奥普酒店管理软件学习收银.docx

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奥普酒店管理软件学习收银

5收银

本章将重点介绍如何进行住店客人的帐务处理以及客人的离店、暂离等处理。

5.1进入

5.1.1如何进入收银操作模块

工具栏

在菜单栏中单击“收银”，在随后弹出的下拉菜单中单击“前台收银管理”或直接单击工具栏中“

”快捷按钮，可进入帐务处理的工作界面。

（如图5-1）

列表栏

资料显示窗

查询栏

资料录入框

状态栏

图5-1帐务处理操作界面

帐务管理功能：

利用帐号管理客帐，每个客人有一个独立的帐号。

散客帐号独立管理，团队有主资料帐号统一管理，团员还有独立的帐号

可利用系统的连帐功能实现房租的跨帐号管理

帐号区分在住散/团帐号、离店散/团帐号（不可操作）

预付金参与帐务计算，也可独立平衡核算

客帐帐务夜审时自动进行试算平衡

灵活的一帐多单功能

根据客人要求，随时可以进行分单，并打印需要的分单

各分单有自己的平衡（预付、消费、付款、余额），也可统一到一起平衡。

各分单帐目可任意调换（而非转帐）

客帐实现帐项分类统计功能，进一步方便收银员进行帐务计算

5.2入帐和转帐

下面介绍如何进行客人帐务的处理，包括一些入帐、冲帐、转帐等。

5.2.1入帐

入帐在树型列表框中单击需进行帐务处理的客人资料后，使用右键菜单中“入帐”或单击工具栏的“

”快捷方式，也可按F2键，可开始进行帐务处理。

图5-2入帐操作界面

项目――帐务项目，包括消费项目和付款项目两种。

具体编码说明参见“系统维护”。

票据――帐务项目的票据号码。

帐单――对帐单进行归类存档，以便根据客人的不同需求打印各式帐单。

可直接输入帐单代码，也可单击黑色小三角进行选择。

金额――帐务金额。

摘要――对帐务项目进行必要的说明与备注（此项可为空）。

以上所有内容输入完毕后，单击“√确认”键，该帐项生效，并显示在上方的帐项明细框内出现；若单击“×取消”键，该帐项不生效，且退出帐项输入。

注：

（1）如果客人的消费项入错了怎么办？

方法：

再入一笔相同的负数金额，冲掉原来入错的帐项后，再入一笔正确的帐。

（2）如果是客人的房费在过租之后才知道收错了，那么不能用此方法操作，方法为：

入一笔负数金额的房租调整。

如原来客人入住是180元，那么接待员不清楚接待的时候房租入成了200元，过租之后才知道，那么入一笔“房租调整-20元”。

5.2.2转帐

转帐指的是把一个客人的帐务转到另一个客人的帐户上。

转帐有两种方式，一种是金额的转帐方式，另一种是明细帐务的转帐方式。

下面将详细介绍转帐的两种方式。

（1）金额的转帐在树型列表框中单击选中需转帐的客人资料，使用右键菜单中“转帐”功能或单击工具栏中的转帐图标“

”，系统将弹出“转总帐”窗口（如图5-3所示）。

转帐金额

双击此选择转帐目标

图5-3转总帐操作界面

在上述界面上输入需转帐金额后，双击转帐目标，系统将弹出在住客人查询窗口（如图5-4所示），选取被转帐人名单，点击“选取”后，被转帐人的资料出现在图5-3的转帐目标栏上。

图5-4转帐目标的选择（被转帐客人的选择）

在图5-3界面上，全部输入正确后点击“√确认”按钮，将会看见“转帐成功”的提示窗口。

转帐操作成功，可在帐务操作界面5-2上查询。

注：

如果转帐转错了，解决方法是：

再转一笔相同的负数金额冲掉。

（2）明细帐务的转帐在客人的帐项明细窗口中选择一条或多条帐项记录后使用右键菜单中的“转帐”或者单击“

”，系统将弹出“在住客人查询”窗口（如图5-4），操作方法同金额的转帐。

注：

如果1001的明细帐转错到1002怎么办？

解决方法：

到1002把由1001转过来的明细帐再转回1001。

5.3其它操作

5.3.1客人离店操作

主要包括离店、追回、暂离、重入、分帐等操作。

（1）离店（客人正常结帐离店）选取需离店客人资料后单击工具栏“

”图标或使用右键菜单中“离店”功能，也可按F2快捷键，均可对余额为零的客人进行离店操作。

（注：

余额不为零的客人不能进行离店操作，需进行入帐处理）

（2）追回（客人离店后，发现有帐务没有处理完毕需要追回。

）在对客人进行离店操作后用此功能可使该客人恢复为原来的在住状态。

选取某一需做追回的客人资料后单击工具栏的“

”图标或使用右键菜单中“追回”功能，该客人将恢复成原状态。

（注：

该功能只对当日离店客人有效，即夜审的日工作结束处理之前）

（3）暂离（客人没有进行结帐处理直接离店，无法确认客人返回时间。

即客人余额不为零，但需要离店，通常要领导批准，可对其进行暂离处理。

）选取需做暂离的客人后，单击工具栏的“

”图标或单击鼠标右键在弹出的菜单中单击“暂离（T）”即可。

（4）重入（暂离客人返回后继续住店时，为方便操作，可进行重入操作。

系统会按客人上次入住时的信息，自动填写入住资料。

）选取重入客人后单击工具栏的“

”图标或使用右键菜单中“重入”功能即可。

（若客人仅返回结帐，可不重入直接进行帐务结算。

）

（5）分帐（对客人帐单进行分种归类）选择客人的同类帐项后，单击工具栏的“

”图标或使用右键菜单中“分单”功能，系统将弹出“分帐”窗口（如图5-5），也可右击鼠标弹出窗口（如图5-5-1），然后选择相应的分帐号，然后单击窗口中“√确认”按钮，若以上操作均正确，将会看见“分帐成功”提示窗口，在该帐项前将会显示相应的分帐号。

图5-5分帐操作界面

图5-5-1分帐操作界面（右击鼠标）

（6）新单　对客人的账新加一个单，选择客人后单击“

”或单击右键选择“新单”。

则出现一个窗口单击在边的“

”选择一个单确认即可。

5.3.2其它帐务

（1）房务/商务中心帐务　在列表框中选中要进行帐务处理的房间，单击工具栏中的“

”按钮。

出现一个查询窗口（如图5-6）。

单击“

”按钮，然后点主单资料中项目栏中的右边的“

”选择一个项目。

输入票据号，摘要。

在明细资料中项目选择客人的消费明细，输入数量单价后。

点返回。

选择总类（包括商务、迷你吧、冼衣吧、其它）

类别添加按纽

明细项目添加

图5-6商务/房务中心入帐主界面

商务中心总帐

商务中心明细帐

明细入帐

图5-6-1商务/房务中心入帐操作实例

（2）商务中心帐务查看

如左图所示，显示的是所有住店客人的资料，双击某一客人资料，可进入如图5-6-1的操作界面，进行商务中心的入帐操作。

图5-6-2商务中心帐务查看

（3）

帐务备注修改　单击工具栏中的“

”按钮。

出现一个窗口（如图5-7），输入内容后，单击“确认”即可以。

图5-7帐务备注修改操作

5.3.3帐单打印

（1）打印客人帐单的操作方法如下：

选中某一客人后使用右键菜单中“帐单”功能或直接单击工具栏中的“

”图标，系统将弹出的“帐单打印”窗口，“帐单打印”窗口包括帐单打印方式和打印项目两项选择。

打印帐单的方式分为明细帐单、汇总帐单以及中文帐单、英文帐单等，打印项目则根据帐务的分帐情况可供选择。

操作人员可按客人的需求打印出各式各样的帐单。

可分为：

打印明细，帐项汇总，日期+帐项

帐单打印方式

打印项目选择

图5-8帐单的打印操作界面

（2）帐单的设计

本系统提供了专门的帐单设计器，帐单可根据客户的需求进行设计。

5.3.4客人总消费/总付款查询

双击可查询明细帐

查询项目选择

客人选择

消费合计

付款合计

余额

帐目统计表

图5-9客人帐务查询

基本显示客人部分入住资料（如旅行、团名、价类、入住日期和离店日期等）以及当前客人的房租额、消费额和余额。

统计消费的项目、帐项名称、余额等。

配置显示所有合计、显示所有帐务两个选择项。

操作显示客人的帐号、预订和入住等信息。

帐务显示入帐进输入的基本信息，如项目、票据、金额等。

其他显示帐项类型、借贷标志、帐项日期和操作人员等。

5.4报表查询

收银模块的报表总称为前台收银报表，前台收银报表在菜单栏“收银”的下拉菜单中，而前台收银报表的下级菜单中包含以下报表：

Ø收银员交班汇总表

Ø收银员交班明细表

Ø客人余额表

Ø团队客人余额表

Ø在住客人欠款表

Ø在住客人明细表

Ø预期离店客人表

Ø实际离店客人表

Ø在住客人押金明细表

Ø在住客人押金汇总表

（注：

模块所包含报表根据客户的实际情况和要求提供。

）

图5-9客人帐务查询

注：

如果是不住店客人在商务中心的消费，如何入电脑？

方法：

在预订做一空团（类别：

团队，客户：

自来客），不要订房类与房数。

订好后系统产生一个主资料，在接待进行快住之后，把不住店客人的消费入到此团的主资料内（此团可以取名叫外来帐之类，以区分其它团队）。

此团每个月月做一次离店即可，这样以便做月报表。