机关公文处理高扬波.docx

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机关公文处理高扬波

机关公文处理（高扬波）

导语

1.公文发文字号中的年份用什么括号标识？

2.什么样的公文要标识签发人姓名？

3.公文标题用什么样的字体和字号标识？

这些都是我们在机关公文处理中经常会遇到的问题。

俗话说，处处留心皆学问，人情练达即文章。

要实现机关公文处理工作的规范化、制度化、科学化。

机关工作人员必须学好机关公文处理知识。

公文处理——指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文处理的基本准则是：

以规范化、制度化、科学化为目标；坚持实事求是、精简、高效的原则。

文秘干部要有强烈的事业心和责任感，要树立“三个服务”（为领导服务、为相关部门服务、为人民服务）的观念。

要求做到八个字：

及时、准确、求实、安全。

及时。

要主动迅速可靠，不能拖拖拉拉、贻误战机。

准确。

办文要准，办事要稳，情况要明，主意要慎。

不能丢三忘四，粗枝大叶，马马虎虎，心中无数。

求实。

要实事求是，敢说真话。

不能主观臆断，更不能捏造事实。

安全。

（司机要做到安全、准时、整洁、保密。

）这里的安全含有保密的因素。

要确保国家秘密安全。

要守口如瓶，滴水不漏，提高警惕、严守纪律。

不能玩忽职守，掉以轻心。

不能为了炫耀，“露一手”，“吹几句”而泄密。

丢失密件是要受行政处分的。

机关公文处理要实现“四个转变”的工作方针：

一是，从偏重办文办事转变为兼顾出谋划策；

二是，从收发传递信息转变为综合处理信息；

三是，从单凭经验办事转变为科学化管理；

四是，从被动服务转变为主动服务。

各级机关负责人应加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

机关办公厅（室）是公文处理的管理机构。

机关公文处理包括公文规范、公文办理、公文管理、立卷归档等四个主要环节。

公文规范

机关公文，是机关在领导管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行公务活动的重要工具。

公文规范，是调整公文制作、公文处理活动的规则范例体系。

主要有三个基本体系：

党务公文规范、行政公文规范和《国家机关公文格式》技术标准体系。

（一）公文种类

按照发文机关可分为：

（四大体系）

1.党务公文（党的机关公文）。

1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定，党的机关公文种类主要有（14种）：

（1）决议。

用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（2）决定。

用于对重要事项作出决策和安排。

（3）指示。

用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

（4）意见。

用于对重要问题提出见解和处理办法。

（5）通知。

用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

（6）通报。

用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（7）公报。

用于公开发布重要决定或者重大事件。

（8）报告。

用于向上级机关汇报工作、反映情况、（提出建议），答复上级机关的询问。

（9）请示。

用于向上级机关请求指示、批准。

（10）批复。

用于答复下级机关的请示。

（11）条例。

用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

（12）规定。

用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（13）函。

用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

（14）会议纪要。

用于记载会议主要精神和议定事项。

2.人大（机关）公文。

1998年2月全国人大常委会办公厅发布的《人大机关公文处理办法（试行）》规定人大机关公文种类主要有：

决议，决定，意见，法、条例、规则、实施办法，议案，意见、批评和建议，公告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要。

（共14类18种）

3.行政（机关）公文。

2000年8月24日国务院发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定，行政机关公文种类主要有（13种）：

（1）命令（令）。

适用于依据有关法律公布行政法规和规章（发布令）；宣布施行重大强制性行政措施（行政令）；嘉奖有关单位及人员（嘉奖令）。

还有任免令等。

（2）决定。

适用于对重大事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。

（3）公告。

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（4）通告。

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（5）通知。

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文（发布性），传达要求下级机关办理（指示性）和需要有关单位周知（知照性，包括任免通知与会议通知）的事项。

（6）通报。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

用于奖励时，“命令”、“决定”和“通报”应如何选用？

《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔2001〕1号）规定：

应依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。

（7）议案。

适用于各级人民政府按照法定程序向同级人民代表大会或人大常委会提请审议事项。

（8）报告。

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（9）请示。

适用于向上级机关请求指示、批准。

（10）批复。

适用于答复下级机关的请示事项。

（11）意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（国办函〔2001〕1号）规定：

“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。

作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，可参照执行。

作为平行文，提出的意见供对方参考。

（12）函。

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

与其他主要文种同样具有制发机关权限决定的法定效力。

（13）会议纪要。

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

4.政协等机关公文。

（略）

党政机关公文适用范围表（18种）

文种

适用范围

体系

决议

经会议讨论通过的重要决策事项

党务

命令

公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

行政

决定

对重大事项做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

党政

指示

对下级机关布置工作，提出工作原则和要求。

党务

意见

对重要问题提出见解和处理办法。

党政

公告

向国内外宣布重要事项或者法定事项。

行政

通告

公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

行政

通知

批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。

人事任免。

党政

通报

表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

党政

公报

公开发布重要决定或者重大事件。

党务

报告

向上级机关汇报工作、反映情况、（提出建议），答复上级机关的询问。

党政

请示

向上级机关请求指示、批准。

党政

批复

答复下级机关的请示事项。

党政

函

不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

党政

议案

各级人民政府按照法定程序向同级人民代表大会或人大常委会提请审议事项。

行政

条例

党中央制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

（行政法规、条例用命令公布）

党务

规定

对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

党务

会议纪要

记载、传达会议情况和议定事项。

党政

公文文种运用常见病误分类

广义公文：

1.张冠李戴；（把总结、计划、要点、安排、方案、制度、讲话等当法定文种。

）

2.抬高身价。

（把广告、声明、启事等用公告、通告、通知等法定文种刊发、张贴。

）

法定公文：

1.呈发不分（上、下行文不分）；2.报请不分；

3.函呈不分；4.决议决定不分；

5.公告通告不分；（公告宣布的事项重大，内容单一，

庄重，告知对象范围广泛，一般只登报、广播不张贴。

）

6.通告通报不分；（一是内容和作用不同。

通告除具有传达和告知的作用外，更具有较强的制约性，多体现为法令性和政策性；通报的事项则具有较强的典范性和褒贬性，多由事例或情况构成。

二是发文范围不同。

通报只对下级机关和所属单位。

三是行文方式不同。

通告多用张贴、登报、广播等形式公布；通报要以红头文件形式下发。

四是写作方法不同。

通告要有纲有目，简明扼要；通报则以叙事为主，并应加以分析，引出结论，使人们从中得到启发和受到教育。

）

7.通告通知不分；（把社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

写成了通知。

如：

《关于使用文明礼貌语言的通知》、《关于注意交通安全的通知》等都是行政机关面向全体公民应当遵守或者周知的事项。

均应改为通告。

8.通报通知不分；9.通报决定不分；

10.通报报告不分；（如《关于对1999年财务决算情况审计的报告》应为通报。

若需向上级行文可用报告。

）

11.批复批转不分；12.批复决定不分；

13.批复函不分；14.通知函不分；

15.公函便函不分；16.报告讲话不分。

（二）公文格式

1999年12月27日，国家质量技术监督局发布了新的《国家行政机关公文格式》。

该国标2001年1月实施。

1.基本要素。

公文一般由秘密等级（绝密、机密、秘密）和保密期限（国办函〔2001〕1号）规定：

“凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密30年、机密20年、秘密10年认定。

”机密级以上公文应当标明份数序号）、紧急程度（急件、特急）、发文机关标识（版头、红头）、发文字号、签发人（上行文）、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期（以负责人签发的日期为准、联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准）、印章、附注（需要说明的其他事项，应当加括号标注。

如：

请示应注明联系人的姓名和电话）、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等组成。

让我们先看两份公文版式：

0001秘密★一年

特急

中共武汉市委文件

武发〔2001〕36号

———————————★————————————

中共武汉市委关于×××××的通知

×××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××

中共武汉市委

2001年3月18日

主题词：

党建讲话通知

中共武汉市委办公厅2001年3月20日印发

（共印1800份）

秘密

特急

××市人民政府文件

×发〔2001〕36号签发人：

关民生

关于×××××的请示

×××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××

二OO一年三月二十日

（联系人：

×××，电话××××××）

主题词：

××××××请示

××市人民政府办公厅2001年3月20日印发

2.排版规则。

文字从左至右横写横排。

少数民族文字按书写习惯排版。

公文各要素按以下规则标识：

（1）眉首

公文份数序号（印刷顺序号）。

机密以上文件应当用阿拉伯数码顶格在版心左上角第1行对同一文稿印制的每份公文顺序编号。

秘密等级和保密期限。

如有必要，秘密等级用3号黑体字，在版心右上角第1行顶格标识，两字之间空1字。

如需同时标识秘密等级和保密期限，二者之间用“★”隔开。

紧急程度。

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，紧急程度应标识在秘密等级下1行。

发文机关标识（红头）。

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，用红色小标宋体字。

联合行文，主办机关名