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1229伟诚采购管理制度最终版精品文档
伟诚实业（深圳）有限公司
采购管理制度
（最终版）
北大纵横管理咨询公司
二零零三年十二月
目录
第一章 总则1
第二章 采购组织2
第三章 采购计划3
第四章 供应商选定和评估5
第一节供应商的选定5
第二节供应商评价7
第五章 采购实施9
第五章 采购监控13
第六章 采购招标管理14
第七章 采购平台19
第八章 附则20
附件1：
供应商询价方法21
附件2：
供应商自评报告24
附件3新型材料试验报告（样版）27
第一章 总则
第一条目的
为了加强伟诚实业（深圳）有限公司（以下称公司）采购计划管理，规范采购工作,保障生产经营活动的正常持续供应，加速资金周转，降低采购成本，特制订本规定。
第二条原则
（一）根据生产、经营需要作好物资采购工作，保障原材料和各项物资连续供应。
（二）在保障供应的前提下，选择优质物资，确保采购物资的质量合格。
（三）开拓货源基地，优化供应渠道，降低采购成本。
（四）实行公开招标、议价、比价采购，杜绝采购活动的违规、违法及暗箱操作。
第三条适用范围
本制度适用于公司产品、研发所需材料、设备、备品备件及公司办公用品、劳保用品的采购（以下除非特别说明，以上所列物资统称为采购物品），以及需通过协作厂商完成的各种成品、半成品、材料、零配件（统称为外协产品）的加工、制造。
除非特别说明，采购物品与外协产品统称为采购。
第二章 采购组织
第四条物控部负责编制采购计划、组织采购的招标、采购物品及外协产品的询价及采购执行；制造中心负责对采购物品及外协产品的质量检测和验收入库；计划财务部负责对采购预算的审核和控制，以及采购款项的支付。
第五条各部门职责：
（一）技术中心：
负责根据物料消耗定额编制物料清单，作为采购的直接依据；提出相应的价格建议；参与供应商的甄选。
（二）物控部：
负责根据物料清单、生产需求、库存情况等编制和下达采购计划；负责对符合招标条件的采购物品及外协产品的招标组织；负责对采购价格的审核；负责组织对供应商的资格确认和管理；负责采购活动的具体实施；对所采购物品及外协产品的市场行情、供应商的情况进行跟踪收集；建立采购物品及外协产品价格信息库；负责采购物品及外协产品的交货与协调；负责采购物品及外协产品质量问题的解决、退货与索赔。
（三）制造中心品质部：
负责对采购物品及外协产品的质量检测，建立采购物品及外协产品的质量记录；参与对供应商的甄选；参与采购物品及外协产品使用过程的质量监督和质量问题的处理。
（四）计划财务部：
采购计划及采购预算的审核；采购物品及外协产品付款凭证的审核及采购款项的支付。
（五）仓库：
负责采购物品及外协产品的验收、存储与发放。
（六）制造中心：
负责将采购物品及外协产品在使用过程中发生的其它问题及有关信息及时反馈给物控部。
第三章 采购计划
第六条物控部负责采购计划的编制和下达。
第七条采购计划制订的依据
制订采购计划时应根据生产计划、物料清单、预算、库存情况、公司资金供应情况等确定采购的先后时间表，对生产急需物品，应优先考虑。
只有出现下列情况时，才能将成品、半成品或材料外协制造。
（一）公司人员、设备不足或生产能力负荷已达饱和时。
（二）协作厂商有专门性的技术或特殊工艺，利用外协加工质量较佳且价格较低。
（三）客户指定专门厂商生产加工的物品。
第八条采购申请的提出
（一）为生产所需的备品备件、劳保用品、量检具、测量器具、低值易耗品等，由制造中心提出采购申请。
（二）为生产、研究开发、打样所需要的原材料、辅助材料、包装材料等直接进入产品成本的物资，由技术中心提出采购申请；
（三）生产、基建项目（含设备改造和设备维修）、办公等需要的设备和工具，由使用部门按照年度预算，每月编制设备采购申请。
（四）普通办公用品、劳保用品、办公家具由行政办公室根据使用部门需求统一编制采购申请。
（五）制造中心因本部门的生产工艺、技术条件、生产饱和等因素不能对某些产品、半成品或材料进行生产而需进行外协加工由制造部提出外协申请。
（六）采购申请应注明材料的名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途、技术要求、安装尺寸、生产厂家（参考）、交货期。
第九条采购申请审批
请购人填完采购申请单后交所在部门经理审核。
采购申请在预算范围内的，由中心总监批准；在预算范围外的，按超预算的审批程序确定。
部门经理的姓名和签名样本应在物控部及计划财务部备案以待核实。
负责审批的中心总监在签字批准之前应检查请购单的内容是否准确、完整，若不完整或有错误则应予以纠正。
第一十条经审批后的采购申请表由物控部审核汇总。
审核内容包括采购申请各栏填写是否清楚，是否符合项目合同内容、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围内等。
第一十一条采购计划的制订
（一）月度常备用料的采购计划：
由物控部物料计划员根据营销中心的销售预测、对应的物料清单（BOM）并根据实际库存情况及当月生产任务制定，经物控部经理审核后报请公司总经理（常务副总经理）批准。
（二）订单用料的采购计划：
对于营销中心的销售预测以外的订单（没有进入销售预测，事前没有预测到的订单），由物料计划员根据订单中的产品数量、对应的产品物料清单（BOM）产生采购申请，经物控部经理审核后，报请公司总经理（常务副总经理）批准。
（三）其它用料的采购计划：
由物控部物料计划员根据各部门的采购申请制定。
经物控部经理审核后报请公司总经理（常务副总经理）批准。
（四）采购计划应同时报送计划财务部门审核，以利于公司资金的安排。
（五）物料计划员应审查各部门的申请采购物品是否能由现有库存满足或有无可替代的物品。
只有现有库存不能满足的申请采购物品才能列入采购计划中。
（六）对于无法于需用日期办妥的采购申请单，必须及时通知请购部门。
（七）物品需求单位对于申请采购物品若需要变更规格或数量时，必须立即通知物控部或采购单位，及时根据实际情况更改采购计划。
（八）未列入采购计划内的物品不能进行采购。
如确属急需物品，应填写紧急采购申请表，由部门经理审核后，由公司总经理（常务副总经理）批准后才能列入采购范围。
第四章 供应商选定和评估
第一十二条目的
对于供应厂家，原则上都从经过公司选定和评估的既定合格供应商范围中选取，因此物控部在制定采购计划的同时还必须确定合格的供应商并对其进行定期评估、监控，以提高物料供应的质量和及时性。
第一节供应商的选定
供应商选定原则
选择合格供应商，公司必须从供应商提供产品的质量、及时性、价格以及供应商的运输、包装、安全等多个方面满足规定要求。
为了加强对重点物料供应商的管理，在重点物料的供应商选择过程中要求供应商填写《供应商自评报告》（见附件2），如果供应商的生产经营条件发生变化，要求供应商及时对该报告进行补充和修改。
供应商选择工作中，相关各部门的职责
1、物控部职责：
负责选择和评价重点采购物料相关的候选供应商，组织选择供应商，拟定合格供应商名录并实施采购；建立合格供应商的档案和供应商业绩台帐记录维护工作。
2、技术中心职责：
负责制定采购物料的质量标准；负责对物料质量争议的最终裁决；推荐相关的候选供应商。
3、生产中心品质部职责：
负责对供应商的产品质量进行评估以及对供应商质量保证体系的进行考核；推荐相关的候选供应商；建立合格供应商所供产品的质量记录（包括供应商质量认证证明，相关原料检测记录以及定期的数据统计分析）。
4、生产中心制造部职责：
负责制定本单位生产计划，并提出本单位物料需求计划；负责从物料的生产加工方面评价物料是否满足要求；推荐相关的候选供应商。
5、计划财务部：
对供应商的资信情况进行调研、考核，并负责打分；
6、营销中心职责：
负责客户特殊需求的传达。
供应商初选为合格必须具备以下条件：
1、具有合法的法人资格；
2、符合本公司安全、健康等相关方面的规定；
3、具有产品交付能力；
4、价格满足本公司要求；
5、质量满足本公司要求；
必要时，物控部、生产中心、计划财务部对供应商实地调查，就工艺技术，质量控制，供货能力等写出调查报告。
供应商选择过程中各部门的职责按照下表分工：
项目
生产中心
品质部
生产中心制造部
物控部
计划财务部
技术
中心
营销
中心
供应商自评报告
C
C
R
I
C
I
新材料试验报告
C
I
C
I
R
I
新材料质量评估
C
I
C
I
R
I
新材料生产评估
I
R
C
I
I
I
供应商资信评估
I
I
C
R
I
I
供应商档案资料建立
I
I
R
I
I
I
（其中：
新材料试验报告、新材料质量评估、新材料生产评估模版见附件3）
R：
工作的具体负责人，拥有最终的异议裁决权，负责对政策或过程执行的监督和修正；
C：
在采取行动之前的咨询人；
I：
行动信息的分享人。
第一十三条供应商选择过程
1、物控部、技术中心共同寻找新材料（新供应商），提起新材料（新供应商）试验；
2、技术中心对新材料进行技术性能方面的测试，起草新材料（新供应商）试验报告，经技术总监确认；
3、新材料（新供应商物料）使用报告通过技术总监的评审后，物控部提起对该材料的小批试生产；
4、在材料的小批试生产过程中，生产中心品质部起草新材料（新供应商物料）质量评估，制造部起草新材料（新供应商物料）生产评估报告，都提交给中心总监进行确认；
5、生产中心总监对新材料（新供应商物料）的生产性能确认后，物控部开始对供应商进行正式全面考察；
6、物控部对供应商的全面考察包括供应商的供货能力、劳动安全、价格（物控部对供应商价格的考察过程遵照附件1：
供应商询价方法）、交通环境等各方面，计划财务部对供应商的资信评估进行考察，营销中心提供客户方面的反馈信息，明确客户对新材料（新供应商物料）的认可程度；
7、新材料（新供应商物料）的各个方面全部经过认可后，物控部向公司总经理（常务副总经理）提起对新供应商的评审认可；
8、公司总经理（常务副总经理）对新供应商的评审可以采用多种的方式进行，但必须将相关部门的信息、意见收集完全，评审应从新材料的价格、质量、性能、客户意见、供应商资信等多个方面开展；
9、当新材料（新供应商物料）经过评审后，公司应与供应商签订合作合同。
物控部建立供应商的档案资料，列合格供应商的名录。
第二节供应商评价
第一十四条供应行评价原则
考核和评估供应商，确保所采购产品质量、运输服务、包装等满足规定要求。
对供应商的评价包括即时考核和季度／年度评估。
即时考核是指对发生的每一笔采购交易的状况进行考核；季度／年度评估是指以季度／年度为周期对供应商进行综合评估。
第一十五条供应商评价工作中各部门职责
1、公司物控部职责：
负责组织供应商目录的制定和评审；建立供应商业绩记录（包括准时交货率、违反采购规定的记录等）；负责采购物料相关的市场调查和信息收集。
2、技术中心职责:
负责对供应商质量技术异议的最终裁决。
3、生产中心品质部职责：
建立采购物料质量记录并将质量情况作为供应商评价输入；对不合格品提出处理方案。
4、生产中心制造部职责：
负责观察监测原材料在使用中的情况，及时将问题反馈到采购中心。
第一十六条供应商评价过程中各部门的职责按照下表分工：
项目
物控部
生产中心品质部
生产中心制造部
技术中心
计划财务部
供货数量情况
R
I
I
I
I
供货质量情况
C
R
C
C
I
到货及时百分比
R
I
C
I
I
供货安全性
R
I
I
I
I
纠正措施执行情况
R
I
I
I
I
R：
工作的具体负责人，拥有最终的异议裁决权，负责对政策或过程执行的监督和修正；
C：
在采取行动之前的咨询人；
I：
行动信息的分享人。
第一十七条供应商评价过程中，各部门以实际数据作为供应商考评的依据。
第一十八条供应商评价完毕，物控部负责形成《供应商评价表》，经过公司总经理（常务副总经理）审批后，及时反馈到供应商处。
对于供应商考核保露出的问题，要求供应商给予解决，并检查供应商对问题改进的效果。
第五章 采购实施
第一十九条采购作业的执行
采购作业由物控部根据采购计划组织实施。
采购应严格按照采购计划按质、按量、按时进行采购。
第二十条采购实施
（一）采购计划确定后，由物控部统一向供应商订购，发出订购单或签订采购合同；
（二）特殊材料与物品，物控部无法进行采购或无法及时采购时，经公司总经理（常务副总经理）审批后，可委托相关部门进行采购，但应严格执行本办法的相关规定；
（三）采购金额（）元以上或有附带条件的采购活动应签订合同；
（四）采购合同必须经过公司总经理（常务副总经理）审批后方可盖章生效。
经招标确定的采购合同可直接盖章生效；
（五）审批权限：
请参照《伟诚实业（深圳）有限公司资金管理办法》；
（六）采购合同应该经过双方签字盖章，正本各执一份，副本应送计划财务部存档备查。
第二十一条供应商目录之外的采购
当现有合格供应商目录中不能提供采购计划中确定的物料时，物控部需要专门针对特定物料确定采购方案，说明备选厂商、各厂家优劣对比、市场价格、倾向供应商等，提交公司总经理（常务副总经理）审核，提出决策意见。
公司总经理（常务副总经理）决策后，物控部执行决策，实施采购。
当采购完成，物料验证合格后物控部门将选定的供应商添加入合格供应商名录。
第二十二条交货及验收
订购后采购人员应按采购合同及公司的采购计划对供应商的交货进行稽催与协调，确保能如期交货。
交货前，物控部向仓库下达接收指令，要求仓库做好物料接受的准备。
接货时，由仓库管理员负责验收外观品质、规格与数量。
由使用单位、制造中心品质部负责具体的品质验收。
如发现物料存在问题，应及时通知物控部，由物控做出处理。
当仓库管理员和制造中心品质部检验后，方可办理入库手续。
第二十三条付款及报销
采购款项须按采购合同规定由计划财务部统一支付，支付方式分为月结支付、零散支付和其他支付方式三种。
第二十四条月结过程：
（一）月末物控部门提出付款申请，整理支付款项的资料（包括合同、发票、月结单、入库单、入库检验单、供应商货物的质量标准、订购单等）；
（二）申请付款应严格按照采购合同要求进行，分清轻重缓急；
（三）支付款项的资料依次经过物控部经理、计划财务部经理、财务总监的审核，由公司总经理（常务副总经理）进行审批，当超出一定权限时，由公司董事长作出审批；（参见计划财务部相关管理制度）
（四）经过相关人员全部签字后，方可办理付款手续；
（五）当款项超过（）万元时，建议采用银行承兑的付款形式；当供应商要求采用其他付款方式，或因付款方式更改价格时，由物控部特别提出相关要求，交财务总监、公司总经理（常务副总经理）进行审批。
第二十五条零散支付：
（一）付款申请由采购人员提出，并准备相关资料（包括合同、订单等），付款后将发票补交给财务部；
（二）物控部经理、计划财务部经理、财务总监、公司总经理（常务副总经理）按照如下的权限进行审批：
1、对于价值（）以下并在部门预算内的支付款项由财务总监进行审批；
2、对于价值（）以上不管是否在部门预算内的支付款项都必须经过总经理（常务副总经理）的审批；
3、对于预算之外和超出预算的所用支付款项必须必须说明原因并经过总经理（常务副总经理）的审批。
第二十六条其他支付方式
（一）只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付：
1、紧急采购且不能及时办理财务支付手续。
2、在外埠采购且供应商要求立即付款时；
3、在现场调试期间急需材料的采购；
4、（）元以下的零星采购。
（二）报销
由于以上采购发生的采购费用由采购人员办理，报销凭证由物控部、资金管理办法规定的负责人签字，到计划财务部报销。
报销单据应附上采购计划单和其他计划财务部要求提交的相关单据。
第二十七条采购进度控制与事务联系
（一）采购实施过程中，物控部应分阶段、定期对采购作业制定进度进行回顾河控制。
（二）如实际采购活动未能按进度完成时，采购人员应迅速撰写异常原因分析及确定采购完成的变动日期，报物控部经理。
物控部经理审核后，由物料计划员修改相关台账和报表并通知相关部门（包括两个制造中心、营销中心），提请相关部门根据物控部的物料供应变动情况做出相对应的调整。
（三）当物控部采购计划在执行过程中的变动影响到最终订单交货的时间，而最终订单交货时间不能变更时，由物控部提出使用代用材料的方案，经技术中心总监确认后，提交公司总经理（常务副总经理）审核、批准。
（四）使用代用材料的方案通过审批后，物控部通知相关部门代用材料的使用通知，同时对物料仓储台账和相关报表做出处理。
（五）在采购实施过程中，采购人员发现所采购的物料存在缺货、少货、残次等问题时，采购员应负责联系供货商，对缺货、少货和质量等问题进行解决、退换货、索赔等事宜。
（六）外协产品生产加工过程中，相关部门应负责对加工单位的技术支持与质量监督。
第五章 采购监控
第二十八条采购活动实行全过程、全方位的监督制度。
在制订计划、采购运输、交货验收和结帐付款等采购过程的每一环节都要有监督。
监督方式由行政监察、财务审计、制度考核三管齐下，确保没有遗漏，形成严密的监督网。
第二十九条统一采购。
公司所有材料、设备、其它物品的采购，由物控部统一执行，任何其它部门均无采购权。
第三十条不相容职权分离。
采购权、价格控制权、质量验收权三权分离，各自负责，互不越位。
物料管理人员、检验人员和财务人员实行严格的封闭管理，不能与供应客户单独见面。
第三十一条采购款项由计划财务部统一审核支付。
第三十二条确定最佳库存量。
物控部物料计划员应与仓库管理员根据生产计划、物料收发存情况共同制定最佳库存量，达到既能满足生产需要，又能减少资金占用。
第六章 采购招标管理
第三十三条凡符合第十三条所规定物品的采购，均需实行招投标采购。
第三十四条招标工作由物控部负责组织，物控部、物品请购或使用部门、相关中心品质部、计划财务部等部门参与。
第三十五条招标采购的物品范畴：
1.一次采购金额超过以下金额的大宗材料与设备
▪进口材料和设备≥（）万元
▪国产检测仪表≥（）万元
▪计算机、显示器以及附件≥（）万元
▪生产制造用原材料（包括纸张、电化铝、油墨等）≥（）万元
▪常用工具、办公用品、劳保用品、耗材等≥（）万元
2.重点产品中的一些关键材料与设备。
3.一年内可在同一供应商处累计采购金额超过（）万元的某类物品。
第三十六条招标程序
（一）招标前，按招标项目管理权限向公司总经理（常务副总经理）提交招标报告。
报告具体内容应当包括：
招标内容、招标方式、分标方案、招标计划安排、投标人资质（资格）条件、评标方法、评标小组组建方案以及开标、评标的工作具体安排等；
（二）编制招标文件；
（三）发布招标信息（招标公告或投标邀请书）；发售资格预审文件；
（四）按规定日期接受潜在投标人编制的资格预审文件；
（五）组织对潜在投标人资格预审文件进行审核；
（六）向资格预审合格的潜在投标人发售招标文件；
（七）接受投标人对招标文件有关问题要求澄清的函件，对问题进行澄清，并书面通知所有潜在投标人；
（八）组织成立评标小组，小组成员在中标结果确定前保密；
（九）在规定时间和地点，接受符合招标文件要求的投标文件；
（一十）组织开标评标会；
（一十一）在评标小组推荐的中标候选人中，确定中标人；
（一十二）发中标通知书，并将中标结果通知所有投标人；
（一十三）进行合同谈判，并与中标人订立书面合同。
以上工作在计划财务部监督下，由物控部具体承办。
第三十七条招标采购分为公开招标采购、邀请招标采购。
一般情况下应采用公开招标方式，采用邀请招标方式的应在采购报告中予以注明。
第三十八条采用公开招标方式的项目，应当在相关媒介上发布招标公告，公告应载明公司的名称、地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间及获取招标文件的办法等事宜。
发布招标公告至发售资格预审文件或招标文件的时间间隔一般不少于10日。
招标公告不得限制潜在投标人的数量。
采用邀请招标方式的，应向3个以上有投标资格的法人或其他组织发出投标邀请书。
第三十九条物控部应当组织相关部门对投标人进行资格审查并提出资格审查报告，经参审人员签字后存档备查。
资格审查不合格者不得参加投标。
第四十条招标文件的制作与发出
（一）招标文件主要内容包括：
1．招标公告或投标邀请书；
2．投标人须知，主要包括如下内容：
招标项目概况；招标项目名称、规格、型号、数量和批次、运输方式、交货地点、交货时间、验收方式；有关招标文件的澄清、修改的规定；投标人须提供的有关资格和资信证明文件的格式、内容要求；投标报价的要求、报价编制方式及须随报价单同时提供的资料；标底的确定方法；评标的标准、方法和中标原则；投标文件的编制要求、密封方式及报送份数；递交投标文件的方式、地点和截止时间，与投标人进行联系的人员姓名、地址、电话号码、电子邮件；投标保证金的金额及交付方式；开标的时间安排和地点；投标有效期限。
3．合同条件（通用条款和专用条款）；
4．技术规定及规范（标准）；
5．货物量、采购及报价清单；
6．安装调试和人员培训内容；
7．其他需要说明的事项。
（二）按本制度规定必须进行招标的项目，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不应当少于１0日。
（三）招标文件应当按其制作成本确定售价。
第四十一条投标人应当按照招标文件的要求编写投标文件，并在招标文件规定的投标截止时间之前密封送达招标人。
在投标截止时间之前，投标人可以撤回已递交的投标文件或进行更正和补充，但应当符合招标文件的要求。
第四十二条投标人在递交投标文件的同时，应当递交投标保证金（视情况而定）。
公司与中标人签订合同后5个工作日内，应当退还投标保证金。
第四十三条开标
（一）开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。
（二）开标应当按招标文件中确定的时间和地点进行。
开标人员至少由主持人、监标人、开标人、唱标人、记录人组成，上述人员对开标负责。
（三）有下列情况之一的投标文件，可以拒绝或按无效标处理：
1．标文件密封不符合招标文件要求的；
2．逾期送达的；
3．投标人法定代表人或授权代表人未参加开标会议的；
4．未按招标文件规定加盖单位公章和法定代表人（或其授权人）的签字（或印鉴）的；
5．招标文件规定不得标明投标人名称，但投标文件上标明投标人名称或有任何可能透露投标人名称的标记的；
6．未按招标文件要求编写或字迹模糊导致无法确认关键技术方案、关键工期、关键质量保证措施、投标价格的；
7．未按规定交纳投标保证金的；
8．超出招标文件规定，违反国家有关规定的；
9．投标人提供虚假资料的。
第四十四条评标
（一）评标工作由评标小组负责。
成员人数为五人以上单数，技术性很强的招标应邀请有关专家参加。
（二）评标小组成员不得与投标人有利害关系。
（三）评标小
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