Word高效办公.docx
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Word高效办公
在Word2007中，我们也可以选择”插入“功能选项卡下的”表格“功能来灵活地绘制和分析报表。
例如：
在公司举办会议或者进行评比时，需要对相关的人员姓名按照姓氏拼音或者笔划进行排序。
1）选中表格，这时候Word会进入表格工具；
2）点击”设计“中的表样式，可以非常方便地进行报表美化；
3）选中所有需要排序的姓名，执行“表格”菜单上的“排序”命令。
在“排序文字”对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式，单击“确定”，杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了。
在表格工具的功能面板中，我们可以看到斜线的绘制、表格的插入、合并、表格文字的排版以及表格数据的计算分析。
谁说Word就不能处理数据呢
财税办公-你问我答：
如何在WORD和EXCEL中输入带圈的数字符号？
答：
大家都知道，像①、②至⑩这样的符号在Word中可以通过插入特殊符号来输入，不能输入⑪这样的符号。
但是我们可以利用Word中的“开始”功能选项卡中带圈字符来输入这些符号。
具体操作见示意图。
思考：
请大家思考，在Excel中我们应该如何输入像⑪这样的符号呢？
（答案在本页内找
）
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财税办公---你问我答：
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在日常办公过程中，你是否养成了使用格式刷的习惯了么？
平常的教学过程中，很多朋友问到的格式以及制表的问题，格式刷都能够很方便地帮助我们解决。
在办公软件中，格式刷能够非常方便地将文字格式、图片格式、单元格和表格格式复制到不同的区域，就像我们装修房子的时候粉刷墙壁一样。
一、使用方法
无论是在Word、Excel或者Powerpoint软件中，我们都可以很方便地找到“格式刷”（ps：
Office2007格式刷位于“开始”功能选项卡的左下方）， 如果需要将某种格式应用到其他区域：
（1）首选选择格式区域，就像我们粉刷的时候先用刷子蘸点油漆一样
（2）单击/双击格式刷的图标，鼠标变成小刷子的形状
（3）使用小刷子刷需要应用格式的区域，格式刷所到之处，内容便转换为原来光标所在处的格式。
需要注意的是
单击格式刷：
格式被复制应用完成之后格式刷就没有了，鼠标恢复正常形状，再次使用还需要再次再次单击格式刷图标。
双击格式刷：
第一次格式复制应用完成之后格式刷依然存在，可以继续单击选择你想保持格式一样的内容，继续应用格式刷，想要退出格式刷编辑模式只要按一下ESC键就可以了。
即便是不同的版本，无论在Word、Excel或者Powerpoint软件，格式刷按钮都非常容易找到
二、对文字、文本框或者单元格的粉刷
对于文字或者字符，无论是在Word、Excel或者Powerpoint，可以将文字的字体、字号、间距、行距、底色等格式非常方便地进行复制和应用，包括字体的艺术字样式。
在Word中，段落如果应用了样式，或者使用了● 或①、⑴、Ⅳ、⊙ 、1-2、“题1-3”甚至是小图标式的项目符号或者特殊格式的项目序号，格式刷一样能进行复制，如果是序号，还能够自动按照1-1 、1-2、1-3的顺序排列。
由于Excel的单元格格式更加复杂，对于小数、货币、会计专用、特殊以及自定义格式，格式刷同样有效。
非常不幸，昨天笔记本硬盘因为病毒坏了，暂时用老本子码字，图像处理也很慢，先写到这里吧，今天去中关村修笔记本，明天继续。
感谢大家支持，尤其是财税办公群的各位群友。
高效办公（4）：
我是一个粉刷匠，活学活用格式刷（下）
三、图像的粉刷
在Office中如果逐一设置图像的边框、三维棱台等艺术效果实在是一个比较费时费力的事情，不过，现在我们用格式刷可以轻松解决了。
对于应用了框架、棱台、柔化边缘等图片样式的图片，使用格式刷来进行图片样式的复制，具体操作和文字相似。
需要注意的是SmartArt的图是不能用格式刷复制的，因为其中不仅仅是格式的问题，还有逻辑层次关系的问题。
设置方法：
（1）选中已经设置好的图片。
（2）选择“开始”选项卡，点击“格式刷”工具，鼠标指针变为格式刷形状。
（3）点击需要应用格式的图片，完成设置。
对于使用了使用了“图1-1excel功能界面”、“图1-2图表工具”这样的编号，在输入一个编号之后，使用格式刷能够自动按照“1-X示意图名称”的形式，非常规则的排列好，不会因为文档增加或者减少一个示意图，而导致编号出现断号或者序号重复的情况。
四、对象也用格式刷
在powerpoint中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等），可以在设置好其中一个以后，选中它，点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后单击其它的文本框。
其实，不光文本框，其它如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。
在2007中，smartart是不能用格式刷的，而图表工具中只能复制字体的格式，而不能复制图表类型和三维格式。
五、动画效果也可以用格式刷
在powerpoint2010中，同一页复制PPT动画效果，可以用“动画刷”实现，如果不行的话，就只能Copy原版元件，然后更改元件种类为目标类型，就OK了
六、格式刷也可以自定义快捷键
通常情况下，格式化是没有快捷键的，但是我们可以通过自定义快速访问工具栏，将格式刷放在快速访问工具栏中（点击自定义快速访问工具栏旁边的三角形按钮---其他命令---所有命令，找到格式刷并确定），这时候，我们可以通过点击ALT，然后按数字键启用格式格式刷功能，如图所示，用ALT+4可以启用格式刷。
财税办公：
如何灵活打印幻灯片中的图像2013-8-2608:
51阅读（5203）
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财税办公：
消灭错...
很多朋友，特别是老师和学员，培训时需要打印上课的幻灯片，有时候，难免遇到这样那样的问题。
前两天，有朋友问我：
幻灯片打印时，图片不能正常打印，怎么办？
问：
我用的是2007板PPT模板尺寸为25×19，图片为1080×768像素，插入图片的时候，已经把整个PPT模板覆盖完全，但是打印预览的时候上下还是有两条未覆盖的空白区域，我已近调整了适应纸张大小预览，求高手指点怎么办，那两块空白区域用图片覆盖，或者清除，总之不想有那块空白区域！
我给他的建议是：
不要用插入图片，而是将该图片作为背景，选择将图片平铺为纹理，利用系统自动调整图片，将图片将页面覆盖。
在页面空白处，点鼠标右键，在弹出菜单中选择设置背景格式，接下来，选择图片或纹理填充，点击文件按钮，把你的图片选择为背景，打印预览没图片，你可以在在下面的“选择将图片平铺为纹理”前的方框前打上勾，系统会自动调整图片将图片将页面覆盖，这样页面就被图片充满，不会有空白了。
结果，他在打印预览的时候发现没背景图片了，这是怎么回事呢？
原来，Powerpoint2007能打印幻灯片背景，但是在打印设置时，如果选择灰度就预览不了背景了。
建议大家：
如果老师的ppt是没有用背景，倒是可以使用打印灰度或者黑白，这样就不浪费油墨了。
具体设置如下图显示：
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财税办公：
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财税办公：
巧妙提取Word/PPT/Excel文档中的图片
在我们平常处理文档时，很多时候需要将文档中很多图片提取出来保存成单独的图片文件。
操作起来实在麻烦。
如何能快速将Word/Ppt/Excel文档图片批量提取呢？
第一种方法网页另存法
直接将word或者excel另存为网页格式，然后到同名文件夹中寻找。
这个方法操作简单，但是不足的是文件夹中多了很多htm和gif文件，从中选择需要的图片文件比较麻烦。
第二种方法改头换面解压缩法
相对而言，第二种方法更加实用。
如果你的电脑安装了Office2007，首先将收到的文档用Word2007/Powerpoint2007/Excel2007打开，另存为*.docx格式。
（如果文档本来就是Office2007的格式，这一步可以省略）
接下来，通过文件重命名将*.docx，修改为*.zip。
最后将“提取.zip”解压，在解压目录的…word/（ppt/xl）中的media文件夹下，文档中的所有图片都在这里。
是不是非常方便啊？
注意
必须将文件扩展名显示出来，单击“工具→文件夹选项”，在其下的“显示”标签下去掉“隐藏已知文件类型的扩展名”前的对钩，文件扩展名才能显示出来，否则修改不到扩展名。
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在我们整理文档时，常常需要输入一些固定的计算公式、政策文件或者专用术语，例如“财税[2013]37号文《交通运输业和部分现代服务业营业税改征增值税试点增值税一般纳税人资格认定有关事项的公告》”，甚至是某段文字，某个报表、某个页面，来回输入或者复制粘贴实在不方便。
怎么把它保存起来反复使用呢？
在Word2007里的“文档部件”能够帮助我们非常方面地输入重复的内容，把固定的、需要重复使用的内容保存成文档部件，保存在一个库里，下次要用的时候很方便就能插入到文档中。
现在我们一起来分享一下怎么使用文档部件吧。
1、首先选中你要重复使用的那段文字；
2、点击“插入”功能选项卡->文档部件->将所选内容保存到文档部件库；
3、在名称里为这个部件起个名字。
例如我常用的一段文字是博客中常用的一段文字，给它起名叫财税办公。
下拉菜单里有三个选项：
a. 仅插入内容：
当你插入部件时，只插入文字内容；
b.插入自身的段落中的内容：
插入部件时会在前后自动加上段落样式等等；
c.将内容插入其所在的页面：
插入部件时会在前后自动加上分页符号（插入的部件自成一页）。
4、点击“确定”按钮，在需要插入重复使用的内容时，选择“插入”选项卡->文档部件，发现要插入的内容已经在文档部件中了，点它一下就插入到文档了。
是不是很方便呢？
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