文书处理制度.docx

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文书处理制度

文书处理制度

（1）文书处理标准

第一条文件的定义

此处所指的文件，包括各种规定、来往文件、信件、调查书、报告、契约、凭证粪文件、决议、参考文件、由簿、统计表及其传票等一切业务用文件。

第二条文件处理的原则

公司的文件处理必须保持收发之间的联系，分清责任所在。

第三条保存期限的分类

帐簿从其封闭之日，其他文件从组卷时算起，其保存期限分为如下五种。

（一）永久保存的。

（二）保存10年的。

（三）保存5年的。

（四）保存3年的。

（五）保存1年的。

第四条不同保管期限的文件内容

文件的保管期限依照以下标准制定，但还需要有为每一个具体文件划定保管期限的保管期限一览表。

（一）永久保存的文件。

（1）公司法规及公司代表大会文件。

（2）董事会及其他重要会议的文件。

（3）有关经营方针及事业规划。

（4）预、决算材料。

（5）各项规章的制定及修改和废止情况。

（6）发至公司内部乘务员机构的指示及命令。

（7）重要的权利、财产的损失保全及其变更的情况。

（8）重要契约、合同的缔结、解除及其变更。

（9）有关公司职的升降、赏罚及授予的重要内容。

（10）向官方提请的文件及官方批复文件中的重要部分。

（11）重要的诉讼文件。

（12）重要的统计及调查。

（13）除上述内容之外被认为重要的文件。

（二）需要保存10年的文件

（1）上述各种文件中需要永久保存的。

（2）与永久保存文件有关的手续、通牒、照会及报告等。

（3）事业规划及经营方针的实施细则。

（4）预算的统制及实施细则。

。

（5）权利和财产的得失、保全及其变更。

（6）诉讼及登记。

（7）与各规定相关的指示事项。

（8）职员的升降、赏罚及授予。

（9）有关职员的卫生保健和福利设施。

（10）递交官方的文件及官方下达的命令。

（11）有关调查的内容。

（12）业务上的差错及事故。

（13）现金出纳簿、核对帐目及各种会计票据。

（14）除以上内容之外，不属于永久保存的，具有重要意义的文件。

（三）需保存5年的文件

（1）以上两项所列各业务中产生的报告、调查及参考资料。

（2）各种简便帐目。

（3）参照前面各项相关的文件。

（四）需保存3年的文件

（1）与经营无关的一般往来文书，但过于简单的除外。

（2）简单的来往文件。

（3）特别简单的通知、报告、调查及参考文件。

（4）仅供一时之用的帐簿和用途单一的文件。

第五条文件的整理、装订

办结完毕的文件需进行适当的整理、装订、此项工作由文件收发部门逐年进行，会计文件依会计年度进行整理装订，然后分别保管。

若没有逐年或逐会计年度整理必要之文件，可另选适宜的时间段装订，这种情况需注明装订年度及文件年限。

第六条保存文件目录的制作

依第五条整理过的文件，应在某一组文件的首页或袋皮、附页上注明文件号码、名称、保管期限、单位名称及起止年月日，并将其记入同样内容的文件清单，分门别类地保管。

第七条文件保存中应注意的方面

保存的文件应分门别类地进行整理，并达到即使文件的整理者不在也能很容易地了解查找方法的程度。

第八条文件向保管科的移交

各科需保存的文件向保管科移交时，依照另行规定执行。

移交时间一般定在帐目封存和其他文件归类完成时。

第九条保存文件的阅览

需要查阅已被保存的文件时，需要履行另外规定的有关手续并明确授权。

查阅时不得将需查阅的文件从装订的文件集合申取下。

需要保密的文件，要特别注意其内容不得外泄。

需经适当的责任者认可方可提出文件查阅。

第十条保管期限的缩短

文件在保管期限中，如果失去了最初认定的保管意义时，可通过有关部门合议，缩短其保管期限。

第十一条机构的取消、合并与分设

当机构取消或合并、分设时，应及时进行文件的移交，明确其保管单位。

第十二条非常情况处理办法

重要文件应选择安全的场所进行保管，如遇紧急情况，需要提前转移文件时，需持特别许可证方可办理。

第十三条文件的销毁

（一）已过保管期限制文件，在经各有关部门商定后，予以销毁。

（二）销毁原则上采用焚烧，而一般性的报纸、杂志，及其他无价值资料，可采取卖掉的方式。

（三）销毁所保存的文件时，需依照有关规定履行必要的手续。

（2）文书处理规定

第一章总则

第一条目的

本公司文书的处理按本规定进行。

在特殊情况下，为了应急，可以不按本规定权宜处量，但事后必须按本规定补齐有关手续。

第二条定义

本规定所指文书，包括以下内容。

其中“1”与“2”项文书的处理，原则上按会议决定叠置。

（一）高层决策文书，以及高层下达的文件。

（二）部门会议合议文书与转阅文件。

（三）契约书、证券、证书和劳动协议书。

（四）志愿书、违约书、往来公文、专利证明和注册登记文书。

（五）收支预算与决算书、帐本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。

（六）往来书信、电报、任命书、意见书。

（七）各种报告、各种统计表。

第三条类别划分

上述文书按机密程度，可划分为以下几类。

（一）机密文书

（1）绝密。

文书中包含着绝密机要的重大事项。

（2）秘密。

保密程度仅次于前一种绝密文书。

（3）外密。

不能向外部其他公司透露的文书。

（4）亲启。

只对指定公司、指定人员透露的文书。

（二）普通文书，即机密文书以外的文书。

第四条例外原则

其他文书，如公开发行的书籍、杂志、报纸和小册子，以及调查资料类的印刷品或复写誊印物品的管理或处置，不受本规定约束。

第五条适用原则

工厂及各部门、科室（所）在有必要的情况下，依据本规定，保管与处理本部门内的有关事务文书。

第二章文书的收发

第六条收发

到达本公司的文书，原则上由总公司的庶务科、工厂的总务科或者另行规定的其他科室接受。

所有文书按下列原则处置或送发。

（一）普通文书全部由接受科室开启或开封，编上文书的收发编号，注明收发日期；在文书登记簿上作好登记；由接受科室的主管，或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员；文收当事人必须签名盖章领取文书。

但是，极为普通的文书，并且没有或不涉及到特别事项的文书，可以简化登记手续。

（二）绝密文书或亲启文书，必须直接送交当事者，由文书当事者开封与处置。

第七条制度时间外的处理

下班后或节假日到达的文书，由值班人员根据具体情况，按下列规定办理。

（一）值班人员能够判定是紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导及寄给本公司的文书，应立即通知秘书处主任；其他次重要文书的到达，只需通知收发科室的主管，并按其指示处理。

（二）所有到达的文书，值班人员都必须一一作好登记，于此后第一个工作日早晨转交收发科室。

第八条收发决定

所有文书的接收、转交、登记与领取事宜，都必须由收发科室主管作出决定与指示。

第九条设立信使

在文书的接受与处理过程中，各部门、科室间经常需要相互传递文书；因此，在文书档案科设一名信使，巡回传递各类文书。

第三章文书的处理

第十条处理原则

文书处理的基本原则是“准确”与“及时”，以及明确文书处理的责任者。

第十一条成文原则

凡重要的往来交涉，都必须形成“文书”或形成文字记录，即所谓“成文”原则。

印使情况特殊，不允许当即形成文件，也必须事后追忆，形成“备忘录”。

第十二条特例

对那些并不重要的事项，或者可以通过电话、会面等简单形式处理的事宜，只需事后把处理结果的要点记录下来。

第十三条处理手续

领取文书的科室或部门，按下列规定及时予以处理，不得拖延。

（一）凡重要事项，或者异常事项，立即向所在部门主管作出报告，逐级向上请示报告；必要情况下与其他部门取得联系；等候并按照上级指示，处理文书中涉及到的有关事项。

（二）如果文书中涉及到的事项，与其他部门有关，必须在取得与其他部门联系、并达成一致意见后行事。

（三）在具体处理时，如果认为有必要请其他部门作出配合，并且其他部门提供配合需要一定时间，在这种情况下应该事先征得对方的意见，以便妥善处理。

（四）如果事情涉及二个以上的部门，并且难以判断何部门出面主持，在这种情况下，必须听取庶务部门的处理意见。

第十四条防止拖延

文书档案部门有责任督促有关部门处理文书中指定的事项，防止文书的处理延迟或停顿；并且有权让有关责任者对拖延的原因作出说明。

第十五条重要文书的保管

机要或绝密文书，以及其他重要文件，必须存放在带锁的档案文件柜中，予以严格保管。

文件柜的存放，必须选择在如果发生意外，能够安全、迅速转移出去的地方，并且选择容易发现的醍目的位置。

第四章文书的制作

第十六条用纸的规格

制作文书的用纸，除特殊情况下，原则上采用A5或B5规格。

第十七条文书格式

除特殊规定外，原则上采用通常的横排格式。

第十八条字句

文书以简单明了的文体记述，采用标准的简体汉字，避免使用艰涩的词句。

第十九条文体

全部文书一律采用书面文体。

第二十条复印

绝密文书未经主管认可不得擅自制作或复印副本。

在特别有必要的情况下，必须注明包括正本在内共复印多少份，送往何部门等等。

第二十一条署名

在文书发送与转交时必须按下列要求署名；特殊情况或有专项指示情况下除外。

（一）代表公司名义缔结的契约书、往来公文、公司公告及向政府机构提呈的报告，全部署名“董事会代表”。

（二）对外广告及宣传，采用公司名称。

（三）除此之外的文书，署上责任担当部门或科室名称，及部长或科室职务与姓名。

不重要的文书，只需署上担当者姓名。

第五章文书整理

第二十二条编写符号

各种类支书都必须按整理的要求编写符号，表示文书的类别；再按符号编辑数字连号，给各类文书排序，以便于检索。

第二十三条文书的符号与编号按下列规定使用。

（一）表示部门、科室名称的符号，用部门、科室名称的第一个汉字。

如制造部门、工艺科，用“制、工”表示。

（二）文书类别直接用“绝密，，、“密”等字样表示。

（三）各种文书，按先后秩序、用自然数排序编号。

（四）同一文书或同一名称的文书，追加一组自然数，用“一”隔开，如“制、工、密0015-001”。

编号按年度更新。

第二十四条填写文书登记簿

所有文书的符号与编号都必须填写在“文书登记簿”上。

第二十五条整理

文书处理完结之后，按文书的符号与编号进行编辑整理。

不过大部分文书或者并不重要的文书，没必要查询与翻阅；这类大量的文书归一大类编辑整理；另一类需要经常查阅的文书，尽管文书处理已经结束，但文书的效用还没有终结，需要单独整理。

第二十六条保管

文书整理后，大量不重要的文件直送庶务科保管；其他为数不多的重要文书，在一定的期限内留存在责任部门，科室处保管。

第二十七条移交

所有失去时效的文书，包括在各部门、科室暂管的重要文书，都必须最终移交庶务科，并在移交过程中填写好“移交登记簿”。

第六章文书的送发与交接

第二十八条主管科室

全部文书的送发与交接，由总务的庶务科、分厂的总务科负责。

在特殊情况下，公司内文书的送发与交接，由相应的部门及科室相当。

第二十九条绝密与亲启文书

绝密与亲启文书必须加封，并在封面上加盖“绝密”、“亲启”等字样印章。

第三十条转交、邮寄与面呈

送交的重要文书，必须在封面上加盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样的印章，分别表示“可以由专职传递员以外的第三者转交，或在书信接受者不在的情况下留下文书、嘱咐由指定传递者当面呈交的文书”；“可以通过邮寄传递的文书”；“必须由指定传递者当面呈交的文书。

”

第三十一条填写送发登记簿

所有送发文书，按“转交”、“邮寄”与“面呈”，分别填写送发登记簿。

对于“面呈”文书，还必须在相应的备注栏目中，注明送交过程的要点，以及领取文书的当事人签名盖章。

第七章文书的存档与废除

第三十二条存档

由本公司总部的庶务科，按文书的整理符号与编号，进行编辑归档。

第三十三条编辑

庶务科按年度把重要的、经各部门、科室整理编号的文书，进行汇总，分编装订成册，存人档案。

会计文书则按会计年度编辑成册。

一些不太重要的文书，不必按文书类别编辑，只需按年度汇集成册即可。

第三十四条分编标准

存档文书按部门与科室，以文书的符号独立分编成册。

第三十五条保存期限

保存期限按下列规定确定。

保存期从编辑日起算。

（一）永久保存。

凡属于规则、指令、决议、诉讼、重要契约、证书、统计及会计文书，以及职工人事劳资文书，都必须归为“永久保存”文书。

（二）保存十年。

类似永久保存文件性质、但没有必要永久保存的文书，以及合议书、志愿书、违约书、往来公文、复命书、报告书和重要往来信函等等，可以保存十年。

（三）保存五年。

次重要且没必要保存十年的文书，可以保存五年。

第三十六条废除

保存期满，或者在保存期内没必要继续保存的文书，应及时予以废除或销毁。

废除必须经有关部门、科室合议，报总裁认可，由文秘科执行。

如果对废除没有疑义，即刻采用粉碎与焚烧的方式予以废除或销毁。

（三）公文处理办法

第一章总则

第一条为做好公司和公司各部门、各子公司的公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化，参照《国家行政机关公文处理办法》的原则精神，结合公司实际，制定本办法。

第二条公文处理必须做到准确、及时、安全。

公文由办公厅和各部门、各子公司的综合处（或办公室）统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

公文处理必须严格执行有关保密规定。

第三条各部门、各子公司要有一名领导干部分管公文处理工作．同时配备专职文书人员或指定专人，明确职责范围，集中精力做好公文处理工作。

第二章公文种类

第四条公文主要种类有：

①命令（令）、指令；②决定、决议；③指示；④布告、公告、通告；⑤通知；⑥通报；⑦报告、请示；⑧批复；⑨函；⑩会议纪要。

各类公文应用范围，可参见《国家行政机关公文处理办法》。

第三章公文格式

第五条公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、主送（报）机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送（报）机关、附件等部分组成。

如有附件应在正文之后注明附件名称和顺序。

请示一般只写一个主报机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。

第六条公文纸一般用十六开型，左侧装订。

“布告”、“公告”、“通告”用纸规格，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第七条用公司名义行文的公文有：

一、向国务院报告、请示工作；

二、向国务院各部、委和各省、自治区、直辖市及有关单位联系重要事务；

三、转发国务院或各部、委、省、自治区、直辖市的重要文件；

四、向各部门、各子公司下达重要指示、决定、批复、工作指导等。

第八条用各部门、各子公司名义行文的公文有：

一、与国务院各部、委和各省、自治区、直辖市业务部门及有关单位联系日常业务；

二、在职权范围以内，下达计划、规章，指导业务，了解情况；

三、向公司领导报告、请示工作。

第九条凡可以用各部门、各子公司名义行文的，一律不用公司名义行文。

各部门、各子公司在职权范围内能够处理的问题，一般不要向公司行文。

第十条请示性公文，一般应一文一事。

除领导直接交办的事情外，请示不要直接送领导者个人。

非特殊情况，不要越级行文请示。

第十一条各部门、各子公司呈报公司的公文，应由综合处（或办公室）负责审核，由文书人员（或指定专人）负责传递。

公文先办公厅，由办公厅加盖收文章，编号和分送。

未经办公厅加盖收文章和编号的公文，如有失密或丢失，责任自负。

第五章公文办理

第十二条公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、‘拟稿、审核、签发、缮印、用印、归档、销毁等程序。

第十三条各部门，各子公司都要建立收文登记制度。

收到的文件，由文书人员（或指定专人）统一拆封、登记。

对上级和其他单位发给公司的公文，由办公厅根据公文性质拟出分办意见，办公厅领导阅签，送公司领导或各部门、各子公司阅批或承办。

第十四条各部门、各子公司收到承办公文后，要抓紧办理。

对不属于自己业务范围，又不适宜由本单位主办的，应迅速退回办公厅并申明理由。

第十五条已送公司领导阅批或交有关部门、子公司承办的公文，由文书部门负责催办。

第十六条草拟公文，首页要使用公司规定的发文稿纸和内部公文稿纸。

草拟公文应注意：

一、情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅要简短。

要实事求是，开门见山，摒弃套话、空话。

二、人名、地名、数字、引文要准确。

时间应写具体的年月日，不要用前年、上月等字样。

年份应写全，例如不要将一九九五年写成九五或95年。

三、公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。

在同一公文中，数字的使用应前后一致。

第十七条公文应标明拟稿单位和拟稿人姓名。

公文稿拟出后，要由主办单位负责人核阅、修改、签署。

未经负责人签署的公文，办公厅不予受理。

第十八条凡涉有其他部门及属于其他部门管理权限的问题，主办部门应主动与其他部门协商、会签；不能取得一致意见时，上报的公文，要如实反映。

第十九条上报国务院的公文和以公司名义向国务院各部委和各省、自治区、直辖市及有关单位联系重要事务的行文，必须经办公厅核稿。

上报国务院的公文，由办公厅加文件的“主题词”。

办公厅核稿时，在不改变原意的情况下，可对文字进行技术性润色和处理；对文件内容的重要改动，应与主办单位协商，或提出意见，退拟稿人自行修改；涂改勾画了草者，退拟稿人抄清。

第二十条公文必需经过发文单位负责人签发。

以各部门、各子公司名义行文的公文，由各部门、各子公司领导人签发。

以公司名义行文的公文，一般可由主管副总经理签发；涉及全局性的重要公文，由董事长、总经理签发。

有的公文，可由办公厅（综合处、室）主任根据授权签发。

经领导人签发的文稿，如必须改动，应报签发人同意。

第二十一条发往驻外使馆电报，由公司主管副总经理签发。

向国外发通知、签证、函电，经外

交部授权或经公司批准（指用外交部给公司的编号，并限于一次性入境签证）的部门和子公司，由部门、子公司领导签发；其他各部门、各子公司不能擅自以本单位或个人名义签发，必需时应呈请公司主管副总经理签发。

第二十二条缮印的一切公文须有签署，符合格式，字迹清楚，整洁美观，校对无误，份数准确。

校对人应在文稿上签名。

第二十三条对于不符合要求的公文，监印人可不予盖章。

第二十四条封发公文时要对公文进行检查，防止差错。

急、密件要在信封上加盖急、密戮记。

限时送到的公文和亲启公文要注明要求。

第二十五条办公厅负责传递秘密公文。

传递时，必须采取相应的保密措拖，确保公文安全。

第六章公文立卷、销毁

第二十六条公文办完后，应根据立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

几个单位的联合发文，由主办单位立卷。

第二十七条立卷公文，应按规定向档案部门移交。

个人不得保存应存档的公文。

第二十八条没有存档价值和存查必要的公文，经过领导批准，可销毁。

销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失。

第七章附则

第二十九条本办法自发布之日起施行。

各部门、各子公司公文处理规定，与本办法不一致的，以本办法为准。

4、文书收发制度

收发文处理规定

第一章通则

第一条目的

公司文件（本公司及其事务所之间的书信、文件、传票、小包裹等）以及公司外文件的收发、分发等依本规定处理。

第二条统管部门

文书的收发、分发等事务，由本公司及各事务所的总务处统一管理。

第三条文书责任者

在各业务处室中设文书负责人，负责本处室内发文文件的分发、保管等工作。

第二章收文及分发

第四条文书的收受

对公司外来文书的收受由总务处收文科负责。

第五条收文的处理

收文中除亲启信函，挂号信，专递证明等，对一般信函应全部拆封，以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处，将信封附上，用别针别在一起。

收文科将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地点等项目登在《收文簿》上，并将文件及收文簿一并提交给总务处长。

第六条审核以及分发批示

总务处长在对文件及《收文簿》加以审核后，对收文科做出分发批示。

当处长外出时，如有关事务急需处理，可由副处长代理承担上述工作：

第七条分发

收文科将<收文簿》及文件分发各处室，各处室的文书负责人应在《收文簿》上盖印签收。

第八条处室内部文书的处理

文书负责人在收到的文件上加盖传阅印，并将之递交有关处长。

该处长阅文后对文书负责人做出分发传阅的批示，文书负责人据此将文件分发给有关工作人员。

在文书承办、分发量较大的处室，可设文书整理簿，并据此处理文件。

第三章发送

第九条发送

文书的发送全部由总务处收文科负责，但是，在特殊必要时亦可由适当的业务处室办理。

第十条处室内部发送文书的处理

文书形成者在信封上写清收件人地点、姓名，并注明是否采用挂号、快递等方式后将文书交给文书负责人。

文书负责人将本处室文件分门别类，递交总务处收文科，请示发文。

第十一条发送的处理

总务处收文科将各处室交来的所有发文的发文日期、发送地点、发文者名称（全名）、内容等项目登记在《发文簿》上，贴好邮票投递出去。

第十二条投递

文件投递通常一天三次，按以下时间投出。

第一次上午十点

第二次下午三点

第三次下午五点

遇有需紧急投递的文书，可不受上述时间限制。

第十三条邮票的收付保管

邮票的购人、付出、保管等情况，应登记在《邮票收付保管明细表》上，年度计算出余额，与现存邮票数量加以核对。

第四章公司内部定期专递文件的处理

第十四条公司内部的定期专递

不利用国家邮政，而是通过公司内部定期专递形式发送的信函、文书、传票、小包裹、钱款以及其他物品的收集和递送，可依照第二章，第三章的有关规定办理。

对本公司及各事务所之间的定期专递的管理由各公司总务处负责。

第十五条定期专递收发文簿的制作

在发送定期专递时，各总务处应在定期专递收发文簿上登记期内容（一式二页），副页留存，正页与发送物品同时放人定期专递箱，交给定期专递司机。

定期收发文簿的使用方法如下：

（副本）定期专递收发文簿

作为发文单位记录，可代替发文簿，每天整理清点。

（正本）定期专递收发文簿

发文单位——收文单位总务处，可代替收文簿，第天整理清点。

（定期专递车辆调配）

5、文书寄发制度

文书寄发规定

第一条主管科室

文书的邮寄、送发统一由总务部文秘科负责。

在不得已情况下，由适宜的部门、科室寄发，但有必要事后向文秘科作出报告与说明。

第二条一般文书

全部寄发公司外的一般文书，各部门、科室及有关人员封缄之后，直接送交文秘科统一寄发。

第三条寄发

文秘科汇集所有待发文书，作好“文书发送登记”

待发文书必须在一定时间内发送出去。

特快专递以及电报等文书，必须即时发出。

第四条机密、亲启文书

凡机密或亲启文书，文秘科必须加盖“绝密”、“密”、“亲启”等字样印章后发送，并给发文部门、科室或发文者以必要的回复。

第五条重要文书

其他重要文书或快递文书，必须加盖“专递”、“面呈”、“快递”等字样印章，并给