文秘职业化训练材料分析及答案.docx

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文秘职业化训练材料分析及答案

案例1：

男朋友的工作调动

a、你下个月就要调到香港分公司去了，我们的婚期可能得推迟。

b、到时候再说吧！

c、默默无语。

d、胡毅，听说你们部又新来了一个漂亮的MM，是吗？

e、好，我俩就去新马泰旅游。

本题的最佳选择是e。

选a把胡毅即将调动的事告诉他，他就有可能透露给与自己非常要好的张三和李四。

对于只有工资收入的一般职员来说，人事问题是一个相当敏感的问题，特别是到香港去，在一般人眼里是份肥差；如果张三李四知道了胡毅要调到香港去工作的话，那么，事情迟早会传到人力资源部经理的耳朵里去。

调令还没有发，可调动的事已成了公开的秘密，这对于人力资源部经理来说，肯定是一件恼火的事。

于是，他会把胡毅找去问个究竟。

纸是包不住火的，这样胡毅会把自己与于雪的关系说出来。

其结果就可想而知，于雪不仅不能在总经理办公室工作了，就连饭碗保得住保不住还是一回事……这一切都悔之晚矣！

选b虽然没有明说调动的事，但它和c与d一样，这几种态度多多少少会引起胡毅的怀疑；他肯定会追问，如果于雪不说出真相，则有可能影响双方的感情；如果说出真相，则有可能跳进自己挖的陷阱里去。

选e是一种正确的选择，当然，这也是一种无奈的选择。

的确，对于像于雪这样的女性来说，爱情的地位仅仅次于生命，特别是结婚关系到一生的幸福，如果在这种时候还不把实情告诉自己的未婚夫，你可以说它是一种欺骗，甚至是对爱情的背叛。

但是，这件事并不是件单纯的私事，因为于雪是在工作期间知道的，胡毅的调动也属于工作范围。

作为公司的秘书，在权衡工作与私情的时候，必须以工作为重，以公司的利益为重。

从这个角度来看，男秘书女秘书都一样，你不能用性别袒护自己。

也许有人会说胡毅只是个普通的职员，不像上层干部的人事调动那样，提前泄露消息可能会给公司造成不良后果，何必小题大作？

！

在现实生活中，无论哪家公司都不能容忍人事机密的泄露。

秘书，顾名思义，就是要严守秘密。

秘书的“秘”就是秘密的“秘”。

案例2：

老总的隐私

a、“前几天王总的老师过生日，马总要出差，让我帮他送了点礼物给他的老师。

b、“最近一个时期马总从未找过我，对马总的事我一点也不知道！

”c、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女性。

”d、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的小姐，看她那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。

”e、“对马总我似乎不太了解。

”

本题的最佳选择是c。

选a肯定是错误的。

的确，作为秘书在替上司办私事时，有责任替上司保密。

但是，当总裁问起这件事时，他代表的是整个公司的利益，这件私事也再是单纯的私事了，所以，作为秘书，于雪不能替马总隐瞒了，必须向公司的最高领导人说明事情的真相。

选b与选a一样，甚至有过之而无不及。

选d也犯了秘书工作的大忌。

作为秘书必须如实地向领导反映情况，既不能掐头去尾，也不能添枝加叶。

收礼人也许是歌厅里的小姐，但你不能在没有任何直接证据的情况去推测人家是歌厅小姐。

选e也是一种逃避责任不实事求是的做法。

选c之所以正确，其理由很简单，那就是如实向上司汇报是其作为秘书的天职。

在一般的情况下，作为职业秘书的操守，对于上司的隐私，看到了的要当作没看见，听到了的等于没听见；只有这样，上司才能真正放心让你协助他的工作。

正是因为马总信任于雪，才会让她去帮他办私事。

从这个意义上来说，于雪有义务为马总保密。

但是，在现代企业中，上司与秘书的关系本质上是一种工作关系。

既然是一种工作关系，那就必须优先考虑公司利益，而不是个人之间的关系。

总裁是在工作时间问这件事，而马总也是在工作时间以副总的名义让于雪去办这件事的，所以送礼这件事不再单纯是件私事，因此，推说自己不清楚，甚至撒谎欺骗总裁，都是绝对错误的。

当然，也不能在没有任何证据的情况下，凭想像说人家是歌厅里的小姐。

这件事是总裁主动问起来的，也就说明总裁肯定是有备而来。

在这种情况下，即使于雪想为马总两肋插刀，自己承担风险，那也是瞒不住的。

这不仅对马总没有任何意义，还会把自己搭进去。

实事求是，如实汇报，这是每一个做秘书的天职。

也只有这样，秘书才能真正得到上司的信任。

案例3：

秘书的忠告

a、“好，我马上就办！

”说完，于雪立即回到自己的办公室，将信寄走了。

b、如果将信寄走，对公司和老总本人都非常不利。

于雪想到自己是老总的助手，有责任提醒老总，为了公司的利益，得罪了老总也值得，于是对老总这样说：

“老总，这封信不能发，别发算啦！

”c、于雪不仅没有退下去寄信，反而前进一步向老总提出忠告：

“老总，请您冷静一点！

给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？

在这件事情上，难道我们自己就没有值得反省的地方吗？

”

d、当天快下班的时候，于雪对已经心平气和的老总说：

“老总，可以将信寄走了吗？

”e、默默地回自己的办公室，当作什么也没听见。

本题的最佳选择是d，最恶劣的选择是c选a忠实和坚决地执行上司的指令，作为秘书的确需要这种品质，但是，仅仅具备“忠实和坚决”的品质，对于秘书来说远远是不够的。

选b是从整个公司利益出发的，对于秘书来说，这种富于自我牺牲的精神是难能可贵的，但是，它干预上司的决策，超越了秘书的权限，所以是不合适的。

选c从秘书是老总的助手这个角度来看是可取的，作为助手可以给上司提建议，但不能干预老总的最后决策。

这种选择之所以最为恶劣，是因为作为一个公司的老总，老总有自己思考问题的角度和方式，他必须经常权衡与各方面的关系和利益的问题，因此也必然包括与这家代理商的关系。

他提出中止与这家代理商的关系，也许并非出自一时之怒，只不过是那封无礼的来信充当了导火索而已；当然，老总也有可能是一时之怒，中止与对方的交往仅仅是说说而已。

总而言之，在不明白老总的真实的思想和感情之前，秘书作为老总的助手仅仅是助手而已，既不是政策的制定者，更不是最后的决策人。

秘书有责任及时向上司提供正确的建议，但绝对不能干预上司的决策。

选d是正确的。

理由如下：

老总也是人，也有自己的喜怒哀乐，也有不能自制的时候。

当他的感情一旦平静下来，必然会自我反省。

在这个时候，秘书把打印出来的信件递给老总征求他的意见，实际上就是给他创造一次重新决策的机会；a和b虽不可取，但毕竟还有商量的余地。

选e是一种拒不执行指令的不负责任的行为。

案例4：

老总的照片

a、这是总经理要的，我不知道！

b、我可以告诉你，但你不能对别人说。

c、拿到报纸上去发表（因总经理前几天刚接受一家财经报纸的采访）d.对不起，我暂时不能说。

e、你问那么多干什么？

本题的最佳选择是d从原则上来说，选a不算错。

的确，对于秘书来说，该说的就说，不该说的就不说，应当学会拒绝；但是，拒绝也是一门艺术。

很显然，选a不能让人信服。

即使你真不知道拿照片去做什么，人家也不一定真的相信；所以，你这么回答给人家一种不信任的感觉；久而久之，它就会伤害你与对方的关系，当你再要别人给你帮忙时就会很困难了。

选b显然是错误的。

不管你平时与雷经理门系如何好，也不管雷经理为人如何稳重，肯定不会把事情说出去，但只要你对雷经理说出了真相，作为秘书你就违反了你的职业操守；这事一旦被总经理知道了，你就有可能从此失去他的信任。

失去了上司的信任，不可能做好秘书工作。

选c是最为恶劣的一种做法。

你自以为聪明，实际上是给自己挖陷阱。

你信口开河，对方就会步步紧逼，为什么与报社打交道绕过我公关部，你们这是什么意思……如果事情朝着这个方向发展，那事态的发展你就无法控制，而且这不是一个工作方法的问题，而是一个人是品问题，所以，对于秘书来说最大的敌人就是耍这种小聪明。

选e很显然是一种没有水平，甚至是一种没有教养的做法。

对方的职务比你高，而且这事也与他的工作有关，他为什么就不能问？

一些秘书由于不能正确认识自己的地位，容易养成狐假虎威的毛病；对于这一点，不仅公司其他人反感，就是上司知道了也会反感。

秘书工作实际是三分做事，七分做人，你用这种方式去处理人际关系，其结果可想而知。

选d之所以正确，是因为它在坚持保密原则的前提下又保持了礼貌。

用这种婉转而又明确的方式拒绝对方，对方不仅能接受，而且也能理解，因为大家都是职场中人，知道什么事该问，什么事不该问；你点到为止，对方就能心领神会。

案例5：

会谈超时

a、“老总，李总已到。

你已经超过30分钟了！

”b、“老总，李总已到。

还让李总等多久？

”

c、“老总，李总已到。

李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家？

”d、“老总，李总已到。

你去接待李总吧，刘总我来接待。

”e、“老总，李总已到。

我怎么向他解释？

”

本题的最佳选择是b。

选a看上去似乎只是在提醒老总，实际上包含于雪了对老总超时的不满。

的确，作为老总是需要守时的，但老总为了某种需要，有意多陪刘总聊聊，以便建立更融洽的关系也是有可能的，所以，在这种情况下秘书不能对老总产生抱怨。

选c与选a差不多，只不过是你是借李总来表示自己的不满，所以也不合适。

选d是明显的错误，因为秘书无权给上司做指示，让老总如何如何做，尽管你这可能是一番好意。

选e也是不合适的，一是老总谈兴正浓的时候，他不可能给你什么指示，而且作为秘书不应该将这类问题上交给上司。

选b之所以最合适，是因为你没有让老总为难。

老总在看到你的“还要让李总等多久？

”纸条后，只要在上面写上“5分钟”或“30分钟”就行了，而不要回答“怎么办”或“怎么答复对方”这类问题。

作为秘书要尽量让上司多做选择题，少做问答题。

案例6：

上司挨骂

a、对上司说：

“小王经常犯这种毛病，存完文件不说一声，我都说过她好几次了！

”b、赶紧找出文件递给主任。

c、安慰主任：

“老总这些天也真像吃错药了！

”d、赶紧找出文件给老总送去。

e、安慰主任：

“头，实在不好意思，我要是早点回来就好了。

”

本题的最佳选择是d。

选a肯定不合适，虽然你这么说可能会让主任得到些安慰，但它只会让主任火上加油的，更何况在背后批评同事是一种不太合适的做法。

选b虽然表现出秘书的主动性，但并没有把问题解决。

让主任给老总送去吗？

显然主任不太敢去，因为他怕老总怒气未消，再把他臭骂一顿。

选c更不对，因为无论在什么情况下秘书都不能批评自己的上司。

选e也不合适，尽管你把过错揽到自己身上，想替主任承担责任，并缓和一下气氛了，但并没有解决问题，即让老总看到文件。

选d之所以比较合适，是因为于雪巧妙地给了主任一个体面地下台阶的机会。

自己给老总送去，老总火气再大，他也不太可能再冲你发火，这样，这件事也就到此为止了。

如果让主任自己去送，即使老总火气己尽，他多少还会唠叨几句。

作为一个优秀的秘书，应该时时为自己的上司着想。

案例7：

上司外出之后

a、告诉刘总说周经理去银行办点私事去了，并问刘总周经理回来后是否可以马上与他联系。

b、问刘总是几个什么样的财务数据需要周经理确认，是否可以把这几个财务指标告诉自己，等周经理回来后马上向他。

c、告诉刘总说周经理外出了，估计一个小时之内能回来，并对刘总说：

“周经理一回来我马上转告他，让他与您联系。

”d、于雪回答：

“刘总，实在对不起，我不知道周经理做什么去了。

”e、于雪马上热情地说：

“刘总，周经理外出办事了，我请我们部的老王跟你说说可以吗”

本题的最佳选择是c。

选a之所以不妥，是因为让刘总知道周经理上班时间去办私事，会有可能给周经理带来不必要的负面影响。

选b不妥，是因为财务指标数据是公司的敏感信息，如果对方没有主动提出来让你转达，那你就要回避。

选d也不妥，因为作为秘书回答不知道自己的上司去哪里了是一种失职，而且耍这种小聪明只会让对方不信任你。

选e也不妥，因为财务指标数据是公司的敏感信息，作为秘书无权安排或指定人员来做这项工作。

选c之所以合适，一是它既是实事求是对回答了刘总的问题，二是它没有向刘总透露多余的信息，从而避免了给周经理造成不必要的麻烦。

案例8：

戴大墨镜的客人

a、对不起，我们老总正在跟客人谈话，有什么事请跟我说吧。

b、对不起，先生，请你填写会客登记表。

c、先生，你不能进去，否则我叫保安了！

d、先生，您预约了吗？

e、对不起，先生，请问您贵姓……

本题的最佳选择是e选a之所以不合适，是因为你在没有弄清楚客人的身份和来访目的之前，不能向他透露本公司领导