办公室管理规定.docx

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办公室管理规定

办公室管理规定

办公室管理制度

实施日期：

201年月日

1.目的

2.适用范围

3.办公室行为举止规范

4.办公室仪容仪表规范

5.办公设备使用规范

6.办公室5S管理规定

7.办公室日常管理规定

8．违反制度处罚规定

9.实施时间

1.目的

1.1为营造干净整洁的办公场所，合理、有效的使用办公资源，提升员工工作热情，提高员工职场素养，塑造良好的企业形象，特制定本制度。

2.适用范围

2.1本制度适用于---------。

3.办公室行为举止规范

3.1聊天：

在办公室内不可大声喧哗、聚众闲聊，影响她人工作。

工作时间不可闲聊与工作无关的话题，影响工作效率。

3.2言谈：

员工应自觉提高个人职业素养，与人交往使用礼貌用语，如：

麻烦你、请、谢谢。

不发布有损公司利益的负面或消极言论，公司倡导员工谈论正面、积极向上的话题，共同营造一个和谐、团结、高效的办公氛围。

3.3举止：

坐、立、行举止端正，不可东倒西歪，抱二郞腿等不雅动作。

3.4接待：

外来人员，前台文员要做好来访登记，未经通传的来客均安排在候客区等待，由前台文员负责通传，经接待人同意后方可引见

4．办公室仪容仪表规范

4.1着装：

服装干净整洁无污渍、无破损。

男生严禁穿着背心，女生严禁穿着袒胸露背装或是奇装怪服另类服装。

4.2头发：

女生头发梳理整齐，男生头发前不覆额，侧不遮耳，后不及领，面不留须，保持干净、整洁。

头发不染夸张怪异色彩，无异臭，无头屑。

4.3口齿：

上班前不吃含刺激性有异味的食物，保持口腔清新无异味。

4.4指甲：

随时保持双手干净清洁，指甲无污垢。

女生不涂夸张色彩甲油。

4.5鞋子：

不得穿着拖鞋、凉拖上班。

5．办公设备使用规范

5.1电脑：

爱护公司配备的电脑，合理使用。

外出及下午下班应及时将电脑关闭；

5.2.网络：

合理、有效使用公司网络宽带资源。

在上班时间不得上网浏览与工作无关的网页或下载资料，影响公司整体网速。

不得利用QQ进行与工作无关的聊天；休息时间不得下载或在线观看影音视频资料，不得玩网络游戏，占用网络容量。

5.3．空调:

当气温超过32度时方可开启空调；下班前10分钟关闭空调。

各部门区域内的空调由部门负责，各单独办公室由办公室使用人负责；公共区域的空调均由人力行政部负责。

行政专员负责监督巡查各区域使用情况。

一般情况下室内空调温度保持在25度至27度。

5.4照明：

公共区域灯光由人力行政部负责，各部门区域灯光由部门自行负责。

区域由各部门将根据人员在岗情况酌情进行使用。

无人或人员较少的办公区域应及时关闭多余的照明电源。

5.5水笼头：

水笼头使用完毕后应将水笼头关紧方可离开，避免导致水资源浪费。

5.6打、复印机：

复印及打印作废的纸张不得随处乱扔，尽量二次利用；打、复印完毕应及时将文件拿走，不能随意留在打印机上。

6.办公室5S管理规定

6.15S定义与目的

6.1.1整理

定义：

工作现场要区别要与不要的物品，只保留有用的物品，撤除不用的物品。

目的：

将空间腾出来活用。

6.1.2整顿

定义：

把要用的物品按规定摆放整齐定位、明确数量，并做好标识进行管理。

目的：

不浪费时间找东西。

6.1.3清扫

定义：

将不要的物品及时清除掉，保证工作现场无垃圾、无污秽。

目的：

清除脏污，保证工作现场干净、明亮。

6.1.4清洁

定义：

将整理、整顿、清扫执行到底，并形成制度化、规范化，维持其成果。

目的：

经过制度化来维持其成果。

6.1.5素养

定义:

培养良好的工作和生活习惯，严格遵守执行公司各项规章制度，按规定行事。

目的：

提升"人的品质"，成为对任何工作都讲究认真的人。

6.25S成员构成

6.2.1为保证公司办公室5S管理行之有效，由人力行政主管、行政专员特设5S推行小组和检查小组。

6.3职责与权利

6.3.15S推行小组：

负责牵头组织5S实施过程中的各项工作，如：

实施、检查、评比、督促及改进跟进等。

6.3.25S检查小组：

在行政专员的带领下按规定执行各区域内的5S检查及评比工作。

6.3.3各员工：

积极参与并执行5S管理，根据5S要求持续改进工作现场。

6.45S推行要领及规范

序号

项目

推行要领

规范要求

1

整理

（1）对工作现场进行全面检查；

（2）制定要与不要的判定；

（3）不要物品的清除；

（4）要物品的使用频率及用量；

（1）不再使用文件资料、办公用品废弃处理；

（2）不常使用的文件放入柜子，常使用文件放在文件架；正在使用的文件按已处理、未处理、正在处理三类摆放，并有标识；

（3）各类物品、办公用品/设备/家具分类摆放整齐；

（4）办公桌面最低限度摆放整齐；

2

整顿

（1）落实整理工作；

（2）需要的物品明确摆放位置；

（3）摆放整齐、有条不紊；

（4）场所、物品标示清楚

（1）各类物品定位摆放、有标识

（2）文件资料放入相应文件夹，有标识、定位摆放；

（3）电脑线及其设备线源要捆绑扎起，不零乱；

（4）办公桌、抽屉、柜子摆放整齐有序，不杂乱；

（5）私人物品放入指定位置；

3

清扫

（1）明确清扫区域（室内、外）

（2）定期组织公司大扫除；

（3）每个角落清扫干净；

（1）将地面、墙面、天花板、门窗、办公桌清扫干净，破损处及时修理好；

（2）办公用品、设备擦拭干净

（3）办公室通风，光线充分；

（4）无怪臭异味；

4

清洁

（1）落实前3S工作；

（2）制定奖惩办法，加强执行；

（3）部门负责人经常带头巡察，带动全动重视5S管理；

（1）每天上下班各花5分钟做好5S自查工作；

（2）每天随时进行自我检查，互查，定期进行考评；

（3）对不符合的现象进行及时纠正；

（4）保持整理、整顿、清扫的结果；

5

素养

（1）制定和遵守公司各项规章制度；

（2）实施5S宣导、培训；

（1）衣着整洁得体，仪容整齐大方；

（2）言谈举止文明有礼，对人热情大方，工作精神饱满；

（3）爱护公司财物，自觉遵守公司制度；

（4）有团队精神，互相帮忙，积极参与5S活动；

（5）严禁公物私用；

（6）工作场所不追打嘻闹，不大声喧哗；坐立端正；

（7）养成节约习惯，充分利用可再生资源；

（8）养成爱卫生的好习惯，主动维护、保持办公场所卫生环境；

6.5.物品摆放标准

6.5.1办公桌面：

桌面应随时保持清洁，无污渍。

桌面仅限摆放如下物品：

电脑、电话、文件架（栏）、笔筒、台历共5样；个人物品不得超过3样，一般为水杯、小盆栽。

6.5.2座椅：

下班时应将座椅推入桌面下面归位。

6.5.3电源线：

座位上各类电源线应捆绑扎起，不能交叉零乱。

6.5.4抽屉：

第一层：

不常见的办公用品

第二层：

文件资料

第三层：

私人物品

7.办公室日常管理规定

7.1安全规定

7.1.1公司大门：

公司由指定人员负责每天开门，大门钥匙由人力行政部配制下发并进行登记，不得私下进行配锁。

7.1.2公司安全：

晚上下班后，由指定人员负责关门。

关门前应先检查门窗、水龙头、空调电脑是否关闭，其次将玻璃关闭上锁。

7.1.3加班安全：

因工作需要留在公司加班的人员，加班结束离开公司前，关门前应先检查门窗、水龙头、空调电脑是否关闭，其次将玻璃关闭上锁。

7.1.4部门值班：

各部门每天轮流安排一名员工值班。

其主要职责为：

序号

时间

项目

1

早上上班前10分钟

1、检查部门区域内公共卫生是否符合5S管理标准；

2、检查部门同事桌面物品摆放是否符合5S管理标准；

3、负责本部门区域的开窗透气；

2

中午下班后5分钟

1、关闭部门区域电灯；

2、检查座椅是否归位摆放；

3

午休

1、负责接听部门内来电；

2、上班前5分钟开启电灯；

4

下午下班前10分钟

1.关闭区域内空调；

5

下午下班后5分钟

1、关闭部门区域电灯；

2、检查空调是否已关闭；

3、检查座椅是否归位摆放；

4、检查区域内电脑是否已关机；

5、关闭窗户。

7.2个人卫生区域

7.2.1员工个人办公桌面、座椅、柜子、电脑、电话、文件架等个人办公物品；

7.2.2员工个人使用桌柜、墙柜的卫生由使用人自行负责擦拭、整理。

7.2.3纸篓垃圾达到容量三分二或有异味时应自行更换，将垃圾袋捆绑打结后扔到指定的位置。

7.2.4座位周边地面不得有纸屑、垃圾，应保持地面干净光洁。

7.3保洁员卫生区域

7.3.1公司大门外部区域、高层办公室、及其它公共区域；

7.3.2公用设备（空调、打复印机、传真机等）擦拭；

7.3.3公用立柜等；

7.3.4其它指定清洁区域

7.4电话使用

公司配备的办公电话主要用于对外业务联系，私人电话尽量少打，每次拨打或接听不得超过15分钟。

8.违反制度处罚规定

违反本制度任意一条规定，初犯扣绩效分1-5分，再犯扣10分，情节严重或屡次就范者在扣分同时给予直接经济处罚50—100元不等。

9.实施时间

本制度自6月1日起开始执行，各部门负责人与人力行部门共同负责监督执行。

本制度未涉及或未完善事项请咨询人力行政部。