总经办职务说明书.docx
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总经办职务说明书
总经办
总经办主任职务说明书
岗位名称：
总经办主任
员工姓名：
所属部门：
总经理办公室
到任本职日期：
//
工资级别范围：
等级至等级目前工资级别：
薪酬类型：
岗位分析日期：
2004年8月
岗位编号：
岗位定员：
1
现有人数：
1
直接上级：
股份公司总经理
直接下属部门/岗位：
总经办副主任、总经办各岗位、车队班长
岗位设置目的：
统筹管理公司行政后勤事务、法律事务和股证管理事务，组织起草公司行政文字材料，安排公司接待工作及大型活动和会议，组织收集和分析有关政策和经济信息，发挥参谋和助手作用
职责与工作任务：
职责一
职责描述：
负责公司日常行政事务，协助公司领导完成管理协调工作
工作时间百分比：
5%
工作任务
1.组织拟定公司日常行政管理制度，规范公司行政行为
频次：
不定期
2.根据公司领导指示，完成公司管理协调工作
频次：
日常
3.组织检查、规范、督促公司各部门行政职能
频次：
日常
4.参与制定其他内部控制制度
频次：
不定期
职责二
职责描述：
负责总经理办公会、综合调度会和其他专业性会议会务工作
工作时间百分比：
10%
工作任务
1.组织总经理办公会、综合调度会和其他专业性会议的会务安排和通知
频次：
日常
2.组织安排各会务的场所，协调会议冲突
频次：
日常
3.完成总经理办公会会议纪要
频次：
日常
4.组织记录公司综合调度会会议内容，并及时进行宣传
频次：
每周一次
5.组织规范其他专业性会议
频次：
日常
职责三
职责描述：
组织落实总经理办公会、综合调度会等有关决议、决定
工作时间百分比：
10%
工作任务
1.组织对会议内容进行整理、分析
频次：
日常
2.根据会议决议、决定，结合公司领导指示贯彻落实相应工作
频次：
日常
3.明确并协调各职能部门在贯彻落实会议决议、决定中的工作关系
频次：
日常
4.组织对各部门贯彻落实会议决议、决定情况的检查、协调、催办和督办
频次：
日常
5.组织将会议决议、决定贯彻落实情况进行总结与分析
频次：
日常
6.及时向公司领导汇报会议决议、决定贯彻落实的进展和完成情况
频次：
日常
职责四
职责描述：
负责公司股证管理、法律事务管理等方面的组织、管理
工作时间百分比：
15%
工作任务
1.组织部门员工对相关股证、法律和合同的学习与培训
频次：
不定期
2.与中国证监会、省证管办、上海证券交易所、各中介机构之间等密切沟通与联系，组织进行股证管理
频次：
日常
3.组织收集、整理与分析上市公司信息，及时采取应对措施
频次：
日常
4.组织对国家相关法律法规实施或废除的关注与分析
频次：
不定期
5.组织开展公司法律事务，减少或避免公司法律纠纷
频次：
日常
6.组织对公司各种合同进行审查、登记
频次：
日常
7.适时与同类型企业开展工作交流
频次：
不定期
职责五
职责描述：
负责组织起草和审定公司行政工作计划及以公司名义上报、下发的文件和其他综合性材料
工作时间百分比：
20%
工作任务
1.按公司领导指示，组织起草和审定公司行政工作计划
频次：
每年一次
2.组织起草或编辑《公司工作报告》
频次：
每年一次
3.组织起草公司《汇报材料》
频次：
不定期
4.组织编辑公司《内部参阅》和《情况通报》
频次：
每月至少一次
5.组织编辑公司《年鉴》
频次：
每年一次
6.组织对公司发文进行审核、登记、编号下发
频次：
日常
7.组织审核公司行政对外材料，组织公司对外形象的宣传工作
频次：
日常
8.组织完成政策调研和调查研究，向领导提供信息和政情通报，为公司决策领导提供依据
频次：
日常
职责六
职责描述：
负责组织管理公司档案及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为公司生产、经营服务
工作时间百分比：
5%
工作任务
1.组织制定公司企业档案管理制度，并贯彻落实
频次：
不定期
2.组织收集、鉴定、及管理公司档案
频次：
不定期
3.组织档案资料的编研和档案资料信息的开发利用
频次：
不定期
4.组织对档案业务进行监督和指导
频次：
不定期
职责七
职责描述：
组织公司接待工作的管理
工作时间百分比：
5%
工作任务
1.组织拟定公司接待管理制度，并规范执行
频次：
不定期
2.组织公司日常接待工作的审核与管理
频次：
日常
3.组织公司接待物资管理，并进行有效监控
频次：
日常
4.组织公司对外形象的宣传，树立公司良好的企业形象
频次：
不定期
5.组织公司重大活动的策划与准备
频次：
不定期
职责八
职责描述：
组织完成相关行政后勤事务
工作时间百分比：
20%
工作
任务
1.对公司通讯管理制度提出完善意见并执行
频次：
不定期
2.组织开展公司各类印鉴的使用管理，办公用品的采购、管理和发放，办公楼的规范管理，办公饮用水的管理，卫生绿化管理制度的制定核检查工作
频次：
不定期
3.公司报刊、杂志、信件、包裹、汇款的收发工作
频次：
不定期
职责九
职责描述：
负责部门内部组织管理工作
工作时间百分比：
5%
工作任务
1.制定部门工作计划和经费预算，组织、协调并指导各岗位人员完成各项工作任务
频次：
日常
2.负责考核、评价下属人员的工作绩效，确保考核的科学性、合理性、公平性
频次：
日常
3.组织部门技能培训，持续提高部门员工的工作能力
频次：
日常
4.控制部门预算，降低费用成本
频次：
日常
职责十
职责描述：
完成上级交办的其他工作
工作时间百分比：
5%
相关权限：
▪对公司日常行政事务有管理权，对内部控制度有拟定权
▪在授权范围内，有协助公司领导进行各种内部管理工作的协调权
▪对公司各种会务工作有协调权
▪对公司会议做出的有关决议、决定有督办、协调、检查权
▪在权限范围内，有权代表公司进行对外联络
▪对公司股证管理、法律事务和合同管理有组织、管理权
▪对公司的接待管理工作有管理权
▪对机关事务、档案管理的管理制度有拟定权、管理权
▪对公司计划范围内的部门经费有支配权
▪在权限范围内，有代表企业对外联络的权力
▪对直接下级的工作分配权、指挥权、考核权、奖惩建议权、任免提名权及淘汰建议权
▪对直接下级的工作争议有裁决权
▪本领域（专业）获取信息、知识的工具的使用权
▪学习和接受再教育的权利
▪办公工具和劳动工具的使用权
▪相关事情的知情权
汇报关系：
▪以上职责，向股份公司总经理汇报
工作协作关系：
▪公司内部各部门
▪公司外部政府有关部门、中国证监会、省证管办、上海证券交易所、火车站、供应商、广告商、客户等相关部门与单位
工作环境：
▪独立办公室
使用工具设备：
▪一般办公自动化设备
工作时间特征：
▪正常工作时间，经常出差
任职资格：
最低学历要求：
▪大学本科或本科以上
所需学校专业背景：
▪行政管理、工商管理、法律管理、化工相关专业
所需工作经验：
▪5年以上相关工作经验，3年以上管理经验
所需培训的科目：
▪行政管理、公共关系、证券、法律、信息管理
所需熟悉的知识面：
▪行政管理、法律、证券、企业管理、档案管理、秘书学、会计知识
所需工作技能：
▪领导能力
▪判断与决策能力
▪组织能力
▪计划与执行能力
▪目标设置能力
▪流程管理能力
▪预算管理能力
▪解决问题能力
▪化解冲突能力
▪人际沟通技巧
▪书面/口头表达能力
▪时间管理能力
个人素质要求：
▪诚实敬业
▪人际敏感性
▪团队合作
▪适应能力
▪充满自信
▪创新精神
▪知识分享
副主任职务说明书
岗位名称：
副主任
员工姓名：
所属部门：
总经理办公室
到任本职日期：
//
工资级别范围：
等级至等级目前工资级别：
薪酬类型：
岗位分析日期：
2004年8月
岗位编号：
岗位定员：
现有人数：
直接上级：
总经办主任
直接下属部门/岗位：
岗位设置目的：
在总经办主任的领导下，协助总经办主任负责公司日常行政事务，协助总经办主任做好管理协调工作，并协助组织搞好政策调研和调查研究，向领导提供信息和政情通报，为公司领导决策提供依据，起好参谋和助手作用
职责与工作任务：
职责一
职责描述：
在总经办主任的领导下，协助总经办主任负责公司日常行政事务，协助公司领导做好管理协调工作
工作时间百分比：
10%
工作任务
1.协助总经办主任组织拟定公司日常行政管理制度，规范公司行政行为
频次：
不定期
2.协助总经办主任组织拟定部门工作计划，并组织实施
频次：
每年一次
3.根据公司领导指示，做好公司管理协调工作
频次：
日常
4.协助总经办主任组织检查、规范、督促公司各部门行政职能
频次：
日常
5.参与制定其他内部控制制度
频次：
不定期
职责二
职责描述：
协助总经办主任负责总经理办公会、综合调度会和其他专业性会议的会务工作
工作时间百分比：
5%
工作任务
6.协助总经办主任组织总经理办公会、综合调度会和其他专业性会议的会务的安排和通知
频次：
日常
7.协助总经办主任组织安排各会务的场所，协调会议冲突
频次：
日常
8.协助总经办主任做好总经理办公会会议纪要
频次：
日常
9.协助总经办主任组织记录和归档公司综合调度会会议内容，并及时进行宣传
频次：
每周一次
10.协助总经办主任组织规范其他专业性会议
频次：
日常
职责三
职责描述：
协助总经办主任负责组织落实总经理办公会、综合调度会等会议做出的有关决议、决定，协调各职能部门的工作关系，做好检查、协调、催办、督办工作
工作时间百分比：
5%
工作任务
1.协助总经办主任组织对会议内容进行整理、分析
11.频次：
日常
2.协助总经办主任根据会议决议、决定，结合公司领导指示贯彻落实相应工作
12.频次：
日常
3.协助总经办主任明确并协调各职能部门的工作关系
13.频次：
日常
4.协助总经办主任组织对各部门贯彻落实情况的检查、协调、催办和督办
14.频次：
日常
5.协助总经办主任组织将贯彻落实情况进行总结与分析
15.频次：
日常
6.及时向总经办主任及公司领导汇报工作进展和完成情况
频次：
日常
职责四
职责描述：
协助总经办主任负责组织起草和审定公司行政工作计划及以公司名义上报、下发的文件和其他综合性材料
工作时间百分比：
10%
工作任务
9.协助总经办主任按公司领导指示，组织起草和审定公司行政工作计划
频次：
每年一次
10.协助总经办主任组织起草《公司工作报告》
频次：
每年一次
11.协助总经办主任组织起草公司《汇报材料》
频次：
不定期
12.协助总经办主任组织编辑公司《内部参阅》和《情况通报》
频次：
每月一次
13.协助总经办主任组织编辑公司《年鉴》
频次：
每年一次
14.协助总经办主任组织对公司发文进行审核、登记、编号下发
频次：
日常
15.协助总经办主任组织审核公司行政对外材料
频次：
日常
16.协助总经办主任组织搞好政策调研和调查研究，向领导提供信息和政情通报，为公司决策领导提供依据，起好参谋和助手作用
频次：
日常
职责五
职责描述：
在总经办主任的直接领导下，负责组织管理公司档案及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为公司生产、经营服务
工作时间百分比：
15%
工作任务
5.协助总经办主任组织制定公司企业档案管理制度，并贯彻落实
频次：
不定期
6.协助总经办主任组织对公司档案的接收与征集
频次：
不定期
7.协助总经办主任组织对公司档案进行鉴定、系统整理
频次：
不定期
8.协助总经办主任组织对公司档案进行管理、提供利用和统计工作
频次：
不定期
9.协助总经办主任组织档案资料的编研和档案资料信息的开发利用
频次：
不定期
10.协助总经办主任组织对档案业务进行监督和指导
频次：
不定期
职责六
职责描述：
在总经办主任的直接领导下，负责制定和完善机关事务工作管理，完成机关事务工作
工作时间百分比：
15%
工作
任务
1.协助总经办主任组织制定公司通讯管理制度
频次：
不定期
2.协助总经办主任组织公司办公用品的采购和管理
频次：
不定期
3.协助总经办主任组织对公司办公楼进行规范管理
频次：
日常
4.协助总经办主任组织制定和完善公司卫生绿化管理制度，并实施检查、督促
频次：
不定期
5.协助总经办主任组织对公司办公引用水的管理
频次：
每年一次
6.协助总经办主任组织公司机关事务的服务协调和配合工作
频次：
日常
职责七
职责描述：
在总经办主任的直接领导下，负责组织公司领导文件的传阅及报刊、传真、信件的管理以及公司文件的收发及管理，作好公司机要文书以及收发工作
工作时间百分比：
5%
工作
任务
1.协助总经办主任组织公司文件的收发
频次：
日常
2.协助总经办主任组织公司领导文件的传阅
频次：
日常
3.协助总经办主任组织制定和完善公司传真、机要管理制度
频次：
不定期
4.协助总经办主任组织公司各单位和个人报刊信件、杂志、包裹、汇款的收发工作
频次：
日常
职责八
职责描述：
在总经办主任的直接领导下，负责组织制定部门责任费用，制定和完善公司各类印鉴使用规定，制定和完善公司复印、打印制度和办法，保证部门责任费用的控制和公司印鉴使用安全，以及复印、打印正常进行
工作时间百分比：
5%
工作任务
1.协助总经办主任组织本部门各项责任费用的计划、控制、统计和核算
频次：
每年一次
2.协助总经办主任组织公司及领导印鉴、介绍信、证明等的管理和使用
频次：
不定期
3.协助总经办主任组织公司复印机、油印机、打印机的保养和维护
频次：
不定期
4.协助总经办主任组织对公司公文材料的打印、排版和复印
频次：
日常
5.协助总经办主任组织对打印材料的登记、统计，建立健全相关台帐，对机密文件，组织进行保密
频次：
日常
职责九
职责描述：
在总经办主任的直接领导下，负责公司公务用车的管理、客运运输以及车辆的维修、保养、技术鉴定与日常管理
工作时间百分比：
15%
工作任务
1、协助总经办主任组织制定公司小车班车辆的管理与维护制度
频次：
每年一次
2、协助总经办主任组织对驾驶员、车辆管理员、维修人员定期进行交通规则、安全行车、文明检修等方面的职业教育
频次：
日常
3、协助总经办主任组织对公司小车班车辆维修、保养、技术鉴定与日常管理
频次：
日常
4、协助总经办主任组织建立健全各类车辆设备技术、维修保养档案
频次：
日常
5、协助总经办主任组织公司小车班车辆所需配件的购置、验收、保管等管理工作
频次：
日常
6、协助总经办主任组织公司小车班车辆行使证年检、二级维护证、道路运输证等的办理工作
频次：
不定期
职责十
职责描述：
在总经办主任的直接领导下，组织公司办公用品的采购、管理和发放
工作时间百分比：
5%
工作
任务
1.协助总经办主任组织公司办公用品的采购、管理和分发
频次：
不定期
2.协助总经办主任组织公司接待物资和周转金的管理
频次：
不定期
职责十一
职责描述：
协助总经办主任负责组织部门绩效工资、劳动纪律管理，激发部门员工的工作热情
工作时间百分比：
5%
工作任务
1.协助总经办主任组织制定和完善部门绩效工资、劳动纪律管理制度
频次：
每年一次
2.协助总经办主任组织考核部门员工工作，并根据考核，进行绩效工资分配
频次：
每月一次
职责十二
职责描述：
完成上级交办的其他工作
工作时间百分比：
5%
相关权限：
▪配合总经办主任，有参与公司日常行政事务管理权，内部控制制度拟定权
▪在授权范围内，有协助公司领导做好管理协调权
▪总经办组织机构设置的建议权
▪对公司各种会务工作有安排协调权
▪在总经办主任的直接领导下，对公司会议做出的有关决议、决定有检查、协调、催办、督办权
▪在权限范围内，有代表公司对外联络权
▪有对下级员工岗位调配的建议权、任命的提名权和考核建议权
▪有机关事务、档案馆、小车班的管理制度拟定权、管理权
▪权限内资金的审批权
▪本领域（专业）获取信息、知识的工具的使用权
▪学习和接受再教育的权利
▪办公工具和劳动工具的使用权
▪相关事情的知情权
汇报关系：
▪以上职责，向总经办主任汇报
工作协作关系：
▪公司内部：
各车间和部门
▪公司外部政府有关部门、中国证监会、省证管办、上海证券交易所、火车站、供应商、广告商、客户等相关部门与单位
工作环境：
▪独立办公室
使用工具设备：
▪一般办公自动化设备
工作时间特征：
▪正常工作时间，经常出差
任职资格：
最低学历要求：
▪大学专科
所需学校专业背景：
▪行政、法律管理相关知识
所需资格证书：
▪
所需工作经验：
▪4年以上相关工作经验，2年以上管理经验
所需培训的科目：
▪企业管理、证券、法律、行政管理
所需熟悉的知识面：
▪企业管理、行政管理、法律、证券、档案管理、秘书学
所需工作技能：
▪领导能力
▪判断与决策能力
▪组织能力
▪计划与执行能力
▪目标设置能力
▪流程管理能力
▪预算管理能力
▪解决问题能力
▪化解冲突能力
▪人际沟通技巧
▪书面/口头表达能力
▪时间管理能力
▪计算机网络应用能力
▪熟练使用计算机办公软件
个人素质要求：
▪人际敏感性
▪适应能力
▪充满自信
▪创新精神
▪正直诚实
▪知识分享
▪创业精神
机要秘书职务说明书
岗位名称：
机要秘书
员工姓名：
所属部门：
总经理办公室
到任本职日期：
//
工资级别范围：
等级至等级目前工资级别：
薪酬类型：
岗位分析日期：
2004年8月
岗位编号：
岗位定员：
现有人数：
直接上级：
总经办主任
直接下属部门/岗位：
岗位设置目的：
负责起草公司行政文字材料，统筹安排公司接待管理相关事宜，参与对外宣传公司形象工作，收集和分析有关政策和经济信息
职责与工作任务：
职责一
职责描述：
负责起草公司相关行政文字材料
工作时间百分比：
25%
工作任务
1.起草《公司工作报告》、《半年生产经营及改革发展情况》等相关材料
频次：
2.收集相关素材并编写公司《年鉴》，撰写相关评论文章
频次：
不定期
3.负责记录公司每周综合调度会议并上传公司信息网络
频次：
每周一次
职责二
职责描述：
负责公司发文的审核、登记、编号下发、上报及存档
工作时间百分比：
5%
工作任务
1.公司各单位发文内容和手续的审核、登记与编号与存档
频次：
不定期
2.公司对外稿件的审核与起草、修订、登记
频次：
不定期
3.集团公司或其他上级管理部门所需公司资料的上报
频次：
不定期
职责三
职责描述：
负责传达、落实、检查公司相关决定和决议的贯彻执行情况
工作时间百分比：
5%
工作任务
1.在授权范围内传达公司指示、指令、决定、决议
频次：
不定期
2.监督、检查各部门完成公司领导要求工作的情况
频次：
不定期
3.督办未按时完成工作的单位
频次：
不定期
4.向上级领导汇报相关工作进展情况
频次：
不定期
职责四
职责描述：
负责收集、整理、分析相关政策和经济等信息，形成书面汇报材料，并汇总到信息中心
工作时间百分比：
15%
工作任务
1.根据公司生产经营需要和信息中心制订的信息收集方案和规则，多种渠道收集相关政策、经济等信息
频次：
每天
2.对收集到的各种信息进行分类和整理
频次：
不定期
3.将整理后的信息形成书面汇报材料，如《情况通报》、《内参》等，提交相关领导参考，同时将所有原始信息和汇报材料传递给信息中心
频次：
每月一次以上
职责五
职责描述：
负责行政会议的会务工作和有关行政事务
工作时间百分比：
10%
工作任务
1.起草公司一周会议安排、公司总经理办公会通知
频次：
每周一次
2.起草公司年度工作会议的通知和资料储备与收集
频次：
每年一次
3.起草公司厂情发布会安排与资料收集
频次：
半年
4.负责其他会议资料的准备
频次：
日常
5.安排宾馆和园中园、行政楼的会议室用途
频次：
每天
职责六
职责描述：
组织拟定并实施公司接待管理制度，负责接待物资的管理
工作时间百分比：
10%
工作任务
1.拟订公司接待工作管理制度
频次：
不定期
2.安排公司日常接待工作
频次：
日常
3.对接待管理制度的实施情况进行考核
频次：
不定期
4.监督公司接待物资的采购工作，并进行接待物资的管理
频次：
不定期
职责七
职责描述：
负责统计、汇总并报告公司接待费使用情况
工作时间百分比：
5%
工作任务
1.统计公司各部门接待费使用情况
频次：
不定期
2.统计、汇总并报告公司全年接待费使用情况
频次：
半年
职责八
职责描述：
协助总经办主任筹备、安排公司的重大活动和会议
工作时间百分比：
10%
工作任务
1.公司重大活动的筹备安排
频次：
不定期
2.公司重大活动、会议的会务及接待工作
频次：
不定期
3.公司重大活动、会议的图片拍摄及收集管理工作
频次：
不定期
职责九
职责描述：
协助总经办主任进行公司形象的宣传工作
工作时间百分比：
5%
工作任务
1.对公司广告宣传业务进行管理
频次：
日常
2.参与公司广告宣传工作的计划
频次：
不定期
3.对公司企业形象视觉识别系统的管理
频次：
日常
职责十
职责描述：
负责公司其他相关接待工作
工作时间百分比：
5%
工作任务
1.负责公司领导、员工、来宾机票、火车票的办理
频次：
日常
2.协助完成公司行政会议的会务工作和处理有关行政事务
频次：
日常
3.办理公司领导名片印制、安排管理公司铅印工作
频次：
日常
职责十一
职责描述：
完成上级交办的其他工作
工作时间百分比：
5%
相关权限：
▪对公司的接待管理制度有拟订权和实施监督权
▪对公司接待物资的使用有管理权
▪对公司重大活动和会议的组织有建议权
▪在权限范围内，有权代表企业进行对外联络
▪对公司的指示、指令、决定、决议的贯彻执行情况有检查和督办权
▪对公司领导授权的行政文字材料有起草权
▪对公司发文的审核、登记、编号下发、上报权
▪对行政会议会务工作和有关行政事务有安排权
▪对公司各种对外行政材料的归口审核权
▪对公司各部门一周会议安排有协调权
▪对相关稿费的发放有建议权
▪对部门内部相关工作有建议权
▪本领域（专业）获取信息、知识的工具使用权
▪学习和接受再教育的权利
▪办公工具和劳动工具的使用权
▪相关事情的知情权
汇报关系：
▪以上职责，向总经办主任汇报
工作协作关系：
▪公司内部各部门
▪公司外部各子公司、集团公司、咨询公司、相关行业主管部门等相关部门与单位
工作环境：
▪一般工作环境
使用工具设备：
▪一般办公自动化设备
工作时间特征：
▪正常工作时间，偶尔加班
任职资格：
最低学历要求
升级会员 