旅行社各部门业务流程.docx
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旅行社各部门业务流程
旅行社主要业务流程目录1.3◆国内散客组团社业务流程
国内门市（销售）业务流程◆
◆国内地接计调业务流程
◆国内组团计调业务流程
◆地陪导游带团流程
◆全陪导游带团流程
◆营销部业务操作流程
◆财务部（出纳）业务流程
◆办公室业务流程
◆企划部业务流程
（一）国内散客组团业务流程图
市场产品库选择确定行程房、票和地接询价成本核算、制定价格需求新产品调制定散客团队计划研与各种渠道销售（直客、同业、网络）审核散客团队计划分
析
签订合同成团根据销售情况
终止
产品调整导游带团
策划
代理产品拼团客户资料入库与维护
采购财务操作
安排导游
财务操作
采购房、票和地接
门市销售流程：
1、掌握本社所有旅游产品的最新报价及具体内容。
2、接听咨询电话，耐心回答游客咨询。
3、接待上门游客，提供茶水，产品报价及相关宣传。
4、针对游客需求推荐相关的旅游产品，并予以热情、细致地介绍。
5、确定旅游产品后，仔细询问对方的联系方式、人数、时间、行程要求、接待标准以及其他事宜，并做好记录及时与接待单位确认。
6、旅游产品销售成交后，清点团费金额或预付款，并开具发票，并注明操作人的姓名，确认接待单位结算价格，以便财务对账
7、与游客签订经统一编号的正规旅游合同，一式两份，双方各执一份，（客人合同上必须注明我社接待人员的联系电话。
）
8、发放行程单，旅游纪念品，向游客交代出发时间和地点，并告知注意事项。
9、无全陪的团队和散客须告知具体接洽办法，行程单上必须打上自己的电话以便应急。
10、保持与游客的联络，帮助解决游客出发前遇到的各类问题，如有行程变更以及通知游客并做好后续工作。
11、团费、发票及旅游合同及时归档于相关部门
12、接听业务咨询电话，一定要听清楚对方的名称，业务联系人、传真、电话、线路要求（人数、线路、景点、住宿标准、用车情况、旅游天数、特别要求）等内容，做好记录方便业务回访跟踪。
、为提高公司整体的业务量和避免新客户走错门，对于每位来电的客户都要做到随13
时跟踪，一对一的服务，必要时我们提倡上门服务，以便方便游客。
14、及时和市场部沟通，如有推出新线路或特价，第一时间通知，方便客户选择。
15、散客回团必须回访，质量跟踪需留档，一个月交到客服部。
16、机票款需及时交到门市人员处，及时交接
17、确保工作顺畅，工作交接有记录。
、以下为门市销售流程图：
18
（二）门市销售业务流程图
按产品库择选通知专线部与客户签定合同客新产品通知散客中心户要通知地接社求
转团合同成团
安排导游客户回访导游带团．
确定产品
确定行程根据销售情况终止
推荐
发布产品拼团客户资料入库与维护
询价财务操作
各种渠道销售（直客、同业、网络）
财务操作
采购房、票和地接
计调部（国内）业务操作流程
一、报价：
根据对方询价编排线路，以《报价单》提供相应价格信息（报价）；
二、计划登录
接到组团社书面预报计划，将团号、人数、国籍、抵/离机（车）、时间等相关信息登录在当月团队动态表中。
如遇对方口头预报，必须请求对方以书面方式补发计划，或在我方确认书上加盖对方业务专用章并由经手人签名，回传作为确认件；
三、编制团队动态表
编制接待计划，将人数、陪同数、抵/离航班（车）、时间、住宿酒店、餐厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其他特殊要求等逐一登记在《团队动态表》中；
四、计划发送：
向各有关单位发送计划书，逐一落实。
1、用房：
根据团队人数、要求，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送《订房计划书》并要求对方书面确认。
如遇人数变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送，并要求对方书面确认；如遇酒店无法接待，应及时通知组团社，经同意后调整至同级酒店。
2、用车：
根据人数、要求安排用车，以传真方式向协议车队发送《订车计划书》并要求对方书面确认。
如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议车队发送，并要求对方书面确认。
3、用餐：
根据团队人数、要求，以传真或电话通知向协议餐厅发送《订餐计划书》。
如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议餐厅发送，并要求对方书面确认。
．
4、地接社：
以传真方式向协议地接社发送《团队接待通知书》并要求对方书面确认。
如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议地接社发送，并要求对方书面确认。
5、返程交通：
仔细落实并核对计划，向票务人员下达《订票通知单》，注明团号、人数、航班（车次）、用票时间、票别、票量，并由经手人签字。
如遇变更，及时通知票务人员
五、计划确认：
逐一落实完毕后（或同时），编制接待《确认书》，加盖确认章以传真方式发送至组团社并确认组团社收到。
六、编制概算
编制团队《概算单》。
注明现付费用、用途。
送财务部经理审核，填写《借款单》，与《概算单》一并交部门经理审核签字，报总经理签字后，凭《概算单》、《接待计划》、《借款单》向财务部领取借款。
七、下达计划
编制《接待计划》及附件。
由计调人员签字并加盖团队计划专用章。
通知导游人员领取计划及附件。
附件包括：
名单表、向协议单位提供的加盖作业章的公司结算单、导游人员填写的《陪同报告书》、游客（全陪）填写的《质量反馈单》、需要现付的现金等，票款当面点清并由导游人员签收。
八、编制结算：
填制公司《团队结算单》，经审核后加盖公司财务专用章。
于团队抵达前将结算单传真至组团社，催收。
九、报帐
团队行程结束，通知导游员凭《接待计划》、《陪同报告书》、《质量反馈单》、调人员详细审核导游填写的《陪同报告原始票据等及时向部门计调人员报帐。
计．
书》，以此为据填制该《团费用小结单》及《决算单》，交部门经理审核签字后，交财务部并由财务部经理审核签字，总经理签字，向财务部报帐。
十、登帐：
门将涉及到该团的协议单位的相关款项及时登录到《团队费用往来明细表》中，以便核对。
十一、归档：
整理该团的原始资料，每月底将该月团队资料登记存档，以备查询。
（三）国内地接计调业务流程图
机票用车用房询价接组团社要求
设计线路取消监控行注：
导程实、游线价带为格团确计排定调团，业合务同签计调审定变更定
景点
用餐
与组团社协商修改
预计机票算划单落车辆实完采成酒店购点景财务餐用
计划书、预算表
审核预算单
组团社确认
（四）国内组团计调业务流程图
机票价询接客户要求
设计线路与客户协取消注：
导实游线带为团计调业务变更
用车
景点
商修改监预计票务控算划单落行实程完、采成价辆车格购确排定团，合财同地接务签定
计划书、预算表
审核预算单
计调审定
客户确认
导游带团流程说明：
一、接待前准备工作
1.熟悉接待计划
领取接团计划书并了解旅游团的基本情况:
⑴组团社、联络人姓名电话、团队种类（全包、半包、自费）、费用结算方法（现结还是汇款）、团队等级（豪华、标准、经济）、团名、代号、人数、住房、用车、餐饮标准等;
⑵旅游团成员的基本情况:
客源地、领队、旅游者概况、民族宗教信仰等;
⑶旅游线路和交通工具;
⑷交通票据情况;
⑸该团的特殊要求和禁忌。
2.落实接待事宜及物质准备
在接团计划无疑义后,去财务处领取派团单、门票结算单、住房及用餐签单、团队备用金、游客意见反馈单、导游旗及话筒。
3.在待接待团队情况及所有单据准备完毕后,应与对方团队全陪,领队或司机电话沟通,告知你为该团队地接导游,并落实该团队抵达大致时间,及接团地点与方式,以便双方能够及时准确的接头。
二.接站
1.导游在团队应抵达当天应密切与该团全陪沟通,以便及时掌握团队运行情况,并在该团抵达前30分钟到达约定接团地点等候;若该团为火车团,应及时与地接司机联系,在该团正点到站前30分钟到达火车站约定集合地点等候。
并与该团队下榻宾馆及用避免团队抵达宾馆或餐厅后因客观原因而不能及时入住,餐餐厅沟通入住及用餐时间．
或用餐而造成的服务质量与客人满意度下降。
2.在团队顺利抵达后,应与全陪及时确认该团队是否为自己所接待团队,以防错接。
并落实所接团队实际情况与确认书是否有出入。
尤其是客人（儿童）数量,及用餐与住宿人数。
若有出入,应与全陪落实多出或减少的客人的付费方式是旅行社结算还是客人直接结算,并及时告知餐厅,宾馆及该团负责经理实到人数.以便于旅行社及时掌控该团情况。
3.待所有情况落实完毕后,致欢迎词,并通告团队的游览时间及行程安排和注意事项,让客人准确了解该团队的游览内容和时间安排,以免造成客人因不知情而造成的满意度下降。
（若客人、全陪或领队对行程提出小的修改意见或要求增加新的游览项目时,应及时向旅行社该团队负责经理反映,对合理又可满足的项目应尽量安排;若其提出的要求与原日程不符且又涉及到地接规格时,应婉言向其说明费用的变更,并告知多出的费用需要自理,如果客人明确表示不愿增加费用,导游应该委婉拒绝,并适时转移话题;若客人或全陪手中的接待计划与地接接待计划有出入时,应安抚其情绪,并及时报告旅行社负责经理查明原因,分清责任,如果是本旅行社的责任,导游应实事求是的代表旅行社说明情况并道歉,如果是对方旅行社的责任,导游应积极协助全陪及旅行社向客人解释问题原因,以免为客户旅行社造成更大的损失.如果是客人原因,应由全陪出面解释,并积极协助全陪作好客人工作,使整个团队旅游活动顺利进行。
）
4.赴宾馆途中,要向旅游者介绍所住宾馆的名称,地理位置等宾馆详细信息,以便于游客单独行动时可以方便的回到住地.
5.用好第一餐
（欢迎词要素:
问候语代表所在接待社,本人及司机欢迎旅游者光临本地，介绍自己的姓名及所属单位，介绍司机，所乘车的颜色及号码，表示提供服务的诚挚愿望。
欢．
迎旅游者提出意见和要求，预祝旅游愉快顺利,身体健康。
）
三、入住酒店
协助办理入店手续:
到达宾馆后,嘱咐客人注意夜间住宿安全,贵重物品可以寄存到宾馆前台（以免发生丢失,影响旅游心情）。
介绍宾馆周边环境,通告客人第二天的活动安排及起床与集合时间,地点等。
协助领队或全陪办理入住登记手续,（客房押金是由全陪或领队来付,地接导游不要擅自垫付）协助全陪或领队分配房卡,将自己的联系方式及房间号告知全陪或领队,以便团队发生事情尽快联系到你,并记下客人的房间号码，安排宾馆服务员叫早。
四、参观游览
1.出发前地接导游应提前10分钟到达集合地点,核实清点人数,问候早到的旅游者,准点集合登车出发。
2.途中要重申当日活动安排和注意事项,叮嘱大家一定要遵守时间,不要擅自行动,以免耽误全团计划。
介绍途中风光和当日所要游览的景点（景点导游词之外的）,组织适当的娱乐活动活跃气氛。
3.抵达景点后,下车前地接导游要讲清并提醒游客记住旅游车的标志（车牌,颜色等）和停车地点,开车时间,提醒大家关好车窗带好随身物品,景点内人比较多,看好自己的贵重物品等。
进入景点后,在景点示意图前地接导游应讲明游览路线,所需时间及游览过程中应注意的事项等。
（若行程紧凑,可让全陪跟在队伍的最后面,以免后面的游客走散,耽误时间。
进景点检票口时,可让全陪先进,带领客人在门口等候你签单。
）
4.返回饭店途中应带领游客回顾当天活动,并尽量避免原路返回,作好沿途风光导游。
（如果客人表示明显劳累,可适当放些轻音乐,让客人休息。
）
保管好贵重物品。
提醒注意夜间安全,宣布次日活动,快抵达宾馆时叫醒大家5.
6.安排宾馆服务员叫早。
五、用餐
在适当时候暗示客人旅游团队餐的口味可能众口难调。
地接导游应提前落实本团当日的用餐（尤其旺季中,在到达餐厅前1小时或30分钟要及时和餐厅沟通,确定好本团用餐时间,以免团队抵达后等待用餐时间过长）,对午、晚餐的用餐地点、时间、人数、标准,特殊要求逐一核实并确认;用餐过程中要巡视旅游团的用餐情况一到二次（看餐厅是否按标准上菜,菜量是否够吃,及时提醒服务员添加主食）。
在全陪之前结束用餐,以腾出时间与餐厅签结算单,结算单的签定及内容不能让全陪或客人看到。
六、送团
若所接待团队为火车团,则需要提前核实,确认交通票据情况。
送团致火车站后,请客人填写意见反馈单并移交交通票据、致欢送词、待团队安全登车后再离开。
若为自带车,则需要与全陪领队及客人商定出发,叫早和早餐时间,协助宾馆结清与游客的有关帐目。
协助办理退房手续（中午12:
00前）提醒游客检查行李,别落下东西。
集合登车请客人填写意见反馈单并致欢送词，下车后向客人挥手,目送旅游车走远后方可离开。
（五）地陪导游带团流程图
（一）
（二）（七）（八）准备工作善后工作送站服务接站服务入店服务①②③①②③①②③④⑤①②③④⑤⑥介协处结总送离送业知物形心绍助理清结饭领行站行务识质象理店队遗帐工前的的准准准准准帮设施助留目作的导导备备备备备和旅游服问、业游游者务题归办项务服服理目还准务务入住物备服登品记手续
地陪导游接到带团通知书
（四）核对（六）（三）其他服务商定日程①①②③④⑤核商重引确带购宴文自城对定领申领、叫旅当旅物请娱由市商游天游早定时团或者的和活活观日和间用第程导品动动光二好行的天李第游尝的的的时一进的间餐活房服风导导导、动地务味游游游安点排餐和对服象
（五）参观游览导游服务①②③④⑤出抵抵参回发达达观程前景景活中的点点动的导途后中导游中的的游服的导导服务导游游务游服服服务务务
①②③旅旅转游游移团团途抵抵中达达的前后导的的游服导服务游务安服排务
服务务务
②③在情谈核况应日对程、采的商取相原定应则日程的时措，施对客方提出不同
（六）地陪导游带团流程图
全陪导游接到带团通知书
（一）
（二）首站（三）（四）核对（五）（六）（七）（六）商定日程接站服务各站服务准备工作入店服务离站服务末站服务善后工作
①②③①②③④⑤⑥⑥③④⑤①②①②③④⑤⑥①②③①②③④⑤⑥①②③④①②③④⑤在情核商与做提向如协提协领引问查认协协核提做做监把做旅与与熟物协与携客处填结归做对谈核况好醒入果助入醒领题看助队助醒好助实真好好游地督握人助地带地悉质还好理写清日对应、境与游境行领客领分客处用填地地上领团陪各旅提者领好抵领陪接接准账所带好全采商程、地队旅客旅程人队房理餐人队陪写陪下队的相地游醒队商队必达备社待有团遗陪目定的商取注陪办游游有安办、和，情结、落站客交购互接者工、后定要、如的计，留日公总相日原定的理团服意团掌全行如况理算人实的地给协待的作地参，地碰证结志做司问应日程则身联划结团自致务的、事李旅握卫陪联办单的交陪谋作计动，应陪头件借经题，好的的程客己欢缺队帐份系游分宜生如进理络通清行据，划向认和，尽清和时记报用验时措时工出人送的陷不，房团房问李点票工登，告及的以真游证、间资快点教录帐的施间，：
随词关做作负，的名题达一记作据行票知免处客时实、妥料地找交物训团工对、应身手好巡单设标起入据李和，手式向施旅理客之导善接到点，队品作客地道续行向准安施视住并两序有团，人间和地游突行提，团安游的方点客李别住问登全，交队任妥份服陪者海的发李队一前证排基和提和人尽保题记房离何善，接事务通走关沟半同核，好、本对出证致位快情手等工站变妥保通件质报失对致对小前行有情不象歉件改续况和作的更管善和和违量团时往团欢况同关李做善生保准要禁协发优队队迎到迎牌接好活及确管劣情生调品接词达信弥照时时意况的的工等待接入息补料间通规外评和作事境团工责知价要定宜旅地作任地求游点陪团
营销部业务操作流程
一、准备工作：
（1）线路产品准备：
及时更新收集亲子游线路、同学会线路、党日活动线路、夕阳红线路、一日游、二日游、三日游等。
（2）整理需拜访客户资料档案。
（3）准备好有关的宣传资料、名片、记录用纸、笔等；
（4）了解线路特点。
（住宿、用餐、交通、景点等）
二、拜访客户：
以下两种情况
1、开拓市场，挖掘新客户。
新开拓客户实地拜访标准程序：
初次接触客户为表示礼貌和节约时间，应提前电话预约：
1）自我介绍自己所服务的旅行社
2）陈述打电话的目的。
3）引起潜在客户的兴趣。
4）要求安排一次会面。
2、实地拜访：
1）按约定时间抵达目的地。
2）自我介绍，递上名片（交换名片要双手递，接，表示尊重）
3）了解客户基本情况（姓名、职务）
4）推销自己，并介绍旅行社基本情况。
5）了解客户的消费能力及解客户的旅游意向，如线路、天数、人数、时间
6）根据客户的兴趣爱好，尽可能多方面介绍旅行社产品优势。
7）询问客户的合作诚意。
三、接团成功后的工作：
A、签合同并收集所有客人信息：
①注明客人资料②出团时间③线路
④结算金额⑤接待旅行社
备注：
如欠款或其他情况必须注明或向主管说明。
．
、入档：
客户资料输入客户档案分类保存CB、由计调输团队信息到共享
:
客人回团后的回访工作3天内做好回访工作，记录好客人的意见并总结。
①客人回团②客户意见存档在计调部汇总表格里。
③月底统一将这个月的所有团队信息汇总到客户档案里。
回访范本：
**先生（女士）：
你好！
我是新潮国际旅行社的工作人员**,谢谢您接听我们电话，我想占用您2分钟的时间做一个简单的电话回访，您看方便吗？
（等待答复）。
请问，**之行，您感觉如何？
您对我们提供的导游、用车、行程、住宿安排是否满意？
好的，非常感谢您的建议，我一定会向上级领导反映，再次感谢您接听我们的电话，期待再次为您服务。
（七）营销部业务流程图：
产品收集分类
产品更新产品准备
解析了解产品
收集整理客户信息客户分类
开拓新的客源市场
制定销售计划
目标客户跟踪销售
销售失败销售成功
特殊客户
签订合同总经理指示
记录客户特殊要求
客户回团回访客户资料输入共享
整理归档总结经验
财务部（出纳）业务流程
一、办理银行存款和现金领取。
二、负责支票、汇票、发票、收据管理。
三、做银行帐和现金帐，并负责保管财务章。
四、员工工资的发放。
五、负责报销差旅费的工作。
1、员工出差分借支和不可借支，若需要借支就必须填写借支单，然后交总经理
审批签名，交由财务审核，确认无误后，由出纳发款。
2、员工出差回来后，据实填写支付证明单，并在单后面贴上收据或发票，先交由证明人签名，然后给总经理签名，进行实报实销，再经会计审核后，由出纳给予报
销。
六、出纳工作细则：
工作事项及审验等程序失误防范及纠正程序
（一）现金收付
1、现金收付的，要当面点清金额，并注意票面的真伪。
若收到假币予以没收，由责任人负责。
2、现金一经付清，应在原单据上加盖“现金付讫章”。
多付或少付金额，由责任人
负责。
3、把每日收到的现金送到银行。
4、每日做好日常的现金盘存工作，做到账实相符，做好现金结报单，防止现金盈亏。
下班后现金与等价物交还总经理处。
5、一般不办理大面额现金的支付业务，支付用转账或汇兑手续。
特殊情况需审
批
6、员工外出借款无论金额多少，都须总经理签字，批准并用借支单借款。
若无批准借款，引起纠纷，由责任人自负。
（二）银行账处理：
1、登记银行日记账时先分清账户，避免张冠李戴。
开汇兑手续。
2、每日结出各账户存款余额，以便总经理及财务会计了解公司资金运作情况，
以调度资金。
每日下班之前填制结报单。
3、保管好各种空白支票，不得随意乱放。
4、公司账务章平时由出纳保管。
（三）报销审核：
1、在支付证明单上经办人是否签字，证明人是否签字。
若无，应补。
2、附在支付证明单后的原始票据是否有涂改。
若有，问明原因或不予报销。
3、正规发票是否与收据混贴。
若有，应分开贴。
4、支付证明单上填写的项目是否超过3项。
若超过，应重填。
5、大、小金
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