贸易部工作手册.docx
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贸易部工作手册
泛美公司贸易部工作手册
贸易部的工作性质与内容
贸易部工作的性质：
泛美服装有限公司是一个服装出口加工型的企业，贸易部是公司各项工作的龙头和窗口，贸易部工作的成败直接影响到公司各项工作的顺利进行，同时有影响着公司的对外形象和信誉。
贸易部工作的内容：
贸易部的工作简而言之：
是以合同为中心的进出口及国内贸易活动。
由于贸易部主要工作重心为外贸出口业务，本手机主要针对外贸进出口业务进行阐述，暂时不涉及内贸工作内容。
1.贸易部的组织机构
贸易部下设八个主要职能部门和科室，分别为：
1）日本部：
下设：
业务科，开发科。
2）欧洲部：
下设：
业务科，开发科。
3）美洲部：
下设：
业务科，开发科。
4）采购供应部：
下设：
面料科，辅料科。
5）物流管理部：
下设：
进口科，出口科，核销备案科，单证科。
6）生产计划科
7）设计中心
8）内销业务科
（以下将日本部，欧洲部，美洲部统称为业务部。
）
2.业务部门工作及流程
3.1国际贸易应明确的几个概念
3.1.1贸易方式
1）来料加工：
来料加工就是运用国外提供的原料、材料、辅料加工成成品出口，只收取加工费。
2）进料加工：
进料加工就是国内有外贸经营权的单位用外汇购买进口原料、材料、辅料和包装进料加工成成品后再返销出口。
注意：
A》50%以上的原材料从国内自行采购，其他原材料为国外无偿提供的，即可视同进料加工。
B》超过5%的原材料由国外付汇进口，其他材料为国内采购的也视同进料加工。
3）一般贸易：
一般贸易是指中国境内有进出口经营权的企业单边进口，或单边出口货物的贸易。
即所有原材料均由公司从国内采购，加工成服装出口。
注意：
20%以内的原材料由国外无偿提供进口的交易，称为供B贸易，视同一般贸易的一部分。
3.1.2国际贸易常用的四种价格术语
1）FOB（FREEONBOARD）
由出口人在合同规定的交货期内将货物装上进口人指定的运输工具上，出口人负责货物上船前的一切费用。
要求卖方办理货物的出口结关手续。
本术语适用于海运或内河运输。
2）CIF（COST，INSURANCE&FREIGHT）
FOB+保险+运费。
由出口人在合同规定的交货期内将货物装上进口人指定的运输工具上，并负责货物上船前的一切费用和运费：
办理保险和交付保险费。
另外要求卖方办理货物的出口结关手续。
本术语适用于海运或内河运输。
3）C&F（COST&FREIGHT）：
卖方不负责办理保险和支付保险费，除此以外同CIF条款。
4）EXW（EXWorks）,即“工厂交货（…….指定地点）”。
它指卖方负有在其所在地即车间,工厂，仓库等把备妥的货物交付给买方的责任，但通常不负责将货物装上买方准备的车辆上或办理货物结关。
买方承担自卖方的所在地将货物运至预期的目的地的全部费用和风险。
3.1.3国际贸易常用的三种结算方式
1）信用证（LETTEROFCREDIT）
信用证是有条件的银行担保，是银行（开证行）应买方（申请人）的要求和指示保证立即或将来某一时间内付给卖方（受益人）一笔款项。
2）付款交单（D/P）
系指出口人的交单是以进口人的付款为条件。
付款交单包括近期付交单和远期付款交单。
它是托收方式的一种，属商业信用。
与其他有银行信用做担保的支付方式相比，具有手续简便，有利于扩大出口，但是收汇风险大的特点。
3）电汇（T/T）
指出口方请求本地银行用电讯手段委托出口方所在地的分行或代理行付给出口方。
此方式取决于买卖双方的相互信任。
3.1.4国际贸易常用的几种运输方式
1）海洋运输
关于集装箱的几点说明：
海运20尺40尺箱
A1、海运20尺：
长5.9米*宽2.34米*高2.35米。
2、海运40尺：
长11.8米*宽2.34米*高2.35米。
B20尺2层3层4层杆分别装：
660件（20-22杆，每杆30件）、700件（28-29杆，每杆25-27件）、950（38杆，每杆25-27件）件（38杆每杆25-27件）。
40尺2层3层4层杆分别装：
1320件（41-42杆）、1400件（56-58杆）、1950件（78杆）。
规格同上。
C绳装20尺分别能装：
1650-2000件（11杆，每杆15-18根绳，每根绳10件）、5500条（11杆，每杆20根绳，每根绳25件）。
绳装40尺分别能装：
3300-4000件、11000条。
D20尺集装箱能装：
上衣250个纸箱（80cm*55cm*25cm一箱20套）、5000件西服。
40尺集装箱能装：
上衣500个纸箱、10000件西服。
规格同上。
E20尺集装箱能装：
下衣378个纸箱（67cm*45cm*30cm一箱25条）、9450条裤子。
40尺集装箱能装：
下衣756个纸箱、18900条裤子。
规格同上。
F20尺集装箱能装纸箱与上衣混装：
上衣能装475件（用上2层杆），纸箱100个。
40尺集装箱能装纸箱与上衣混装：
上衣能装950件（用上2层杆），纸箱200个。
G挂衣纸箱长0.54米*宽0.4米*高0.8米（一挂衣纸箱能装10件）
20尺集装箱能装140箱，共1400件
40尺集装箱能装280箱，共2800件
2）航空运输
空运挂衣箱知识：
ALD3挂衣箱：
长1.98米*宽1.35米*高1.6米
BLD3挂衣箱能装：
上衣250件左右或下衣700-800条。
国航：
4根杆，每根绳5-6件。
第1杆：
60件每根杆10根绳
第2，3杆：
70件每根杆12根绳
第4杆：
50件每根杆10根绳
英航：
3根杆，第1-2杆，每根杆19根绳，第3杆，每根杆10根绳，每根绳5-6件。
CLD3挂衣箱能装：
18个纸箱，360件西服。
（80cm*55cm*25cm一箱20套）
DLD3挂衣箱能装：
36个纸箱，900条裤子。
（67cm*45cm*30cm一箱25条）
3）邮包运输
4）铁路、汽车运输
5）联合运输
3.1.5常用的出口单据和凭证
（一）汇票（DraftBillofExchange）
它是由一人向另一人签发的要求在见票时或在指定的或可以确定的将来时间向特定的人或其持票人无条件支持一定金额的书面命令。
国际贸易中的货款结算，绝大多数使用跟单汇票（即附有提单等货运单据的汇票）。
在缮制汇票时应注意以下几个问题：
（1）必须列明出标根据，在信用证收付方式下，须说明是根据哪家银行在何日开立的哪一份信用证出具的。
（2）在信用证方式下，应按信用证的规定填写付款人：
在托收方式时，付款人的名称一般应为进口方。
（3）信用证方式下的汇票受款人通常应为议付行：
托收方式下的受款人应为托收行。
（4）汇票一般开具一式两份，两份具有同等效力，任何一份付讫，另一份自动失效。
（二）提单（BillofLandding,B/L）
它是由船长或船公司或其代理人签发的、证明已收到特定货物，允诺将货物运至特定目的地，并交付给收货人的凭证。
提单是代表货物所有权的凭证，因而也是卖方提供的各项单据中最重要的一种，所以在制作提单时须注意提单的各项内容（如提单的种类、收货人、货物的名称和件数、目的港、有关收取运费的记载、提单的份数等）一定要与信用证相符。
在出口业务中、国外来证通常要求提供“全套清洁已装船作成凭指示和空白背书的提单”。
对此要求，当货物装船时应十分注意，如果大副收据上有“货物受损”或“包装不良”等批注，凭此换取的提单中，也将均有同样的批注，既成为“不清洁提单”而银行一般都不接受“不清洁提单”。
提单一般是一式三份，各份正本提单具有相同效力，但是只要凭其中一份提了货，其余各份即失效。
需要注意的是，倒签提单和预借单中是托运人和承运人串通弄虚作假的行为，一旦暴露，后果严重。
出口贸易中应避免这些做法。
（三）保险单（InsurancePolicy）
他们是保险人（即保险公司）与被保险人（即投保人，一般为进出口商）之间订立的保险合同，当被保险货物遭受保险合同责任范围内的损失时，它们是被保险人索赔、保险人理赔的依据。
保险单（俗称“大保单”），是一种正规的保险合同，它一般包括下列内容，被保险人的名称，被保险货物的名称、数量或重量、唛头、运输工具的种类和名称，承保险别，起讫地点，保险期限和保险金额，还列有保险人的责任范围以及保险人与被保险人各自的权利、义务等方面的详细条款。
（四）商业发票（CommercialInvoice）
简称发票。
它是出口企业开立的凭此向买方收款的发货价目清单，是供买卖双方凭此发货、收货、记帐、收付货款和报关纳税的依据。
发票的内容主要包括：
发票编号、开立日期、有关出口合同号码、信用证号码、收货人名称地址、运输标志以及商品的名称、规格、数量、包装方法、单价、总值和装运地、目的地等。
发票内容必须符合买卖合同规定，再采用信用证付款方式时，则应与信用证的规定严格相符，绝不能有丝毫差异。
另外，发票必须有发货人的正式签字方为有效。
（五）产地证证明书（CertificateofOrigin）
它是一种证明货物原产地或制造地的证件，主要用途是提供给进口国海关凭此确定货物的生产国别，从而核定进口货物应征收的税率，有的国家限制从某些国家或地区进口货物，也要求以产地证明书来证明货物的来源。
产地证明书一般由出口地公证行或工商团体签发。
在我国，它由进出口商品检验局或中国国际贸易促进委员会签发。
（六）检验证书（CertificateofOrigin）
各种检验证书是分别用以证明货物的品质、数量、重量或卫生条件。
在我国，这类证明一般由中国进出口商品检验局出具，如合同或信用证无特别规定，也可区分不同情况，由进出口公司或生产企业出具，但应注意证书的名称及所列项目或检验结果，应与合同及信用证规定相同。
（七）包装单（PackingList）和重量单（WeightMemo）
包装单和重量单是商业发票的补充单据。
包装单对每件包装内的货物名称、规格、花色等逐一做详细说明，以便进口地的海关检验和进口商核对。
重量单多用于以重量计价的初级产品，载明每件商品的重量，有的还分别列明每件商品毛重、净重，我司将其合二为一，统称为箱单。
（八）普惠制单据（GeneralizedSystemofPreferences,G.S.P）
普惠制是工业发达国家对来自发展中国家的某些产品，特别是工业制成品和半制成品给予的一种普遍的关税减免优惠制度。
目前，已有日本、加拿大、澳大利亚、新西兰和欧共体成员国等19个国家给予我国普惠制待遇，向这些国家出口货物，需提供普惠制单据，作为进口国海关减免关税的依据。
3.2业务部门工作流程
3.2.1交易前的准备阶段
1）对国际市场的调查和研究
2）根据自身生产能力制定生产和出口计划
3）制定产品的经营方案（价格方案）
4）对外建立业务联系，有针对性的进行相关开发工作。
3.2.2交易磋商与订立合同阶段
询盘---发盘---还盘---合同成立---签定书面成衣出口合同
书面成衣出口合同注意事项：
1.清楚的注明合同号、签约日期及买方的公司名称、地址，相关内容必须确定。
2.注明商品的规格、用率、数量，所报价格条款、贸易方式和所使用货币必须能被双方接受等。
3.交货期限是否符合生产工厂的能力，以及其他应审核的内容。
须将生产计划及时传递给贸易部生产计划部门，交货期必须是得到生产部门认可后的日期。
4.成衣款式、规格是否已收到客户的确认。
（样衣制作规定参见IS9000的相关规定和设计中心操作流程）
5.是否按公司IS9000的相关规定对合同进行了评审。
3.2.3履行合同阶段（以进料加工和来料加工为例）
1）催开成衣信用证---国外来证---审证
2）签定面料及辅料进口合同
进口合同的有关条款及注意事项参加出口合同的相关内容。
（面辅料为国内采购的，详见供应程序文件）
3）开立进口许可证（来料加工不涉及）：
收到客户的成衣出口信用证后才可开设面辅料的进口许可证。
面辅料为国内自采的合同，除需要成衣合同外，还需要客户对相关原材料的书面确认后才可向供应部传递采购通知单。
4）进口备案
将出口成衣合同+面辅料进口合同（来料加工无此合同）+所需进口的面辅料全套发票交物流管理部单证科作海关、经贸委、外管局等相关部门的提前备案。
（详见物流部工作手册）。
进口备案工作须在进口货物到港前完成，相关业务人员应在货物到港前一周前将相关资料备齐转制单科。
否则会直接影响面辅料的到货时间。
最终影响整个成衣的交期。
5）其他与生产相关资料的准备
此项工作可能会贯穿合同磋商、履行到生产开始前的过程中，由于他直接关系到合同的价格、成衣的质量、大货的交期，因此每一项工作都必须做到准确、及时、高质量。
一般生产开始前需备好以下资料：
1.缝制指示书（也称缝制式样书）
2.面辅料搭配指示及色卡
3.生产指示书（亦称搭配数）
4.面辅料用率表
5.规格尺寸表
6.纸板
7.来自客户的样衣确认意见或可以开裁生产的相关指示。
6）进口提货
1.业务员将国外客户提供的发票+箱单+提单交物流部办理进口货物的提取。
注意进口货物的相关内容需与进口备案时的单据一致，或数次进口数量的累加等于备案时的数量。
否则必须及时通知物流部门办理变更手续以免影响提货速度。
2.业务员同时应及时将进口箱单转给相关工厂的生产科。
3.业务员还需将进口发票及箱单转给供应部录入人员备案。
4.进料加工的发票应转财务部备案。
所有进口单据都须加盖“进料”或“来料”专用章。
国内自采的应加盖“自采”专用章。
7）生产开始----加工完成----包装
在此过程中作为客户的执行代表，业务员应关注以下几点：
1．原材料到货是否及时，有无不足现象（可向生产科索取《面辅料汇总表》核对），若有应及时采取对策。
2．原材料质量是否良好，所用材料颜色、品种是否正确。
（可向生产科索取《面辅料检验报告》核对，自采面辅料质量的控制参见供应部相关文件）
3.交期是否满足客户要求。
（可向生产计划科索要《生产计划表》核对）
4.成衣质量是否达到客户要求。
5.包装是否符合客户要求。
6.有无其他影响生产的因素和须协调的工作。
7.裁减报告是否及时转给客户。
数量若发生增减应提前通知客户并告明原因。
8.各项原材料的用率有无超标或减少现象，若有应及时通知物流部门对备案合同进行更改，同时业务人员必须关注用率变更对已签合同的价格是否有影响。
若有，须及时同客户沟通变更相关价格条款。
8）包装单据baoo）ofOrigin）清单，是供买卖双方凭此________________________________________________________________________________________________托运---租船定舱---商检、报关、保险、装船等
1．工厂生产科在出厂走货前10天将《发货预定》转给业务部业务代表和物流部订舱人员，业务人员需对走货数量、走货时间、装箱方法、运输方式等逐项审核，若有不符需马上通知订舱人员和生产科进行更改。
2．物流部人员依据《发货预定》组织订舱、商检、报关、保险、装船等工作。
9）制单结汇
1．出口货物装船出运后，由生产科将装箱明细单交给业务代表，业务代表审核无误后，交给物流部制单科。
2．制单科制单员即应按信用证的规定，正确缮制各种单据。
在信用证规定的交单有效期内，递交银行办理议付结汇手续。
制单时要注意各种单据（发票、提单、保险单、汇票等）应与信用证规定相符（非信用证结汇的合同按出口合同相关条款制单），单据之间要一致，即“单证一致”、“单单一致”（详见物流部工作手册）
3．同时物流部制单员应及时将缮制的各种单据交给业务代表（发票箱单应在货物出厂当日，提单等相关应在发船当日），业务代表审核无误后及时传真给收货的客户。
10）违约与补救（索赔、理赔、处理争议）
《涉外经济合同法》第18条的规定，在一方违约后，另一方有权要求赔偿损失或者采取其他合理的补救措施。
该条规定中没有对其他合理的补救措施进行具体规定。
在承担违反合同的民事法律责任的实践中，在不解除合同的前提下，违约方应采取各种方法以使合同的履行达到约定的条件或尽量减少损失。
通常采用的合理补救措施主要有：
实际履行、赔偿损失、支付违约金等。
违反合同的当事人应当从实际需要和可能出发，以努力减少损失和满足对方需要为原则来采取补救措施。
在实际中作中，业务代表应及时将客户的相关反馈填写《客户信息反馈单》上交公司管理部，在发生索赔的情况时，应本着对工厂、对客户、对公司负责的态度及时调查原因，分清责任方，拿出解决方案呈报部门领导审批。
11）其他要求
1．业务代表应按在每季开始前对合同进行评审（IS9000相关要求），向生产计划部门提供下一季的生产计划，以便生产部门统筹安排。
要求建立清晰易查的合同台帐，每一合同要求交物流管理科一份存档。
每一合同的相关价格资料（面料合同和面料采购单，辅料采购单，成衣合同）组成一套合同价格资料留存。
2．每一合同签定同时须填写《利润预算表》，由贸易部生产计划科据此表与各加工厂签定加工合同。
3．要求每一合同建一个档案，档内附打印的卷内文件目录清单，档案内容为：
A．进口单据
B．技术资料（指示书，搭配数）
C．面辅料汇总表
D．裁减报告
E．检针报告
F．结汇单据（发票、箱单、提单等）
G．相关反馈
4．每季生产结束后，下一季生产开始前各业务员须总结上一季各客户生产的数量，金额及与前一季的比较分析情况交贸易部生产计划部门汇总。
并将下一季的生产预计计划传递给生产计划部门以做下一季的统筹安排用。
四．物流部门工作内容及流程
第一章进出口报关及单证的制作与管理
第一节进口前的准备工作
海关备案
凡是国外进口的面辅料都需要办理通关手续，报关时可以凭加工贸易免税手册办理进口，也可以一般征税进口，因我公司从国外进口的原材料均属于来料加工或进料加工（供B方式除外），所以在货物进口前必须办理海关免税手册的备案手续以便造成不必要的税金浪费。
备案的贸易方式
我公司所执行的出口合同按海关要求可分为两大类：
加工贸易和一般贸易。
1．加工贸易：
是指全部或部分料件从国外进口，在境内加工装配后成品运到境外的贸易。
加工贸易可分为进料加工和来料加工。
1）来料加工：
是指由境外厂商免费提供料件，委托我方进行加工，成品由外商销售，我方收取工缴费的一种贸易方式。
这里所指的工缴费包括客户收取的费用，包括加工费、辅料费等。
2）进料加工：
是指境内企业用现汇从境外购买进口料件生产成品销往境外的贸易方式。
又可分为进料对口和进料非对口。
我公司签定的一般为进料对口合同，即经营企业在向海关备案时，既有进口合同又有出口合同，而且进出口合同是对应的，数量是平衡的。
如面辅料为国内采购，且该合同收汇金额又超过国外客供料件价值，也可以备成进料加工合同，但要分别注明采购及客供部分的名称及来源。
2．一般贸易：
全部面辅料均为国内采购，用于生产出口的贸易方式为一般贸易。
一般贸易因无进口，所以不需要在海关备案。
但要特殊说明的是，有些合同其绝大部分面辅料都是国内采购，只有一小部分小辅料（幅宽小于70CM，总价值低于5000美元）为国外客供的，可以通过供B的备案方式实现免税进出口。
供B的办理程序：
办理供B时仅需提供双方签字的出口合同和客供辅料清单一式四份，加盖公章和人名章后递交海关，备案地海关加盖供B章后退给企业，企业可凭加盖海关章的正本出口合同和进料清单办理免税进出口手续，而无需提供备案手册。
合同执行结束后，将加盖海关章的正本合同交海关办理核销手续，该合同下的出口货物视为一般贸易出口。
（二）备案的程序
1．合同备案的含义
加工贸易合同备案是指加工贸易企业持合法有效的加工贸易合同到主管地海关备案，申请保税并领取加工贸易《登记手册》或其他准予备案的凭证的行为。
加工贸易合同是否合法有效的标志主要是：
商务局主管部门合同审批是否通过，以及合同所涉及的加工贸易进出口国家管制商品是否获得许可。
经商务局主管部门审批通过并获得加工贸易业务批准证和必须的许可证件的加工贸易合同，应视为合法有效的合同。
企业凭《登记手册》或其他准予备案的凭证在备案的范围内进出口货物，海关根据合同和手册相应的登记数据对企业的加工贸易建立底帐，记录进出口情况，并实施监管直至最后核销。
合同备案的步骤。
1）备案单据的制作
备案时应根据客户提供的备案资料或面辅料信息和出口合同制作提交海关的标准格式的备案合同和辅料清单，备案的进口料件和出口成品的数量均应大于参考资料的数量（5%），备案料件的规格成分和单价应与实际相符。
2）单据要求
来料/进料相同要求：
A：
进出口合同一式5份，打印规范清晰，完整无误，合同要有客户和海关备案的企业授权人的签字，并加盖公章。
B：
备案信息完整准确。
进出口品名规格完整，数量、价格计算准确，用率合理。
进口面料、里子类、兜布、膝盖绸应标明成份（保留英文全称），所有面辅料均应表明规格、用率、单价、数量、单位、金额（保留两位小数），备案币种一般按当日汇率统一折算为美元。
进口料件须标明原产国和装运港，并标明来源（国内/国外，客供/采购）是否计入出口总值。
出口成品标明成份、规格、数量、单位、单价、总价，用率不同的应分别注明。
双裤套应按套装和单裤分别备案。
具体要求：
1.品名：
备案的商品名称应有中文名称或中英文对照名称。
形态质地基本相同的可以合并成大类，如直胶条、斜胶条、两面胶统一归为胶条；里子袖里合并为里子
成品品名应包含成份，并与所用面料所对应，并标明男女。
如纯毛男套装、混纺男裤
2.规格：
面辅料成匹的或以米为单位的应标明幅宽，面料幅宽范围一般应在5CM内,成副的应标明每副所含的个数应表明长度,拉链;成品应表明件套组成,如套装/一衣一裤,上衣/一衣
3.成份:
如面料某成份>=85%时,可全归为纯类面料,其他比例的面料均可归为混纺面料,并按主要成份进行分类,其中主要成分相同且均在50-85%中间的可归为一类,小于50%的可归为一类
4.用率:
在海关备案的面辅料用率海关视为净用率,在净用率基础上海关规定的损耗率为3%
面辅料备案用率的计算方法:
1）在面辅料一次到货的基础上,可按客户提供的面辅料资料计算,公式为:
面辅料供货数量/实际合同成衣数量*5%
2）在面辅料分批到货的基础上,可按样衣用率备案,公式为:
本合同样衣基本用率*5%
3）在既无面辅料资料,又无样衣用率参考的基础上,只能按常用用率备案,常规用率表如下:
面料用率:
幅宽150-155毛类或毛涤类素色
CP:
2.6—3.15米
P:
1.2—1.4米
C:
1.6—1.85米
V:
0.45—1.0米
用率仅适用于亚洲西服版型,当面料幅宽窄\缩率大\花型大需对格或欧版休闲装时应适当增加用率.
辅料用率:
兜布:
C:
0.4—0.65MP:
0.3—0.65M
膝盖绸:
0.7---1M
领衬:
0.05—0.1M
领底绒:
0.05---0.1M
领吊带:
0.08----0.12M
腰里/腰衬:
1.05---1.25M
线:
C:
0.35----0.65KMP:
0.25—0.55KM（如有特殊工艺如竹边或毛芯需适当增加用率）
如果用率超过上述范围，业务代表必须提供排版图和样衣（排版图上必须注明服装各部位名称）。
并在备案前准备齐全，以便海关参考。
E数量：
实际进口的料件与备案名称规格单价相符且不超过备案数量时方可正常进口，出口数量不超过出口备案数量时方可正
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