行政管理部系统建设.docx
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行政管理部系统建设
战略管理中心·行政管理部
系
统
建
设
2014年7月
1、行政管理部定位
2、组织职责分工体系
3、管理流程与制度建设体系
4、核心价值观与企业文化建设
5、资产管理体系
行政管理部定位
组织职责分工体系
行政部经理 岗位说明书（管理人员）
岗位名称
行政部经理
岗位编号
001
所属部门
人资行政部
岗位定员
3人
直属上级
陈燕
直属下级
范锁龙、吕慧、空缺
岗位目的
负责本部门全面管理工作，
工作职责及内容：
1、负责支持本部门的全面工作，组织并督促部门人员完成职责范围内的各项工作任务；
2、建立并完善各项规章制度，对公司现有制度进行实时跟踪，提出建议、执行与修订，促进公司各项工作的规范化管理；
3、负责建立健全公司的企业文化，提炼、丰富企业文化内容及内涵，充分展示公司的对外形象；
4、负责组织并策划公司的各种会议的召开与支主持。
如员工大会的召开、主管会议、经理会议等；
5、进一步完善公司的组织机构，进一步加强员工岗位知识、专业技能和基本素质的培训，加大内部人才开发力度，建立员工内部升迁机制，和规划员工的职业发展。
6、做好后勤服务工作，为员工的工作、生活及企业的发展提供有力的保障和支持。
7、规范管理办公设备及资源，每年在年中和年底对公司固定资产进行两次盘点和清查；
8、做好公司的对外关闭系协调及维护，加强与兄弟单位的俩系与协作。
9、协调处理公司各部门关系，做好领导交代的临时性工作。
职位权限：
1、公司战略规划和重大项目推进的知情权；
2、公司培训制度的解释权；
3、部门员工的录用权，公司相关岗位人才的选拔录用权；
4、公司相应管理制度的监督权
5、员工知识、资格和技能的鉴定权。
岗位资格要求：
教育背景:
行政管理专业本科毕业，极强的沟通表达与组织管理能力；
培训经历:
接受过本行业的相应培训。
经验：
有五年以上管理类工作经验
岗位技能要求：
有相应的职业资格证书，如行政管理资格证、中高级秘书资格证等。
有计算机等级职称证书。
行政专员 岗位说明书（员工）
岗位名称
行政专员
岗位编号
所属部门
行政管理部
岗位定员
2人
直属上级
蔺艳霞
直属下级
无
岗位目的
负责公司资产、资料、文件、车辆、会议等管理工作，为公司各项经营管理活动的顺利开展提供保障支持。
工作职责及内容：
1、资产管理工作：
每月收集各部门上报的采购计划单，审核、核对库存后上报采购计划，经领导审批后采购，发放并做好登记；每月底将费用划分到各部门，并上报财务部；每月底联合财务部盘库。
各店铺固定资产每季度盘点一次。
2、资料管理工作：
做好公司各类合同、资质的管理作用。
3、费用管理工作：
做好公司固定电话费、网络使用费、电费、水费、集团彩铃费等费用的缴纳、报账工作。
4、车辆管理工作：
每月检查公司车辆违章、卫生、证件、性能等情况。
5、文件管理工作：
做好部门内通知、制度、活动方案等的拟写、发布及存档工作。
6、会议管理工作：
做经理会议、主管会议及员工大会所需的，会前做好会场布置工作；会议室及会议所需物品的管理；做好部门会议的会议纪要等。
7、日常行政工作：
更新通讯录；联系广告公司印刷名片；收集、统计各部门工作总结；去店铺做特卖支持等日常性工作及领导临时交待的其他工作。
岗位资格要求：
教育背景:
大专学历，管理、文秘等相关专业
培训经历:
经验：
1年及以上
岗位技能要求：
专业知识：
1、了解行政管理相关工作内容；
2、熟练使用办公软件及自动化设备。
能力素质：
1、优秀的语言表达能力，较强的文字功底，良好的沟通、协调、组织能力，执行力强，善
于观察分析；
2、工作认真，严谨，有责任心和上进心；
3、较强的理解能力，能及时领悟领导意图，工作效率高，服务意识强。
行政管理部专员 岗位说明书（员工）
岗位名称
行政管理专员
岗位编号
008
所属部门
行政管理部
岗位定员
2
直属上级
行政人资部经理
直属下级
岗位目的
处理公司行政事务、外联事务、内勤事务
工作职责及内容：
1、每月统计增加和减少保险人员名单，填写相关表格，办理保险
2、统计人员数量采购福利和发放福利
3、采集信息，设计制作报纸
4、筹备会议，将每周会前统计数据、下达通知等工作做到位
5、参会并草拟会议纪要，下达纸质版会议纪要
6、巡店
7、依据领导指示组织计划各类活动
8、制定并发布各类通知、制度，并且跟踪执行力度
9、联系各类与公司有业务接洽的单位或个人为公司服务，如维修、采购、机器维护、广告制作等
10、管理公司资质及公章
11、管理会议室及设备用品
12、为各部门领取办公用品
13、为各部门解决突发问题
14、接待洽谈事物的来宾
15、电话接听
16、领导交代的各种事物
岗位资格要求：
教育背景:
宁夏大学工商管理专业毕业
培训经历:
新员工培训
经验：
两年科员工作经历
岗位技能要求：
1、协调组织能力强
2、具有一定的文字功底
3、执行力强
4、为人和蔼，工作认真负责
网络管理员岗位说明书（员工）
岗位名称
网络管理员
岗位编号
所属部门
行政部
岗位定员
1
直属上级
战略管理中心
直属下级
岗位目的
维护公司网络
工作职责及内容：
1、进行公司局域网的优化与维护，确保网络正常。
2、实施公司网络的整体设计，保证安全、高效。
3、制订、实施网络安全与防护方案，保证网络的安全性。
4、监测网络使用状况，合理利用资源。
5、监测网络数据流量，纠正异常现象，规范员工的网络行为。
6、提出公司网站的策划与设计方案，树立良好的企业形象。
7、依据实际需要，定期更新网站信息，及时发布相关信息。
8、进行网络故障的处理，确保及时有效。
9、监控员工网络工作记录，规范使用网络。
10、设置与更新网络使用权限，满足工作需要。
11、定期进行网络安全性检查，维护公司经营机密。
12、进行服务器的优化与维护，确保正常。
13、参与计算机设备（含消耗品）的选型与配置，确保合理、适用。
14、对公司U8系统进行维护。
15、验收所采购的计算机相关设备及备品备件，满足功能与适用要求。
16、安装各类常用办公软件，为各职位人员提供支持与服务。
17、提出计算机设备的报废与购置申请，符合实际工作需要。
18、进行计算机各类软件的升级，确保正常。
19、处理各类电脑故障，确保办公正常。
20、维修、维护公司计算机设备，确保正常使用。
21、优化与维护常用办公软件，为各部门提供技术支持与保障。
22、办理计算机设备的调配手续，确保资源效益。
23、建立、维护电脑档案，规范电脑管理。
岗位资格要求：
一年以上计算机网络管理、计算机维修工作经验。
教育背景:
计算机及相关专业
培训经历:
2013年10月去用友公司培训U8系统，11月去用友公司培训系统
经验：
岗位技能要求：
1、熟悉常用办公软件的性能
2、良好的网络安全知识
3、扎实的电脑基础知识
4、具备网络常见故障处理的实务能力
5、较好的电脑维护、维修实力能力
6、具备计算机常见故障处理的实务能力
管理流程与制度建设体系
员工商业秘密保密协议
甲方：
宁夏胜利体育用品有限公司
法定代表人：
马建国，职务：
总经理。
地址：
银川市公园街18号，电话：
。
乙方：
鉴于乙方在甲方单位从业期间已经（或将要）知悉甲方的商业秘密，并获得增进知识、经验、技能的机会，为明确乙方的保密义务，甲乙双方本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，订立本保密协议：
一、保密的内容和范围
甲乙双方确认，乙方承担保密义务的甲方商业秘密包括但不限于以下内容：
1.1技术信息：
技术信息的范围包括但不仅限于甲方的技术方案、数据库、样品、模型、操作手册、技术文档、涉及商业秘密的业务函电等。
1.2经营信息：
经营信息的范围包括但不仅限于甲方的客户名单、营销计划、采购资料、定价政策、不公开的财务资料、进货渠道、产销策略等。
1.3甲方依照法律规定或有关协议的约定，对外承担保密义务的事项。
1.4乙方在从职期间因工作关系而获得、交换的保密性信息以及其他一切与甲方事务有关的保密信息。
二、保密义务
对甲方的商业秘密，乙方承担以下义务：
2.1不得刺探与本职工作或本身业务无关的甲方商业秘密；
2.2不得向任何第三人披露甲方的商业秘密；
2.3不得使任何第三人（包括甲方单位内部员工）获得、使用或计划使用甲方商业秘密信息，即除了得到甲方单位指示和在业务需要的程度范围内向应该知道上述内容的单位内部员工或本单位外业务单位进行保密内容交流外，不得直接或间接向单位内部、外部的人员泄露商业秘密信息；
2.4为甲方利益尽职尽责工作，在甲方从业期间不得组织、计划组织以及参加任何与公司相竞争的企业或活动；在劳动合同终止或者无论因何种原因乙方离职后，乙方不得直接或间接地劝诱、帮助他人劝诱甲方内掌握商业秘密的员工离开甲方单位；
2.5不得为自己利益使用或计划使用；
2.6不得复制或公开包含甲方单位商业秘密内容的文件、信函、正本、副本、磁盘、光盘等；
2.7因工作保管、接触的有关单位的文件应妥善保存，未经许可不得超出工作范围使用，如发现商业秘密被泄露或因自己过失泄露的，应采取有效措施防止泄密进一步扩大，并及时向甲方报告；
2.8在商业秘密的个别部分或个别要素已被公知，但尚未使商业秘密的其他部分或整体成为公知知识，以致商业秘密没有丧失价值的情况下，乙方应承担仍属秘密信息部分的保密义务，不得使用该部分信息或诱导第三人通过收集公开信息以整理出甲方的商业秘密。
三、保密期限
3.1甲乙双方确认，乙方的保密义务自甲方盖章和乙方签字之日起开始，至上述商业秘密公开或被公众知悉时止。
乙方的保密义务并不因劳动合同的解除而免除。
3.2在劳动合同终止或者无论因何种原因乙方离职后年内，乙方负有保密义务，并不得组建、参与或就业于与甲方有竞争关系的公司或单位。
四、违约责任
甲乙双方商定，如乙方违反上述各项义务而损害甲方利益，按照以下方法承担违约责任：
4.1若乙方不履行本协议所规定的保密义务，应一次性向甲方支付违约金人民币元；
4.2若因乙方前款的违约行为造成甲方损失的，乙方应承担赔偿责任（如乙方已经支付违约金的，应予以扣除），具体损失赔偿标准为：
（1）损失赔偿额为甲方因乙方的违约行为所受到的实际经济损失，包括因乙方的违约行为导致甲方产品销售量减少的金额，以及依靠商业秘密取得的利润减少金额等。
（2）依照
（1）款计算方法难以计算的，损失赔偿额为乙方因违约行为所获得的全部利润。
（3）甲方因调查乙方违约行为而支付的合理费用，由乙方承担；
（4）因乙方违约行为侵犯了甲方商业秘密权利的，甲方可选择根据本协议要求乙方承担违约责任，也可根据国家法律、法规要求乙方承担侵权责任。
4.3乙方严重侵犯甲方的商业秘密，给甲方造成严重损失的，甲方可依据我国法律的有关规定，选择移送司法机关依法办理。
五、争议的解决方法
因执行本协议发生纠纷，可由双方协商解决或共同委托双方认可的第三方调解。
有一方不愿协商、调解或协商、调解不成的，任何一方都有提起诉讼的权利。
提起诉讼的法院为银川市兴庆区人民法院。
六、其他事项
双方确认，在签订本协议前已经详细阅读过本保密协议，并确认对本协议中各条款的理解无异议。
本协议一式两份，本协议自双方签字盖章后生效。
《劳动合同》补充协议
甲方：
宁夏胜利体育用品有限公司
法定代表人：
马建国，职务：
总经理。
地址：
银川市公园街18号，电话：
。
乙方：
根据我国《劳动法》、《劳动合同法》等法律法规的相关规定，双方本着平等自愿的原则，特订立本补充协议以共同遵照执行。
一、试用期内
1.1乙方在试用期内无论因何种原因离职，必须配合甲方完成工作交接及相关财务问题，否则，乙方向甲方支付元违约金。
二、劳动合同有效期内
2.1乙方在转正录用工作期间，因表现优异而获得甲方的奖励，如奖金或财物奖励之日起6个月后，无论因何种原因离职，甲方有权扣回等值奖励的费用。
三、其他规定
本协议一式两份，自双方签字盖章后生效。
新员工入职培训协议
甲方：
宁夏胜利体育用品有限公司
法定代表人：
马建国，职务：
总经理。
地址：
银川市公园街18号，电话：
。
乙方：
根据我国《劳动法》、《劳动合同法》等法律法规的相关规定，双方本着平等自愿的原则，特订立本协议以共同遵照执行。
一、培训概况
有关培训内容：
二、双方责任
1、甲方责任
1.1甲方为乙方提供培训前的各种手续的办理及与培训组织者的相关协调工作。
2、乙方责任
2.1乙方在培训期间必须遵守国家、地方的一切法规，并遵守培训的纪律规定，因违反法律法规及甲方公司的相关规定所引起的一切后果由乙方本人负责。
2.2乙方在学习期间必须维护甲方公司形象。
2.3乙方经甲方培训、考核合格后，自甲方安排工作之日起，须保证至少为甲方公司连续服务六个月。
2.4培训期间因乙方个人原因主动退训，或乙方在培训期间表现不佳，无法达到甲方培训要求的，甲方有权视其情节轻重依甲方规定予以惩处，同时，亦保留追究其法律责任之权利。
三、违约责任
3.1甲乙双方在培训期开始五日内解除培训协议，互不承担违约责任。
3.2若因下述原因双方解除劳动关系的，乙方需向甲方支付违约金2000元，并同时须按本条规定赔偿甲方为其培训所花费的一切个人费用：
（1）乙方未满本协议规定的服务期限自行离职；
（2）乙方因严重违反甲方依法制定的管理制度，被甲方开除的；
（3）乙方因严重失职、或泄漏甲方商业机密，造成甲方损失而被开除的，除支付违约金外，还应依法赔偿甲方的经济损失；
（4）乙方因触犯国家法律法规，被依法追究法律责任而被甲方开除的。
3.3乙方有下列情况之一，甲方可随时单方解除本协议，并向乙方追讨相应的经济赔偿，具体数额视具体情形而定：
（1）乙方严重违反劳动纪律或甲方制定的规章制度；
（2）乙方严重失职，对甲方利益造成重大损害的；
（3）乙方被依法追究刑事责任的。
四、其他事项
4.1本协议未尽事宜，按甲方公司的有关规定处理。
如甲方公司有关制度有调整的，本协议的有关条款将按新制度执行。
4.2本协议一式两份，具有同等的法律效力。
本协议自双方签字盖章后生效。
行政人资部管理规定
为加强公司行政人事管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，以提高工作效率，特制定本规定。
具体如下：
每周一上午11：
00前提交个人周计划；（详见附表）
每月3日前提交个人上月工作总结（版）；
每周二上午召开部门周例会；
当天工作必须当天完成，严禁拖延、推诿；
部门员工严禁迟到、早退；早晨8:
30以后严禁在办公室内吃早餐；
每周一至周六上班期间必须着工服；每周一、周三、周五须按时出操；
节约用水、用电，每天下班必须关闭电脑，最后一个离开办公室者须关灯、饮水机等电器，并锁好门窗。
办公用品管理制度
第一章总则
第一条为加强公司办公用品管理，控制费用支出，规范办公用品申报、采购、保管及领用行为，结合企业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司行政人事部、财务部、大客户部、体育工程部、营运部、一楼服装部、二楼体育部、李宁店、广场服装、广场体育。
第二章管理规定
第三条公司行政部是所有办公用品管理部门，具体负责公司各部门办公用品的采购、保管、发放等工作。
第四条公司各部门是办公用品的使用部门，具体负责本部门办公用品领用台账建立、日常使用监督等工作。
第五条公司所有办公用品以部门为单位进行请购，行政部负责汇总办公用品请购情况，并组织采购、发放。
未经允许，任何部门和个人不得私自购买。
第六条办公用品采购及发放遵循按需购买、适量库存的原则。
其中文具、事务用品除每月购买、发放一次外，原则上其他时间不予办理。
第七条打印机、复印机、传真机等部门共同使用的办公设备，由部门制定专人负责管理维护。
在使用过程中正常损坏，需及时向行政部报告，由行政部安排维修或更换。
如因个人原因造成办公用品丢失、损坏，由个人按原价赔偿。
第八条行政部建立办公用品台账，随时记录和更新每一位员工办公用品领用的类别、数量、时间等信息。
第九条达到使用年限需报废的办公用品和办公设备，由使用部门提出报废申请，经行政部经理、副总、总经理批准后报废，并做好报废记录。
第十条提倡无纸化办公，节约用纸，避免浪费，尽量在电脑上起草和修改文件，初稿或非正式稿件可用二手纸打印。
第三章办公用品的分类
第十一条办公用品分为文具、日常事务用品及办公耗材两种
一、文具、日常事务用品主要包括：
1、中性笔、笔芯、铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、尺、曲别针、图钉、橡皮擦、夹子、笔记本、打（复）印纸及各类纸张等一般易耗品。
2、剪刀、订书机、计算器、各类文件夹、档案盒等管理用品。
二、办公耗材主要包括部门使用或公共区域内打印机、复印机硒鼓、耗材及相关用品。
第四章办公用品的请领
第十二条各部门根据工作需求，统一填写《办公用品申请表》按月请领办公消耗用品和事务管理用品，经部门负责人签字确认后，于当月25日前上报行政部。
第十三条行政部统一整理、汇总各部门的办公用品申领计划报行政部负责人、副总及总经理审批后，5个工作日内实施采购。
第五章办公用品的采购
第十四条公司行政部按照比价原则定点统一采购办公用品，并做好入库及日常管理工作。
第十五条行政部每月月底对办公用品进行一次大采购，如各部门有办公用品需要请与每月25日前上报行政部。
第十六条对于专业物品的采购，由所需部门协助行政部共同进行采购。
第六章办公用品的领用
第十七条每月3日为办公用品指定领用日（如遇节假日顺延），办公用品使用人按规定时间以部门为单位至行政部领用各类办公用品。
按照上报计划一次性领取完毕。
第十八条文具事务用品根据个人工作需要领用，物品需以旧换新。
办公用品损坏、丢失需按原领用标准自备。
办公耗材由主要使用部门提出请领计划，行政部负责采购并根据实际使用情况进行更换。
第十九条员工调离或辞职时，须将已领用办公用品返还行政部，不得损坏或带走，如损坏、丢失或带走，需按原价赔偿。
第七章附则
第二十条本制度由公司行政部负责制定和解释。
第二十一条本制度自下发之日起施行。
文件管理规定
1目的
为了理清文件管理程序，提高文件管理效率，充分发挥文件管理在工作中的指导作用，特制订本汇编。
2适用范围
本汇编规定了文件起草格式、发文管理、文件处理及文件存档的基本要求。
3关键词解释
3.1通知：
是运用广泛的知照性公文。
用来发布法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等。
3.2报告：
适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料等。
3.3通报：
运用于上级单位向下级单位或者有关单位传达重要精神、重要情况，表彰先进和批评错误等。
3.4决定：
适用于对重大事项或者重大行动作出决策和安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
4职责
根据公司责任分工，公司文件管理工作由行政管理部管理。
5公文起草格式
5.1范围：
适用于公司所有公文的格式。
5.2公文起草格式要求
5.2.1公文用纸幅面及版面尺寸
5.2.1.1公文用纸幅面尺寸：
采用国家规定的A4型纸。
5.2.1.2公文页边距
上为：
2.6±1下为：
2.6±1
左为：
2.8±1右为：
2.6±1
5.3公文中图文的颜色：
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
5.4排版规格与印制装订要求
5.4.1排版规格：
正文用3号仿宋2312字，一般每面排22行，每行排30个字（单倍行距）。
5.4.2制版要求：
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1。
5.4.3印刷要求：
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2。
印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
5.4.4装订要求：
公文应左侧装订，不掉页。
包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。
订位为两钉钉锯外订眼距书边上下各1/4处，允许误差±4。
平订钉锯与书脊间的距离为3～5；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。
裁切成品尺寸误差±1，四角成90°，无毛茬或缺损。
内发文、外发文在左侧订两颗钉，两钉距纸张上下两边各1/4，允许误差±4；简报、通知等公司内部沟通的所有文件在纸张左上角订一颗钉。
5.5公文中各要素标识规则：
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
5.6秘密等级和保密期限：
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
5.7紧急程度：
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
5.8发文机关标识
5.8.1由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25。
对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80。
5.8.2发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。
字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22×15。
5.8.3联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文末页显示正文。
5.9发文字号
5.9.1发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关标识下空2行，用3号仿宋2312体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），例：
“宁胜体字〔2014〕第1号”。
5.9.2发文字号之下4处印一条与版心等宽的红色反线。
5.10签发人
5.10.1上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋2312体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
5.10.2如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4。
5.11主体
5.11.1公文标题：
红色反线下空1行，用小二黑体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
5.11.2主送机关：
标题下1行，左侧顶格用3号仿宋2312体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
5.11.3公文正文：
主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格
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