xxx制药集团质量部实验室综合管理制度.docx

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xxx制药集团质量部实验室综合管理制度

质量部实验室综合管理制度

【目的 】为规范 公司质量部 QC 实验室的管理，完善 QC 实验室的各项管理工作，保证

实验室 检验工作准确有序的运行 ，符合国内、国际认证注册要求，特制定本制度。

【适用 范围 】本制度适用于公司所有 QC 实验室的管理。

【定义 】

1、检测：

 是指按照规定程序，由确定给定产品的一种或多种特征、进行处理或提供

服务所组成的技术操作 。

2、校准：

 是指在规定条件下，为确定测量仪器或测量系统所指示的量值，或实物量

具或标准物质所代表的量值，与对应的由标准所复现的量值之间关系的一组操作。

3、验证：

即证明任何程序、生产过程、设备、物料、活动或系统确实能达到预期结

果的有文件证明的一系列活动。

4、确认：

证明设备或辅助系统，安装正确、工作正常，确实产生预期结果，并以文

件佐证的行为。

 4Q 分别为预确认、安装确认、运行确认、性能确认。

5、审核：

为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进

行的系统的、独立的并形成文件的过程。

【内容 】

1 组织 结构与职责

1.1 QC 实验室要建立符合 GMP、ISO9000 等规范要求的 组织和管理结构 ，根据工作

职责设置岗位，按照相应的行政、业务关系绘制组织结构图（见附件1）。

1.2 岗位的设置要有管理和技术两条渠道，每一个岗位有明确的入职标准和职责，并

对各岗位每位员工的工作内容和应负职责进行详细描述（见附件2、3、4）

2 人员

2.1 QC 实验室要按照组织机构中的岗位设置和入职标准，在每个岗位配备符合标准

的人员，并按照综合素质（附件 2）的高低将人员分为：

分析员、分析师、分析工程师、

高级分析师。

2.2 必须建立培训制度，并根据不同人员 确定培训需求和培训 计划，有培训效果和

保证措施。

 培训计划要与实验室当前和预期的任务相适 应，每年至少一次 GMP、SOP、

分析技术、微生物学知识（微生物化验室人员）的培训。

2.3根据相 应的教育、培训、经验或可证明的技能 ，QC 实验室对人员 进行资格确

认，每年对照资格标准对人员进行一次综合评定，实行升降级或淘汰。

1

2.4建立每位 员工 培训 档案，包括：

所受 教育 、专业资格、 专业 培训、 工作经历

及具备 技能和经验 、现从事工作等。

2.5 QC 经理、主管 ，除了具备相 应的检测方面的足够知识外，还需具有：

a）制造被检测 产品所用的材料 和相应工艺 知识 ，已使用或 准备 使用方法的知识，使

用过程中可能出现的缺陷或降级等方面的知识；

b）国外 法规和标准中要求的知识；

c）对有关 原料和产品的 超标及处理方面 的知识 。

3 设备与设施

3.1 设施和环境条件

3.1.1 QC 实验室要有足够的设施满足各种检测对环境的需求，并有充足的空间供仪

器设备的摆放和各项检测的正常进行。

3.1.2 在 QC 实验室以外的场所进行 取样、检测时， 其设施和环境条件 必须达到相

对应 的技术要求。

3.1.3 应监测、控制和记录环境条件 （如：

温度、温度、供电、生物消毒、灰尘、

电磁干扰、辐射、声级和振级等 ），当环境条件危及到检测的结果时，要停止检测。

3.1.4 不同的取样或检测 区域 要采取措施进行有效隔离 ，防止交叉污染。

3.1.5 根据 检测需要设置相应的 控制 级别和 范围 ，这些范围的进出和使用有明确的

程序并加以控制。

3.1.6 要制订程序确保实验室 现场的整洁有序，并得到良好的维护 。

3.2 仪器 设备 及其校准

3.2.1QC 实验室要配备正确进行 取样、 样品检测 、数据处理与分析所要求的所有设

备，并建立主要仪器设备台帐。

关键仪器设备要有运行状态标识，每台仪器应有受控的

使用记录并立等可取。

3.2.2 必须有包含足够信息的详细的仪器操作 SOP，包括仪器的选择、仪器条件的

设置、基本的操作程序、简单的维护保养和维修，保证实验室人员都能根据文件完成操

作。

3.2.3 用于检测 的设备及其软件要达到要求的准确度 ，新购买的仪器 在投入工作前

要进行 4Q 确认。

3.2.4要有程序 规定实验室 设备 外部或内部校准， 以维持设备状态的可信度 ，内

容要包括需校准范围、操作说明、使用标准品和待测物、校准周期、需记录信息、限度

2

或要求、审核和批准要求，校准要依照法定标准进行。

3.2.5QC 实验室要 制订 需校准设备清单及 校准计划以 保证 其能够满足实验室的规

范要求 。

设备 维修、移动或 脱离了实验室的直接控制，实验室要确保设备在使用前 已

经进行重新校准 。

3.2.6 设备要由 经过 相关仪器设备专业培训的人员 操作 ，设备 使用和维护的最新版

说明书 或 SOP 要便于有关人员取用。

3.2.7 用于检测并对结果有影响的每一设备及其软件，均要加以唯一性标识。

建立

有编号的设备档案及档案目录，设备档案 包括：

a） 设备及其软件的 识别确认 ；

b） 制造商名称、 仪器 型号、系列号或其 它唯一性标识；

c） 校准及确认合格证书或复印件 ；

d） 当前位置，购买、安装及移动时间、位置 ；

e） 制造商的说明书，或其存放地点；

f）所有校准报告和 4Q 确认的 日期、 记录、结论 ，校准方案、 验收 标准 和下次校

准的预定日期；

g） 设备维护计划，以及已进行的维护 记录 ；

h） 设备的任何损坏、 故障、改装或修理 的时间和记录 。

3.2.8QC 实验室要具有安全处置、运输、存放 和有计划维护测量设备的程序，以

确保其功能正常并防止污染或性能退化。

3.2.9 曾经过载或处置不当、给出可疑结果，或已显示出缺陷、超出规定限度的设备，

均要停止使用 ，并作 标记表明该设备已停用，直至修复并通过校准为止。

实验室要核查

这些缺陷或偏离规定对先前的检测的影响 ，并执行 “超标调查 ”程序（见 7.1）。

3.2.10 需校准的所有设备， 要使用标签、编码或其他标识表明其校准状态，包括上

次校准的日期、再校准或失效日期。

3.2.11 当校准产生了一组修正因子时，要有程序确保其所有 相关文件和记录 得到

正确更新。

3.2.12 检测设备 的硬件和软件要 有得到保护 的相关规定 ，以避免发生致使检测结

果失效的 误操作 。

3.3 玻璃仪器的管理

3.3.1 QC 实验室所有用于定量的玻璃仪器要按规定进行校准，校准后要使用标签、

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编码表明其校准状态，包括上次校准的日期、再校准或失效日期。

3.3.2 使用后的玻璃仪器要及时用清洁液或洗涤剂浸泡，然后用清水洗三遍，再用蒸

馏水冲洗三次，倒置沥干，所有的玻璃仪器的内外壁不得有挂水。

3.3.3 清洗干净的玻璃仪器要保存在专用柜中，不用的玻璃仪器不能长期放在试验台

上,玻璃仪器应有清洁状态标识 。

3.3.4 滴定架上的滴定管上端应有防护措施（如倒扣小试管或小烧杯），滴定管内不

得残留溶液，必要时滴定管上应标明溶液的名称和浓度。

4 试剂、标准品与样品

4.1 试剂

4.1.1QC 实验室要有与检测有关的试剂和消耗材料的购买、验收 、存储的 文件，

规定其领用前的确认、分类（至少包括：

固体、液体、剧毒、易爆、标准品和菌种、消

耗品）定区存放及对不同试剂的存放环境要求，存放试剂柜要进行编号、加锁，指定负

责人。

4.1.2 建立试剂使用有效期程序，对不同试剂开口前后的有效期分别做出详细规定，

试剂瓶上要贴签标明名称、收到日期、开口日期、有效期、开口（领用）人等内容。

4.1.3 建立试剂数据库，定期对试剂进行检查，清除过期的试剂和化学制品，并保

留其销毁或处理记录，保证试剂的帐物卡相符。

4.1.4 对影响检测质量的重要的消耗品、供 应品和服务的供 应商进行评价，并保存

这些评价的记录和获批准的供要商名单 。

4.1.5 微生物检测用培养基和试剂要严格按照 SOP 和说明书要求条件存放，保证其

使用有效。

4.1.6化验用的剧毒物品管理应符合相关法律和公司制度规定，剧 毒品 应存于 保

险柜 （双锁） 内,钥匙 分别由 两位管理 员掌管 ，用多少领多少 ，使用 前后毛重差与领用

量的差值不能超过规定，并 对领出和退回 剧毒物品 要详细登记 ；剧毒物品 溶液的使用 ,

归还和存放必须履行使用账目登记制度 ，并对废液、取样和检测用具的处理有详细的规

定。

4.1.7 所有配制的溶液要标明溶液名称、浓度、配制日期、有效期、配制人等信息。

4.2 标准品

4.2.1 必须建立标准品的购买、验收、储存、使用的管理程序。

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4.2.2 对应不同检测，要购买相应的国家级标准品，如用二级标准品和自制标准品，

要有相关标定的程序和详细的标定资料，并规定有效期和再标定期。

4.2.3 要建立标准品的接收、保存、领用、销毁台帐，对相关标准品操作的人员和

时间等详细记录。

4.2.4 标准品要在加锁冰箱内按品种分类保存，对冰箱的温度进行实时监控并有温

度打印，建立标准品冰箱管理程序，设专人管理。

4.2.5 要建立标准品开瓶后使用过程的管理程序，避免使用过程的污染和失效，并

指定专人管理。

4.2.6 微生物检测用菌种的管理应建立专门的管理制度，规定菌种的接收、保存和

处理，最多传代次数，传代周期，接收的测试报告。

4.2.7 要有标准溶液配制的程序，规定标准溶液的配制环境要求、配制周期、分析

和配制用水质量、基准标准品的要求、有效期，并有有效期验证资料。

4.3 取样和样品管理

4.3.1 要制定物料的取 样程序 ，对取样的洁净级别、取样台的清洁、捕尘设施效果、

取样器的存放、取样容器的清洁、人员的操作等有详细规定，取样计划和程序在 取样

的地点要能够得到 ，取 样计划要根据适当的统计方法制定。

4.3.2 与取样有关的资料和操作要 及时 记录。

这些记录包括所用的 取样程序、样 品

的识别、 取样量（重量）、 环境条件、 取样地点、取样和接收时间、取 样程序所依据

的统计方法。

4.3.4 要制定 检测 样品的运输、接收、处置、保护、存储、保留和清理的程序，包

括为保护检测物品的完整性 （微生物检测）、分析时间限度（样品及其溶液）、防止混

淆、 以及 QC 实验室 正常检测 所需的全部条款。

4.3.5 QC 实验室 必须建立 检测 样品的标识系统 ，样 品在 QC 实验室的整个期间要保

留该标识。

标识系统的统计和使用要确保 样品不会在实物上或在涉及的记录和其他文件

中混淆。

4.3.6 设立专门的样品发放区域，不同样品分类存放，防止交叉污染。

4.3.7 在接收检测 样品时，要记录异常情况或对检测方法中所述规定条件的偏离。

当对 样品是否适合于检测 产生怀疑 或外观不符合标准 时， QC 实验室要在开始工作之前

问询样品提供部门 ，以得到进一步的说明，并记录下内容。

5 文件和 记录

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5.1 文件

5.1.1 QC 实验室要建立和维持程序来控制构成其质量体系的所有文件（内部制定或

来自外部的）， 并对文件的编写、审核、批准和发放有程序规定，文件要根据国际、国

家或行业标准制定且详细、易于操作。

5.1.2 QC 实验室要具备最基本的文件，具体要求见附件6

5.1.3 凡作为质量体系组成部分发给实验室人员的所有文件，在发布之前要由授权

人员审查并批准使用 。

要建立识别质量体系中文件当前的修订状态和分发的控制清单并

易于查阅，以防止使用无效或作废的文件。

5.1.4 所用 文件 要确保：

a） 在对 QC 实验室有效运作起重要作用的所有作业场所，都能得到相要文件的授权

版本；

b） 定期审查文件，必要时进行修订，以保证持续适用和满足使用的要求；

c） 及时地从所有使用和发布处撤除无效或作废的文件，或用其他方法确保防止误用；

d） 需保留的 作废文件，要有 明显 的作废 标记。

5.1.5 质量体系文件要有唯一性标识 ，该标识 的编码方式要有统一规定，还 要包括

发布日期 、修订标识、页码、总页数 、发布机构 、接受机构、相关人员签名和受控标识。

5.1.6 文件的变更要由 指定 审查责任人进行审查和批准 ，被指定的人员要 具有 进行

审查和批准 的资质 。

5.1.7 更改的或新的内容要在文件或适当的附件中标明。

5.1.8 如果 QC 实验室的文件控制度允许在文件再版之前对文件进行手写修改，则要

确定修改的程序和权限。

修改之处要有清晰的标注、签名并注明日期，修订的文件要

尽快发布。

5.1.9 要制定程序来描述如何更改和控制保存在计算机系统中的文件。

5.2 记录

5.2.1 QC 实验室要建立和维持识别、收集、索引、存取、存档、存放、维护和清理

质量记录和技术记录的程序。

5.2.2 所有记录要 有签名和日期 ，每张记录要有唯一编号， 并以便于存取的方式存

放和保存在具有防止损坏、变质、丢失等适宜环境的设施中 ，所有记录指定人员管理 。

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5.2.3 所有记录 应予以安全保护和保密 ，对电子存储的记录实验室要有程序 规定存

储方式 和备份 周期 ，并防止未经授予权的侵入或修改。

5.2.4原始 检测 记录、导出数据 及图谱 、开展跟踪审核的信息、校准记录、 设备

使用 记录以及发出的每份检测报告的副本 按规定的时间保存。

5.2.5 每项检测的 原始 记录要包含足够的信息，并保证该检测能够复现 ，检测 结果、

数据和计算 过程 要在工作时予以记录 。

当记录中出现错误时，每一错误要划改，不可擦

涂掉，并将正确值填写在其旁边 ，对记录的所有改动要有改动人的签名 和日期 。

6 检测方法及方法的 验证

6.1 检测方法

6.1.1QC 实验室 制定所有与检测相关的 方法和程序，包括被检测物品的 取样、处

理、运输、 发放、接收、检测、 存储 、销毁 和分析检测数据的统计技术。

6.1.2 有评定测量 操作和结果偏离 的程序 ，构成 偏离 的来源包括所用的标准物质、

检测 方法 、设备、环境条件、被检测物的性能和状态以及操作人员。

6.1.3 用计算机或自动设备对检测数据进行采集、处理、记录、报告、存储、检索

和备份 时， QC 实验室要确保 :

a） 检测 使用的计算机软件要被制订成足够详细的文件，并对其适用性进行适当验证；

b） 建立并实施数据保护的程序 ，要包括：

数据输入或采集、数据存储、数据传输 、

数据处理 和数据备份 的完整性 和保密性；

c） 维护计算机和自动设备以确保其功能正常，并提供保护检测和校准数据完整性所

必需的环境和运行条件 。

6.2 检测方法的验证

6.2.1 QC 实验室 新制定检测方法 时首先 制定验证计划，其 中至少需包含下列信息：

a） 对方法 适当的识别；

b） 方法的适用 范围；

c） 被检测物品类型的描述；

d） 被测定 物结果标准范围 ；

e） 装置和设备 的技术性能要求；

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f） 所需的参考标准和标准物质；

g） 要求的环境条件和所需的稳定周期；

h） 程序的描述，包括：

物品的附加识别标志、处置、运输、存储和准备；工作开始

前所进行的校核；检查设备工作是否正常；观察和结果的记录方法；需遵循的安全措施。

i） 接受的准则和要求；

j） 需记录的数据以及分析和表达的方法 。

6.2.2 非标准方法、实验室制定的方法、超出其预定范围使用的标准方法、扩充和

修改过的标准方法 要进行 验证 ，以证实该方法适用于预期的用途。

实验室要记录所获得

的结果、使用的 验证 程序以及该方法是否适合预期用途的声明。

6.2.3 方法验证内容根据药典标准规定进行。

7 超标调查及纠正预防措施

7.1 超标调查 OOS（Out-of-Specification）

7.1.1 OOS 调查 要从确定问题根本原因的调查开始。

原因可包括：

样品 确认 、样品

规格、方法和程序、员工的技能和培训、消耗品、设备及其校准。

7.1.2 实验室要将 OOS 调查所要求的任何变更制订成文件并加以实施。

7.1.3 实验室 展开的 OOS 调查 要保证：

a） 确定对 偏差 进行管理的责任和权力 及要 采取的措施（必要时暂停工作）；

b） 对偏差 的严重性进行评价；

c） 立即采取纠正措施，同时对 偏差 的可接受性作出决定；

d） 确定批准恢复工作的职责。

7.1.4 OOS 调查包括：

质量反馈 、质量控制、仪器校准、消耗材料的核查、对员工

的考察或监督、检测报告的核查、管理评审和内部或外部审核。

7.1.5 OOS 调查的结果 必须 进行监控，以确保 将来 采取的纠正活动是有效的。

7.1.6 附加审核常在 OOS 调查实施后进行，以确定纠正措施的有效性。

 只有 在证实

了问题严重或对业务有危害时，才有必要进行附加审核。

7.1.7 当评价表明 偏差 可能再度发生，或对实验室的运作程序的符合性产生怀疑时，

要立即执行纠正措施程序。

7.2 预防措施

7.2.1 预防措施采取前 要确定 偏差 的潜在原因和所需的改进 ，并 制订、执行和监控

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这些措施计划，以减少类似不符合情况发生的可能性。

7.2.2 预防措施程序要包括措施的启动和控制，以确保其有效性。

7.2.3 除对 操作程序进行评审之外，预防措施还包括趋势和风险分析在内的资料分

析。

8 检测结果

8.1 检测结果 的趋势分析

8.1.1QC 实验室数据的记录方式 应便于发现其发展趋势， 并采用统计技术对结果

进行审查。

8.1.2 趋势分析 要有计划并加以评审，包括下列内容：

a） 定期使用标准物质或次级标准物质进行内部质量控制；

b） 参加实验室间的比对验证；

c） 利用相同或不同方法进行重复检测；

d） 对存留物品进行再检测；

e） 分析一个物品不同特性结果的相关性。

8.2 结果报告

8.2.1 每一项检测结果要准确、清晰、明确和客观地报告，并符合 标准 要求 ，结果

以检测报告的形式出具，并说明检测结果所用方法的全部信息。

8.2.2 每份检测报告要至少包括下列信息；

a） 标题（例如 “检测报告 ”）；

b） 单位 的名称和地址；

c） 检测报告的唯一性标识（如系列号）和每一页上的标识；

d） 所用 检测 方法；

e） 检测物品的描述、状态和 批号 ；

f） 检测的日期；

g） QC 实验室或其 它机构所用的 取样计划和程序的说明；

h） 检测的结果带有测量单位；

i） 检测报告批准人的姓名、职务、签字或等同的标识；

j） QC 实验室作出未经实验室书面批准，不得复制检测报告的声明。

9 信息

9.1 QC 实验室 要与客户保持联系 及技术方面的良好沟通 。

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9.2 应从客户处搜集 正面的和 负面 的反馈资料 ，这些反馈用于改进质量体系、检测

和校准工作及对客户的服务。

9.3 来自客户 的质量反馈要有 程序处理 ，并 保存所有 反馈 的记录，以及实验室针对

反馈 所开展的调查和纠正措施的记录 。

10 内部审核 与评审

10.1 内部审核

10.1.1 QC 实验室要按照日程表定期地对其活动进行内部审核，内部审核计划要涉及

质量体系的全部要素 ，质量 负责人 负责按照日程表的要求策划和组织内部审核。

审核要

由经过培训和具备资格的人员来执行，审核人员要独立于被审核的活动。

内部审核的周

期通常为一年。

10.1.2 当审核中发现的问题导致对 QC 实验室 运作的有效性，或对 QC 实验室检测

结果的正确性产生怀疑时， QC 实验室要及时采取纠正措施。

10.1.3 审核活动的领域、审核发现的情况和因此采取的纠正措施，要予以记录。

10.1.4 跟踪审核活动要验证和记录纠正措施的实施情况及有效性。

10.2 管理评审

10.2.1 要根据预定的 时间 和程序，定期地对实验室的质量体系和检测活动进行评审，

并进行必要的改动或改进。

评审要考虑到：

a） 程序的适用 性；

b） 管理和监督人员的 评价 报告；

c） 近期内部审核的结果；

d） 纠正和预防措施；

e） 由外部机构进行的评审；

f） 实验室间比对的结果；

g） 工作量和工作类型的变化；

h） 客户的反馈；

i） 其他相关因素，如质量控制活动、资源以及员工培训。

10.2.2 管理评审的周期为 1 年,评审的结果 列入实验室计划系统， 列入 下年度的目

标、 评审 计划。

10.2.3 要记录管理评审中发现的问题和由此采取的措施 ，管理层要确保这些措施

在适当的 时间 内得到实施。

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11 安全与环保

11.1 安全

11.1.1 日常操作要求：

a） 在 QC 实验室内实验室人员必须穿工作衣、工作鞋、戴安全防护眼镜，根据试验

的特殊要求 ,穿戴个人防护用具 （面罩、帽子、围单、绝缘橡胶或特殊处理的手套 ）,禁

止在实验室穿宽松的衣服及披散长发 ；

b） 不允许在实验室吃东西 ,嚼口香糖 ,冰箱内不得存放食品和饮料 ；

c） QC 实验室工作人员要了解工作场所中所有可能发生紧急事情处所；

d） 不要堵住通道和应急出口的门 ,近灭火设备处及附近永远不能堆放物体或堵塞 ；

e） 了解消防器材的位置和洗眼器的位置及使用方法 ；

f） 丢弃盛酸或碱的容器时用自来水稀释并冲洗容器至少三遍 ,最初的两遍冲洗液要

收集于酸碱废液容器内 ;丢弃盛剧毒品的容器时 ,须用自来水稀释并冲洗容器至少三遍 ,

最初的两遍冲洗液要收集于第三类废液容器内 ；

g） 在进行消化、蒸馏、回流、加热等凡有火源的操作时 ,试验人员不容许离开岗位。

h） 实验做完或离开实验室时 ,应全部关闭水、电、气 ,并由指定的安全负责人负责

进行安全检查 ,若必须在晚上无人时运行的仪器和设备要挂上 ”正在运行 ” 的标牌 ；

i） 不能用嘴吸取任何液体 ,要使用吸球或液体分配器 ；

j） QC 实验室人员必须随时保持设备和工作区整洁 ,工作完毕 ,应清理好工作台面 ；

k）易燃液体必须贮存在安全柜内 ,并且不能在电炉等明火附近使用 ，酸碱等有腐

蚀性的试剂应存放在耐腐蚀柜中 ,并分开存放 ；

l） 经批准的参观者需由负责参观的职员陪同 ,并遵循公司的有关规则 ,进入实验室

须穿戴防护用品；

m） 由 QC 经理和主管负责进行安全巡视 ,每人负责一个月 ,轮流值日 ,安全巡视至少

每天下班前一次 ,安全巡视后填写安全巡视记录。

没有加班人员的情况下 ,QC 实验室安

全由安全负责人全权负责。

在有人加班的情况下 ,安全负责人必须进行安全巡视后并向

加班人员交待安全注意事项后才能离开 ,QC 试验室安全由安全值日人和加班人员共同负

责。

11.1.2 紧急情况的处理

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a）凡发生事故 ,不论大小 ,都应及时报告主管 ,并报告 QC 经理，由 QC 经理报告 主

管领导 和总经理 。

b） 若事故发生，应根据事故情况，迅速处理，若事故为化学品的伤害，应按照相

关预案 处理，若事故为外伤则应立即送医疗室 ，并经受过训练的人处理治疗 ,以防感染。

主管应对事故进行调查 ,要有调查报告 ,并采取措施 ,防止类似事故再发生。

c）.当突然发生停电时 ,正在