深圳某中学最新财务管理制度.docx
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深圳某中学最新财务管理制度
一.财务人员岗位职责
1.财务主任岗位职责:
①宣传贯彻国家财经政策和纪律,负责制订学校各项财务制度。
支持会计人员依法履行财务审核,如发现有违反财务制度和纪律的行为,应积极采取措施予以制止。
②协助校领导会同会计、报帐员编制年度预算和各处室的经费预算按预算处的指标拟定计划,确保各项经费合理使用。
③参与拟定经济合同、协议及其他经济文件。
用好校长授权的审批权限,为学校把好财务关。
④负责组织财务人员的政治和业务学习。
⑤组织学生应收费和代收费的收费工作,认真执行深圳市教育收费“收支两条线”管理规定和实施细则。
⑥检查指导学校财产管理工作,做好财产的计划购建、验收、保管、维护、分配使用、清查、报废等工作的组织和协调。
⑦按照财政局等有关部门规定,严格掌握各项开支范围。
(包括专项经费)
⑧每月十日前向各处室通报各处室使用经费的情况。
2.报帐员A岗位职责:
①对全校所有报销单据的合法性、真实性、正确性进行审核、粘贴,并按金额的审批权限进行分类编号,登记。
待领导审批后,通知报销人取回单据。
②制作全校教职工、退休人员的工资表、奖金表、工作量表及其他补贴表。
正确计算工资变动额,及时补发各类晋升工资。
③每学期开学前做好各项收费工作。
负责初中部及本部初中超常班学生的一费制收费,并进行核对,认真做好学生交费记录,及时清出欠费名单,进行清查、催收、造册。
④负责初中部租金等零星项目的收费。
⑤认真审查各种经费报销或支出的原始票证。
对违反规定的应拒绝办理;对内容不完全、手续不完备、数字有差错、书写不规范或票证与报销金额不符的票证,应退回报销人补填,更正或重写。
遇有伪造单据、凃改凭证、虚报冒领款项的行为,应及时报请领导处理。
⑥做好个人外出借款工作,逾期不来办理报销手续者,向借款人发出书面通知,通知发出后一周仍未办理者,应从借款人工资中扣除及有关款项。
⑦严守各项数字机密,未经校长批准,有关经费数字不得外传。
3.报帐员B岗位职责:
①对全校所有报销单据的合法性、真实性、正确性进行复审,送领导审批。
②接收已审批过的单据负责报销,到教育局财务核算中心报帐。
③复核全校教职工、退休人员的工资表、奖金表、工作量表及其他补贴表,发放工资完毕后,负责交税工作。
④负责高中部学生的一费制收费,并进行核对、清查、催收。
⑤高中部租金等零星项目收费。
⑥协助财务主任办理财政局、税务局、工商局等单位的事项。
⑦协助学校预算工作(对外部分)。
4.采购员岗位职责:
①严格执行购物制度和财务制度。
购回物品,应先交保管员验收签字和入册,再由保管员交付使用人,然后凭发票与验收单到财务室向出纳人员办理结帐手续。
②采购物品要勤跑多问,注意节约,力求选购价廉物美的物品,不采购残次、过期、假冒或不适用的物品。
如保管员或使用人发现购回的物品规格型号不符或质量低劣,采购员要负责退换。
③要按照经主管领导批准的使用人提出的购物要求,分清缓急,按时按质按量完成采购任务,还要尽力做好临时性突击性的采购工作,保证教学及其他工作的须利进行。
④严格遵守国家政策法规和学校有关规章制度,不做违法违章之事,不采购黑市物品,原则上不采购无正式发票的物品。
5.校产室管理员岗位职责:
①认真执行学校财产(物)总保管和分发物品的各项制度、规定,坚持原则,保证供应,努力做好本职工作。
②全面负责保管校产。
凡购入、调入或赠送的物品均需验收,登入分类帐,然后按规定分发。
对分发到各部门、科组、级组等使用的物品要建立分户帐,每年核查一次,做到总帐与分户帐、帐与物相符合,发现问题要及时报告并予以追查。
③文具、纸张等办公与教学用品及清洁卫生、劳动工具,要及时做好供应和发放工作,并每月统计一次各类用品的消耗情况。
④经常主动与采购员取得联系,对各种易耗品的正常损坏情况每月进行一次报损报费工作,并督促采购员及时做好此类物品的补充添置。
应经常主动与各部门各级组、科组取得联系,及时提出各类设施设备和有关用品的添置或更新意见。
⑤每学期初,做好各班级各级组各部门的桌椅等设施的清点移交工作,由使用单位负责人验收签字,学期末或学年终,凭此签单逐项核对点收。
⑥对各类校产要勤检查、勤整理,防止压坏、霉烂、虫蛀,并做好防火、防潮和防盗工作。
定期清点仓库物产,经常掌握各类校产的数量与完好情况,并于期末向校领导提出详细报告。
与此同时,提出新学期校产维修与添置意见,供学校领导参考。
⑦外借物品器材等,要查明用途,办好借用手续,并注意及时催还。
如属不当可拒借。
外借物品一律要有该物品所属部门负责人批条。
如有损坏必须由借用单位(或个人)照价赔偿。
⑧做好联系和指导各级(科)组、各部门、各处室分保管员的工作,督促他们管好学校设备和财产(物)。
⑨注意不定期巡检,回收散置物品,物资器材等。
对于人为损坏丢失者,要及时追赔。
6.稽核会计岗位职责:
①协助校领导编制预算项目和各处室拟定经费计划的。
②分门别类登记各处室的开支情况。
③对各部门购物申请单审核登记后,分别呈财务主任和校长审批。
④收齐各种报帐报销票据,将费用分部门进行录入后分别呈财务主任和校长审批。
⑤每月十日前将上月各处室支出情况做出报表,分别交各处室负责人和学校领导。
⑥每月对报表进行稽查,核对各项收支是否准确,发现问题及时提出处理的意见,并向校领导报告。
二.财务制度
(一)预算制度
1.做好全校收支预算项目的工作,年初根据国家财务政策法规,按照市财政局、教育局文件精神,结合“一费制”、收支两条线以及我校的实际情况,依法组织收入。
所有收支全部纳入学校的预算,统一管理、统一核算。
2.根据定额标准,制定预算支出项目,人员经费按核定的项目和标准,定时发放,公用经费的开支按照财政局、教育局结算中心的相关文件精神执行,学校各部门日常公用经费在部门预算限额内开支。
3.专项资金安排,由财务室提前统计各处室、年级因教学发展的需要所提出的预算方案,交由学校领导统筹预算内外财力、结合财政预算,根据学校总体发展的需要,对项目的轻重缓急进行统一安排。
4.预算资金实行限额审批,限额以上由校长办公会审批。
5.为了维护财政预算的严肃性,各部门经费分管负责人,应在年初编制出公用经费的使用计划,要严格控制无预算的资金支出,厉行节约,杜绝浪费,为了便于管理,对日常费用支出可做简单的流水帐簿。
(二)物品采购制度
1.学校各部门所需教学、生活、卫生等用品一律履行申购手续。
凡需购物的处室、部门应先填写“深圳中学购物及领物申报单(编号:
CWF612)”,再由所在处室部门负责人签字,然后交校产室注明“从库存中调用”或提出采购人员“需重新采购”,最后交财务主任和校长审批。
2.学校各部门请购物品需提前三天提出申请,统一由学校采购员进行采购。
任何部门不能自行采购,自行采购的不予报销,特殊情况需申请自行采购的,由财务主任审批。
3.采购回来的物品需由采购员签字、领用人签字后交由校产室验收入库,再办理领用手续。
(三)固定资产管理制度
固定资产是学校财产的重要组成部分,是完成学校各项计划必要的物质条件。
为了加对强固定资产的管理,防止损坏、短缺、积压和浪费,以保证固定资产的安全、完整,充分发挥其使用效益,根据国家和省、市有关规定,并结合我校的实际情况,特制定如下规定:
1.学校的固定资产,属于国有资产,国家委托学校进行管理,必须贯彻勤俭节约的原则,合理配定资产,做到既保证工作需要,又防止积压和浪费,努力提高固定资产的使用效率,坚决纠正“重购轻管、只用不管”的错误倾向。
2.按照归口管理、分级负责的原则,学校所有的固定资产由学校校产室统一负责协调、管理总帐并督促、检查各职能部门(处室)固定资产的管理工作;校产室负责对学校固定资产的报损、报废、拆迁等多项工作的申报。
按省市有关规定办理报批手续。
各职能部门(处室)财产管理负责人负责设施、设备运行情况的检查、监督和对财产的安全完好的负责。
3.新建房屋和建筑物以及其他基建项目,竣工验收合格后,应及时办理移交手续,校产室根据工程结算及固定资产移交单,及时登记固定资产帐目。
4.购置、调入仪器设备,应以校产室为主及时组织验收,对其中技术性较强的仪器设备,除根据合同、发票或调拨单进行实物数量验收外,还应会同技术部门、使用部门按使用说明检验技术性能和产品质量,如发现技术性能、产品质量、数量及规格型号与合同不符,资料不全等情况时,应及时查明原因,并立即向有关单位联系解决。
设备到货验收后,必须及时安装、调试、投入使用,如发现问题,应当在索赔期内抓紧办理索赔手续。
5.对验收合格的固定资产应及时办理入库、编号、建卡、分配的手续,校产室管理员应根据发票和入库验收单或交付使用财产清册,登记固定资产总帐和明细分类帐。
6.各职能部门的固定资产必须由(学校指定的财产管理负责人)统一办理领用手续,负责所使用固定资产的保养、登记和保管帐卡,清理盘点,做好固定资产的使用、维护和处理故障事故等情况的原始记录,严格执行维护保养制度的操作规程,妥善使用固定资产,发现短缺、损坏或需修理时,应及时向有关部门反映,定期与校产室核对有关帐目,保持固定资产的安全和完整,保证帐、卡、物相符。
7.使用部门因工作任务变化等情况,引起闲置多余的固定资产,应及时交回校产室,不得积压,以便调剂使用,使用部门无权自行处理本处室的财产。
8.校产室管理员每月对各职能部门财产的使用、维护、保养情况进行一次抽查,并将抽查情况以书面形式向学校领导汇报。
抽查中,如发现由于管理不善造成固定资产短缺、损坏的,将由责任人以必要的经济处罚。
9.每年年底由校产室负责组织一次全面盘点核对,由校产室管理员和各职能部门财产管理负责人参加,共同清理核对。
如发现余缺、损毁,应及时作出记录,查明原因,属于使用时间长、自然灾害等特殊情况造成的,在总结经验吸取教训后可由本部门(处室)填写固定资产报废单,校产室管理员签字后报部门负责人签署意见,再报校长审批,校产室凭审批后的报废单办理固定资产登记卡注销手续。
属于过失的责任事故造成的,应当给以过失人的必要的经济、行政处罚,或其他处理。
10.校产室管理员与核算中心会计定期核对有关帐目,结合固定资产增减变动和报损、报废、清查盘点情况,调整相关帐目,确实保证学校固定资产的安全和完整,及帐、卡、物相符。
附件:
《部门固定资产管理责任书》
三.公用经费使用申请及报帐操作程序(附七种表格):
(一)公用经费使用审批程序(附审批流程图CWF610):
1.各部门每项经费使用前,必须落实经费的来源,按照原来预算的用途使用,经费使用人必须填写“深圳中学资金使用(含外出借用)审批表(编号:
CWF611)”或“深圳中学购物及领物申报单(编号:
CWF612)”,由经费分管负责人审批。
2.部门经费分管负责人对本部门每一笔费用,根据年初上报学校的预算项目、金额给予审批。
3.使用人提前三天交到财务一室,稽核会计依据各个部门的预算项目以及限额,在一个工作日内复核、登记,然后按规定权限将审批表分别呈财务主任、校长审批。
4.校长、财务主任在两工作日内给予审批,然后交稽核会计。
稽核会计将已经审批的表、单交报帐员B。
5.若是业务费用,由报帐员B通知使用人领回“深圳中学资金使用(含外出借用)审批表(编号:
CWF611)”作为报帐的附件或办理借款相关手续,消费后与发票一起办理报销手续;若是采购物品,报帐员B则将“深圳中学购物及领物申报单(编号:
CWF612)”交校产室,由管理员查库签署意见后,通知申请人领用或交采购员办理采购事宜。
(二)借款规定以及办理程序
各部门或个人,因购物或公务外事活动需办理支借现金或转帐支票在5000元以上的,应当做到凭证合法、内容完整、填写规范、手续齐备。
借款人应按规定的程序办理以下手续:
1.借款人应按规定填写“深圳中学资金使用(含外出借用)审批表(编号:
CWF611)”或“深圳中学购物及领物申报单(编号:
CWF612)”,同时需填写“现金借款审批单(编号:
CWF613)”或“支票领用审批单(编号:
CWF614)”,审批程序与公用经费使用审批程序相同。
2.借款人员必须是本人亲笔签名,不可代笔。
借款单实行一人一单,不能在同一借款单上签注两人或两人以上姓名。
3.因购物品,订阅图书报刊等需借款汇往外地的,借款人在填写“深圳中学资金使用(含外出借用)审批表(编号:
CWF611)”的同时,还应填写“支票领用审批单(编号:
CWF614)”。
4.原则上借聘老师如需借款,必须由所在科组负责人代为办理。
5.所有借款一律实行“谁借谁还”,“前账不清,后账不借”原则。
属于差旅费或零星购物的现金借款,应于出差回校或办妥验收手续一周内办理报销手续;凡信汇(票汇)至外地的非现金借款,借款人应在规定的时间内催回发票或收据(发票必须自出票日起一个月内报销),在收到货物、图书资料无误后办理报销结账手续。
逾期未报又无正当理由的,将在本人工资中扣抵。
(三)公用经费(发票)报销的操作程序(附报销流程图CWF620):
1.每项经费使用后报销人须在内容完整、填写规范的发票等单证上签字,凡是购买物品,必须先办理验收入库、领用等手续(预先办理的“深圳中学资金使用(含外出借用)审批表(编号:
CWF611)”或“深圳中学购物及领物申报单(编号:
CWF612)”作为附件)。
2.报销人把本人签过字的发票交给财务室报帐员A,并按照规定填写“费用报销单(编号:
CWF621)”、“差旅费报销单(编号:
CWF622)”或“现金支付证明单(编号:
CWF623)”,报帐员A在一个工作日内对原始票据的合法性、真实性、正确性、完整性进行审核,按金额的审批权限进行分类,并予登记。
3.报帐员A把审核好的单据交稽核会计,稽核会计在一个工作日内按照年初各个部门报上来的预算指标,根据附件“深圳中学资金使用(含外出借用)审批表(编号:
CWF611)”或“深圳中学购物及领物申报单(编号:
CWF612)”及发票等单据,将发生的每项费用实际金额分别登记在各个部门的明细帐上,登帐后将票据按审批权限分类。
4.稽核会计当天将已经分类的票据分别呈财务主任、校长审批。
5.在两个工作日内,财务主任、校长在稽核会计上呈的发票上审批签字,然后交稽核会计。
6.稽核会计把校长或财务主任审批后的单据交给报帐员A,由报帐员A通知报销人到财务室报帐员B处领款。
7.每个月底,稽核会计将该月发生的经济项目分类计算,将使用、结余的情况与各部门经费主管负责人对帐。
然后把学校公用经费使用的情况表上报学校领导。
(四)校产室对办公用品、专用材料及维修物品的管理程序
各部门把所需物品列成明细清单,填写“深圳中学购物领物申报单(编号:
CWF611)”经部门负责人批准后,交学校物资管理处统一购买。
校产管理室应做到:
1.根据各部门的需要(轻重缓急)编制采购计划,对教学常规用品的质量、市场价格进行比较、分析,制定完善的采购制度和采购方案,报学校相关部门审核并呈领导批准后,由专门采购组(两人以上)进行采购。
2.学校财产物资管理应当建立健全存货(包括纸张、办公用品等低值易耗品)管理制度,指定专人负责,严格收发手续,完善存货验收、进出库领用和保管制度,防止丢失、损坏、变质。
3.财产物资管理部门建立领用材料明细帐,每月统计各部门领用办公物品、维修材料等,将数量、金额明细汇总表报稽核会计,稽核会计负责将物品费用分摊到各部门的办公经费开支中。
四.对报销票据的规定
(一)对特殊情况需要自行采购的发票报销规定:
1.购买物品的部门在取得发票后,必须自出票日起一个月内报销。
2.购买物品应认真了解商品质量是否可靠,价格是否合理,能否取得套印有税务监制章的合法发票。
取得的购货发票的内容必须具备:
发票的名称、填制发票的日期、填制发票单位名称或填制人姓名、经办人员的签名或盖章、接受发票单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额。
若批量购物,须付电脑小票或购物清单,对于手工填制的购物清单,应加盖供货单位的财务专用章。
3.从外单位取得的发票,必须盖有填制单位的公章(或发票专用章、财务专用章等)。
凡填有大写和小写金额的发票,大写与小写金额必须相符。
(二)非购买物品单据的报销,必须符合下列规定:
1.须持有从外单位取得的套印“票(收)据监制章”的正式收据,收据内容完整。
2.从外单位取得的收据,必须盖有填制单位的公章(或收款专用章、财务专用章等)。
凡填有大写和小写金额的收据,大写与小写金额必须相符。
3.对于停车费、路桥费、餐费等同类、张数较多的票据,可进行汇总填报,在费用报销审批单上写明附件张数、用途、金额及大小写合计,并由经办人、部门负责人签字后报财务负责人、校长审批,对于不同类的票据应分别汇总填报。
(三)有关未能取得有效凭证办理报销的规定:
1.特殊情况下,无法取得正式发票的小额现金付款,须由经手人填写“现金支付证明(编号:
CWF623)”同时还要填写“深圳中学资金使用(含外出借用)审批表(编号:
CWF611)”,由部门负责人审核,并经财务处负责人批准后予以报销。
2.从外单位取得的发票(收据)如有遗失。
如路费发票及有关票据丢失(火车、轮船、飞机票等凭证),应取得原始凭证存根联的复印件,加盖原签发单位的公章,由当事人签字,同时填写“深圳中学资金使用(外出借用)审批表(编号:
CWF611)”,经校长批准后,才能作报销凭证;确实无法取得原始凭证存根联复印件的,当事人必须附书面详细说明情况,证明人签字,校长签批后,方可做报销凭证。
3.特殊情况下须约请有关人员进行紧急抢修学校设备、设施的,由经手人填写“深圳中学资金使用(含外出借用)审批表(编号:
CWF611)”,并在“现金支付证明(编号:
CWF623)”签字,经学校校长审批后方可支付一定的劳务酬金。
附财务室岗位人员名单: