会展信息系统管理实践总结报告.docx

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会展信息系统管理实践总结报告

会展信息系统管理实践总结报告

摘要

随着社会的不断发展，会展行业也不断的实现阶段性的突破。

会展行业的发展逐渐的呈现出庞大化，一次相对简单的会展也会聚集成千上百的专业人士。

因此，能否调节好各方的关系成为会展能否取得最后成功的关键所在。

要想实现这一目标就离不开信息的相互交流，所以整个会展项目的重心就是构建一套完整的会展信息系统，用于接收、处理和反馈信息。

使得各方能够获得各方所想取得的信息，使得整个会展项目做到信息透明。

本文就是基于此种目的，对于会展信息系统进行简单的介绍，并对于目前阶段的信息系统现状进行剖析，提出了一些具有针对性的建议。

关键词：

会展，信息系统，实践报告

会展信息系统（实践）总结报告

1、绪论

（一）研究背景

世界经济的繁荣，促进了各国工商业的跨步发展，创造性的设计出各种新颖、科技感十足、技术领先的产品。

然而，产品的的量产化销售的前提就是让消费者以及专业人士认识到它。

基于此，会展行业在近20年呈现出井喷式的发展。

不仅是大型的工业产品，例如汽车、机器臂等，需要通过展销会推到大众的视野。

与人们生活息息相关的普通的必需品也需要展销会得展销模式让世人所接受。

大大小小的会展极大的促进行业的发展，并且举办的也逐渐呈现出一定的规模化、专业化以及人性化，不再是又个别商家自身的举办，而是专业的会展企业在策划。

会展的渐渐的有简单的几家企业共同举办的形式发展成为千百家企业在会展主办方的牵头下进行展销。

这样就极大的增加了会展举办成功的难度，这是一个相对比较庞大的项目，而且人员的复杂化更是加大了难度。

因此，这就需要整个项目按照一定的流程逐步的开展各项工作，有条不紊的实现各阶段的目标，最终成功的完成整个项目。

而这个流程构建就是我们所说的构建的系统中的重要内容。

由此可见，会展幕后工作的重心就是构建一套完整的、高效的处理系统。

本文就是在此种情节下一气呵成，对于现阶段的发展现状进行分析以及提出了一些建议，或许其中的见解存在不足之处，但是确系经过本次实践研究所得。

（二）研究意义

通过深入的了解会展信息系统，我们能够更加深入的了解运营中的系统状况，有一个更加直观的形象，而不是仅仅的局限在理论方面。

通过本次的实践研究，对于会展的发展历程有了更加深入的理解，对于会展的各个环节也有了更加明确的界定，最重要的就是通过本次的实践研究对于会展系统的内部构建方式、系统的重要性等专业性方面有了更深层次的学习，促进了下一阶段对于会展相关事宜的学习。

2、我国会展信息系统

（一）我国会展信息系统发展现状

我国目前会展信息系统依然沿用这ERP和CRM信息管理系统，并没有出现一定的创新。

由于受到历史原因的影响，我国本身的信息化程度不及西方大发达国家，所以会展行业的信息化程度低。

根据相关的市场调查发现在国内进行的2000多个会展项目中仅有15%的项目能够提供相关主题网站基本业务和服务，且提供的服务并不能够满足会展各方的应用，剩余的大部门会展项目信息系统构建的不够完善、技术性差、应用复杂等，甚至提供的只是静态的图画。

虽然，我国的会展行业已经历多年的发展，但是我国会展行业的的信息管理系统的基本架构都是来源于同一模式（如图1）。

展统领导信息查询系统

览场馆经营信息管理系统

管展馆运营信息管理系统

理展馆服务信息管理系统

信职能部门信息管理系统

息客户关系信息管理系统

系财务管理信息系统功网

会能上

展主息客户关系管理系统接会

管办系联络信息管理系统口展

理商统展位信息管理系统系系

信管招展代理信息管理系统统统

息理财务信息管理系统

系信观众信息管理系统

统

展场理观众信息采集中心系统

览信系门禁信息管理系统

会息统参展商信息查询系统

现管服务终端管理系统

图1会展信息管理系统功能结构示意图

（二）我国会展信息管理系统基本内容

1.客户数据的采集与分析

　　对组展商来说，客户管理的基础工作是搜集和整理参展商、赞助商以及接受组展商邀请的专业观众的现实数据，以及纳入组展商市场开拓目标范围内的其他客户，其中参展商数据是重中之重。

参展商的数据主要包括参展商的企业性质、规模、历届展会参加情况以及与组展商的交易额等。

　　组展商可以根据自己的需要，将这些数据划分为三个层面。

　　A.客户原始记录

　　客户原始记录是关于客户的基础性资料。

它通常是组展商获得的第一手资料，具体包括以下内容：

客户代码、名称、所在国家和地区、具体地址、邮政编码、联系人、电话号码、银行账号等。

一般来说，这些信息组展商可以从专业的企业名录提供商处购买，也可以从相关的行业协会获取。

　　B．统计分析资料

　　统计分析资料主要是组展商通过客户调查分析或向相关信息咨询企业购买的第二手资料。

包括客户对展览会的态度和评价、客户的合同履行情况与存在的问题、客户与其他竞争者的交易情况、客户的需求特征和发展潜力等。

　　C．企业投入记录

　　企业投入记录是指组展商与客户进行联系的时间、地点、方式（如访问、打电话）和费用开支，给予哪些优惠（价格、购物券等），提供产品和服务，合作与支持行为，为争取和保持每个客户所做的其他努力和费用等记录。

　　以上所列三个方面是组展商客户档案的一般性内容。

同时应注意到，无论是组展商自己收集资料，还是向信息咨询企业购买资料都需要一定的费用。

所以，组展商的客户档案应设置哪些内容，不仅取决于客户管理的对象和目的，而且也受到企业费用开支和收集信息能力的限制。

不同企业应根据自身管理决策的需要、资金和客户的需求特点等，选择不同的客户档案内容，以保证档案的经济性和实用性。

2.客户关系的建立与维护

　　制定具体的管理策略来推进客户关系的发展并与有潜力的客户建立相互信任的合作关系是组展商进行客户关系管理的根本出发点和最终目标，而客户信息的收集与整理只是这一过程中的基础工作。

所以，组展商进行客户关系管理的重要内容是根据客户信息，区分客户类别，针对不同的客户类别，投人不同数量的资源并采取不同的管理措施。

关于具体的客户关系管理方法和策略，本节还将在下面专门阐述，在此不再赘述。

3.与客户交流信息

　　从实质上说，组展商客户关系管理过程就是组展商与客户交流信息的过程。

实现有效的信息交流是组展商建立和保持企业与客户良好关系的途径。

组展商与客户信息沟通的内容主要包含两个方面：

一方面，组展商充分利用现代信息技术手段及时将展览会产品与服务信息提供给参展商以及观众，并给予这些客户以技术支持与良好的售后服务。

另一方面，组展商还需要从展览会参加者那里收集到关于客户对展览会评价与建议的重要信息。

展览会客户反馈的信息，既是衡量组展企业承诺目标实现程度的重要指标，又是组展商及时发现展览会举办过程中出现的相关问题的重要途径。

一般情况下，投诉是客户反馈信息的重要途径，如何正确处理客户的意见和投诉，对于消除客户不满，维护客户利益，赢得客户的信任十分重要。

3、我国会展存在的问题及建议

（一）信息化程度低

由于受到我国软硬件设施的限制以及对于会展行业的传统性认识导致我国的会展行业信息化程度偏低。

解决此类问题可以从这两个方面着手：

首先，投入大量的资金进行对于行业中必须的软硬件进行相应的升级，培养我国自身所需的会展技术性人才，逐渐的改善我国会展行业信息管理系统依赖于国外引进；其次，改变会展只是简单地展示商品的传统性认识，认识到会展幕后的复杂性，需要采用现代的技术进项相对合理性、科学性、系统性的安排，获得会展的成功。

（二）数据分析不到位

目前我国的会展信息管理系统数据统计分析只能做到简单的数据收集，并简单的应用于人员的分类，对于深层次的信息分析不到位。

尤其是在21世纪的大数据信息时代这是严重的不足。

因此，会展行业的发展依靠于对于会展数据的深层次分析开发，需要把大数据分析嵌入信息管理系统，在满足会展当时活动性需要的同时，对于后期的会展发展将起到基础性作用。

（三）会展信息系统的范围小

会展信息系统的发展只是针对于个别项目开展，并能形成系统性的应用，使得会展信息系统范围小。

针对于这个问题的最好解决办法就是在充分理解“互联网

+”的基础上，引入它。

基于网络化构建现代信息管理系统，使整个应用实现大范围化。

4、总结

在现代的信息化、数据化时代，实现会展行业的大发展需要重视信息和数据的开发利用，尤其对信息管理系统的开发尤为重要。

在本文简单的分析基础上，进一步的研究总结，对于信息系统的发展做一套完整的发展规划。

同时，通过本次的实践研究，对于现代信息技术对于会展行业的影响作用有了更加深入的理解，更认识到实践研究的重要性。

5、参考文献

[1]《面向会展行业信息管理系统的设计与实施》方犀超上海交通大学2015年9月

[2]《会展管理信息系统研究》戴聚岭商场现代化2007年3月

[3]《我国会展行业发展现状及对策研究》魏景飞东岳丛书2010年4月

[4]《浅析我国会展产业的发展现状与趋势》徐维东现在经济信息2011年5月