企业采购部组织架构和岗位职责资料.docx
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企业采购部组织架构和岗位职责资料
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采购部组织架构
岗位人员说明：
1、铁/铝管及金工辅料采购员：
姚伟
2、塑粉及塑胶件采购员：
张盼
3、藤条及小五金件采购员：
李丹
4、布/棉及缝纫辅料采购员：
都基明
5、纸箱及包装辅料采购员：
董世微
6、文员：
张盼（兼任）
采购部的主要工作职责
1、组织建立和完善公司采购管理体系，包含采购制度和相关采购流程等；
2、制定原材料采购计划并实施执行；
3、负责材料订购合同的编制、传发、执行；
4、负责材料质量问题的处理及退货管理；
5、采购成本的预算与控制，对采购价格实施管控；
6、采购周期的分析与预测；
7、负责收集材料信息为重大供应决策提供建议和信息支持；
8、收集供应商信息，开发、建立和管理供应商；
9、每月采购相关数据的统计分析与整理；
部门年度目标
序号
考核指标
考核计算方式
目标标准
考核权重
资料来源
备注
1
交期达成率
及时采购批次÷当期总采购批次
98%
25%
物料回厂追踪记录表
特殊性订单如超计划或临时订单除外
2
批次合格率
当期合格批次÷当期总采购批次
95%
20%
进料检验记录
3
采购准确度
无超额、无少量采购及漏采
100%
20%
收货记录/物料请购单
因起订量及运输问题等需多采购经总经理批准除外
4
降价率
（当期采购均价-前期采购均价）/前期采购均价
-5%
20%
原材料价格月更新表
已经采购过的以去年的均价对比
5
交货准确率
准确数量批次÷当期总采购批次
98%
5%
收货记录
以实收数量同送货数量做比对
6
付款周期延长
同前年度相对比
1周以上
5%
付款记录
至少30%以上的供应商需达到
7
采购周期评估准确度
准确评审次数÷总评审次数
98%
5%
合同评审单/物料回厂追踪记录表
周期评估时间同实际回厂周期相对比
采购部岗位职责说明书
岗位名称
采购部经理
制作日期
2012-03-15
所属部门
采购部
直接上级
总经理
直接下级
采购部副经理、主管、文员
间接下级
采购员
工作职责及内容
1.协助总经理建立和维护采购管理体系，负责组织制定和完善采购管理制度及流程
2.负责组织拟订材料采购计划并执行，确保各项采购任务完成
3.随时掌握生产过程中各类物料的到位状况，积极与公司各职能部门沟通和协调，及时解决生产中出现的物料问题
4.负责组织对材料不良的及时处理
5.负责组织对市场行情信息的收集、分析与预测
6.负责组织与供应商进行比价、议价谈判工作，对采购价格进行监督
7.负责组织编制材料付款计划
8.负责组织对供应商的信息收集、开发、建立及管理
9.负责检查考核本部门各项工作
10.负责组织并参与职工培训工作
11.完成领导安排的其他工作
工作权限
1.公司年度采购计划的建议权
2.公司采购管理体系标准制定的建议权
3.产品材料选用及供应商选用的建议权
4.对直接下级人员调配、奖惩的建议权和任免的提名权，考核评价权
5.对所属下级的工作监督检查权
6.对所属下级的工作争议有裁决权
岗位工作关系
内部工作关系
生控、生产部、品管部、财务部、技术部、储运部、人事行政
外部工作关系
各供应商
岗位基本要求
资历与经验
5年以上工作经验，3年以上采购管理工作经验，从事本行业2年采购管理工作优先，熟悉采购管理控制流程、原材料知识及供应渠道，具备企业管理相关知识
学历与专业
具有高中以上或同等学历
技能技巧
熟练掌握WORD/EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识
个人素质
具有较强的领导能力、计划与执行能力、判断与决策能力，与人有良好的沟通、协调能力，头脑清晰，并能具备一定的应变能力与组织能力及管理能力。
性格特征
有良好的职业操守，原则性强、责任心强、做事细心、踏实。
岗位目标（详细）
岗位名称：
采购部经理被考核人姓名：
考核日期：
内容
绩效指标
指标定义
资料来源
岗位目标
关键绩效考核
公司采购管理标准文件完整度
采购各项标准文件的完整度
公司二级文件
100%
数据完整度及准确度
供应商考核及原材料价格月更新、原材料采购年度计划/月计划、原材料采购计划达成率、原材料供应及时率要求数据完整、准确
相对应记录表单
100%
采购交期达成率
及时采购批次/当期采购总批次
物料回厂追踪记录
98%
批次合格率
当期合格批次÷当期总采购批次
进料检验记录
95%
采购准确度
无超额采购、无少量采购
收货记录/物料请购单
100%
降价率
（当期采购均价-前期采购均价）/前期采购均价
原材料价格月更新表
-5%
交货准确率
准确数量批次÷当期总采购批次
收货记录
98%
新供应商开发
从各种渠道收集供应商信息并有初步报价记录及工厂基本情况记录
新供应商信息记录表
5家
审核：
核准：
填写人：
采购部岗位职责说明书
岗位名称
采购部副经理
制作日期
2012-03-15
所属部门
采购部
直接上级
经理
直接下级
采购员
间接下级
无
工作职责与内容
1、协助采购经理制定采购计划并督导实施
2、协助经理制定和完善采购管理制度及流程
3、辅导采购员的业务操作，负责对采购员的采购过程（合同发放、物料进度、数据输入等）进行检查，以确保交期的顺利达成
4、负责对未到位物料的跟催落实，分析原因并制定预防措施
5、负责组织供应商信息库的建立及评估考核
6、按照公司合同及文档管理的有关规定，及时督促采购员做好合同及各类数据、资料的整理汇总并归档
7、负责并组织采购员的培训工作，提出对下属人员调配、培训、考核意见
8、完成领导交办的其他任务
工作权限
1.公司年度采购计划的建议权
2.公司采购管理制度及流程制定的建议权
3.对供应商选用的建议权
4.对直接下级人员的调配、奖惩的建议权和任免的提名权，考核评价权
5.对所属下级的工作的监督权、检查权
6.对所属下级的工作争议有裁决权
岗位基本要求
资历与经验
5年以上工作经验，2年以上采购管理工作经验，从事本行业1年采购管理工作优先，熟悉采购管理控制流程、原材料知识及供应渠道，具备企业管理相关知识
学历与专业
具有高中以上或同等学历
岗位技能技巧
熟练掌握WORD/EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识
个人素质
与人有良好的沟通、协调能力，头脑清晰，并能具备一定的应变能力与组织能力及管理能力。
性格特征
具有良好的职业操守，责任心强、做事细心、踏实。
沟通方式
直接上级汇报及直接下级监督
岗位目标（详细）
岗位名称：
采购部副经理被考核人姓名：
考核日期：
内容
绩效指标
指标定义
资料来源
岗位目标
关键绩效考核
数据完整度及准确度
供应商考核及原材料价格月更新、原材料采购年度计划/月计划、原材料采购计划达成率、原材料供应及时率要求数据完整、准确
相对应记录表单
100%
合同下发准确率
合同下发准确次数/当期合同下发总数
物料回厂追踪记录
100%
采购交期达成率
及时采购批次/当期采购总批次
物料回厂追踪记录
98%
批次合格率
当期合格批次÷当期总采购批次
进料检验记录
95%
采购准确度
无超额采购、无少量采购
收货记录/物料请购单
100%
交货准确率
准确数量批次÷当期总采购批次
收货记录
98%
供应商信息完整度
供应商基本信息及评估资料完整、真实
供应商调查表/评估表
100%
审核：
核准：
填写人：
采购部岗位职责说明书
岗位名称
易耗品采购主管
制作日期
2012-03-15
所属部门
采购部
直接上级
经理
直接下级
采购员
间接下级
无
工作职责与内容
1、协助经理制定和完善采购管理制度及流程
2、根据各部门请购要求控制物料到货时间
3、调查所采购物料的市场行情
4、对到厂物料质量和数量进行跟踪、核实、处理、更换
5、同各供货单位进行帐目核对、开发票事宜，做好相关资料的统计及归档工作
6、完成领导交办的其他任务
工作权限
1．公司采购管理制度及流程制定的建议权
2．对供应商选用的建议权
3．对直接下级人员的调配、奖惩的建议权和任免的提名权，考核评价权
4．对所属下级的工作的监督权、检查权
5．对所属下级的工作争议有裁决权
岗位基本要求
资历与经验
5年以上工作经验，2年以上采购管理工作经验，从事本行业1年采购管理工作优先，熟悉采购管理控制流程、原材料知识及供应渠道，具备企业管理相关知识
学历与专业
具有高中以上或同等学历
岗位技能技巧
熟练掌握WORD/EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识
个人素质
与人有良好的沟通、协调能力，头脑清晰，并能具备一定的应变能力与组织能力及管理能力。
性格特征
具有良好的职业操守，责任心强、做事细心、踏实。
沟通方式
直接上级汇报及直接下级监督
岗位目标（详细）
岗位名称：
易耗品采购主管被考核人姓名：
考核日期：
内容
绩效指标
指标定义
资料来源
岗位目标
关键绩效考核
按请购要求时间到货
已确认的发生次数来统计
各部门投诉
≤1次/月
采购回物料数量正确
采购数量与请购数量相符
入库记录
100%
回厂物料是否合格
以退换货物次数来统计
退货记录
≤3次/月
采购价格
采购价格与市场同期价格比较
同期市场平均价格
不高出
审核：
核准：
填写人：
采购部岗位职责说明书
岗位名称
采购员
制作日期
2012-03-15
所属部门
采购部
直接上级
采购部副经理
直接下级
无
间接下级
无
工作职责与内容
1、负责拟订采购合同并对物料进度进行跟催以确保采购任务顺利完成
2、负责对到厂材料的入库情况进行跟踪确认
3、负责对物料异常情况进行处理
4、对所采购的材料执行询价、比价、议价制度，努力降低采购成本
5、负责收集市场最新价格信息、替代品资料、最新产品信息及供应商信息
6、负责办理报帐和采购货款的结算手续以及需要现金采购物资的个人借款手续
7、负责供应商管理，与供应商沟通协调质量、交期、价格、售后服务等相关事宜
8、参与合同评审，配合有关部门做好采购成本、交货期方面的方案
9、做好采购数据的输入及汇总，需要时向部门主管提供采购报告
10、完成领导交办的其他任务
工作权限
1．部门内部管理制度及流程制定的建议权
2．对供应商选用的建议权
岗位基本要求
资历与经验
2年以上采购工作经验，从事本行业1年采购工作者优先，熟悉采购作业流程、原材料基本知识
学历与专业
具有高中以上或同等学历
岗位技能技巧
熟练掌握WORD/EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识
个人素质
与人有良好的沟通、协调能力，头脑清晰，并能具备一定的应变能力与组织能力
性格特征
具有良好的职业操守，责任心强、做事细心、踏实。
沟通方式
直接上级汇报及直接下级监督
岗位目标（详细）
岗位名称：
采购员被考核人姓名：
考核日期：
内容
绩效指标
指标定义
资料来源
岗位目标
关键绩效考核
合同下发及时性
接到请购单后在规定时间内完成采购合同下发
物料回厂追踪记录表
100%
采购交期达成率
及时采购批次÷当期采购总批次
物料回厂追踪记录表
98%
批次合格率
当期合格批次÷当期总采购批次
进料检验记录
95%
合同下发准确率
合同下发准确次数/当期合同下发总数
物料回厂追踪记录
100%
降价率
（当期采购均价-前期采购均价）÷前期采购均价
原材料价格月更新表
-5%
交货准确率
准确数量批次÷当期总采购批次
收货记录
98%
新供应商开发
从各种渠道收集供应商信息并有初步报价记录及工厂基本情况记录
新供应商信息记录表
1家
帐款结算准确度
要求发票、入库单、采购合同相对应
部门主管及财务审核
100%
数据提报准确度
供应商考核及原材料价格月更新、原材料采购计划达成率、原材料供应及时率要求数据完整、准确
相对应记录表单
100%
审核：
核准：
填写人：
采购部岗位职责说明书
岗位名称
采购文员
制作日期
2012-03-15
所属部门
采购部
直接上级
采购部经理
直接下级
无
间接下级
无
工作职责与内容
1、汇总整理各采购员每天的合同订购、到货等各种信息，对部门及公司共享文件夹的数据适时更新及维护
2、以月为单位对本部门各类数据进行统计并做出简易分析
3、负责采购部对外文件及数据的输入/输出工作并进行整理归档
4、负责本部门劳保、易耗、办公用品的申报领用登记管理，负责本部门所有人员同行政、人事部门的相关连接工作
5、完成领导交办的其他任务
工作权限
1、部门内部管理制度及流程制定的建议权
2、对部门内部人员考勤管理的建议权
岗位基本要求
资历与经验
具有涉及统计分析工作1年以上经验，熟悉采购作业流程、原材料基本知识者优先
学历与专业
具有高中以上或同等学历
岗位技能技巧
熟练掌握WORD/EXCEL等办公软件，能操作运用各类统计工具，具备基本的网络知识
个人素质
与人有良好的沟通、协调能力，头脑清晰，并能具备一定的应变能力
性格特征
具有良好的职业操守，责任心强、做事细心、踏实。
沟通方式
直接上级汇报及直接下级监督
岗位目标（详细）
岗位名称：
采购文员被考核人姓名：
考核日期：
内容
绩效指标
指标定义
资料来源
岗位目标
关键绩效考核
月汇总完成率
按照统计结果时间统计
给上级汇报时间
100%
资料统计准确率
按照抽查结果统计
上级查核结果
100%
资料统计及时率
每周三完成上周统计/每月7号完成上月统计
汇报时间
100%
上级交办事项
按要求时间完成
按照单据或者口头交办
按时完成
横向单位联络事项
按要求时间完成
联络单
按时完成
审核：
核准：
填写人：
采购人员应注意事项
1.了解要买的物品（不要被骗）
2.多利用网络或参观展览
3.下采购单时要仔细检查内容（产品规格/数量/单价/交期）
4.避免口头的承诺下单，更改都要用书面的
5.采购的大部份工作是在主动跟催
6.各项单据要及时准确的记录输入
7.所有供货商文件数据要妥善保存（如图档\报价等）
8.新的或不是很了解的供货商不要一次下大量订单给它
（小量?
大量）
采购人格特质
1．操守廉洁
正直高尚的个人品质；
良好的职业道德；
不利用工作之便谋取私利，拒绝接受供应商的任何个人馈赠。
2．市场知识
对行业有深入的了解；
对市场有深入的了解；
掌握对所负责材料的专业知识；
对供应商的熟悉。
3．精打细算
把企业采购看成是自己的生意；
良好的成本控制意识；
尽最大努力创造最高的利润；
时时处处维护公司的整体利益。
4．积极认真
敬业、爱业；
良好的心态，工作认真扎实；
上进心强。
5.创新求进
不断寻求突破，提升业绩；
善于学习，提高自我；
不躺在原来的成就上沾沾自喜。
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