SE加工资管理.docx
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SE加工资管理
第1章概述
1.1工资管理系统简介
工资管理系统适用于各个行业对工资管理的要求，可实现工资核算、工资发放、个人所得税、公积金管理和员工档案管理。
工资管理模块的基础数据大部分由用户自行设置，如定义金额类工资款项、定义款项公式、确定考勤款项、制定考勤指标及定义考勤款项公式、设置工资单和信用卡的输出格式等。
此外，每次月结之后，本系统都能根据需要自动生成转账凭证，供新公共财政管理软件的核心模块“总账处理系统”调用，增加了系统的自动化程度。
第2章操作帮助
工资管理系统使用流程如图所示：
一、在使作本系统前，要先在“初始设置”菜单中进行初始设置，如：
工资款项、款项公式、打印格式、考勤设置、启用月份等，具体设置容根据管理需求进行。
二、将本单位人员在“员工录入”录入。
三、在工资录入中录入每个员工的各款项工资数额。
四、使用“集中计算”进行公式计算工资款项数据的计算，如：
所得税、应发工资等。
五、根据需要进行工资报表的查询打印，如工资表、工资条等。
六、进行月结，进入下一月份工资管理。
第3章功能手册
3.1初始与设置
“初始与设置”部分主要是要求用户录入实行电算化管理日常工资处理业务所需的基础数据。
只有完成这些基础数据的设置，系统才允许用户开展工资处理所涉及到的各项业务。
为满足企业工资管理变动的需要，在此设置的信息除了“确定启用月份”外，在初始化完成后仍然可以修改。
下面我们按照“初始与设置”各子菜单的排列顺序，以介绍各子菜单的操作方法为主，来向大家讲述“初始与设置”部分的主要功能。
3.1.1部门类型设置
用来登记单位中各种不同功能性质的部门。
登记部门类型的目的是为了分门别类地汇总各个部门的员工工资数据以便于单位及时掌握各个部门的员工收入情况。
用户首次进入该菜单操作窗口时，可以看见系统已预设了几种部门类型供您参考。
若要增加新的部门类型，可以通过窗口中的“增加”按钮来添加；通过窗口中的“修改”按钮可以修改已有部门类型的“代码”和“部门类型”信息；对不需要的部门类型信息，系统允许用户进行“删除”操作。
注意：
已被其它模块、菜单引用的部门类型信息不许删除，如下方图3.11，则说明代码为05的部门类型已被调用，系统不允许您直接删除。
若确需删除，您得先将调用它的记录首先删除，如根据图3.11的提示信息，您则首先应到“部门设置”中将05部门类型下的部门一一删除，才可将该部门类型记录删除：
图3.11提示窗口
3.1.2部门设置
用来设置单位中各部门信息，用于以后录入工资档案信息选择部门名称、职工工资信息查询条件输入等。
部门信息包括“部门代码”、“部门名称”和所属“部门类型”三项容，其中前两项为必录项。
“部门代码”允许的最大宽度为12位，可由数字、字母、符号组合而成；“部门名称”由用户键入，允许输入的最大宽度为20位；部门所属的“部门类型”通过下拉选框选择录入，下拉选框可以显示出用户登记入本系统的所有部门类型记录。
注意：
1、同“部门类型设置”中一样，系统允许用户修改和删除不需要的部门信息。
但已被其它模块、菜单引用的部门信息系统不允许用户进行删除操作，如用户已设置了某一部门下的员工信息，则不允许直接删除该部门。
2、系统允许用户对部门进行分级设置。
建议用户在一级部门下首先设该部门的经理室，将该部门管理人员集中归属，例如：
03采购中心下设0301采购中心（行政管理部门）、0302采购一处和0303采购二处（采购部门）。
这样做的好处在于使整个大部门人员及部门性质明确，方便计提工资设置会计分录。
3.1.3员工类型设置
系统默认有“正式工”、“临时工”和“退休工”三种员工类型。
系统也允许用户按照本单位的性质添加新的员工类型。
比如按工种、岗位、职称等对员工进行分类。
无论采用何种方式进行员工分类，都需要考虑到日后工资管理的方便性。
新增员工类型可通过“员工类型设置”窗口中的“增加”按钮来完成。
新增员工类型时要求用户录入“员工代码”和“员工类型”两项信息，“员工代码”最大宽度为4位，“员工类型”最大宽度为20位，都由用户自行键入。
另外，系统允许用户修改和删除员工类型信息。
但已被其它模块、菜单引用的员工类型信息系统不允许用户进行删除操作。
3.1.4工资款项设置
工资单中的工资款项由金额类款项和非金额类款项组成。
其中金额类款项如“基本工资”、“应发工资”、“所得税”等；非金额类款项如“员工”、“员工类型”、“员工号”等。
本系统的“工资款项设置”主要是帮助用户录入工资款项中金额类款项的信息，为将来金额类工资数据的集中录入做准备。
“工资款项设置”窗口如图3.41所示：
图3.41工资款项设置窗口
在“工资款项设置”窗口中系统已预设了一些金额类工资款项供用户参考，一条工资款项的信息包括“序号”、“款项名称”、“小数位数”和“标识符”。
本系统允许用户定义最多可达80条工资款项记录。
序号：
由系统自动生成，它决定了该款项在工资列表中出现的次序；
款项名称：
可以输入数字、字母和汉字，其宽度最多为12个字节；
标识符：
和工资款项名称相对应且不能修改；
小数位数：
决定了工资款项中金额类款项数值的小数位数，系统最大支持为2位。
系统允许用户对已有的款项记录进行添加、修改和删除操作，甚至是重新设置。
例1：
添加工资款项。
基于图3.41中的数据，假设要在“扣款”和“应发工资”之间增加一款项“养老金”。
具体操作步骤为：
先将光标定位至“扣款”所在的记录行（在“扣款”的序号、款项名称、小数位数栏都可），然后单击“添加”按钮，系统会在“扣款”与“应发工资”记录行之间增加一记录行，输入相应的数据，最后按下“确认”按钮进行保存即可。
注意：
“添加”按钮与光标所在的位置密切相关。
例2：
调整某些工资款项的位置。
基于图3.41中的数据，假设要将“岗位津贴”和“粮贴”的位置互调。
具体操作步骤为：
先将两者的序号同时删除，然后将“岗位津贴”的序号置为4，将“粮贴”的序号置为8，此时您可以发现“排序”按钮被激活，按下它，系统便根据改动容对窗口中的数据进行重新排序。
用户可能会想，我可不可以通过调换“款项名称”来调整款项的位置？
这样做就破坏了工资款项与原有标识符的对应关系，会导致数据计算错误。
例3：
删除某工资款项。
如果用户对选中的款项记录进行删除，出现图3.42所示的提示窗口，则表明该款项已被调用，不可直接删除它，用户应根据系统给予的提示进行操作；如果系统弹出图3.43所示的提示窗口，则表明该款项还未被调用，此时按下“是”按钮，则删除该款项，反之，取消该次操作。
图3.42删除被调用工资款项时的提示窗口
图3.43删除未被调用工资款项时的提示窗口
另外，将光标置于工资款项记录行的“序号”、“款项名称”和“小数位数”三栏中的任何一栏，然后单击鼠标右键后，屏幕上会弹出图3.44所示的编辑菜单，它可以辅助用户快速进行工资款项的设置操作。
图3.44编辑菜单
3.1.5款项公式定义
由于工资款项由用户自行设定，并且软件本身也并不能先知道哪个应该是实发款项，哪一个对应是应发款项，所以款项间的所有计算关系也全留给用户自己来设置。
单击“款项公式定义”子菜单后，屏幕上将弹出“款项公式定义”窗口（见图3.51），窗口中“款项”栏列出了用户预先设置好的所有工资款项，而“款项间的公式关系”是需要用户自行定义的。
图3.51款项公式定义窗口
注意：
1、已被定义为“考勤款项”的款项的公式不在此设置，而是在“初始与设置\考勤设置\考勤款项公式定义”中定义，具体参见本手册2.7.3小节。
2、如果某些工资款项的“款项间的公式关系”带有“*****”，则表明该款项已定义有按人员性质和部门的公式，这在后续章节中会加以详细介绍。
定义款项间公式关系的操作步骤如下：
1、首先选中需要定义或修改款项间公式关系的某一款项记录行。
2、单击“修改”按钮或双击鼠标左键，系统将弹出图3.52所示的“工资款项计算公式”窗口：
图3.52工资款项计算公式窗口
窗口中主要包括“款项计算公式编辑栏”、“款项名称列表”和“运算符号及函数功能按钮”三部分容。
3、用鼠标点击款项名称列表中的具体款项或点击这些运算符，将会使款项名或运算符自动跳到“款项公式编辑栏”中。
下面举例说明：
举例：
假设实发工资＝应发工资－扣款－所得税，其中应发工资、扣款、所得税都已定义好。
①在窗口右边的“款项名称列表”中找到“应发工资”项，然后单击它，该项便自动跳到“款项公式显示”栏；
②再点击“－”号，该运算符出现在表达式输入栏，并排列在“应发工资”款项后面；
③用同样的方法输入“扣款”、“—”和“所得税”项即完成了该公式的设置；
④最后还得点击“确认”按钮，进行公式合法性验证和存盘。
用户也可直接在公式输入栏手工输入公式，但要注意输入的运算符号必须是英文状态下的，否则将导致存盘失败。
建议用户通过系统提供的按钮进行输入，对于一般的用户来说这样会又快又准确。
本系统提供用于设置款项间公式关系的函数有“分段函数SEG（）”、“取整函数INT（）”、“四舍五入保留小数位数函数ROUND（）”、“取大于或等于某实数的最小整数函数CEILING（）”和“依据条件返回不同结果的If（）函数”五种。
下面分别加以说明：
分段函数SEG（）用于表达款项之间的分段计算关系，其应用格式为：
SEG（款项名,数字－数字:
表达式,数字－数字:
表达式,...）
以最为典型的个人所得税为例：
所得税＝SEG（“应发工资”，0－800：
0，800.01－1300：
“应发工资”－800）×0.05,1300.01－3300：
“应发工资”－1300）×0.1-25，3300.01－8300：
（“应发工资”－3300）×0.15－125：
8300.01－-28300：
（“应发工资”－8300）×0.2－375）
上例表明应发工资在800至1300元之间，那么所得税为超出800元部分的5%；在1300至3300之间，则计为超出1300元部分乘以0.1并且减去25元；在3300至8300之间，则计为超出3300元部分乘以0.15并且减去125元；在8300至28300之间，则计为超出8300元部分乘以0.2并且减去375元。
取整函数INT（）用于取得款项的整数部分，其应用格式为：
INT（表达式）
例如：
INT（岗位工资+级别工资），若岗位工资＝210.46，级别工资＝130.36，则INT（岗位工资＋级别工资）＝340
函数ROUND（）四舍五入方式保留小数位数函数ROUND（）,其应用格式为：
ROUND（表达式,小数位数）
例如：
ROUND（岗位工资＋级别工资,1）,若岗位工资＝210.46，级别工资＝130.36，则ROUND（岗位工资＋级别工资）＝340.8
若函数ROUND（）括号缺省小数位数则表示保留到整数。
函数CEILING（）取大于或等于某实数的最小整数函数CEILING（）用于取得大于或等于某款项的最小整数,其应用格式为：
CEILING（表达式）
例如：
CEILING（岗位工资＋级别工资），若岗位工资＝210.46，级别工资＝130.36，则CEILING（岗位工资＋级别工资）＝341
函数If（）该函数用于两种情况下取数，若条件成立取前者，否则取后者。
其应用格式为：
If（条件，数据1，数据2）
例如：
If（“住房补贴”<150,“住房补贴”＋100，“住房补贴”），该例的计算结果为：
如果员工的原有住房补贴小于150元，则加上100元，否则保持不变。
单击“存盘”后，系统会对表达式进行严格的语法检查，正确无误后即可存盘。
3.1.6按人员性质和部门设置款项公式
一般情况下，在“2.5款项公式定义”子菜单中设置的款项计算公式就可以满足单位员工每个月的款项工资统计。
但对于部分特殊员工工资中需要另行设置个别款项计算公式时可通过本菜单来完成。
下面我们就向大家介绍“按人员性质和部门设置款项公式”的操作。
1、单击该子菜单后，系统先弹出同图3.51相同的公式设置窗口。
在该窗口的“款项列表”中选中需按部门和人员性质设置款项公式的款项记录行，然后单击窗口中“修改”按钮或双击鼠标，弹出图3.61所示的窗口：
图3.61按人员性质和部门定义款项窗口
2、点击图3.61中“增加”按钮，系统在增加一空白记录行的同时弹出图3.62所示的定义工资款项公式窗口：
图3.62按人员性质和部门定义款项公式窗口
该窗口同一般款项公式定义窗口（见图3.52）相比多了“款项公式设置条件”和“款项公式计算月设置”两部分容。
用户只需定义具体的“款项公式设置条件”和“款项公式计算月设置”容，然后参考一般款项公式定义窗口中定义款项公式的操作方法进行指定部门和人员性质类型员工工资中个别款项计算公式的设置操作即可。
注意：
在此设置的指定款项计算公式可按用户的需要执行款项工资“每月计算”、“指定月计算”和“跨月合并计算”。
定义指定款项计算公式时，在图3.62中“款项公式计算月设置”栏：
①若选择“每月计算”选项，则系统每月自动计算员工工资中指定款项的金额值；
②若选择“指定月计算”选项，则系统只在指定月当月计算员工工资中指定款项的金额值；
③若选择“跨月合并计算”选项，如“计算月”栏有数据“3，5，9”，则表明系统将在3月份计算1，2，3三个月份的指定款项合计金额值（假如“计算月”栏出现“3”时指定款项计算方法也如此）；在5月份的工资中计算4，5两个月的指定款项合计金额值；在9月份的工资中计算6，7，8，9四个月的指定款项合计金额值。
3、在图3.62中定义完款项计算公式，然后单击“确认”按钮进行保存后，当系统回到最初进入的公式设置窗口时,可以发现该记录行出现5个连续星号标记“*****”与其它款项加以区别。
3.1.7考勤设置
考勤是对员工出勤情况的一种记录。
它主要包括病假、事假、迟到及旷工等考勤容。
考勤和员工的工资密切相关。
由于每个单位考勤容的不同，所以各单位工资报酬表中与考勤相关的款项也就不同。
为了帮助用户灵活设置考勤款项工资，本系统特别增设了“考勤设置”这一菜单来辅助单位具体定义考勤款项，它具体包括“确定考勤款项”、“考勤指标设置”和“考勤款项公式定义”三个子菜单。
通过下面的介绍，用户将会明白“考勤设置”是如何辅助“工资款项设置”的。
3.1.7.1确定考勤款项
在确定考勤款项前，用户必须在前面讲述的“工资款项设置”中设置好与考勤容相关的工资款项（即考勤款项）。
考勤款项和非考勤款项的差别在于考勤款项的数据来自考勤指标。
以下是确定考勤款项的操作方法：
单击“确定考勤款项”子菜单，弹出图3.71所示“设置考勤款项”窗口：
图3.71确定考勤款项窗口
该窗口中列出了用户在“工资款项设置”中定义的所有工资款项。
用户只需将鼠标指针置于欲设为考勤款项的款项记录上然后双击鼠标左键，当该记录行中“是否考勤款项”数据列中出现“是”时，就表明该款项被确定为“考勤款项”了。
取消“考勤款项”的操作同确定考勤款项的操作方法相同，即用鼠标直接双击“是”考勤款项的记录行。
注意：
一旦考勤款项和考勤指标之间已有公式关系，则不能直接取消该款项为“考勤款项”的状态，得首先在“考勤款项公式定义”功能中清除公式。
3.1.7.2考勤指标设置
用来录入考勤指标，如“迟到”、“病假”、“事假”等。
系统根据考勤款项与考勤指标间建立的公式关系计算出考勤扣款值。
本系统考勤指标最多允许设置8种，对应的标识符为81～88（前80个数字用于设置工资款项）。
设置考勤指标的操作很简单，用户一试便知，这里不再赘述。
“考勤指标设置”窗口如图3.72所示：
图3.72考勤指标设置窗口
3.1.7.3考勤款项公式定义
在此定义考勤款项和考勤指标之间的公式关系。
例如公式：
考勤1＝seg（“迟到”,0-10:
10,10-20:
20,20-60:
30）
超产奖＝1.5×超产数×基本工资/100
在上面两个公式中“考勤1”和“超产奖”是考勤款项，“迟到”和“超产数”是考勤指标，考勤指标的量词可以是天数、次数或是件数由用户自行掌握。
所以考勤款项的计算方式同样适用于计件工资款项，要看用户如何灵活运用。
公式定义窗口和前面“2.5款项公式定义”相似，双击任一项考勤款项即可进入具体的设置窗口。
具体的“考勤款项计算公式”窗中的容和“款项间公式关系设置窗”很相似，只有两点不同：
1、窗口右上角有一个“扣款上限”需要设定，例如扣款上限定义为85元，那么此款项（扣款）最多不会超过85元；如果不定义，则表示没有上限。
2、“考勤项计算公式”窗中的款项不仅包括“工资款项设置”中定义的所有款项也包括“考勤指标设置”中定义的所有考勤指标，两者分别以黑色字体和蓝色体字显示，以示区别。
3.1.8等级设置
工资等级是根据劳动的复杂程度、繁重程度、责任大小等因素进行划分的。
常见的等级工资有“技术等级工资”、“岗位等级工资”、“职务等级工资”、“职能等级工资”、“岗位技能工资”等类型。
每种类型的等级工资如“技术等级工资”按照工人所达到的技术等级标准又可细分成“一级”、“二级”、……、“八级”等不同的等级。
在“等级设置”子菜单中，用户可以录入单位不同类型等级工资的明细信息、确定员工工资报酬表中等级工资款项，最后由系统根据用户录入的员工等级工资信息自动地将预先定义好的等级工资数额填入对应员工的工资款项中。
“等级设置”有“等级录入”、“等级款项设置”和“等级工资计算”三个子菜单。
3.1.8.1等级录入
“等级录入”主要是录入不同类型等级工资的具体等级及相对应的等级工资金额。
操作界面如图3.81所示：
图3.81登记录入窗口
本系统为用户预设了一些等级工资明细参数。
若用户愿意采用本系统提供的等级参数，则直接在“等级工资”列中录入对应的金额，经存盘后，系统便可调用这些数据；若用户想自行定义新的等级工资，则可先删除本系统提供的等级参数，然后录入新的等级工资明细容即可。
3.1.8.2等级款项设置
该子菜单用于将“等级录入”中设置的等级工资与工资款项中需按等级计算的款项之间建立起对应关系。
例如，将“级别工资”定义为等级工资款项，则在录入员工工资数据的时候，系统自动将该员工相对应的等级工资填入在“级别工资”这一款项中。
定义员工工资报酬表中等级工资款项的操作界面如图3.82所示：
图3.82等级工资…款项设置窗口
在定义员工工资报酬表中等级工资款项的过程中：
选择好等级工资款项名称后一定要进行存盘操作（即单击窗口中“确认”按钮），否则系统认为该定义操作无效；
定义下一个等级工资款项时，先单击窗口中“清空”按钮，将“请选择等级工资名称”栏中上一个等级工资款项名称清除，然后再选择其它的工资款项。
3.1.8.3等级工资计算
注意：
在“等级工资计算”前，用户必须先在“6.2工资档案”中完成人员基本信息的录入工作。
系统根据员工档案中确定的员工等级和“等级录入”中设定的每个等级所对应的工资数额，自动计算出每个员工等级工资款项的金额。
3.1.9格式设置
格式设置包括工资打印格式设置和工资款项输入格式设置。
这里的工资款项输入格式类似于工作表，而用户只需在表中的单元格录入相应的数据即可。
本系统的工资款项格式设置包括“按部门输入格式设置”和“按员工类型输入格式设置”两种。
3.1.9.1工资打印格式设置
在本系统中用户可以自定义两种不同用途的工资打印格式。
一种是“工资明细列表”作为单位部存档留用；另一种是“工资发放条”，连同工资一起发放给单位员工。
“工资打印格式设置”最多允许用户自定义40种工资打印格式。
注意：
两种不同用途工资打印格式的设置操作界面相同。
即它们的打印格式设置操作都是在“定义打印输出格式”窗口中进行的。
定义前用户首先要在位于“定义打印输出格式”窗口中最上部的“格式选择”栏的40种“自定义格式”中选择其中的一种作为定义对象，然后在“说明”栏简明扼要地说明该自定义格式的使用特征。
下面我们就分别介绍这两种不同用途工资单打印格式的设置操作。
“工资明细列表”打印格式设置
1、点击“定义打印输出格式”窗口中“用途”栏的下拉按钮，在弹出的下拉选择框中选择“工资列表”选项，此时窗口显示如图3.91所示：
图3.91工资列表打印输出格式定义窗口
2、在图3.91中用户需要设置的容有：
“栏目字体”、“金额字体”、金额字体的“行高”、“横向表格线”、“金额为零项”、“最后签名栏”及“表尾文字”。
说明：
“栏目字体”、“金额字体”的字体框有“Arial”、“Courier”、“System”、“TimesNewRoman”四种字体；字号可供选择的围是6-72；另外还可以“加粗”字体；“横向表格线”的打印方式可以选择“实线”、“虚线”、“不打印”三种中的任何一种；工资款项中“金额为零项”可“打印”也可“不打印”；“最后签名栏”有“打印在左边”、“打印在右边”和“不打印”；模拟显示栏中的蓝字数据行的高度随“行高”的改变而改变，具体如何设置由用户自定。
3、通过“模拟显示”栏用户可以预览自定义的“栏目字体”、“金额字体”和金额行的“行高”。
“工资发放条”打印格式设置
1、点击“定义打印输出格式”窗口中“用途”栏的下拉按钮，在弹出的下拉选择框中选择“工资发放条”选项，此时窗口显示如图3.92所示：
图3.92工资发放条打印输出格式定义窗口
2、在图3.92中用户需要设置的容有：
“栏目字体”、“金额字体”、相邻两行工资条打印间距需“增补行高”值、“横向表格线”和“金额为零项”。
3、通过“模拟显示”栏用户可以预览自定义的“栏目字体”和“金额字体”的变化情况。
在以上两种不同用途打印格式的具体设置过程中都将涉及到以下功能：
将打印格式中各金额款项单元格的宽度在原来的基础上统一加宽（或缩短）一定的单位，也可以统一置数，使各金额单元格的宽度一样。
点击该按钮后，弹出图3.93所示的窗口：
图3.93统一更改列宽窗口
窗口中“更改方式”有“统一加宽”、“统一缩短”、“统一置数”三种；“更改宽度”由用户根据需要输入。
“更改方式”和“更改宽度”录完后，点击窗口中“确认”按钮，在“模拟显示”栏系统将反映出更改变化情况。
说明：
若用户只需更改个别单元格的列宽，可用鼠标直接在模拟显示窗中的列交界处左右拖拉进行修改。
用来设置预览参数并进行打印预览。
点击该按钮后，弹出图3.94所示的“打印准备”窗口：
图3.94打印准备窗口
如图所示，在该窗口中用户可进行页面设置、纸设置、标题设置。
页面设置包括“行间距”、“文字位置”、“仅打印指定页”等容。
其中“行间距”的取值围为20-200，但当行间距≧66时，可以完全预览到行的文字；“文字位置”的取值围为1-56；“仅打印指定页”中键入的多个页码用“/”或逗号进行分隔，如要打印1、3、4、5、9页，用户可设置为“1/3-5/9”或“1,3-5,9”。
纸设置包括设置打印纸的规格、打印“左边界”、“右边界”、“上边界”和“下边界”（即确定打印围）等容。
标题设置允许用户根据需要定义“标题”、“副标题格式”和“页码格式”，系统已预设好了标准的格式，用户一般无需修改。
设置好以上3选项卡中的容后，点击“保存参数”按钮以保存设置结果。
若要进行打印预览，点击打印准备窗口中的“预览”按钮，弹出图3.95所示的预览窗口：
图3.95打印预览窗口
如图所示，在打印预览状态下，用户还可通过打印预览窗口中的“打印预览”
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