建筑施工企业合同管理办法.docx

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建筑施工企业合同管理办法

目录

前言……………………………………………………………………………………1

1范围………………………………………………………………………………2

2规范性引用文件…………………………………………………………………2

3定义………………………………………………………………………………2

4职责………………………………………………………………………………3

5合同的签订…………………………………………………………………………7

6合同的履行…………………………………………………………………………9

7合同的变更和解除…………………………………………………………………10

8合同的纠纷和索赔………………………………………………………………11

9合同的统计和归档………………………………………………………………13

10合同管理的考核和奖惩…………………………………………………………14

11工程施工合同…………………………………………………………………15

12物资采购合同…………………………………………………………………18

13机械租赁合同…………………………………………………………………19

14货物运输合同……………………………………………………………………20

参考文献……………………………………………………………………………25

*******合同管理办法（试行）

1范围

本标准适用于本公司与其他民事法律关系主体签订的所有列名合同和无名合同，也包括具有合同性质的意向书、协议书。

不适用于本公司与中华人民共和国境外合同相对人签订的合同。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款，凡是注日期的引用文件，其随后的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于标准，然而，鼓励根据本部分达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

中华人民共和国合同法

中华人民共和国民事诉讼法

*******320001与顾客有关的过程控制程序

*******301005工程采购控制程序

*******319001工程供方资质评审程序

*******312011谈判对方资信情况审查导则

3定义

3．1合同管理

是指公司作为民事法律关系主体，依法对本公司合同的签订、履行、变更、解除以及合同纠纷处理所进行的计划、组织、控制、调解、诉讼、监督检查和归档等一系列活动的总称。

3．2重大合同

是指公司对外签订的合资、合作、购并合同及合同价款或报酬数额较大的合同，具体数额可由公司根据具体情况确定。

4职责

4．1总则

公司一切合同均采取合同综合部门统一管理与承办部门归口管理相结合的原则，并实行授权委托，归口签订，分级管理制度以及领导主管、机构统管、各职能部门分管、承办人员专管的合同管理体制。

公司的合同管理机构是合同综合管理部门。

企业内部的合同承办部门是合同的具体管理部门。

4．2公司经营经理职责

公司经营经理经公司法人代表授权为公司合同管理的总负责人，其主要职责为：

——领导公司贯彻、执行合同法及国家和行业有关合同管理的法律法规，完善公司合同管理制度，规范合同管理行为，提高公司的现代化管理水平；

——负责审定合同管理工作计划，并指导、督促合同综合管理部门落实执行；

——负责组织公司重大合同的洽谈、起草、签订、履行，以及履行过程中纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼工作；

——审定工程发包合同；

——负责组织相关部门参加承包合同的谈判、评审和落实。

4．3公司合同综合管理部门职责

公司合同综合管理部门为公司合同的统一管理机构，在公司经营经理的领导下，统一负责公司合同管理。

内设合同主管1名，合同管理员若干，其主要职责为：

——组织、监督、检查合同法及国家有关合同的法律、法规和规章的贯彻实施，宣传有关合同管理的法律、法规知识，推广总结合同管理经验、通报合同管理中出现的问题；

——负责对合同承办部门进行指导，对公司各单位的有关业务人员进行合同法的培训和考核。

——协同办公室做好《法人授权委托书》的核发和日常管理工作；

——组织合同谈判，负责起草承包工程合同，参与合同签订工作；

——对合同的合法性、有效性进行审查，向公司法定代表人提出审查意见，并组织有关部门依照*******320001对合同进行评审；

——负责公司和工程项目下属单位的承发包合同日常管理，做好公司工程合同的收

集、整理、汇总工作；

——负责合同履行过程中的监督、检查和解释工作，并对履行中的重要问题进行分析，提出意见；

——经常与现场保持联系，随时掌握承包合同执行情况，并参与处理对外合同纠纷，主持所属单位之间合同争议的调解；

——负责对公司合格供方的管理。

依照*******301005.01，组织公司合格供方资质审查领导小组对供方进行资质审查，包括对供方的资格、资信和履约能力的审查，建立公司合格供方档案库，并办理每年一度的合格供方年检工作；

——参与公司重大合同的可行性研究、洽谈、起草、签订、履行，以及履行过程中纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼工作；

——对公司下属各单位合同的洽谈、签订、履行实施提供法律支持，对公司重大合同的主要内容进行解剖分析，并形成书面资料，同时对有关合同管理和承办人员进行讲解、指导，提高合同的索赔和风险管理意识；

——制定、发布、完善公司有关合同的各种管理制度、合同示范文本，并负责组织实施；

——按5.6条管理好合同专用章，包括合同专用章的刻制、备案、授权发放、收回、监督使用等。

——负责办理公司重大合同的公证、签证，代理公司对外处理合同纠纷事宜。

——建立公司级合同管理台帐，按合同档案管理制度保质、保量、准时完成合同档案移交工作。

——负责合同报表的统计、综合分析和报送工作。

4．4项目合同管理机构职责

公司合同综合管理部门派驻各项目的派出机构为项目合同管理机构，具体负责本项目的合同管理工作。

内设专职合同管理员1名，其主要职责为：

——负责本项目合同法的贯彻实施和讲解咨询工作。

——管理本项目签订、批准的合同。

——审查合同，保证合同的完整性、合法性、可靠性。

——检查合同履行情况，协助合同承办人员解决合同履行中出现的问题。

——办理法人委托书。

——参与项目合同的洽谈、起草、签订、履行，以及履行过程中纠纷的协商、调解、

仲裁、诉讼工作。

——按照5.6条和公司合同综合管理部门的授权范围，负责保管和使用好合同专用章，

进行项目合同文本的统一编号工作。

——对项目合同在履行中注意事项进行讲解，监督、指导、协助项目各科室合同承办人员依法签订、履行和变更合同。

——负责项目级合同台帐和档案的建立及合同文本（包括协议书、有关电报、信函、图表等）的管理，并保质、保量、准时向公司移交合同档案。

——及时向公司合同综合管理部门和项目经理报告签订、履行合同中出现的重大问题，并提出意见和建议。

——协助公司合同综合管理部门对突发事件所需各种资料进行快速收集与整理。

——向公司合同综合管理部门提供合同报表和汇报工作。

4．5公司监察、审计部门职责

4．5．1监察部门负责合同管理中违纪事件的查处，并协助合同综合管理部门定期检查合

同的签订、履行、变更、终止及纠纷处理等情况。

4．5．2审计部门负责合同管理中有关审计工作，并协助合同综合管理部门对公司及公

司所属单位、项目签订的合同进行审查。

4．6合同承办部门职责

合同承办部门均需设合同兼职管理员1名（即合同承办人员，合同承办人员必须经过

合同法和有关法律知识的培训，掌握有关业务知识），负责本部门合同管理，其主要职责包括：

——具体负责所承办合同的谈判，并依法签订、变更、解除合同；

——负责对合同对方资信情况、履约能力的调查；

——负责起草合同文本，保证合同的可行性、合法性和有效性；

——提请有关部门审查其经办的合同；

——认真履行所签订合同，并及时掌握和检查合同履行的情况；

——及时向合同管理员通报在履行中发生的问题、提出解决问题的建议；

——负责合同台帐的登记，保管合同文本与履行、变更、解除合同有关的资料（包括信函、电报、电话记录、视听资料等），并按期整理和移交合同管理员归档；

——依法参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；

——负责向合同综合管理部门报送合同统计报表及有关资料；

——负责合同专用章的领用申请、使用和管理，办理合同会签等日常工作。

4．7本公司对外签订的合同，除重大合同外，一般委托项目经理或有关业务主管部门负

责人签订并归口管理。

4．7．1计划处负责签订并归口管理工程施工合同。

4．7．2物资供应处负责签订并归口管理物资采购合同。

4．7．3**************钢结构公司负责签订并归口管理加工合同。

4．7．4汽运公司负责签订并归口管理货物运输合同。

4．7．5机动处负责签订并归口管理设备及其相关备品备件采购合同、设备租赁合同。

4．7．6劳资处负责签订并归口管理劳务合同。

4．7．7人事处负责签订并归口管理技术管理人员聘用合同。

4．7．8总务处负责签订并归口管理印刷、办公用品、食品采购合同。

4．7．9医务室负责签订并归口管理药品、医疗器械采购合同。

4．7．10财务处负责签订并归口管理借款合同、财产保险和团体保险合同。

4．7．11办公室负责签订并归口管理咨询、服务和广告合同。

5合同的签订

5.1签订合同必须遵守国家法律、法规，符合国家政策，贯彻平等、自愿、公平、诚实信

用的原则。

5.2合同除应急、即时结清者或5万元以下者外，一律实行书面合同，书面合同包括合同

书、信件和数据电文（电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）。

当事人协商一致同

意的有关修改合同的文书、电报和图表是合同的组成部分。

5.3公司订立合同宜采用国家或公司规定的标准（示范）合同文本，没有规定标准（示范）

合同文本的，合同格式应符合有关法律、法规和规章的规定。

5.3.1自拟的合同应做到：

条款齐全、责任明确、逻辑性强、文字表达清楚。

合同应当包

括的内容及注意的问题是：

5.3.1.1首部。

包括：

合同名称，订约各方的全称；订约的目的和依据等。

合同名称确切，

做到名符其实，符合合同法及有关法规。

5.3.1.2正文。

包括：

合同标的、数量、质量、价格或酬金、履行期限、地点和方式、违

约责任。

还应包括：

根据法律规定或按合同性质必须具备的条款以及当事人双方要求规定

的条款。

数量、质量条款应符合国家计量法规和质量法规的规定，写明计量单位、计量方

法、正负尾差、合理磅差、质量标准技术要求等。

价款条款应符合国家物价法规和国家金

融法规，一般应写明单价、总价、计价单位、支付手段和支付方法，并可根据实际情况选

择适当的保值办法。

违约责任条款，如该合同有法定违约金规定的，按规定予以明确，否

则，应具体写明约定的违约金额或计算方法。

在合同中还应约定争议解决办法。

5.3.1.3结尾和附则。

结尾部分包括：

合同正本及副本的份数，发送单位、合同有效期限、

签约地点和日期，并有双方代表签名并盖章，同时，加盖当事人的合同专用章。

附则应写

明合同附件及开户帐号等其他有关事项。

5.3.2依照规定，使用合同示范文本的，应做到：

条款齐全、内容具体、用词准确、字迹

清楚，严格按照示范文本的要求填写。

5.4签订合同必须符合下列程序：

5.4.1进行资信调查

资信调查见*******312011。

5.4.2合同审查

合同审查见*******320001。

5.4.3除按本办法第5.4.2条规定审查的合同外，其他合同按下列程序。

5.4.3.1合同承办人员应事先填写“合同会签审批表”，由所在单位负责人签署意见后，随

合同初稿及有关资料、附件等，送合同综合管理部门审查。

5.4.3.2合同综合管理部门对送审合同，应根据本办法的规定认真审查签署意见后，再由

具体承办人员按审批意见办理。

5.4.4合同需要办理公证或签证的，经审查后，由合同综合管理部门向有关机构申请办理。

需要报上级有关部门审批的合同必须按规定的程序报批。

5.5公司经理是法定代表人，凡公司所属单位一律以公司名义对外签订合同。

合同由公司

法定代表人签订，也可以由公司法定代表人书面委托公司有关人员代理签订。

未经公司法

人代表授权，公司其他领导及业务人员不得越权签约。

5.5.1公司法定代表人授权经营经理审批签订其主管业务内一定数额范围内的合同。

公司

法定代表人对经营经理作一次性授权，规定一个有效期，期满后则另行授权。

同时公司法

定代表人在认为有必要时，也可授权相关人员签订合同。

5.5.2合同承办人员签订合同，必须先办理法人委托书，明确授权范围和时限。

XX

委托或超出授权委托范围签订的合同为无效合同，由承办人承担责任。

5.5.3签订合同，应由签约人签字并加盖合同专用章。

代理公司法定代表人签订合同的，

签约人应持公司法定代表人签发并加盖公司公章的《法定代表人授权委托书》，在授权的

范围内签订合同，并在签订合同时将委托书号码写在合同书上。

《法定代表人授权委托书》

由合同综合管理部门委托办公室统一管理，包括对授权委托书的使用及存档管理。

5.5.4为使签约对方了解公司内部的分级授权制度，公司可在标准合同格式的显著位置披

露本公司的授权签字制度。

5.5.5在业务人员离职、辞退时，公司须收缴一切能表明其为该公司工作人员的证件，并

通知有关已知客户。

5.6公司实行项目统一管理和部门分类归口管理的合同专用章管理办法。

5.6.1凡订立、变更、解除的合同，应当使用专用章方可生效。

5.6.2加强合同专用章的管理，对合同专用章的刻制、缴销、保管和使用作出规定。

如公

司有两枚或两枚以上合同专用章的，应对合同专用章统一编号，明确专用章的使用范围。

合同专用章由专人保管，任何部门、人员不得借用、代用合同章，违反规定造成的后果，

由印章保管人负责；发生遗失，应及时报告处理。

5.6.3合同须签字盖章生效，并在有关合同条款中予以明确注明。

5.6.4公司不应将事先盖有合同专用章的空白合同交由业务人员使用。

如确因工作需要，

应建立相应的批准、登记、核销制度。

5.7凡不签订书面合同或不按规定办理报送审查、备案手续，不按公司合同综合管理部门

审查意见修改文本的，公司合同综合管理部门应责令补办有关手续或采取其他有关措施处

置。

6合同的履行

6.1合同依法成立，即具有法律约束力。

一切与合同有关的部门都必须严格履行合同所规

定的义务。

6.2合同依法签订生效后，承办人员应及时、准确地将合同内容传递到有关部门、各环节。

6.3合同依法签订生效后，合同承办人员应及时检查、了解履行情况。

发生问题及时处理，

并向业务负责人和合同管理员汇报。

6.4对外签订合同，若合同主要内容发生变动，须用电报请示合同主管领导，同意后方可

变动。

若时间上确有困难，回单位后须书面说明理由，并征得领导同意后，补办法人授权

委托书，对事先未请示，事后未说明理由，擅自变更合同内容，对变更部分概不认可，由

此产生的后果应由当事人承担。

6.5合同综合管理部门应当随时了解并掌握合同的执行情况，发现问题应及时提出处理意

见。

通常可根据合同履行的实际情况，按有错必究、协商一致、保存证据原则和发表权利

声明、律师函方式进行处理。

如需要变更或解除合同的，应按法律规定的程序进行。

6.6为防止合同在履行中发生纠纷，合同综合管理部门和管理人员应及时填写并保存上级有关方面签证的文件和单据。

6.7合同审计、监察等部门，有权按照各自的职责对公司及公司所属单位、项目签订的合

同进行审查，有关领导和部门应当给予支持和配合。

6.8公司应建立以合同综合管理部门为主，工程技术、质检、财务等有关职能部门相互配

合的履约全过程定期跟踪管理制度。

6.8.1公司应以合同编号为依据，建立履约各环节的监督管理机制。

6.8.2在履约过程中，如业务经办人员发生变动，应向本部门其他人员书面交接工作。

6.8.3公司的对外付款应由财务部门审核，报公司领导批准。

6.8.4合同管理人员要通过合同的档案、台帐、报表管理，搞好合同的履行情况监督检查，

及时了解和掌握合同的履行情况。

公司规定承办部门每年至少对合同进行一次认真的清理

检查，对属当年无法完成的合同，应办理合同的结转手续，以满足第二年合同的完整性，

并将检查情况向合同综合管理部门汇报。

6.8.5合同综合管理部门应对未能履行或未及时履行的合同进行监督检查，并及时向公司

经营经理汇报。

7合同的变更和解除

7.1合同的变更、转让和解除，必须按法定或约定程序办理。

合同一经依法订立，即具有

法律效力，当事人的合法权益受到法律保护，任何一方不得擅自转让、变更。

7.2合同在履行过程中，遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时，可以变

更或解除合同。

7.3变更、解除合同的审批权限和程序，与原合同订立的审批权限和程序相同。

7.4需要变更、解除合同，应在法律规定或合同约定的条件下，在合理期限内与对方当事

人进行协商、书面函告、限期答复。

7.5合同承办人员在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函、电报后，必须及时

请示领导立即处理。

7.6变更或解除合同应签订书面协议（包括当事人双方的信函、电报、电传等）。

解除合同

的，应在签订协议之日起5日内将协议报送原备案机关。

7.7合同的变更、解除应注意以下事项：

7.7.1主体变更，应征得合同各方同意。

7.7.2有担保条款的合同变更，应征求原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的

印章。

7.7.3经上级主管机关批准的合同，变更、解除协议应报原批准机关批准。

7.7.4经公证、签证的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证、签证机关备案。

7.7.5联营、承包经营等合同的变更或解除，法律有特别规定的，应依特别规定办理。

7.8变更、解除合同的协议在尚未达成或批准以前，原合同继续有效、仍应履行。

7.9因对方或第三方原因造成合同变更或解除而使公司遭受损失的，合同综合管理部门应

及时向责任方提出索赔。

8合同纠纷和索赔

8.1合同综合管理部门应定期检查合同的签订、履行、变更、终止及纠纷处理等情况。

重

大合同的纠纷应及时向公司领导报告。

8.2合同在履行过程中发生纠纷的，应按《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民

事诉讼法》等有关法律、法规和本办法处理。

8.3合同发生纠纷后，合同承办部门应及时通报公司合同综合管理部门和法律顾问，主动

会同合同综合管理部门共同研究案情，分清法律责任，并提出解决办法，报公司总经理或

经营经理审后执行。

8.4处理合同纠纷的原则：

8.4.1坚持以事实为根据，以法律为准绳的原则。

8.4.2双方协商解决的原则。

8.4.3实事求是、责任分明、维护公司合法权益的原则。

8.5提请处理合同纠纷的程序：

8.5.1纠纷发生单位的合同管理员应及时报公司合同综合管理部门和法律顾问。

8.5.2合同综合管理部门和法律顾问根据情况，在七日内作出处理决定。

8.5.3对经协商无法解决的纠纷，经经营经理批准后，可向仲裁委员会申请仲裁或直接向

人民法院起诉。

8.6公司内部单位之间发生的合同纠纷，由主管处、室和分管领导按公司有关规定处理，

公司法律顾问提供法律意见或直接参与处理。

8.7发生合同纠纷时，纠纷双方都是本系统的单位，可申请本系统调解委员会调解。

8.8公司各单位与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并考虑

留有申请仲裁或起诉的足够时间。

8.9申请仲裁和诉讼由公司合同综合管理部门或法律顾问办理，视情况也可由合同综合管

理部门或法律顾问指导承办部门合同管理员办理。

8.10发生合同纠纷的单位及时向合同综合管理部门和法律顾问提供下列证据（原件或复印

件）：

8.10.1合同文本（包括变更、解除合同的协议、电报、信函、图表、视听资料、广告、授

权委托书，介绍信及其他有关资料等）。

8.10.2送货、提货、托运、验收、发票等有关票证票据。

8.10.3货款的承付、托收凭证、有关财务账目。

8.10.4产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告。

8.10.5有关违约的证据材料。

8.10.6其他与处理纠纷有关的材料。

8.11公司各合同管理部门对合同纠纷应进行调查取证，有关部门应予以协助。

根据需要，

指派纠纷涉及部门代表参与仲裁、诉讼或出庭作证，各有关部门不得拒绝。

8.12处理合同纠纷，应特别注意下列问题：

8.12.1在证据可能丢失或以后难以取得的情况下，及时采取保全措施。

8.12.2发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使我方权利难以实现时，适

时依法申请采取财产保全措施。

8.12.3对于债权债务关系明确、合法且对方对债务无异议的，依法及时向人民法院申请支

付令。

8.12.4做好每起合同纠纷实况记录、存档备查。

8.12.5凡属我方责任的合同纠纷，应逐笔查明原因、分清责任，要求责任人员承担责任，

并责成其提出补救措施。

8.13合同纠纷协商达成一致处理意见的，应订立书面协议，双方代表签字并加盖法人公章。

8.14双方已签署的解决合同纠纷协议书、仲裁机关决定书及法院的调解书、判决书，在正

式生效后，应复印若干份，交给有关部门收执。

各有关部门应由专人负责该文书执行情况

的了解或履行。

双方当事人在规定期限届满没有执行上述文书规定义务的，有关部门的

承办人员应及时通知合同管理员向公司合同综合管理部门和法律顾问汇报。

8.15对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书，由公司法律

顾问依法向人民法院申请强制执行。

8.16合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料汇总，归档查考。

8.17加强合同纠纷处理中的索赔管理。

合同综合管理部门应经常指导和帮助合同管理有关

部门和人员提高合同纠纷处理中的索赔意识，重视索赔，善于索赔，同时作为分包方应树

立防范索赔的风险意识，尽量减少索赔，规避索赔。

8.18合同发生索赔后，合同综合管理部门应负责组织工程技术、质检、财务等有关业务部

门认真分析引起索赔的原因，本着以法律为基础，以合同为准则，以事实为依据，以利益

为原则的宗旨，力争索赔主动权，以最大限度减少公司的索赔利益损失。

8.19争议确属公司责任，应予赔付的，应以书面形式与客户确定合理的索赔金额和赔付办

法。

8.20凡经多次协商调解仍无法解决的有争议的索赔案件，可采取仲裁方式或通过诉讼解

决。

仲裁和诉讼地点原则上应在我省境内。

协商调解不成需经仲裁或诉讼解决的，统一由

公司合同综合管理部门在法律规定的时效内负责审查和办理委托手续。

重大、复杂的经济

纠纷案件，应委托律师进行代理。

9合同的统计和归档

9.1公司应分别以合同种类，合同标的、地区、客户、主管业务员等为线索，定期对合同

的签订和履行情况进行统计。

9.2合同归口管理部门和合同管理员对已生效的合同应及时编号登记，逐个建立台账和档

案，并对已执行和未执行的进行分类、整理、立卷、统一装订归档。

同时按微机管理要求，

交操作员及时输入微机储存。

台账中应反映合同的签约主体、项目名称、合同价款、履约

时间等内容。

如需调阅，根据权限调用。

9.3合同管理实行微机管理后，应及时将合同执行情况，合同的注销，合同完成率等信息

传递给合同管理人员和承办人