会务管理方案.docx
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会务管理方案
全亚会务管理系统
技术方案
北京全亚通信技术有限公司
2014-11-26
目录
1、概述4
1.1背景4
1.2建设必要性4
2、功能设计5
2.1会务管理PC端5
2.1.1新建会议6
2.1.2会议议程6
2.1.3会议地图7
2.1.4嘉宾信息7
2.1.5与会人员8
2.1.6会议排座8
2.1.7会议签到9
2.1.8会议通知9
2.1.9会议资料10
2.1.10会议新闻10
2.1.11分组讨论11
2.1.12会议投票11
2.1.13服务安排12
2.1.14工作人员13
2.1.15APP管理13
2.2会务管理手机端13
2.2.1会议信息13
2.2.2会场地图14
2.2.3会议新闻14
2.2.4与会人员15
2.2.5会议通知15
2.2.6会议签到16
2.2.7会议议程16
2.2.8会议资料17
2.2.9会议安排17
2.2.10会议互动18
2.2.11设置18
2.3后台管理18
2.3.1会议通知18
2.3.2会议管理19
2.3.3会务管理19
2.3.4系统管理功能要求20
2.3.5系统安全管理要求20
2.4功能列表清单21
2.5系统体系结构图22
3、软硬件配置22
3.1软件系统配置22
1、概述
1.1背景
随着3G的普及，4G步伐的来临，智能手机迅速普及，手机移动办公越来越受到政府和商务人士的欢迎。
截止目前为止，全球约有8亿多用户在使用移动智能终端，使得客户在PC机上花费的时间越来越少，移动会议成为了现代商业办公的主流趋势。
企业部门、人员的扩充，分支机构的增设、客户维护需求的增加，都对企业的信息化管理提出了更深层次的要求。
节省时间、提高效率无疑成为现阶段企业竞争的关键因素。
随着移动互联网的高速发展，能够随时随地发起会议，进行沟通的移动会议产品，原来越多地受到管理者的青睐，移动会议为打破企业内外部沟通的时空限制创造了平台，也可有效提升企业管理效率和节省成本。
1.2建设必要性
在会议需求增长、商务人士流动性增强的推动下，企业会务管理应运而生，机场候机室、酒店、客户办公室，甚至咖啡馆，都能成为随遇而安的“会议场所”,能随需、随时、随地发起会议,达到“开会就和打手机一样方便”的移动办公目标，让用户能随时随地发起会议,享受全球范围内真正随时随地随心零距离移动沟通。
会务管理恰恰能够弥补现有通知方式的不足，使通知更加快捷有效，并可直观查看接收方的接收状态（振铃,接听,未接通,接听已确认），从而可以有针对性进行再次通知,自动追呼次数和时间间隔可灵活地设置，达到通知到达率提高到100%的目标。
从目前的市场需求来看，企业会务管理系统能够帮助政府、企事业单位提升工作效率，降低信息沟通成本。
政府、企事业单位迫切需要一款这样的产品，满足其移动会议、会议通知、节日问候等信息发布和沟通的高效率、高到达率需求。
智能会议会议系统通过单位进行日常会议会务管理系统，主要体现在会前安排、会中管理、会后服务等一站式会务管理系统，主要由会议组织者进行会议建立、会议信息、议程、人员、资料等内容建立和管理功能，与会人员通过手机客户端可进行所有会议信息的查看处理。
手机客户端与会务管理平台保持同步更新。
2、功能设计
2.1会务管理PC端
智能会议会议系统通过单位进行日常会议会务管理系统，主要体现在会前安排、会中管理、会后服务等一站式会务管理系统，主要由会议组织者进行会议建立、会议信息、议程、人员、资料等内容建立和管理功能，与会人员通过手机客户端可进行所有会议信息的查看处理。
手机客户端与会务管理平台保持同步更新。
2.1.1新建会议
新建会议是有会议组织者通过会务管理平台进行会议的建立，新建会议包括会议名称、会议时间、会议地点、主办单位、协办单位、联系人、联系电话、会议简介等信息。
2.1.2会议议程
会议议程是会议组织者根据会议进展需求进行会议议程的安排，进行相应议程字段的选择和填写，包括议程日期、议程时间、议程主题、主讲人、议程简介等内容。
2.1.3会议地图
会议地图是会议组织者进行会场地址、地图、交通指引等位置信息的建立。
地图支持自动生成。
2.1.4嘉宾信息
嘉宾信息主要是会议嘉宾人员信息的添加、编辑及维护，支持人员照片上传。
2.1.5与会人员
与会人员是用来进行与会人员信息的维护、添加、编辑、排序、会场排号等操作。
系统支持人员照片上传、座位排号、手机号码隐藏等。
注：
与会人员添加时可支持通过单位通讯录进行选择导入。
2.1.6会议排座
会议排座是根据会议会场安排，针对每个与会人员进行会议会场排座，与会人员通过手机端随时可以查看自己座位，保证会场秩序。
2.1.7会议签到
会议签到功能是通过管理平台进行本次会议签到的建立、实时查看会议与会人员签到状态信息，系统自动生成本次会议二维码，会议签到支持人工扫描枪二维码扫描和与会人员自助二维码签到、支持签到同步大屏。
2.1.8会议通知
会议通知是会议组织者通过会务管理平台在会前、会中、会后等各个阶段根据会议需求向与会人员下发各类通知信息，系统支持通知模板、个性字段建立、支持以短信、app推送、语音方式进行会议通知，并可以随时查看通知发送、人员接收状态。
2.1.9会议资料
会议资料是用来上传、下载、删除会议所有资料的维护，与会人员可通过手机端随时查看下载会议资料。
会议资料支持图片、word文档、ppt文档、pdf等常见文档格式。
2.1.10会议新闻
会议新闻主要是会议组织者进行新增、发布新闻、公告类的信息。
与会人员可通过手机客户端实时进行查看操作。
2.1.11分组讨论
分组讨论是会议组织者根据会议需要，建立维护讨论分组操作、可建立讨论议题、讨论地点、讨论时间、主持人、议题简介等信息，并可以指定添加与会人员和导入人员信息，与会人员可通过手机客户端进入分组进行讨论。
2.1.12会议投票
会议投票功能根据会议需要，进行投票环节内容的建立、编辑及维护操作，投票建立完成后与会人员通过手机客户端随时查看投票内容选择投票然后提交，会务管理平台可实时查看统计投票人数及状态信息。
2.1.13服务安排
服务安排是指会议组织者针对与会人员会议服务安排发布操作、主要包括住宿安排、就餐安排、用车安排、其他安排等内容。
与会人员通过手机客户端随时可查看相应服务安排内容。
2.1.14工作人员
工作人员功能是用来展现发布会议现场工作人员信息，包括名字、手机号等信息，与会人员可通过手机客户端随时进行查看。
2.1.15APP管理
APP管理功能是由会议组织者根据会议需要设定与会人员手机客户端模块功能开放操作。
2.2会务管理手机端
掌上会议功能模块是针对会议管理系统的手机客户端功能，主要是实现与会人员通过手机进行会前通知查看、会议签到、会议安排、会议资料、会议互动等掌上会议系统，方便快捷掌握各个类型会议信息。
其主要功能模块如下：
2.2.1会议信息
会议信息主要是由与会人员用来查看未进行、进行中的会议主要信息，包括主办单位、协办单位、联系人、联系电话、会议简介等内容。
2.2.2会场地图
会场地图是提供与会人员查看会议地址和地图、交通指引等会场位置信息。
2.2.3会议新闻
会议新闻是实现与会人员实时查看会议相关新闻及公告信息等内容。
2.2.4与会人员
与会人员是实现查看所有与会人员详细信息包括单位、名字、手机号等信息。
2.2.5会议通知
会议通知功能是与会人员用来查看实时会议通知提醒功能。
通知内容支持短信、彩信、语音三种通知方式。
2.2.6会议签到
会议签到是实现与会人员二维码会议签到，签到方式支持人工签到和自助签到两种方式。
2.2.7会议议程
会议议程是实现与会人员查看会议议程所有信息和安排。
2.2.8会议资料
会议资料是实现与会人员实时查看会议资料、信息，及时记录学习会议内容，会议资料支持图片、word文档、ppt文档、pdf等常见文档格式。
2.2.9会议安排
会议安排是实现与会人员查看会议住宿、用车、就餐等日常会议安排信息。
2.2.10会议互动
2.2.11设置
设置功能是实现与会人进行个人信息设置、反馈意见、检测新版本、清除缓存等设置信息等。
2.3后台管理
后台管理主要是实现会议管理系统后台管理功能，主要实现数据模板、单位信息、角色权限管理、会议信息、会议日志等后台管理功能。
2.3.1会议通知
要求具备发起会议通知、通知监控、查看通知记录等功能。
（1）通知发起
支持即时和预约通知，可设置预约时间、追呼次数、随行短信等；
支持调用会议通知模板发送通知；
支持在通知内容中设置个性化字段；
支持多种类型的会议通知，如：
文字合成语音、电话录音、语音文件、短信，支持语音试听功能；
支持语音通知的按键确认设置。
（2）通知监控：
实时监控通知发送情况，并可统计通知发送结果。
（3）通知记录：
查看待发、已发、草稿、取消的通知，可以取消待发的通知。
2.3.2会议管理
要求具备发起即时或预约会议、会场监控、查看会议记录等功能。
（1）会议发起
基于企业通讯录发起即时和预约的语音会议；
可指定语音会议的主持人；
可设置是否发送会议通知及会前提醒（语音、短信、语音和短信）。
（2）会场监控
可监控正在进行中的语音会议；
支持对会场的控制操作，如：
会场静音/发言、会场锁定、会议录音、添加人员、群呼等会议控制操作；
支持对会场人员的控制，如：
人员静音/发言、请出会场、重呼、挂断等会议控制操作。
（3）会议记录
查看会议记录列表，包括历史会议、预约会议；
预约会议支持修改、取消或立即发起的操作；
历史会议支持重新召开和收听会议录音。
2.3.3会务管理
具备会务组织及管理涉及的一系列功能。
（1）会务管理信息：
包括会议的组建、排座、议程安排（一会多次、一会多场，主会、分会等），以及辅助服务的管理（餐饮和住宿管理）。
（2）会议通知管理：
包括对参会嘉宾进行在线通知、邀约，支持短信、彩信、语音、即时消息等通知形式。
（3）会议签到管理：
包括PC端的签到、手机二维码签到、手机客户端签到，以及二维码会议凭证的下载和分发。
（4）会场活动管理：
包括发起投票、抽奖、自定义主题活动等
（5）会议嘉宾管理：
批量导入嘉宾名单、嘉宾信息统计。
（6）会务统计：
可按时间、按类型、按机构多系统内数据进行会务统计分析；如参会人数、迟到人数、参会率等。
（7）机构管理：
管理系统内会议召开涉及的相关单位、场所；如会议的主办方、住宿企业、餐饮企业。
2.3.4系统管理功能要求
（1）企业通讯录管理：
维护企业通讯录信息及部门信息，支持企业通讯录的批量导入，并支持部门及人员的排序。
（2）权限管理：
支持对企业用户的授权管理，可按功能进行授权。
（3）模板管理：
维护企业通知各种应用场景模板，并可使用平台提供的公用模板。
（4）查询统计：
提供会议、通知、会务的查询和统计功能。
（5）关键字过滤：
设置并维护关键字，支持对系统所有的语音短信内容进行关键字过滤的功能。
2.3.5系统安全管理要求
（1）加密传输
系统可采用SSL加密方式进行手机端与服务器端的数据加密以保证数据传输的安全性。
（2）登录提醒
身份认证是本系统安全基础之一，冒用他人身份进行非法操作对系统安全是致命的，在本系统中为保证登陆用户的身份安全，登录后发送提醒短信到用户的手机号，提醒该账号有登录操作。
如有异常操作可回复指令锁定账号，避免恶意登录。
（3）关键字过滤
语音通知均由文字转换，在系统后台设置敏感词、垃圾词等关键字，通知发送前先进行关键字过滤，内容不涉及关键字的通知内容方可发送，否则不允许发送。
2.4功能列表清单
序号
系统平台
功能模块
1
会务管理PC端
新建会议
会议议程
会议地图
嘉宾信息
与会人员
会议排座
会议签到
会议通知
会议资料
会议新闻
分组讨论
会议投票
服务安排
工作人员
APP管理
2
会务管理手机端
会议信息
会议地图
会议新闻
与会人员
会议通知
会议签到
会议议程
会议资料
会议安排
会议互动
会议设置
3
后台管理
会议通知
会议管理
会务管理
系统管理功能要求
系统安全管理要求
2.5系统体系结构图
3、软硬件配置
3.1软件系统配置
序号
系统名称
单位
数量
供货单位
单价
价格
1
会务管理PC端
套
1
全亚
2
会务管理手机端
套
1
全亚
3
后台管理系统
套
1
全亚
3.2硬件配置
序号
设备名称
单位
数量
厂家
单价
价格
1
应用服务器
台
1
2
数据库服务器
台
1
3
三层交换机
台
1
升级会员 