三级秘书录像题答案.docx

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三级秘书录像题答案

关于录像答题技巧：

一般：

（1）看秘书的着装，看是否着职业装

（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：

①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？

③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：

①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密

（一）关于商务活动中的签字仪式：

书上第389页

注意：

迎客:

秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：

如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：

不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：

注意OK在不同国家的意思不同。

（二）宴请

注意：

场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉

（三）有关商务旅行：

详见书上第397页（秘书与领导一起出行，可能还有其他人员）

注意：

做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。

仔细看书上399页的表格，准备好后要想上司汇报。

召开全体出访人员预备会，给上司提醒。

（四）有关沟通：

可能员工家属来闹事

注意：

好好看看书上的第239页的沟通策略，这是一个对外的横向沟通问题。

秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。

对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。

领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定

2003-2005年秘书四级情景录象题答案

2003年6月秘书四级情景录象题

一、情景录象参考答案及评分标准：

答出以下各点，每点计2分：

1、将挡住通道的移开，保持畅通。

（√）2、公文标题错误（请示和报告是两个文种）（×）

3、无保密意识（保密文件放桌面上，随意让他人看）（×）

4、报销手续错误（《零用现金凭单》没有领导签字就付现金）（×）

5、现金保管不符合要求（现金放在无锁的抽屉中）（×）

6、报销环节错误（《零用现金凭单》没有附发票就付现金）（×）7、泄露会议中信息（×）

8、忘记告诉陈总和司机下午不要去昌顺公司（×）9、能注意工作时保护眼睛（办公室光线适当）（√）

10、能主动提示他人室内禁止吸烟（√）11、电话边备有笔和留言条，能马上记录（√）

12、电话记录记得齐全，并能将关键词复述（√）

13、接电话用语不规范。

（没有问候语、没自报姓名、没有告别语）（×）

14、办公桌干净、整齐，物品摆放有序（√）15、能快速接应电话；

评分标准：

按以上标准评分，最高30分；

如考试所写答案未包括在以上答案中，但清楚有道理每点可计1分，最多计4分。

二、情景录象参考答案及评分标准：

答出以下各点，每点计2分：

1、请柬格式不规范，“敬请”应格书写；（×）2、请柬中没有写明活动地点；（×）

3、开放参观活动的时间不对，五一假期刚过，此时组织参观活动不合时宜；（×）

4、没有准备宣传资料（×）5、对参观路线不熟悉（×）

6、在参观路线的一些拐角设有指示性标志（√）7、引导来宾参观时，没有提醒来宾注意路上的障碍物（×）

8、钟苗对参观项目的解说准备不充分，无法回答来宾的提问。

（×）

9、保密意识不强（如进货渠道属公司机密，不应泄露）（×）10、参观路线不安全，准备工作不到位（×）

11、休息室准备得不充分（茶水、饮料、座位都不够）；（×）

12、注意了门口环境的布置（如横幅和彩旗，起到烘托气氛的作用）（√）

13、钟苗的服饰不规范，应穿办公室职业装，以表示正规和对来宾的尊重（×）

14、能够在门口迎候来宾（√）15、接应电话及时，符合电话礼仪（√）

答出以下各点，每点计1分：

16、办公环境不标准（办公桌前电话线与电线缠绕混乱、桌上不应摆放咖啡瓶）；（×）

17、钟苗的问话不够礼貌（应说：

“请问各位是来参观的嘉宾吧！

”）（×）

18、引导来宾时，指示方向的手势不对（应用右手）。

（×）

评分说明：

按以上标准评分，最高30分；如考生所写答案未包括在以上答案中，但清楚有道理，每点可计1分，最多计4分。

2005年5月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题

（二）答案

情景录像题

（二）

第一，钟苗办公室内办公设备齐全，文件书籍排列有序。

对；

第二，会议室采光充足，桌椅整齐干净，回字型会议桌中间鲜花点缀。

对；

第三，会议室温度低于16度。

错；第四，能在会前检查设备是否正常，温度是否适合。

对；

第五，8点开会，本应提前进会场检查却8点20分才去检查。

错；

第六，能安排初秘书检查录音机和磁带是否齐全。

对；第七，能在会前叫初秘书给她一份人员座位图。

对；

第八，与同事说话口气太硬，不注意密切同事关系。

错；第九，没有及时做好会议文件的退清工作。

错；

第十，会后能整理“会议简报”。

对；第十一，“第三季度会议时间表”编制不规范。

错；

第十二，在回收文件、编制会议时间表、整理会议简报等诸多工作中，没有安排初秘书一起做而是独自去做，既不利于调动同事积极性，又影响了工作效率。

错；

第十三，在进苏经理办公室时未敲门而直接进入。

错；

第十四，与领导谈话，不等领导谈完示意“可以走了”就擅自离去。

错；

第十五，把文件清退、编制会议时间表两项工作置于一边，而把发“文件处理流程图”这项不很急的工作放在首位，不符合ABCD法则。

错；

第十六，在发传真文件时，能先打电话确认对方。

对；

第十七，文件传真后，能打电话问对方是否收到。

对；

第十八，对挡住过道的大箱子，不是寻找物主、适当安置，而是大骂人“缺德”，将箱子推到灭火器前，既损害了同事关系，又留下了安全隐患。

错。

2005年11月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题

（一）

1.电脑与打印机放置一处,便于电源线连接,对;

2.窗户没有窗帘,使打印机和复印机工作时光线耀眼,错;

3.与复印机连接的电源线没有隐藏起来,任其在地下拖曳,造成安全隐患,错;4.钟苗着装不规范,错;

5.能在电话铃响三声内接电话,接电话前先报单位名称,对;

6.在不明电话对方身份的情况下轻易告诉己方领导行踪并泄露新产品发布会的日期,错;

7.把本该放在电话机旁的电话记录本放在抽屉里,错;8.能想到记下对方的电话内容以便告诉领导回话,对;

9.把手机放在电脑旁,违背了“个人物品不能放在办公桌上而应放抽屉里”的原则,错;

10“请柬”两字未居中排布,错;11.请柬正文用“自定于”开头,错;

12.请柬正文缺少新产品发布会的地点,错;13.请柬的时间不具体,且将2005年简写为“05年”不规范,错;

14“.敬请光临”未左端顶格排布,错;15.落款未空两格居右排布,且日期未标“年月日”,错;

16.请柬未提前一周发送,错;17.向总经理提议用摄像设备来记录保存资料,对;

18.能向总经理建议临时租用摄像机,体现了“经济适用”的原则,对;19.电话通知结束时未说礼貌语,错;

20.传真前把原件的别针（硬物）取下,对;21.在取下原件别针时将文件弄破（容易造成卡纸）,错。

2005年11月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题

（二）答案

1.职业培训着装规范,对;2.提前十分钟到达办公室,主动打扫工作区域卫生,做好上班准备,对;

3.办公桌上办公用品、文件摆放整齐,对;4.办公室采光充足,环境良好,对;

5.电脑屏幕侧对强光,以致光线反射,看不清显示内容,错;6.办公室电脑没设置密码,导致“系统界面换了”,错;

7.制作工作日志,以合理有效地管理和计划工作时间,对;8.电话用语礼貌规范,对;

9.上班时间补妆,错;10.离开办公室没关电脑,错;

11.进王总办公室先敲门,对;12.制定的策划方案零乱,没排页码,又没有会议主题与议题等相关内容,错;

13.邀请对象里遗漏了王总事先指定的人员,错;14.做事总是马马虎虎,以致不能及时完成领导交办的工作,错;

15.领导布置工作时能做好记录,对;16.与领导交谈时,能正确倾听和有效提问,适时给领导提出建议,对;

17.马上去落实领导安排的修改策划方案、发布会议通知、安排车辆等事宜,做事能区分轻重缓急,对;

18.会议通知中“参加人员”未按职位由高到低排列,错;19.会议时间不具体,且将下午写成了上午,错;

20.会议通知中没说明会议主题,错;21.用车计划考虑不周全,错;

22.预订车辆,出现矛盾时能主动和相关部门协调,对;

06-05四级

1着装正规-对2办公桌整齐-对

3窗帘拉好，避免光线直射电脑屏幕-对4重要信息不能用可擦洗光盘录制-错

5合同书不能用传真-错6会议通知不应该用投递方式-错

7杂物挡道-错8电脑对着通道，电脑秘密容易泄密-错

9能注意主动提醒他人禁止吸烟-对10接电话能够及时-对

11准备好纸笔，做好电话记录-对12电话用语不规范：

喂，你找谁-错

13能够重复电话内容-对14会议记录乱放没有作好保密工作-错

15将会议秘密泄露给别人-错16报销手续错误-错

17现金保管没有上锁-错18后来能够注意到杂物挡道，保持道路通畅-对

上司与客户见面的时间有改，没及时告诉上司

补充：

1领导交办事项的处理-对2没有填写零用现金账簿---错3提醒要现金发票---对4种苗办公位置----错5电脑显示屏幕摆放--错6办公室光线的来源---错7传真文件没有及时确认---错8擅自做主报销---错9回答员工涉及保密事项---错10刻录时间离开---错。

以上为个人补充意见，只作为参考。

谢谢。

2005年11月秘书四级考试实操视频B

1衣着规范-对2会议室环境明亮，整洁-对

3会议前检查会议室，调试会议设备录音机跟磁带-对4能注意到空调温度调至适中-对

5会议前有准备人名台签座位表-对6开会时有摆放人名台签，便于落座与记录-对

7对同事不太友善，用命令语气-错8会议文件清算不及时-错

9办公桌面整齐-对10会议时间计划表没有清晰设计-错

11没有正确对待领导批评-错12电话用语规范-对

13没有专用的传真纸去传真-错14使用传真机操作不规范，用手去拉扯-错

15传真前能打电话确定对方是否在-对16传真后能打电话确定对方是否收到-对

17将通道杂物推到消防灭火器前，挡住灭火器-错18会议时使用笔记跟录音结合的方法记录-对

1、提前到会议地点检查会议的准备情况2、能事先准备好与会人员的文件和茶3、做好会议记录前的准备工作，准备记录本和录音机、录音磁带4、在对公司不熟的前提下，能够为会议记录备好座次表

2、5、知道有外单位参会时要在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录

3、6、在指导下属工作时，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧

4、7、在检查会议地点时注意了温度的控制，能够指导下属将温度控制在适度的范围内

8、文件清退不及时9、办公桌面摆放整齐

10、会议计划表编制不合理11、对领导指出的意见，态度不是很好

12、不注重文件的轻重缓急13、和上司说话的语气不是很温和

14、在传真文件时，不能准确的使用传真机，出现卡纸，违反操作规定，硬往外抽

15、能确认对方是否收到传真文件

1-着装规范-对2-提前对会议室进行检查-对

3-会议室室温调到适宜温度对4对同事态度不好-错5确认各个出席者的座次-对6-没有及时处理清退文件错

7-工作不分急缓-错8-日程表不规范-错9-把重要资料传真-错10-及时进行确认-对

11-文件夹整齐-对12-对工作抱怨-错13-对障碍物没有及时进行处理-错

14-没有正确对待领导的批评-错15-准备好会议用品-对

2006年11月秘书四级考试实操视频B

1.着装符合要求--对2.在正式场所走姿不符合规范要求--错

2.3.会议接待没有提前到岗--错4.能安排会议服务人员到位工作，提醒培训注意事项--对

3.5.能注意加强岗前培训--对6.手部示意动作不正确--错

4.7.接待语言规范--对8.注意多种等级形式--对

5.9.会议指示牌位置放置不当--错10.接待参会人员态度没有一视同仁--错

6.11.会议资料准备不充分--错12.对会议情况能及时总结--对

7.13.能采取补救及时挽回一定影响--对14.能拟定会议计划--对

8.15.对会议的评估较为客观--对16.能利用会间做调查--对

9.17.没及时接听电话--错18.接电话语言不规范--错

10.19.放电话太重--错20.注意及时收拾会议室--对

11.21.收拾会议室有遗漏问题--错 ---下个星期六我就要考文秘证了，好紧张啊

1-着装正确-对2-接待迟到-错

2-3-会议资料准备不足-错4-接待处没有指示牌-错

3-5-会后及时进行总结-对6-会后整理会议室-对7-没有询问事由直接挂电话-错

4-8-离开会议室前关好门窗-对9-窗户没有锁好-错10-对来人准确的称呼-对

2006年11月秘书四级考试实操视频A

1秘书着装正确-对2办公室有灭火器，安全意识强-对

3电源线裸露，存在安全隐患-错4窗帘有关，避免阳光直射到电脑屏幕上-对

5接听电话及时-对6电话用语规范7开介绍信用印需要填写用印申请单-对

8能够及时修改上司工作日程日志-对9桌面整齐-对

10能够及时修改秘书个人工作日志-对11能通知后勤预订会议室-对

12用印申请单上没有负责人签字不能开出-对13遇到不明情况能够打电话给上司确定核准-对

14介绍信随便摆放，没有放进加锁的抽屉中报管好-错15印章有加锁保管好-对

16印章位置正确，骑年盖月-对17没有盖上骑缝章-错

18用章后有填写用章登记表-对

19拒绝开空白的介绍信-对

1、着装正确2、电源裸露，存在安全隐患3、放置灭火器，有安全意识

4、接听电话及时5、电话应答语规范6、能提醒上司要注意的事项

7、能过对上司的工作日记及时进行修改8、对个人日记及时修改

9、遇到不明白的地方会主动询问上司10、对修改的会议通知及时通知个部门经理

11、介绍信应该放在加锁的抽屉里，随用随开12、文末盖反了13、没有盖骑缝章

14、用印后能够及时进行用印登记15、不能开空白信