市畜牧兽医局公文处理办法WORD13页.docx

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市畜牧兽医局公文处理办法WORD13页

市畜牧兽医局公文处理办法

第一章总则

第一条为使我局的公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《国家行政机关公文处理办法》、《杭州市贯彻实施〈国家行政机关公文处理办法〉的补充规定》和我局公文处理的实际情况，制定本办法。

第二条我局公文（包括电报、传真、电子邮件、下同），是我局在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条局综合处负责管理我局公文处理工作，并负责指导各处室的公文处理工作。

第四条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第二章公文的种类和文件分类

第五条我局正式行文应当使用下列公文种类：

（一）决定。

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关处室及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。

（二）通告。

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（三）通知。

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

（四）通报。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告。

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示。

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复。

适用于答复下级机关的请示事项。

（八）意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函。

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要。

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第六条文件分类

（一）中共杭州市畜牧兽医局总支部委员会文件。

编“杭畜党〔××××〕×号”字号,适用于：

1、向市农业局党委的请示、报告；

2、向市纪委派驻市农业局纪检组的请示、报告；

3、经局总支部委员会研究决定需要贯彻执行的重要事项；

4、其他需总支部委员会行文的有关事项。

（二）杭州市畜牧兽医局文件。

编“杭畜发〔××××〕×号”字号，适用于：

1、向省畜牧兽医局、市农业局的重要请示、报告；

2、发布市畜牧兽医局制定的政策和规范性文件；

3、转发省畜牧兽医局、市农业局的文件；

4、与市级有关单位的联合发文；

5、发布内容比较重要、对杭州市畜牧兽医工作有指导意义的事项；

6、重大奖惩决定；

7、公布有关考核、评比、表彰结果；

8、印发以局名义的全市性会议通知、会议文件和局领导的讲话；

9、处理局职责范围内需要各区、县（市）畜牧兽医局（动物卫生监督所）周知或办理事项的行文；

10、其他需要以局名义发文的事项。

（三）杭州市畜牧兽医局公函。

编“杭畜函〔××××〕×号”字号，适用于：

1、向浙江省和杭州市有关部门反映重要情况；

2、与不相隶属的有关部门和单位联系重要工作；

3、有关法律、法规方面的征询意见；

4、其他需要与外单位联系工作的事宜。

（四）杭州市畜牧兽医局会议纪要。

编“杭畜纪〔××××〕×号”。

适用于总支部委员会会议、局领导班子会议的纪要。

（五）杭州市动物卫生监督所文件。

编“杭动监〔××××〕×号”字号，适用于：

1、向省畜牧兽医局的重要请示、报告；

2、与其他地市有关部门联系重要工作；

3、处理动物卫生监督所职责范围内需要各区、县（市）动物卫生监督所周知和办理事项的行文；

4、其他需要以动物卫生监督所名义的行文。

（六）杭州市动物卫生监督所公函。

编“杭动监函〔××××〕×号”字号，适用于：

1、与不相隶属的动物卫生监督机构联系重要工作；

2、其他需要与外单位联系工作的事宜。

第三章公文格式

第七条公文一般由发文机关标识、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。

（一）秘密等级。

涉及国家秘密的应当按照国家秘密及密级具体范围的规定，党的文件在文件首页版心左上角第一行分别标明秘密等级和保密期限，行政文件在文件首页版心右上角第一行分别表明秘密等级和保密期限。

标识秘密等级用3号黑体字，两字之间空1字。

（二）紧急程度。

公文的紧急程度分为“特急”、“急件”、“限时送达”。

其中电报应当标明“特提”、“特急”、“加急”、“平级”。

标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级定格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

除电报外，公文中已标明紧急程度的，标题中不再标注“紧急”字样；标题中出现“紧急”字样的，则不再标注紧急程度。

（三）发文机关标识。

置于文件上方，发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。

（四）公文的发文字号。

包括单位代字、年份、序号，置于公文名称之下并居中；联合行文只标明主办单位的发文字号。

（五）上报的公文（上行文）。

应在首页注明签发人姓名；“请求”类公文应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

联合行文一般由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签。

一般不使用复印件会签。

其中，上行文应当标注签发人、会签人姓名。

（六）公文的标题。

应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应包括事由、公文种类。

标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个单位名称之间可加停顿号外一般不用标点符号。

如转发的公文标题过长，可概括内容，压缩文字，但不能以发文字号代替转发文件标题的内容部分。

（七）主送单位。

指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）附件。

公文如有附件，应当在公文之下（间隔一行，空两格）成文日期之上加附件说明，标明附件的顺序和名称。

（九）成文日期。

以领导人签发日期为准；联合行文以最后签发单位领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准。

如领导人签发后，因故不能及时发文，时间耽搁20天的，成文日期可由承办单位酌情确定。

（十）加盖印章。

公文除“会议纪要”、翻印的文件和以电报形式发出的外，都应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，联合发文单位都应加盖印章。

当公文排版所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十一）主题词。

文件应当根据内容标注主题词；上报的文件应当按照上级机关的要求标注主题词。

主题词由综合处确定和标注。

（十二）抄送单位。

置于印发日期上方，抄送机关指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，一般使用全称或规范化简称、统称。

（十三）印发单位名称和印发日期。

印发单位名称和印发日期置于抄送栏之下，制发日期以印发日期为准。

第八条公文每页下方中间用阿拉伯数字标注页数，用纸一般采用国际标准A4（长297毫米，宽210毫米），一律左侧装订。

张贴的公文用纸大小，视实际需要确定。

第四章行文规则

第九条行文应当确有必要，注重效用。

第十条市畜牧兽医局可以向省畜牧兽医局及市农业局行文，可以向区、县（市）行文，也可以与市级有关部门同级群众团体（包括协会、学会等）联合行文。

联合行文的单位不宜过多。

第十一条上报的公文，“请示”与“报告”要区分。

“请示”应当一文一事，只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。

除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

“报告”中不得夹带请示事项。

要求上级机关批复的事项，要在“请示”中明确提出。

第十二条送局领导签批的文件，须由局综合处呈批。

一份文件不得同时分送几位领导签批。

第五章发文处理

第十三条由我局印发的公文必须按照以下程序办理：

主办处室拟稿－主办处室负责人核稿－局综合处核稿－局领导签发－局综合处排版、编号－打印－主办处室校对－局综合处印发－用印－分发－立卷归档。

由我局代为起草，需由市农业局名义印发的文件，其程序为：

主办处室拟稿－局领导核稿－市农业局办公室（或畜牧处）核稿。

第十四条草拟公文要遵守以下规则：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

（二）情况准实，观点明确，表述准确，条理清楚，文字精炼，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。

（三）人名、地名、数字、文件名称、事物名称、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号，有的名称在文中多次出现，第一次要用全称，注明“以下×××”字样后，才可用简称。

日期应当写具体的年、月、日。

（四）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“

（一）”，第三层为“1、”第四层为“

（1）”。

（五）与有关单位联合发文或需其他单位会签的，由拟办处室送有关单位会签。

（六）上报文件要简明扼要。

（七）要求贯彻执行的文件，应写“遵照执行”或“贯彻执行”，不要写“参照执行”。

（八）对区、县（市）的发文，主送机关栏写“各区、县（市）”。

（九）公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一律使用阿拉伯数字。

（十）计量单位，必须使用国家指定的计量单位（吨、公斤、千克、克等）。

第十五条文稿审核

（一）各处室拟制公文应当做到程序规范、手续完备，原则上应由主要负责人核签。

处室负责人主要负责审核文件内容、数据的准确性、所提措施是否切实可行和政策的连续性以及文字表述等方面。

（二）综合处主要负责审核有无必要发文、发文事项是否归属于我局管辖、文字表述、公文格式、行文关系、行文程序和有关政策、法规等方面的把关。

（三）签发人主要负责审核文稿的内容是否符合国家的方针、政策和有关法律、法规，文稿的观点是否正确，是否围绕局里的工作思路和总体要求。

（四）文件内容如有涉及局相关处室的文稿，在送局综合处核稿前，应就文稿中事项与相关处室协商一致，未协商一致的文稿局综合处予以退回，待协商一致后再予受理。

（五）经局综合处、局领导审核确认需要进一步协调、修改的文稿，由局综合处提出意见，退主办处室修改或重办。

（六）文稿审核是确保公文质量的关键环节，各处室要严格履行先审核、后签发的规定。

为了确保审核质量，较为复杂的重要性文稿提前2-3天提交综合处核稿；一般性文稿至少提前一天交综合处核稿。

第十六条公文签发

（一）签发文件一律使用钢笔或者签字笔，在发文稿纸首页的签发或会签栏中写明“发”、“同意”等字样的批示意见，并写上姓名和时间。

如果文稿还需征求有关负责同志意见的，可注明“经×××同志阅后发”。

（二）政策性强、涉及面广的重要公文，包括重要请示、报告、局内部规章制度以及未经相关会议讨论决定事项的上行文，由局长签发。

（三）由处室草拟的其他公文，由分管局长签发。

（四）签发文稿时，不要把审改意见写在文稿左侧装订线外，以免影响文稿的归档查阅。

（五）已经签发的文稿，不得再改动，确需改动的，须经签发人同意。

（六）与其他单位联合行文的，还需将文稿交联合行文单位负责人会签。

第十七条缮印、校对、用印、封发

（一）缮印文件的顺序按缓急程度确定，急件或特急件由局综合处负责标注。

（二）缮印的文件、资料由主办处室负责初校，综合处负责二校，文件校对签字后印发。

（三）“中共杭州市畜牧兽医局总支部委员会”印章、“杭州市畜牧兽医局”印章和“杭州市动物卫生监督所”印章，由综合处负责监印。

（四）公章监印人员必须严格把好监印关，凡不符合发文程序的公文，监印人员有权拒绝。

（五）公文对外封发由主办处室负责，邮寄的文件应写清收文单位的全称和详细地址、邮政编码。

第六章收文处理

第十八条收文程序是指综合处收文－登记－分办－审核－局领导批示－各处室承办－立卷归档、销毁等。

第十九条签收、登记公文

（一）综合处负责收文登记、催办登记、传阅文件登记、机要文件传阅登记。

（二）严格履行文件的登记手续，须登记的文件在经手人之间交换，均应履行签收手续。

（三）登记文件要详细，应包括标题、发文字号、收文日期、来文单位、承办单位、份数、密级、缓急程度等内容。

（四）各处室或个人从会议上带回以及其他途径获得的公文，必须及时交综合处统一处理，不得自存、自传、自办。

第二十条拟办。

综合处负责人对公文提出拟办意见后，送局领导批示，或请有关处室办理。

第二十一条分办

（一）分发文件应准确、及时，主次分明，手续严密。

一般应在收到公文的一个工作日内分送，特急件随到随分，不得拖延、积压。

（二）上级机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印以外，机密级文件需经局领导批准后才可以翻印，秘密级文件经局综合处负责人批准，可以翻印；翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。

（三）根据国家保密法的规定，“机密”以上密级的公文，应严格按照传阅范围办理，并实行“人一人”传阅，当场阅读当场归还，阅批者不得带离办公场所。

利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。

第二十二条承办

（一）承办部门收到交办公文后，应当按照文件要求和局领导批示意见，及时办理，不得延误和推诿。

对不属于本处室职权范围或者不适宜本处室办理的公文，应迅速退回综合处并说明理由。

（二）涉及其他处室办理的公文，主办处室应主动与其他处室协商，有关处室应积极协作配合办理。

第二十三条催办

（一）局综合处负责对局各处室的催办工作。

催办可采取电话催办、发催办单催办等方式进行，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

（二）承办处室对承办文件拖延很久或屡催不办的，综合处可直接向承办处室发催办单，拖延办理时间的，须说明情况，由局领导签字。

（三）呈送局领导审批的公文，由主办处室向局综合处查询。

（四）文件办完后，承办处室应主动把办理结果告知综合处，或填写好催办单退局综合处。

第七章公文立卷、归档和销毁

第二十四条公文办完后，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

第二十五条公文归档应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，便于保管、查找和利用。

联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复印件或其他形式的公文副本。

第二十六条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关的证明章。

第二十七条有密级规定的公文按照有关规定统一处理。

没有归档和保存价值的公文，经过鉴别和综合处负责人批准，可定期销毁。

销毁有密级的公文，要进行登记，并由专人监督，确保不丢失、不漏销。

第二十八条本办法自发布之日起执行。

主题词：

公文处理办法通知

杭州市畜牧兽医局综合处2009年5月11日印发