差旅费用管理制度doc.docx
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差旅费用管理制度doc
差旅费用管理制度
第一章总则
第一条目的：
为了规范费用管理，提高工作效率，做到效率提高与管理控制的科学平衡，合理控制销售费用支出风险，特制定本制度。
第二条适用范围：
1.适用上海红果宝生物技术有限公司所有出差人员；
2.驻外销售办事处人员的市内交通费、通信费已列入包干补贴中，不得在本制度规定范围内再次报销。
第三条差旅费用的管理原则：
采取预算管理与报销审查同时进行的原则，费用的使用采取先申请后核销的管理方式。
第二章定义
第四条差旅费用指从事公司工作发生的差旅费、交际应酬费、驻外办事处费用，不包括市场推广、促销、人员工资等费用。
1.差旅费：
指人员因销售及其它工作的业务出差而发生的交通费、住宿费、餐补以及其他与出差相关的费用；
2.市内交通费：
指销售人员在责任区域内乘坐市内交通工具所发生的费用；
3.交际应酬费：
指因工作需要发生的招待/宴请客户或者因业务需要向客户馈赠礼品所发生的费用；
4.各办事处的办公费：
指办公场所租赁（含房租、水电费、物业管理费等）、办公用品和办公设备的费用。
第三章职责划分
第五条费用报销人员：
1.按管理制度要求如实填写费用报销单，按时间先后顺序粘贴相应票据凭证，核算无误后提交上级领导审核；报销费用必须真实发生、粘贴票证必须真实有效；
2.若费用报销人员提供虚假票据和凭证或者虚列项目报销费用，一经查实，除扣除报销金额外、还处以3倍以上的罚金，并予记大过或开除等行政处分，情节严重的移交司法机关处理；
第六条费用报销人员的上级主管（区域经理/部门经理及以上职务）：
1.审核部门/办事处所属人员报销的项目是否真实发生；审核工作应在1个工作日内完成；
2.若审查不认真导致虚报、假报费用情况的发生，承担报销金额30%的连带责任。
第七条销管部/审计部：
1.负责审核报销费用是否经过相关权责人的审查确认；
2.审核报销费用标准是否符合公司有关规定标准，对各报销事项进行查核确认；
3.审查票据凭证是否齐全；
4.发现不符合要求的报销予以退回处理；发现前面审核人员审核错误、出现漏审、弄虚作假的立即予以查扣，并及时向上级领导举报；
5.销管部对报销费用的审核应在3个工作日内完成；
6.若销管部审核人员审核不认真、违规予以核销或与报销人员相互串通弄虚作假，并造成公司损失的，承担相应损失金额40%的赔偿责任。
第八条财务部：
1.负责审核报销费用是否经过部门领导、销管部审核确认；审核费用是否超出预算数额；审核票据凭证是否规范、齐全、有效，金额计算是否正确；报销费用标准是否符合制度要求；审核应在3个工作日内完成，超出预算的费用执行预算外审批程序；
2.对不符合规定要求、手续不齐全、未经具有权责人员审核签字确认的退回销管部处理；
3.发现弄虚作假的予以查扣，并及时通报相关部门及人员并报送公司总经理；
4.若财务人员审核不认真，违规予以核销，应承担相应损失金额的30%的连带赔偿责任。
第九条营销总监/总经理：
负责差旅销售费用的审批，特殊情况下可授权审批。
审批时重点查核各级审核人员的审核意见是否符合规定要求、审核手续是否齐全，并对批准的结果负责任。
应在2个工作日内作出是否审批结论；
第一十条市场稽查和审计部等相关部门按照职能和工作计划进行稽查和审计，若在稽查中发现有弄虚作假、违规审批现象，相关责任人应负相应责任。
第四章差旅费用的预算管理
第一十一条差旅费用的管理必须建立在预算管理基础上，根据公司确定的销售目标分解、确定的工作计划，并结合以往的数据确定本年度销售费用预算的销售费用率；
第十二条各项费用审批应严格按公司营销计划事项和费用预算执行，费用额度确实不能满足实际需求或有特殊费用发生的，需事先报告总经理作权衡处理；
第十三条超过预算的费用事项一律由总经理审批，财务严格按批件进行费用审核；
第十四条预算内差旅销售费用由总经理及各部门分级负责，即总经理对差旅费用总预算负责，部门经理对（区域）办事处差旅费用预算负责；
第十五条各省、区域经理根据确定的预算按月份控制销售费用，财务部应按月对销管部、各区域发生费用的预算执行情况进行汇总并分析，同时将结果反馈给总经理，以便制定进一步决策；
第十六条每季度财务部对预算执行情况进行分析并根据销售工作的需要提出预算调整需求。
第五章差旅费用的报销
第十七条营销及其它出差人员将需要报销费用的票据凭证整理好，经主管上级审核后寄、交销管部销管专员，报销时应该附齐要求的申请及单据，包括出差申请表、交际应酬费申请表、差旅费报销单及各种符合要求的原始票据；已经给予补贴的费用不得报销；
第十八条为了更完整地归集费用，当月产生的费用应在次月之内报销完毕，超期隔月的扣10%，超期两个月的不予报销；
第十九条销管部销管专员按各区域或部门进行分类整理后审核，审核后于3个工作日内传递给财务部审核；
第二十条经公司总经理审批后财务于3个工作日内将报销款支付到报销人账上；本月的报销最迟要在下月15之前给予上账。
第二十一条非驻外营销人员应在出差返回公司后7天内，依照有关规定填写“差旅费报销单”，连同出差单据按程序经审核后，交财务部根据规定报销，结清款项；
第二十二条差旅销售费用报销流程：
报销人员准备单据，主管上级审核，交销管部人员审核，财务部审核，总经理审批，财务部付款，详见附件：
《差旅销售费用报销流程》。
第六章关于出差及差旅费管理的规定
第二十三条出差及差旅费
1.出差须填写《出差申请表》并实行直属上级审批制，同时抄送给销管部备案；特殊情况的审批可以采取邮件、电话审批后补批的方式；
2.销售市场区域经理原则上只负责所管辖的区域，如有兼管其他区域者需报备销管部备案。
区域经理如有分管其他市场，出差前必须填写出差申请单，并交其直接上级领导审批。
审批后的出差申请表，应报送销管部备案。
3.差旅费借款应当在出差归来7个工作日内报销或还款；
4.出差人员出差标准及补贴实行包干制，按照出差天数进行结算；
5.出差费用标准（住宿、补贴）如下表：
职位
级别
总经理
大区总监
区域经理/企划经理/销管专员/部门负责人
业务组长/业务
标准
出差地
住宿
出差补贴
住宿
出差补贴
住宿
出差补贴
住宿
出差补贴
直辖市、经济特区
450
100
350
80
260
80
200
60
省会城市或计划单列市
380
90
300
70
240
70
180
50
地、县级市及其他
280
80
260
60
200
60
160
40
出差乘坐交通工具标准
汽车卧铺、火车软卧、动车一等座、飞机经济舱
汽车卧铺、火车硬卧、动车二等座、飞机经济舱
汽车卧铺、火车硬卧、动车二等座
汽车卧铺、火车硬卧、动车二等座
第二十四条关于出差乘坐交通工具的规定：
1.出差人员应选择经济合理的行程路线并按规定标准乘坐汽车/火车/轮船。
2.其他原因需乘坐飞机的,须在《出差审批表》中交通工具一栏注明并说明理由，经过总经理批准后有效；若无批准擅自乘坐飞机或越级乘坐交通工具或席位的，只按公司标准报销，其差价由出差人自行承担；机场到市区距离较远，乘坐的出租车费用按长途车费报销。
3.人员随同上级人员出差，执行同一工作任务的，同上级人员搭乘同级标准的交通工具；
4.连续乘坐火车12小时以上或晚上8点至凌晨7点之间连续乘车6小时以上，方能乘坐火车硬卧铺；如乘坐火车硬座的可按硬座票价30%发给补贴，否则只按硬座票金额报销；
5.员工因工作需要公司已投保险的，不能报销各种旅途交通保险（含飞机、轮船、火车、汽车）；
6.出差途中的绕道、参观、游览的车船费不得报销。
第二十五条出差住宿规定：
1.出差住宿以节俭为原则，出差地为出差人员的家庭所在地或出差期间住宿亲友家的，不得报销住宿费用；
2.到公司其他关联地区出差、工作、学习，已由对方安排住宿的，不得报销住宿费。
第二十五条出差补贴规定：
1.到公司其他关联地区出差、工作、学习已由对方统一安排食宿的，只报销报到日与返回日的补贴；
2.外出参加会议有统一安排免费用餐的，给予出差补贴的25%作为出租车费、市内交通费补助；如会议无伙食补贴，根据会议组织者出具的证明可按标准享受出差补贴；
3.出差期间若由公司其他管理地区统一安排免费用餐、自理住宿的，按当日的出差补贴标准的50％给予报销；
4.公司外派学习、培训的，不予报销出差补贴。
第七章驻外人员的费用管理
第二十六条驻外人员可报销住房补贴、交际应酬费、办公费等；其中，各种补贴随工资按月发放。
第二十七条住房补贴
1.住房补贴适用于驻外大区总监、省区/区域经理、推广主任/专员在外无驻点的租房住宿补贴标准；以上人员属当地户籍且有住所的则不享受该补贴。
2.为节省开支，各区域长期驻点的原则上采取租房形式，用以解决办公及员工住宿等问题；
3.在办事处住宿的大区总监、省区/区域经理不再享有住房补贴，如区域经理所管辖的市场未设有办事处驻点，区域经理可以享有“住房补贴”，不再另行报销住宿费用；
4.区域内如发生因公出差，不报销住宿及补贴；特殊原因无法赶回驻点或办事处时，按照《出差管理规定》由上级领导核准、总经理批准可给予核销住宿费用；
第二十八条交际应酬费
1.交际应酬费实行区域/部门预算控制的管理模式，遵循勤俭节约的原则，能免则免、能省则省。
2.单次计划内应酬须事前填写交际应酬费申请表报上级审批，未事前批准而发生的费用不予报销，审批可以电子邮件形式进行，同时抄送给公司销管部、财务部；
3.各大区级、区域负责人务必控制好交际应酬费额度。
第二十八条办公费：
主要指办公房租、办公发生的水电、管理费、办公用品等。
1.驻点办公租房标准由公司统一确定，由驻点区域经理申请、大区总监核准、总经理审批确定，报销管部、财务部备案；
2.租房须提供合法、有效的房屋租赁合同；租房费用需提供有效发票，由财务部按合同约定付费给房屋出租人；确实无法提供有效租房费用发票的情况，由区域报财务及总经理协商解决。
3.原则上两个销售人员所租房需控制在二室一厅之内，人员增加可租更大房间。
驻外办事处办公场所租赁费用及办公费用标准如下（元/月）：
序号
城市类别
标准
租赁费
电话费
物业管理费
水电费
其他办公杂费
合计
1
特区或省会城市
A类
三房标配
4000
300
200
250
300
5050
B类
两房标配
3000
200
150
200
300
3850
2
市级城市
A类
三房标配
3000
200
150
200
200
3750
B类
两房标配
2000
200
150
200
200
2750
3
县级城市及其他地区
B类
两房标配
2000
200
150
200
200
2750
4.驻点办公用品的采购，按月申请，由驻点统一采购。
区域经理于每月15日将采购申请表传至大区总监审核，大区总监于每月20日汇总本省采购汇总表传至公司销管部审核，最后由总经理审批。
区域/省区经理
大区总监
销管部
总经理
汇总申请
审核
审核
审批
第八章借款管理
第二十九条借款一般仅限于出差、业务招待、经营费用支出、办公用品购买等资金需要。
1.有权直接向公司借款的人员为区域经理/部门负责人级别以上人员，业务主管或业务代表因公出差可向区域经理/部门负责人以个人形式借款
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