收文登记簿记录范文收文发文区别如何登记.docx

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收文登记簿记录范文收文发文区别如何登记

收文登记簿记录范文收文发文区别如何登记

收发文件有明确规定和程序的。

收文时，用收文登记表填写收文日期、收文文号、发文机关、文件名称、秘密级别等内容，同时在收文登记簿上作简要登记目录。

交办公室主任签批，由办公室主任签批给相关领导阅批，领导要求相关部门传阅的，由档案员陆续交给相关部门传阅并签字。

需要相关部门落实的文件，由办公室牵头督促相关部门落实文件精神。

发文时，由相关部门或办公室起草文件，填写拟稿文书，由领导批阅无误后，打印正式文件盖章后发放相关部门，档案员登记时，先登记发文登记簿，其中包括：

文件名称、文件字号、发送日期、接受单位、份数等。

xxx单位xx人（姓名）于xx年月日（日期）收到xx单位送达的文号为xxx，题名为xxxx，发文单位为xxxx，发文日期为xx年月日共x页的文件x份。

或者

xxx单位xx人（姓名）于xx年月日（日期）在xx地点（单位）收到文号为xxx，题名为xxxx，发文单位为xxxx，发文日期为xx年月日共x页的文件x份。

来文机关是文件的制发机关，就是明确文件的。

文别是不规范的说法。

一般可指文种，即正式公文标题里面表明___、请示、报告等。

但是由于不是规范提法，在实务中可能将文别理解成公文分类等。

如上级机关下发___，文别记为下行通知。

外单位发来的调查信函，文别记为调查函。

登记的信息量大于文种。

原文字号就是文件上标明的字号，在文件红色分割线上边。

格式如：

国发〔xx〕7号。

有时收文机关在登记时可能有自编序号，如1、2、3等。

注意区别。

三、文书登记

（一）相关知识

1．文书登记的含义

文书登记是在文书登记簿上记录文书的、去向、密级、缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况，以保证文书的收发和办理。

2．文书登记的形式

（1）簿式登记。

用预先装订成册的登记簿进行登记。

（2）卡片式登记。

用单张卡片进行登记，每张卡片登记一份文书或一组内容联系紧密的文书。

（3）联单式登记。

采用一次复写两联或两联以上的方式进行交书登记。

3．文书登记的要求

（1）按登记簿所列内容逐项登记。

（2）不能漏登、错登。

（3）字迹清楚、工整、规范。

（4）不可随意涂抹。

（二）示例分析

xx年5月，天地公司收到一封客户来信，信中说：

“曾于去年年底给贵公司写信，反映产品售后服务存在的问题，并提出建议，至今未见回音，希望能尽快给予答复。

”公司领导阅后批示要求查找原信。

经询问当时经手的人员，都说有印象，可把登记簿看了个遍，也没有关于这封信的记录，翻箱倒柜找不到这封信，谁都不知道这封信的去处。

此事受到领导的严厉批评。

点评：

登记是核对与交接文书的凭据，可以记录文书的来往和处理情况，控制文书的运转，明确交接责任。

因此，秘书要加强责任心，重视对来件的登记，避免由于信件漏登，而无

法了解信件的接收者、传递情况和处理情况。

（三）工作程序

1．确定登记范围

凡属正式的往来的文书和需要答复办理的文书要逐件登记。

2．选择登记方法

选择登记方法，要考虑各种登记形式的特点。

簿式登记容易保存，适合按时间顺序进行流水登记，应用比较广；卡片式登记便于多人同时登记，利于分类查找，但容易散乱丢失，分类不当不便查找，主要为中型单位采用；联单式登记能够减少重复登记的手续，提高办文效率，但不便于保管和，个别单位采用这种形式。

秘书要根据各种登记形式的优缺点，针对单位的具体情况，选择本单位适宜的登记方法，以利于发挥登记的作用。

3．填写登记表

（1）收文登记簿的填写

登记项目包括：

收文时间、来文单位、信封号、缓急程度、来文序号、密级、内容（标题）、份数、处理隋况、处理时间、处理人等。

（2）发文登记簿的填写

登记项目包括：

发文时间、发文单位、文件字号、文件标题、秘密等级、文件份数和发文编号等。

（3）收文登记卡的填写

登记项目包括：

收文时间、来文单位、来文号、收文单位、标题和处理结果等。

（4）联单的填写

登记项目包括：

收到日期、时间、发信人、收信人、发信日期、主要内容、处理情况及日期等。

（四）注意事项

1.联单的保存

采用联单式登记，文书收受人员和登记人员可在不同时间、不同地点分别填写。

填写完的联单，一联保存，另一联或二联随同文书送承办人员或单位继续登记，文书办理完毕后统一归

档保存。

2．密件、急件的登记

为了保证密件、急件的安全和及时运转，可以分别建立密件、急件登记簿。

（五）相关链接

登记的作用

登记是为了保存和管理文书，防止疏漏甚至丢失，便于检查和查找文书，方便文书的统计和催办，作为核对和交接文书的凭证。

建立、健全完善的登记制度是搞好登记工作的必要条件。

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公文处理基础心得体会经过这段时间的学习，我对公文的认识有了新的认识，有了进一步的了解。

以前总是认为政府机关发的才叫公文，现在才知道公文，不止在国家机构，在其他社会组织（政党、人们团体、企业事业单位等）处理公务活动中，有着广泛的用途和特定的功效，是公务活动的重要工具。

一.公文处理就是对公文的创造、处置和管理，即在公文从形式，运转办理传递、贮存到转换为档案或销毁的完整生命周期中，一特定的方法和原则对公文进行创制、加工、利用、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程。

在学习之前对公文的认识只认为看完就可以扔了的废纸，没有想到这个过程还听复杂，它包括：

1创制文件，2传递文件，3办理文件，4处理办毕文件，5管理文件.等5个方面。

二.对公文处理的性质有了一定的认识。

公文处理活动的基本属性主要包括：

政治性、辅助性、技术性。

公务在政治性主要表现为极强的严肃性、周密性、机要性。

特别是国家机关公文处理涉及机要和机密，必须有完善而有效的保密制度。

公文处理的政治性要求我们要重视加强人员队伍健身，使工作人员有良好的政治素质和职业道德修养。

三.公文处理的重要性：

1信息交流、传达指示、汇报情况的工具；2效率的保证；3企业的记忆；4企业形象的标志之一。

四.下面结合笔者工作单位谈谈文员工作的体会。

1收文处理的一般程序一般程序签收，外收文登记，启封，内收文登记，分办，摘编，拟办，批办，承办，主办组织传阅，催办，查办，处理办毕公文。

我单位在收到其他部门的发文时，在对方发文登记簿上签字。

在本部门《收文登记簿》上登记。

再分流。

认真阅读文件，将文件内容和精神汇报给部门领导，请示领导意见。

在阅读文件过程中，要有轻重，急缓，对有些涉及机密文件要妥善保管，并请示领导。

部门领导作出指示后，在收文登记簿的“批办”一栏签字并注明批办日期，批办日期要注明，公文有一定的时效性。

这一点很重要。

根据领导指示开展工作。

如有必要，组织本部门全体人员学习文件。

办理结束后，在收文登记簿“办理人”一栏签字并注明日期。

“备注”栏对办理情况作简要说明，如“已复文”、“已阅”、“已执行”、“已组织学习”等。

将文件归档。

2行文和发文公文撰拟是一项特殊的创造性活动，需要遵循特定的原则，也需要掌握一定的特点的方法和技巧，在现实生活工作中也是常用实用的。

我谈一下我的体会：

撰写公文需要注意：

1公文撰写要有头有尾。

–使用正确的文头，有称谓、署名、日期、印章等一切必要的起始和落款信息。

只有这样才能体现公文的政治性，严肃性，整体性。

2内容完整。

时间、地点、人、事件，表述简洁明了。

3用语正规特别重要。

在撰拟公文之间必须正确的选用文种。

要做到客观、标准、规范，以准确表达为主旨，实事求是，不夸张，不过分修饰。

区别对待文种，如：

“条例”、“规定”、“办法”是有区别的。

还有很多需要注意的。

有了上面三点不一定就能把公文撰写好，还要慎重，周密，还应避免漏项，歧义。

根据公文的性质选择文头，草拟文稿。

依照部门文件编号规范确定文号，并填写公文版头的相应栏目。

负责领导审批文稿，审批通过后签名或盖章。

如有必要，按用印管理有关规定申请使用公司公章。

复印、存档。

3办毕公文的处置办毕公文的处置无外乎：

去留存亡，对其充分发挥包括现行效用和历史效用在内的公文的全部功效具有时分重要的影响，包括：

清退、销毁、暂存、立卷、归档。

按本部门情况分立案卷，给案卷编号。

及时归档保存文件。

在卷内文件目录上登记入卷文件。

保证文档的完整和安全。

一般工作中，清退存在一定的误区，清退文件主要包括：

绝密公文，有重大错漏的公文，被明令撤销的公文，仅征求意见或审阅的公文，未经领导审阅的讲话稿。

清退公文一定好按规定及时清退，清退时影附一式两份《公文清理报告表》并由对方履行牵手手续；并索要收据为凭证。

需要清退的公文要单独保管，任何人不得私自摘录其内容，更不得复制存留。

在以各种通信方式传递应清退的公文时，只要公文本身没有解密或降密，应一律按原文标注的密级处理。

在我单位就有清退不及时，或清退处理不规范的地方，经过学习，有了进一步的认识，对经后的工作有很大的帮助。

对于公文的立卷归档的范围与基本要求，凡是能反映本机关工作活动的，具有查考利用价值的，已经办理完毕的公文材料均在立卷范围之列。

需立卷的公文一般具备三个基本条件：

1在本机关工作活动中形成或处理，只要它们能反映本机关的工作活动，记录本机关的历史，不管具体作者是谁，都应立卷。

2已经办理完毕。

3具有查考利用价值。

在利用价值的判断上不单取决与作者的级别，用不应是否为正式的收发文件作为衡量价值的尺度，还应从自用或他用的角度考察公文的价值，并要结合当时多个密切关联的一组文件去看其价值，在工作容易出现单个孤立的文件，要注意归类。

立卷的基本方法，就是把握公文的特征，对公文进行科学有效的分类，组合，编目。

首先是分类，即根据公文的特征为依据将全部公文划分为若干类别。

在这一过程中常常涉及到一个公文有多个特征，可同时归属多个类别，这就与工作人员的素质有很大的关系了。

在日常工作是经常遇到的问题。

其次是组合。

即在以公文特征为依据，在同类公文中选取特征更一致的，联系更为密切的若干公文组合成案卷。

最后是编目。

立卷类目的编制方法：

立卷类目有类别名和条款两部分组成。

类别实际上就是立卷时对公文做类别划分是有实际操作意义的第二级分类后形成的类别名称。

条款则是欲拟的案卷的题名。

一般正常情况下都是用年度--组织机构分类法，立卷时，一种是按机关内设组织机构的名称为类名，一种是安机关的职能命名。

在立卷类目中类名与条款都应编号，类号排大流水号。

以上是我对公文处理基础的心得体会，还请老师多指教。

1、制式的封面写封面不用写

2、打开后的第一页，填写时间。

3、后边的就宾客人名和随礼的情况。

白事收礼金登记簿封面写“奠礼登记簿”、“奠礼礼金登记薄”均可，前面可署先人名讳亦可不署。

万能档案管理软件里面有收发文模板，我感觉非常好用，我总结了以下5个特点：

1、收发文登记时可以自己定义文件字号格式，文件字号的生成非常方便；

2、支持三级分类登记；

3、可以保存收发文件的电子文档，既可以按文件链接保存，也可以保存为对象；

4、可以打印批阅承办笺，而且支持自定义承办笺的打印样式；

5、支持承上打印收文登记簿是一个非常出彩的功能，登记簿不仅可以自定义，而且可以在同一张打印纸上接着上次的记录打印，就象银行打印存折一样。

从网上下载用一下，对照我的总结来试试吧。

模板,内容仅供参考