注;
4.5.4、退厂单:
退厂单号、指令单号、厂单号、待退厂单号、执行日期、待退厂日期、退厂日期、退货厂家、部门、验收人、录入人、商品编码、商品名称、规格、含税进价、不含税进价、数量、含税金额、不含税金额、批号、备注;
4.5.5、退厂交接单:
退厂单号、退货日期、退货厂家、仓库交接人、厂
家交接人、厂商退货单号、商品编码、商品名称、规格、含税进价、不含税进价、数量、含税金额、不含税金额、批号、备注商品配送;
4.5.6、退厂运输计划单:
计划单号、指令单号、运输日期、车辆型号、车辆数量、单位、备注。
5、商品配送
5.1、涉及部门和职位
部门:
公司市场营销采购部、配送中心、分店
职位:
公司市场营销采购部经理(A)、公司市场营销采购部业务员(B)、配送中心经理(C)、配送中心仓库主任(D)、配送中心仓库保管员(E)、配送中心提货员(F)、配送中心押运员(G)、分店经理(H)、分店营业员(I)
5.2、物流图(见图2-14)
5.3功能流程(见图2-15)
图(2-15)
5.4、注意事项
5.4.1、流程说明
541.1、时序:
遵循信息在先,操作在后的原则;
5.4.1.2、待配库存:
没有进行送货单确认的商品的集合库;
5.4.1.3、配送中心根据配送指令配装商品,确认提货单形成待配单;为了能真实的反映库存,所以把待配单上的商品从库存商品中剥离,此类商品均进入待配库存;
5.4.1.4、待配送库存之间的转换:
配送中心减少的依据是:
确认待配单和自动生成配送单后。
5.4.1.5、分店人员与押运员交接时,双方必须在送货单上签字。
5.4.1.6、各个数据单的归属
分店:
配送单、待配单
配送中心:
配送中心配送单、配送中心配送运输计划单、配送中心待配单、配送中心配送指令回执单;
公司:
公司配送指令通知单。
5.4.2、只对配送中心待配单的单号进行确认,不复核其具体内容
在配送运输中产生的损耗由配送中心承担,配送中心可以通过配送损益(配送)单来减少待配库存,注意必须在确认待配单前输入损益单。
543、可以根据客户的需求决定分店要货的流程:
是直接发到公司还是发到配送中心。
5.4.4、编码原则
配送指令通知申请单号:
由三个部分组成:
申请单位+四位年份+四位流水号;配送指令通知单号:
由三个部分组成:
制单单位+四位年份+四位流水号;配送运输计划单:
由三个部分组成:
申请单位+四位年份+四位流水号;待配单号:
由三个部分组成:
制定单位+四位年份+四位流水号;要货申请或补货单号:
由三个部分组成:
制定单位+四位年份+四位流水号;
配送单号:
由三个部分组成:
到货单位+四位年份+四位流水号;送货单号:
与待配单号一致;
提货单号:
与配送指令通知单号或要货申请单一致。
5.5、关键字段
5.5.1、提货单:
提货单号、提货日期、指令单号(要货申请单号)商品编码、商品名称、规格、单位、提货数量、价格、金额、提货单位
5.5.2、待配单:
待配单号、发货日期、配送指令单号、商品编码、商品名称、规格、交接数量、价格、金额、配送单号
5.5.3、配送单:
配送单号、提货单号、待配单号、配送指令单号、
指令日期、送货日期、配送日期、完成日期、验收人、经办人、录入人、商品编码、商品名称、规格、单位、价格、配送数量、实际数量、金额、
配送单位
5.5.4、补货(要货申请单):
单号、填写日期、填写单位、申请
人、商品编码、商品名称、规格、单位、数量、备注
5.5.5、配送指令通知申请单:
申请单号、申请日期、申请人、配
送单位、完成日期、商品编码、商品名称、规格、单位、价格、数量、金额、备注
5.5.6、配送指令通知单:
指令单号、批准日期、申请单编号、审批人、完成日期、配送单位、商品编码、商品名称、规格、价格、数量、金额、备注
6、商品退货
6.1、涉及部门和职位部门:
公司市场营销采购部、配送中心、分店
职位:
公司市场营销采购部经理(A)、公司市场营销采购部业务员(B)、配送送中心经理(C)、分店经理(D)、配送中心仓库主任(E)、配送中心押运员(F)、配送中心仓库保管员(G)
6.2、物流(见图2-16)
.图2-16
6.3、功能流程(见图2-17)
6.4、注意事项
641、流程说明
6.4.1.1、时序:
遵循信息在先,操作在后的原则;
6.4.1.2、待退货库存:
没有进行交接单确认的商品的集合库;
6.4.1.3、配送中心和分店根据退货指令收集商品,并填写待退单;为了不影响商品的正常销售和配送,以及保证库存的动态平衡,此类商品均进入待退货库存。
6.4.1.4、各个数据单的归属
分店:
待退单、退货单、退货申请单
配送中心:
配送中心待退单、退货单、退货指令通知单、退货运输计划单;公司:
配送中心待退单、退货但、退货指令通知单、退货运输计划单;
6.4.1.5、分店人员与押运员交接时,双方必须在商品交接单上签字。
6.4.2、只对配送中心待退货单的单号进行确认,不复核其具体内容,在配送运输中产生的损耗由配送中心承担,配送中心可以通过配送中心损益(退货)单来减少待退货库存。
6.4.3、编码原则:
退货申请单、退货指令通知申请、退货指令通知单号:
由三个部分组成:
发单单位+四位年份+四位流水号;退货运输计划单号:
由三个部分组成:
制定单位+四位年份+四位流水号;退货单和待退货单号:
由三个部分组成:
所属单位+四位年份+四位流水号;商品交接单号:
与待退货单号一致;
出货单号:
与退货单号一致;
6.5、关键字段
6.5.1、退货申请单:
申请单号、申请日期、录入人、审批人、商品编码、商品名称、规格、价格、数量、金额、申请单位;
6.5.2、退货指令通知单:
指令单号、批准日期、执行日期、完成日期、申请人、审批人、录入人、执行部门、商品编码、商品名