高峰论坛会议全案执行材料.docx
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高峰论坛会议全案执行材料
**高峰论坛会议
执行手册
主题：
携手共进健康中国
时间：
年月日
地点：
活动执行框架
活动执行细案
方案的撰写与确认
时间
工作项目
内容
备注
责任人
方案的撰写与确认
会议主题
会议时间时长
会议视觉
会议行程及内容：
新闻发布会、会议、晚宴及文艺表演
详细流程见下页会议行程及内容
会议物料清单
会议场地效果
人员分工
费用明细表
会议行程及内容
会议前一天
休闲活动
时间：
会议前一天-19:
00之后
内容：
活动亮点：
设置专场（或专区）、专用通道、或在节目中提到贵宾
南北战略联盟标志揭幕仪式
新闻发布会
时间：
会议日-15:
30
地点：
新闻发布厅
携手共进健康中国
时间：
会议日-16:
00
地点：
会议厅
晚宴
及
文艺表演
时间：
会议日-18:
00～19:
30
地点：
晚宴厅
菜单：
暂略
餐桌亮点：
每桌设置冰雕花
节目单：
详见附件部分
穿插抽奖活动
会后休闲活动
时间：
会议日-19:
50～22:
00
方案A某游乐中心
方案A亮点：
观赏冰雪、冰天雪地吃冷饮
如：
雪糕、糖葫芦
方案B莫斯科大剧院
方案B亮点：
设置专场（或专区）、专用通道、或在节目中提到贵宾
方案C卡拉OK
方案C亮点：
设置专场（或专区）、专用通道、专职的服务人员陪同娱乐
哈市知名的KTV，如：
阿萨蒂KTV等
会前筹备
时间
工作项目
内容
备注
责任人
会议传播、物料的制作
（主要环节以外的其他细项）
物料详见物料清单
前期传播内容、媒体、排期表
可参考新发会的邀请媒体详见附件
车辆
为高管人员设置高级轿车
数量待定
为其他与会人员设置斯柯达
数量待定
设置接送计划
通过前期邀请环节确定后再行定夺
后备计划的确定
机场迎接
站内迎接的贵宾车行通道洽谈
站外迎接的贵宾人行通道洽谈
南北战略联盟标志揭幕仪式
新闻发布会
邀请媒体
建议邀请媒体明细表见部分
选择新发会结束后赠送的礼品
暂定为奇星药业的产品
场内设计
详见物料清单
场外设计
详见物料清单
发布会所需音视频文件及设备的形象包装
需带有会议主视觉
发言稿等
详见物料清单
嘉宾、记者进入联盟会的路线及秩序设计
携手共进健康中国
联盟会议
人员邀请
设计制作精美的邀请函书面邀请与会人员，邀请函
邀请函形式设计需突出本次会议主题、会议风格、会议基调
邀请函附介绍文字，概述会议时间、地点和内容与流程
各企业设置专职人员，以专业的、礼仪的、规范的行为直接邀请与会人员
会议主题、logo、邀请信文字
注意与会人员的细节要求
饮食荤素禁忌、抵哈时间及方式
会议厅
场内布置设计
详细布置及要求参见物料清单
场外布置设计
详细布置及要求参见物料清单
会议灯光方案设计
灯光颜色强弱，配合节点
会议音响方案设计
音乐曲目、长短、强弱
宴会厅
场内布置设计
详细布置及要求参见物料清单
场外布置设计
详细布置及要求参见物料清单
会议灯光方案设计
灯光颜色强弱，配合节点
会议音响方案设计
音乐曲目、长短、强弱
另外
会议厅与宴会厅之间空间的视觉设计
换场顺序、秩序设计
详见执行职责描述
晚宴
由广药方拟定菜单要求
酒店制定菜单
靠近前台的数桌为领导区、后排为其他与会嘉宾区
领导区按照重要程度、饮食要求再次划分为数个区域
待客户数据上报后再行定夺
他嘉宾区按照区域、性别、特殊要求砸此划分为数个区域
文艺表演
与演出服务商沟通洽谈，设计节目单
演出气氛营造方案设计
灯光
时点、时长
音响
时点、时长
抽奖环节
奖品为礼金
会后休闲活动
活动设计
节目、路线、区域
活动场地包装设计
活动服务人员设计、安排
导游、专职服务人员
活动所需物料设计、采购、运输
活动所需费用
执行前沟通
时间
工作项目
内容
前期传播内容及操作
内容及媒体
电视、报纸、广播、网络
车辆接送
迎接方式
南北战略联盟标志揭幕仪式
新闻发布会
邀请媒体
活动内容与形式
活动所需物料
携手共进健康中国
联盟会议
各级别与会人员的数量、特殊要求
活动内容及形式
活动所需物料
配套方案
灯光音响
晚宴
及
文艺表演
菜单内容及数量
上菜顺序
划分区域的位置及形态
桌子的摆放形态与数量
活动所需物料
配套方案
如：
服务、气氛方案灯光音响抽奖
节目单
会后休闲活动
某游乐中心、莫斯科大剧院、刘老根大舞台、观看专场电影、卡拉OK
其他会议物料
物料详见物料清单
会务管理操作细节
分工职责
其他临时提及
会前执行事务
时间
工作项目
内容
备注
负责人
前期传播
电视——企业形象专题片
报纸——企业品牌故事
广播——企业品牌传播
网络——综合或筛选上述部分内容
会场布置及调试
会场布置及调试
新发会
会场搭建布置、监控
按确定设计稿布置
铺设并调试音视频设备
验收设计效果
会议厅
会场舞台搭建布置、监控
按确定设计稿布置
会场桌椅形象造型布置
课桌式
验收设计效果及安全性
铺设并调试音视频设备
铺设并调试灯光
宴会厅
会场舞台搭建布置、监控
按确定设计稿布置
宴会桌椅形象造型布置
圆桌式
验收设计效果及安全性
铺设并调试音视频设备
铺设并调试灯光等文艺节目所需的物料
另外
会议厅与宴会厅之间空间的视觉布置
会议期间执行事务
时间
工作项目
内容
备注
负责人
机场迎接
站内迎接
提前在场内铺设红地毯、设置礼仪接待人员
贵宾专用行车道
提前将会议专车停放在停机地点附近
嘉宾下班机后直接上车开往酒店
根据嘉宾等级设置专车
嘉宾在车上时提供饮料等细节服务
站外迎接
提前在场外设置接待牌、礼仪接待人员
贵宾出站道
提前将会议专车停放在出口附近
嘉宾上车开往酒店
根据嘉宾等级设置专车
嘉宾在车上时提供饮料等细节服务
酒店接待
礼仪服务人员在服务台等候来宾签到、领取会议流程、会议赠品
签到时再次确认其餐饮要求
注明离哈的时间与方式
协调酒店服务人员，使之引导与会人员入住，并安排好随后的事宜
设置当天晚上的接风宴、次日早晨、中午的自助餐
会议前一天
活动安排
时间：
接风宴结束后30分钟
接风宴由会议管理员告知活动内容
会议管理员引导嘉宾上车前往活动地点
活动地点设置服务人员提前等候
活动地点设置礼仪人员引导嘉宾
活动场地安排茶点
南北战略联盟标志揭幕仪式
新闻发布会
14:
50会务管理人员入场、管理
15:
00礼仪人员在场内外接待来宾、提供引导服务
15:
10参与某会的人员入会场落座
预留出第四五排的座位给记者
15:
20媒体记者全部到场
记者到场签到时发放新闻稿
15:
25领导全部到场，由礼仪人员引导嘉宾入座
提前30分钟发给其讲话稿
15:
30主持人介绍发布会背景
15:
32嘉宾讲话
15:
35礼仪人员将联盟标志物展示到会议台前台
从指定的路线送到会议前台
15:
35礼仪人员引导嘉宾走到揭幕区
15:
38会议嘉宾揭幕，新闻拍照
15:
45答记者问
15:
50结束、媒体记者凭邀请函获得礼品
15:
50主持人及嘉宾邀请媒体记者共同参加联盟会、观赏晚会节目
礼仪人员协同引导
携手共进健康中国
联盟会议
15:
30开始播放背景音乐或相关宣传片
正式开场时结束
15:
30礼仪人员开始引导参会人员签到、告知流程、安排休息
场内服务人员安排普通嘉宾入座
15:
45会议厅前设置迎宾礼仪人员欢迎嘉宾
新发会嘉宾入场时放欢迎音乐
15:
55礼仪人员引导重要嘉宾入座前台主席台
15:
56主席台礼仪人员发放讲话稿
16:
00主持人开场
灯光、音响配合
16:
05迎宾礼仪全部从工作通道进入主席台两侧及后方协助其他事宜
16:
05场内服务人员按照每人负责2~4桌服务的标准，停留于指定的位置
16:
03～17:
40会议主要内容
企业介绍、领导发言（甲方详定）
17:
41主持人邀请双方主要嘉宾走到台前，准备启动
会场灯光逐渐暗淡
17:
43主持人倒数，双方嘉宾共同启动会议庆祝仪式
音响配合，庆祝仪式详见执行方案
17:
45主持人串词祝贺，会议结束，营造晚宴及文艺表演所需的气氛
礼仪人员协助与会嘉宾入宴会场
17:
40礼仪人员就位，结束时引导嘉宾退离会议厅，进入宴席厅
会中服务及管理细节
会议间歇由酒店服务员递送茶点
时刻留意现场情况，随时准备应对突发情况
温度、卫生、现场秩序
晚宴
及
文艺表演
嘉宾入场前为每桌设置冰雕花（设置托盘防止冰体融化）
部分礼仪人员引导重要嘉宾、媒体记者入座贵宾区
部分礼仪人员引导普通嘉宾入座普宾区
会务管理人员时刻留意现场情况，协调应对突发情况
会后
休闲活动
提前获悉参与活动的大致人数
对于参与休闲活动的嘉宾按原计划进行
对不参与休闲活动的嘉宾设置车辆停放于指定停车场随时接送其出行
会后事务
时间
工作项目
内容
备注
责任人
欢送嘉宾
根据此前获知的离哈的方式及时间时段用此前确定的车辆送走嘉宾
等候及途中安排饮料等细节服务
撤展
感情沟通
把嘉宾各自的照片整理给予嘉宾
对重要来宾进行感谢
会后总结
提供物料照片总结
提供媒体报道等照片及文字的总结
会后报销
执行组织划分
职务划分
职位划分
职责划分
备注
总监
会务总监
负责人员、事物的决策、执导及部分事务的执行
会务副总监
负责人员、物料的统筹、调度、协调、执导、执行，使会议事宜正常运转，媒介传播
执行管理员
物料管理员
负责会务事宜的物料、道具的筹备、执行及管理
礼仪服务管理员
负责礼仪人员的统筹、安排
卫生安全管理员
负责饮食的安排以及饮食卫生、意外防护
车辆调度员
负责接送车辆统筹安排
执行职责描述
职务
职责
物料管理员
听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序
负责监控活动中各项物料设计
负责监控活动中各项物料的制作
负责监控活动中各项物料的安装、调试
负责监控活动中各项物料的维护、管理
负责活动中所需的电力等资源的协调与管理
严格遵循会务（副）总监的工作安排
仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）
礼仪服务管理员
听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序
负责招募礼仪人员
负责讲解礼仪服务进出路线及会议流程
负责监督礼仪服务过程，保证流程顺利进行
仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）
卫生安全管理员
听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序
负责安排会议饮食事宜
负责安排活动安全保险事宜，准备常规的备用药品及急救工具（血压计，氧气瓶，担架）
及时发现潜在的威胁安全状况并向会务（副）总监反馈，并提出解决方案
阻止陌生人或以找人为借口的外来人员在会议期间控寻与会人员，另外留意有无冒充与会人员的闲杂人员混入会场
仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）
车辆调度员
听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序
安排、调度接送车辆，登记用车情况
仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）
晚宴抽奖议程
一等奖，由5位嘉宾抽取，每位抽奖嘉宾抽取1名，一共5名，每名奖金800元，合计4000元。
名单暂略
二等奖，由5位企业代表抽取，每位抽奖嘉宾抽取2名，一共10名，每名奖金600元，合计6000元。
名单暂略
三等奖，由5位企业代表抽取，每位抽奖嘉宾抽取3名，一共15名，每名奖金300元，合计4500元。
名单暂略
抽奖费用总计：
14，500元
活动物料
序号
负责人
所属区域
名称
材料
规格
数量
费用
使用要求
备注
嘉宾邀请
邀请函
联盟会
酒店外布置物料
入口活动欢迎背景板
新发会/联盟会
横幅
新发会/联盟会
停车指示牌
新发会/联盟会
会场入口指示牌
新发会/联盟会
会场外的展架（待定）
联盟会
酒店大堂
通道
布置物料
酒店水牌
联盟会
大堂活动指示牌
联盟会
活动宣传牌
联盟会
活动展位（其他企业自行准备）
新发会/联盟会
签到处物料
签到背景板
新发会/联盟会
签到台
新发会/联盟会
签到台卡
新发会/联盟会
签到本
新发会/联盟会
签到笔
新发会/联盟会
胸花
新发会/联盟会
胸卡
新发会/联盟会
签到台花
新发会/联盟会
通行卡
联盟会
笔
新发会/联盟会
水（小瓶）
新发会/联盟会
新发会会议厅
布置物料
背景板
新发会/联盟会
宣传牌
新发会/联盟会
座位分区指示牌
新发会/联盟会
嘉宾座位台卡
新发会/联盟会
场内提醒牌（关闭手机等贴牌）
新发会/联盟会
讲台台花
新发会/联盟会
讲台喷绘
根据人数确定长度
新发会/联盟会
联盟会会议厅
布置物料
背景板
新发会/联盟会
活动宣传牌
新发会/联盟会
活动分区指示牌
新发会/联盟会
重要嘉宾座位台卡
新发会/联盟会
场内提醒牌（关闭手机等贴牌）
新发会/联盟会
抽奖箱
联盟会
抽奖奖品
联盟会
讲台台花
新发会/联盟会
讲台喷绘
根据人数确定长度
新发会/联盟会
签约桌
新发会/联盟会
餐厅
布置物料
背景板
联盟会
活动宣传牌
联盟会
活动分区指示牌
联盟会
嘉宾席位太卡
联盟会
宣传片、VCD音乐
联盟会
灯光
音响
视频
设备
调音台
新发会/联盟会
低频音箱
新发会/联盟会
高频音箱
新发会/联盟会
无线麦克
新发会/联盟会
CD或DVD
联盟会
灯光
联盟会
茶点
茶点
联盟会
茶水
联盟会
桌椅
联盟会
纸巾
联盟会
会议礼品
羽绒服，
新发会/联盟会
手套
新发会/联盟会
保暖鞋
新发会/联盟会
视频及音频文件
序号
文件种类
所用环节
文件类型
Music
联盟会接待签到入场
喜庆
退场
恢弘、振奋
Video
联盟会开场前热场、线上传播
广州药业形象片
主持人开场
领导视频
Audio
线上传播——广播
Word
新闻发布会
新闻稿
平面素材
线上传播——报纸
活动预算
分类
细项
数量
单价
总价（元）
备注
物料
详见活动物料
酒店
领导住宿
其他嘉宾住宿
会场租用
餐饮
会前接待餐
会前自助餐
会议当天晚宴
会议当天酒水
交通
当地车辆租赁
返程机票
媒体
广告投放
到会媒体人员车马费
晚宴节目
演出费用
抽奖费用
广告公司
礼品
羽绒服
保暖手套
防滑保暖鞋
合计（元）：
附件：
节目单
序号
形式
内容
时长
灯光、
音响
备注
1
乐曲
奇迹（炫乐坊）
4分钟
以跳跃性的灯光为主，频闪效果
1、播放舞蹈音乐
2、主持人上场音乐准备
主持人
2
开始
男女主持人共同上场串词，揭开晚会序幕
3分钟
全场灯亮
主持人MC2只
女民歌及伴舞候场
3
乐曲
茉莉花（炫乐坊）
5分钟
4
歌舞
塞北的雪（女）
5分钟
追光追女民歌、其他灯煊染
播放伴奏
伴舞
5
串场
男主持人上场串词引出男通俗歌手
2分钟
灯光全亮
男通俗歌手候场
6
歌曲
我的家在东北（男）
5分钟
根据现场音乐自行安排
播放伴奏音乐
劲爆曲风调动台下观众气氛
7
舞蹈
俄罗斯风情舞蹈
10分钟
根据现场音乐自行安排
播放相关伴奏音乐
杂技演员候场
8
串场
女持人上场串词，引出杂技演员
2分钟
全场灯亮
播放相关伴奏音乐
伴奏音乐以喜庆风格为主调
9
杂技
蹬缸，顶枝，柔术等
5分钟
全场灯亮
播放相关伴奏音乐
配解说
10
串场
主持人上场串
2分钟
全场灯亮
11
歌舞
阿里郎
5分钟
灯光变换
播放伴奏曲目
12
歌舞
大长今
5分钟
灯光变换
播放伴奏曲目
13
串场
主持人上场串词，介绍魔术演员上场
2分钟
14
魔术
喷火，白纸变钱，大变活鱼等
10分钟
根据现场音乐自行安排
播放相关曲目
15
串场
主持人上场串词
2分钟
16
乐曲
香格里拉（炫乐坊）
5分钟
整场晚会历时90分钟左右
艺员简介
男主持人
王威：
黑龙江省广播电台102.1节目频道主持人，哈尔滨啤酒节，纯生小姐大选，CCTV模特大赛东北赛区决赛等大型歌舞晚会特约节目主持人。
女主持人
江帆：
黑龙江省广播电台97节目频道主持人，哈尔滨啤酒节，纯生小姐大选，CCTV模特大赛东北赛区决赛等大型歌舞晚会特约节目主持人。
男歌手
侃国辰：
黑龙江省歌舞剧院当家红旦，国家二级演员，黑龙江省青年歌手大奖赛一等奖。
朝鲜歌伴舞
董楠：
黑龙江省歌舞剧院当家红旦，国家二级演员。
女民族歌手
红丽：
本届黑龙江省歌手大奖赛冠军得主。
炫乐坊
五人民乐组合：
哈尔滨莫斯科大剧院驻场演员。
俄罗斯舞蹈
年轻靓丽，动感活泼，
现代舞
黑龙江省电视台签约舞蹈团队。
魔术
大雷：
曾荣获上海杂技节金奖，为黑龙江省龙塔嘉年华签约嘉宾。
杂技
来自吴桥杂技之乡，历届啤酒节驻演节目。
酒店资料
日期
地点
会议时间
酒店
与会人数
车进场停放时间
进场搭建时间
10月27日
16:
00-18:
00
香格里拉
150
可提前停放
活动场地描述
地址
联系人
联系电话
座机手机
联盟会议
晚宴/文艺表演
联盟会议
晚宴/文艺表演
会议日期/时间
16：
00－16：
25
16:
30-18:
00
会议日期/时间
16：
00－16：
25
16:
30-18:
00
与会人数
现场音响
楼层
有无固定座椅
升级会员 