行政办公室制度.docx
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行政办公室制度
办公室管理规章制度
第一章总则
第一条为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。
第二章细则
第一条服务规范
1.仪表：
公司职员应仪表整洁、大方。
2.微笑服务：
在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。
3.用语：
在任何场合应用语规范，使用普通话，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。
4.现场接待：
遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待。
5.电话接听：
接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动代接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。
第二条办公秩序
1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。
2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。
3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁、整齐。
4.部门、个人专用的设备由各部门所在人员做清洁，公司公共设施则由公司保洁员负责定期的清洁保养工作。
5.发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，职员应立即向办公室报修，以便及时解决问题。
6.吸烟应到规定的区域范围内（如接待室、会客室等），禁止在办公室（办公坐位上）吸烟。
7.不准用公司电话打私人电话或信息电话，不准占用本部电话谈论与工作无关的事,除业务有关人员需上网外,其余正常上班时间不得利用本部电脑上网聊天、打游戏。
第三章办公礼仪规范
1．办公室职员上班服装、仪容仪表必须端庄、整洁，不宜穿奇装异服。
男性头发、胡须不宜过长。
女性不能浓妆艳抹，不宜用浓烈的香水
2．在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、说笑、打闹，说粗话、脏话。
3. 爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。
4．不得利用办公室会客、聚会、不得在办公室吃饭，更不允许吸烟。
5．各部门务必及时、认真递交下个月的工作计划和上一月的工作总结。
6. 办公室工作由办公室人员全面负责，其他部门予以配合。
7．不准私自动用办公室物品，如需应向办公室登记并做好领取记录。
一、会议室使用规范：
1．要使用会议室的各部门（基地），其负责人必须提前一天向办公室预约，如需临时使用可在会议无计划时使用，并在计划使用前撤离；
2．未经总经理同意，任何部门及个人不得使用会议室；
3．使用过程中，必须确保会议室内各个设施的安全完整，未经总经理的许可，不得对会议室
内的设施作出操作处理。
二、 会议制度
1．参会时，不迟到、不早退；有病、有事的确不能出席会议者应先请假，同意后方有效。
2．每次例会后，各部须交书面报告和工作计划。
3．各项会议制度应充分坚持民主、认真、广泛听取每位成员的意见。
三、综合办公室规章制度
综合办公室是公司的综合性、服务性、行政事务性部门，综合办公室工作好坏体现全公司的工作面貌和业务水平，因此全公司人员必须积极配合办公室的工作。
为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本规章制度。
四、办公室文件收发规定
1、董事会和公司的文件由办公室拟稿。
文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。
业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理审核、签发。
属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。
秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
2、已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。
文件由拟稿人校对，审核后方能复印盖章。
3、经签发的文件原稿送办公室存档。
4、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。
三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。
5、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。
6、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送信息中心打樱各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打樱打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。
7、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。
工作任务繁忙时，应加班完成。
办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。
8、文件、传真等应及时发送给有关人员。
因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。
9、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。
五、办公用品购置领用规定
1、公司领导及未实行经济责任制考核部门所需的办公用品，由办公室填写《资金使用审批表》，报总经理审批后购置。
实行经济责任制考核的部门所需购置办公用品，到办公室领用，办理出入库手续，明确金额。
需购置的，由部门负责人填写《资金使用审批表》，报总经理审批后由办公室购置。
大额资金的使用，由总经理审核并报董事长批准后办理。
2、办公用品购置后，须持总经理审批的《资金使用审批表》和购货发票、清单，到办理出入库手续。
未办理出入库手续的，财务部不予报销。
3、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由办公室统一印制。
4、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
5、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
六、职员考勤制度
1、为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。
2、周一至周五为工作日，周六、周日为休息日。
每周工作时间为40小时。
以现状暂行作息时间制度为：
上午08:
00-12:
00
中午（午休）12：
00-14:
00
下午14:
00-18:
00
3、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经本部门负责人同意。
4、公司市场营销部、项目技术部、投资发展部、会议中心周日值班由由办公室统一安排，报总经理批准后执行。
因工作需要周日加班的，由各部门负责人填写加班审批表，报总经理批准后执行。
节日值班由公司统一安排。
5、员工请假，需填写请假条，由经理签批后生效。
其请假后的相关工作与职务代理人交接清楚。
七、办公室部门规章制度
办公室职能第一条 负责分团委文档的整理、登录、分类保存等工作，还要对分团委举办的各项活动及常规活动的所有活动材料，包括图片资料、文字资料，均在活动结束后及时整理、归档、备用。
力求做到需要调用文档时，能立即提供。
第二条 负责分团委内部会议的筹备、会场布置，协助各部门筹备的会议。
例如和政府部门项目对接的例会的会议记录，以内部的会议记录等等。
第三条记录并存档各部门每次的例会的出勤情况。
负责各个部门工作完成情况的记录，为评优提供依据。
建立内部成员的个人档案以及各部门干事的联系情况，记录工作业绩，人事档案定期及时整理、补充和认真搞好档案管理和保密工作。
安全保管。
第四条信息调查研究制度：
为充分发挥办公室的参谋助手作用，更好地为公司的决策和指导工作提供服务，特制定本制度。
1．调研工作要制定调研的目标和计划，每次调研要确定调查范围和对象，参加人员，拟定调研提纲并及时做好调研报告的起草和上报工作。
2．调研的重点是全区各项工作中取得的成绩，全区阶段性中心工作实施过程中各单位创造的好做法，工作中出现的事有苗头性，倾向性的问题，公司领导和社会群众关心的热点、难点、敏感点问题；某项具体工作，具体问题和具体事件，公司领导正在考虑或将要考虑的重要工作及重大事项。
3．调研人员要坚持一切从实际出发，实事求是的思想路线，发扬吃苦精神，改进工作作风，深入基层，深入群众，虚心向群众学习向实践学习增强认识问题，分析问题的能力，提高调研报告的时效性和针对性，不断提高调查研究的水平。
第五条信息工作制度
为搞好信息工作，为公司决策提供及时准确的信息服务，特制定本制度
。
1．信息例会每周召开信息专题会。
分析市场信息刊物采编需要重点，确保和落实本周需要组织收集、编报的信息重点和题目。
2．每月召开信息分析会。
分析本月信息采编中存在的问题，研究下月信息要点和采编计划及需要落实的有关措施。
3．每季度召开信息例会。
各单位分管办公室领导和信息员参加，围绕本季度信息工作情况，有针对性地总结，交流各部门做好信息工作的新经验，以及要解决的问题。
4．每年召开信息工作年度会。
总结本年度工作，表彰先进，安排部署下年度信息工作
。
第六条督促检查工作制度
为进一步做好督促检查工作，确保公司各项工作任务的贯彻落实，并使全公司的督查工作走上经常化、制度化轨道，特制定本制度。
1．责任制度。
对督促检查的事项，认真进行分解，实行量化管理，责任到人、到单位。
督查工作人员明确分工，各司其职，各负其责，保证决策督查和专项查办各项目标任务的完成。
2．分流制度。
对种类督促检查事项按照“分级负责，归口办理”原则，由公司总经理统筹安排，分流到各个部门，对多个部门共同承办的及时协调。
3．督办制度。
《督促检查事项通知单》发出之后，区委办公室对承办单位事项的进展情况，要及时进行催办，对办理进度缓慢的单位，派人直接到承办单位进行督促检查，促其按期办理。
4．报告制度。
及时收集各类督促查办事项落实情况，按照时限要求向区委写出专题或综合报告。
5．反馈制度。
综合办公室对各部门上报的重要工作部署的情况，要进行综合分析，及时汇总并公司有关领导反馈。
第七条：
本制度自公布之日起生效。
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