GMP自检的五大步骤.docx

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GMP自检的五大步骤

GMP自检的五大步骤

GMP自检的步骤

（一）

活动1.1：

任命自检小组组长

⏹自检小组长需要主持自检的全过程。

⏹一般有企业质量负责人任命或本人担任。

⏹有企业负责人授权。

⏹自检小组组长的条件：

-经过培训，并经企业负责人授权的人员；

-具备一定的管理、组织、协调、指挥能力、有处理自检中出现的各种问题的能力；

-具有相应的专业能力和广泛的相关技术知识；

-具有对企业执行GMP的符合性、有效性做出判断的能力。

⏹自检小组组长的主要职责：

-负责组建自检小组；

-获取实现自检目的所需的背景资料；

-负责制定自检日程计划，分配自检任务；

-指导编制自检检查表，检查自检准备情况；

-主持现场检查，对自检过程有效性实施控制；

-与受检查部门领导沟通；

-组织编写自检不符合报告及自检报告；

-组织跟踪自检。

活动1.2：

自检任务确定

⏹自检任务确定的内容：

-确定自检的目的；

-确定自检的检查范围；

-自检的时间；

-自检的检查深度。

活动1.3：

组建自检小组

⏹自检小组成员应是经过培训并经授权的人员；

⏹必要时需要配备专业技术人员。

⏹选择自检员的因素：

-人员资格；

-人员数量；

-自检员与受检查工作的相对独立性；

-专业知识；

-自检工作中的协调性；

-人员结构；

-被受检查部门的认可。

⏹自检小组成员的职责：

-服从自检小组长的领导，支持自检小组长开展

工作；

-在自检小组长指导下分工编制自检工作文件；

-完成分工范围内的现场自检任务，做好自检记录；

-收集、分析有关自检证据，进行组内交流；

-编写不符合报告，参与编制自检报告；

-参加纠正措施的跟踪验证；

-管理有关的各种文件、记录。

活动1.4：

有关文件收集审阅

⏹文件收集、审阅的目的：

-掌握自检的依据；

-为编制检查表和现场检查获取有用

信息。

⏹文件收集、审阅的注意事项：

-自检时的文件检查，重点是收集与受检查部门管理活动有关的程序文件、作业指导书等文件；

-在审阅程序文件时，不仅要检查该部门自身中心工作的程序文件，还要检查与其他部门程序文件的接口是否明确清晰，规定内容是否协调；

-对一些涉及药事法规的程序文件有效性也要进行检查，如药品注册规定、麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品、放射性药品、药品类易制毒化学品等相关管理制度；

-除上述文件外，还应对各部门需要填写的记录的名称、填写的内容以及对应的程序文件进行了解。

⏹信息收集的目的：

-了解企业生产质量的管理情况；

-为自检准备和现场检查工作安排提供参考信息；

-提高现场检查的针对性和有效性。

⏹信息收集的内容：

-上次自检的结果；

-最近一次国家药品GMP认证检查的结果；

-回顾公司管理层及组织机构变化情况；

-受检查部门的基本情况；

-生产质量管理体系运作的情况；

-有关产品收回、市场退货、客户投诉、偏差处理等基本情况；

-相关的流程图和系统图。

如：

有关生产工艺流程、洁净空气系统、水处理系统、厂区、车间平面布置图、厂区灭虫灭鼠点布置图；

-相关的产品技术资料和其他资料。

如：

产品处方、主要生产和检验设备清单、验证计划、培训计划、计量设备校验计划、企业文件和记录目录等。

活动1.5：

与受检查部门的初步联系（必要时）

⏹初步联系的目的：

-建立沟通渠道，处理可能会出现的有关自检的问题；

-商议自检预定的时间及自检小组成员的信息；

-要求受检查部门提供相关的文件包括记录，以供使用；

-商议和确定自检日程的安排；

-确认自检地点的有关安全、保密等要求；

-确认陪同人员的要求。

GMP自检的步骤

（二）

活动2.1：

编制自检计划

⏹自检计划的重要性：

-是自检小组组长制订的确定自检活动日程安排的指导性文件；

-反映现场检查的具体日程安排；

-自检计划的合理性将影响自检的有效性。

⏹自检计划的内容：

-自检的目的和范围；

-自检的依据的文件；

-自检小组成员名单及分工情况；

-进行自检的日期和地点；

-要进行自检的单位、部门；

-自检活动的进度日程。

⏹编制自检计划的方法：

-按部门编制：

⏹以部门为对象

⏹需识别出并列出涉及该部门有关条款。

-按规范的条款编制：

⏹以规范条款为对象进行自检；

⏹检查到每一个与此条款有关的部门。

⏹按部门编制优缺点：

-按部门安排自检计划，可以避免多个自检小组对各部门的重复自检，

-在一个部门自检时将自检所有与该部门有关的活动，有较高的检查效率。

-但是按部门自检可能缺乏系统性，因此需要各个自检组的配合沟通，并做好条款的分类工作。

⏹按部门自检方式的注意事项：

-应识别部门可能所涉及的规范条款和有关活动以及规范条款及其活动的对应关系。

-考虑规范中综合性条款的自检，如岗位职责、培训、文件控制、记录管理、变更控制、偏差处理等应在所有的部门进行自检；

-应考虑自检组之间的协调和沟通安排部门中有些条款要求，涉及与其他部门接口。

如物料管理、客户投诉、产品返回、验证管理、批记录管理等自检内容。

⏹按规范编制优缺点：

-按规范的条款自检，对自检员要求较高；

-需制定一个非常合理、有效的自检计划难度较大；

-按条款安排自检可能导致对一个部门反复自检，会增加部门的负担。

⏹按规范条款编制的注意事项：

-应对企业的生产质量管理运作实际情况有明确的了解；

-按条款自检时应考虑条款所涉及的部门，防止遗漏；

-按顺向或逆向的顺序编制。

⏹编制自检计划应注意的事项：

-自检计划可按部门或活动（过程）来编写，最好注明应自检那些相应具体部门或区域；

-自检计划的具体内容应与受监察部门的规模和复杂程度相适应；

-自检组分工时应注意把具有一定专业能力的自检员安排在技术要求较高的部门或区域的检查上；

-自检计划中应强调安排对管理层的自检；

-自检应当突出被检查区域的主要工作内容和要求，将主要的检查时间和人员安排在主要环节上；

-同时要考虑自检人员的能力，包括经验、专业、年龄等。

⏹自检计划的发布

-自检计划在提交企业质量负责人批准前，征求被检查部门意见进行修订，经确认后的自检计划经正式批准后；

-应及时向受检查部门及自检小组成员发放，发放日期一般为现场检查开始日期前5-7天，以便受检查部门做好充分准备，进行自查整改，并使现场自检首次会议能够准时按要求召开。

-自检实施计划发放后可允许受自检部门提出对自检安排做出调整的建议，自检小组可考虑对自检实施计划做出相应改动并重新发放。

活动2.2：

自检小组成员分工

⏹自检小组分工的工作内容：

-分配每个自检员的职责；

-安排自检员的作用；

-安排自检的部门和地点；

-安排自检的范围；

-安排自检员的协作等。

⏹自检小组分工应考虑的因素：

-应考虑自检员的独立性；

-应考虑自检员的能力以及资源的有效利用；

-注意自检员之间的接口，防止自检区域的重复、遗漏；

-注重各自检小组之间的配合和协助，以提高自检效率；

-必要时，聘请技术专家介绍相关知识，保证自检的顺利进行，实现自检目的。

活动2.3：

自检文件的准备

⏹自检员常用的文件：

-检查表及抽样方案；

-内审报告表格；

-内审记录表格（可与检查表合并）；

-不合格项报告表格；

-首（末）次会议签到表；

-各种会议记录表格。

活动2.4：

检查表

⏹检查表的作用：

-始终保持自检的目的；

-明确自检目的；

-减少自检的偏见，提高自检效能；

-作为自检记录的历史参考文件，统一归档管理；

-使受检查部门确信自检员的专业水平，保证自检不流一形式。

GMP自检的步骤（三）

活动3.1：

首次会议

⏹首次会议的目的：

-确认自检范围、目的和自检计划；

-简要介绍自检中使用的自检方法和程序；

-建立自检组与受检查部门的正式联系；

-提出落实自检有关要求；

-确认自检小组所需要的资源与条件；

-确认末次会议的时间和地点；

-促进受检查部门的积极参与。

⏹首次会议参加人员：

-自检小组全体成员；

-企业负责人；

-受检查部门负责人及主要业务人员；

-陪同人员等。

⏹首次会议的程序：

-自检组长宣布首次会议开始；

-人员介绍：

组长介绍自检员及参会的各部门负责人；

-组长宣布此次自检的目的、范围、依据；

-组长介绍本次自检实施计划，并请相关部门确认和调整的说明；

-简要介绍自检的方法和程序；

-请受检查部门明确联络员；

-落实末次会议的时间、参加人员和地点。

⏹首次会议的注意事项：

-建立严谨的、细致的工作作风，建立一个良好的自检氛围；

-首次会议的时间应控制在30分钟内，应准时、简短；

-获得受检查部门的理解并得到支持；

-首次会议一般由自检组长主持。

活动3.2：

现场检查与信息收集

⏹现场检查的基本步骤：

-进入检查区域；

-向受检查部门说明要检查的内容；

-识别和确定检查信息的收集来源和方式；

-通过面谈、查阅文件和记录、现场观察等方式，收集检查信息；

-确定收集的检查信息；

-验证收集的检查信息，形式检查证据；

-依据自检依据，判断检查银根，形成检查发现；

-评价检查发现，得出检查结论。

⏹客观证据收集的来源：

-与受检查部门的责任人员面谈；

-查阅现行的生产质量管理文件

-查阅各类生产质量记录，如批生产记录、[客户投诉处理记录、变更和偏差处理记录、内审记录、产品检验原始记录等等；

-查阅有关的生产质量文档，如验证草案和报告、年度自检报告、环控报告、水系统监测报告等。

⏹面谈的目的：

-确认受检查部门的人员对各自职责的熟悉程度；

-了解和确认职能部门人员对企业执行GMP要求的掌握情况；

-了解和掌握职能部门的人员对相关的程序文件要求了解程度和执行情况；

-通过面谈，自检员可解释自己的检查需求，引导面谈对象，有效地开展自检工作。

⏹面谈的对象：

-为广泛收集具有代表性的检查信息，应选择合适的面谈对象；

-除受检查部门的负责人外，以可能对不同层次和职能的人员进行面谈；

-面谈的对象最好是业务直接工作人员，避免其他人员的干扰。

⏹面谈的基本步骤：

-介绍自己；

-解释面谈的目的；

-用开放式提问获取自检项目的基本情况；

-对于回答用探索式的提问作出进一步的反应；

-寻找事实的客观证据；

-运用自检依据判断检查结果；

-用封闭式的提问确认事实；

-记录检查发现；

-感谢对方的帮助与合作。

⏹面谈注意的事项：

-选择合适的面谈对象；

-面谈场所尽可能选择面谈对象工作的场所进行，避免在办公室集中接受面谈的检查；

-面谈时，应根据面谈对象的背景的不同区别对待，面谈前需了解免谈对象的工作职责、经历以及主要的业务情况；

-注意聆听，尽可能理解面谈对象的回答，对回答及时做出反馈，并尽可能避免作出不恰当的反应；

-面谈时应注意现场气氛，自检员始终保持礼貌、友善的态度；

-面谈的过程应及时记录，面谈的结果应予以归纳和评价；

-对于通过面谈或取得检查信息，必要时还应通过其他方式进行核实。

⏹提问的目的：

-通过提问，可以有目的和针对性的收集检查所需信息；

-通过提问，便于自检员控制检查思路，提高检查效率，可保证自检计划的有效执行。

⏹提问的方式：

-开放式提问；

-封闭式提问；

-探索式提问；

【开放式提问：

-要求面谈对象解释一些内容，需要能得到较广泛的回答。

⏹对于自检，公司的程序文件是怎么规定的？

⏹为什么2005年只进行了一次自检？

⏹今年的自检是怎么安排的？

⏹怎么控制自检过程？

⏹谁参加了自检？

⏹这些自检的记录保存在那里？

】

【封闭式提问：

-可以用“是”或“不是”就能回答的提问方式。

⏹你们有一个验证管理程序吗？

⏹这个程序是经过批准的吗？

⏹那个唯一被记录的顾客投诉是顾客写信寄来的，对吗？

⏹你们的返回产品处理程序没有对返工处理的产品进行复检的规定，对吗？

】

【探索式提问：

-围绕检查主题，展开讨论以便获得更多的检查信息的提问方式。

⏹一步造粒机上的温度控制和压力表上的参数是关键的工艺参数，为什么要把一步造粒机上这两类计量仪表不按A类计量器具管理而按照C类计量器具管理?

⏹在二更衣室里，要求进入10万级生产区域的人员需将手在消毒液中浸泡一分钟，但我没有看到计时钟，请问员工怎么来控制手消毒的时间？

】

⏹提问时应注意的事项：

-提问的目的要明确，时机要恰当；

-提问时，表达要求准确、清楚、层次分明、逻辑性强；

-提问的方式要根据自检需要合理选择，提高自检的效率；

-注意观察面谈对象的神态表情，适时地表达谢意，与面谈对象建立平等的、真诚的和友善的关系；

-努力理解面谈对象的回答，不说有情绪的话。

⏹查阅文件和记录的作用：

-通过查阅文件，可以了解现行程序的要求，核实程序文件的执行情况，已获得实际运作和效果的自检信息；

-查阅文件和记录，可帮助自检员了解接受自检部门过去发生的事实，有助于对以往的事实进行调查和了解。

⏹查阅文件和记录应注意的事项：

-要核实现行程序的有效性，了解工作岗位程序文件的使用、文件的执行、文件的更改管理等情况。

-查阅记录的真实性的可信度，对明显不真实的记录如：

明显涂改、编造、事后补记的记录，不应作为客观证据；

-查阅记录时，可现场观察、面谈或直接确认等检查方法验证记录的有效性；

-查阅记录需注意连续性线索，对相关记录作连续性检查，较容易发现接口问题；

-查阅文件和记录应采用公正、随机、有代表性的抽样原则，选取有代表性的样本进行自检。

⏹现场观察的作用：

-以来判断受检查部门在实际工作中是否遵守程序文件要求，生产条件是否符合《药品生产质量管理规范》要求；

-观察有利于发现问题及分析问题的产生原因，有利于证实受检查部门的执行《药品生产质量管理规范》的有效性。

⏹现场观察的区域：

-库房；

-物料接受区（包括原辅实的取样区域、不合格品的隔离区域、返回产品存放区域）；

-生产区域；

-实验室；

-稳定实验室及留样间；

-水处理站；

-公用设备；

-更衣室；

-器具清洗室；

-员工休息室。

⏹现场观察的几个环节：

文件；

产品；

工具和设备；

区域；

物料。

【文件

-所使用的程序文件是否是现行有效版本？

-程序文件是否完整？

有无缺页和损坏的现象？

-程序文件保管如何，是否保管完好、整洁？

-程序文件有无非法更改的情况？

】

【产品：

--产品状况如何：

是否保管完好、清洁？

是否有破损和泄漏的情况？

-产品标识是否完整、清晰？

如产品名称、批号、数量、有效期、质量状态。

-产品的存放是否符合存储要求？

】

【工具和设备：

-了解工具和设备的用途；

-工具/设备是否清洁？

是否完好？

-工具/设备的标识是否完整、清晰？

如设备的型号、设备标号等信息。

-设备状态是否标识完整、清晰、有效？

如校验状态、运行状态、维修状态等。

-设备是否有现行的操作程序文件？

操作人员是否可以得到相关操作程序文件？

操作人员是否理解相关操作程序文件的内容和要求？

】

【区域：

-区域的卫生状况如何？

-灭虫灭鼠装置是否齐备？

紫外灯、风淋器、闭门器等装置是否能正常使用？

-区域内的厂房设施是否有损坏的情况？

-区域内的状态标识是否清晰、完整和有效？

-放置设备或附近的程序文件或作业指导书，是否为有效版本？

-区域内的有无安全警示。

】

【物料：

-了解物料的用途；

-物料的状况是否清洁？

有无破损等?

质量状态如何？

-标识是否完整、清晰？

能否表明物料的名称、数量、批号和质量状态？

-如果是危险物品是否有安全警告标识或警示提醒？

】

⏹确认的原则：

-现场检查中的缺陷项目检查信息要调查到一定的深度，以获取更全面、更准确的证据，以评价执行《药品生产质量管理规范》的符合性、有效性；

-对于受检查部门面谈所述的事实，要求提供证实，跟踪记录与文件、记录与现状的符合性、有效性；

-对收集的检查信息经确认后可作为检查证据，与受检查部门共同确认检查证据。

⏹确认的步骤：

-确认应具备的设施和设备条件、程序条件、记录等是否符合规范要求；

-通过现场观察、面谈等办法核实是否按照规范要求、程序文件要求是否执行？

-检查实际的控制结果，核实实际执行结果是否有效？

是否达到规定要求？

-及时记录有面谈、现场观察和验证的结果，并与受检查部门予以确认。

⏹现场检查记录的作用：

-作为编制缺陷项目不符合项报告和自检报告的依据；

-作为备忘、核实检查的依据；

-作为查阅、追溯的参考。

⏹现场检查记录的要求：

-记录应清晰、完整，便于查阅、追溯；

-记录应准确、具体，能全面反映检查区域的过程活动内容，如产品的批号、设备名称、文件名称和版本号、记录名称和编号、被询问的人职务及工作岗位，控制要求和执行效果等内容；

-记录应及时，避免补写记录。

⏹现场检查记录的内容：

-表明符合的事实；

-表明不符合的事实；

-有效运作的观察；

-无效运作的观察；

-印象较深刻的现象、产品、文件、环境条件等信息。

活动3.3：

自检发现与汇总分析

⏹缺陷的定义：

-自检所述的缺陷项目是指“未满足规定要求”，有些企业也称之为“不符合”或“不合格”。

-相关的“规定要求”：

⏹相关标准，如《药品生产质量管理规范》、GB/T19001：

2000等；

⏹企业内部有关生产质量管理要求等，如企业所执行总公司生产质量管理要求等；

⏹管理体系文件，包括程序文件及其他管理文件；

⏹国家有关的法律、法规、标准和其他要求，如有关药事管理法规、《中国药典》、《中国生物制品规程》等。

⏹缺陷的类型：

-体系性缺陷：

企业的生产设施、程序文件与《药品生产质量管理规范》或相关药事法规的要求不一致；

-实施性缺陷：

未执行事先规定的程序要求；

-效果性缺陷：

按事先规定的程序执行，但缺乏有效性。

⏹缺陷性质：

-严重缺陷；

-一般缺陷；

-观察项。

⏹严重缺陷：

-有严重违反药事法规的不符合；

-对产品质量将带来严重风险的不符合；

-GMP规范要求的关键项目没有有效地执行或与规范要求不一致；

-造成系统运行失效或区域内严重失效的；

-区域内实施严重失效（可能由多个轻微不符合组成）；

-需较长时间、较大物力和财力进行纠正的。

⏹轻微缺陷：

-个别、偶然、孤立人为的错误；

-GMP规范要求的一般项目没有有效地执行或与规范要求不一致；

-程序文件偶尔没被遵守，造成的后果不严重；

-对GMP规范执行不产生重要的严重影响的不符合。

⏹观察项：

-虽为没有构成缺陷，但有变为缺陷的趋势；

-存在有潜在质量风险的事实或行为，但没有相关程序规定；

-其他需提醒注意的事项。

⏹缺陷项目的判定原则：

-规定与实际核对的原则；

-严格依据检查证据的原则。

⏹缺陷项目的确认：

-在现场检查时，发现缺陷项目后，自检员应将缺陷事实向受检查部门说明清楚，

-并请受检查部门负责人对事实加以确认，

-对缺陷项目的性质及纠正措施的意见进行初步交换，并达成共识。

⏹不符合项报告的作用：

-是作出自检结论和提出自检报告的重要的依据和基础；

-是受检查部门获得自检信息，制订纠正措施的依据；

-在自检后续活动，是实施跟踪自检与报告的依据；

-是评定受检查部门执行《药品生产质量管理规范》绩效考核的参考依据。

⏹不符合项报告的内容：

-受检查部门名称、检查日期；

-缺陷项目事实的描述；

-未满足的要求及相关条款；

-缺陷项目的类型及程序；

-自检员及受检查部门确认的签名。

⏹缺陷事实描述的要求：

-描述的事实与证据应确凿，事实描述准确、完整、清晰，无模棱两可。

一般应包括与缺陷事实的时间、地点、当事人及必要的细节；

-在结构上，可先描述规定的“要求”，再列举缺陷事实及证据。

这样检查发现及结论在描述中自然产生；

-描述的事实证据具有可追溯；

-尽可能使用专业术语；

-缺陷事实描述时，文字力求简明、精练、流畅、字迹清楚，便于阅读与理解，便于制定纠正措施。

【案例：

缺陷项目描述：

-在QC微生物实验室检查时，在培养基存放柜中放有过期的硫乙醇酸盐培养基，有效期为：

2005年12月。

另外，在冰箱（设备编号：

Q002）里存放有储存温度要求的微生物指示剂，没有发现相应的温度计来监控和冰箱的储存温度记录。

】

【案例：

缺陷项目描述

-在制剂三车间片剂包装生产线（生产线编号：

Z31），正在包装生产的是药品研究所临床试验的ⅹⅹⅹ片剂（空白片），使用的是正式产品带有印刷文字的包装材料，并打印生产批号，在生产现场，没有发现任何与该产品生立的相关生产文件，如生产状态卡、批生产记录、生产线清洁检查表。

】

⏹评审不符合项报告：

-从自检要求上，凡是发现的缺陷事实，均应形成缺陷项目的检查发现，即形成不符合项报告。

-但在最终形成不符合项报告的数量及发现区域时，应作出评审，形成最终的不符合项报告。

⏹不符合项报告评审原则：

-不符合项报告有代表性，对受检查部门有较大帮助；

-可有效提高执行GMP的符合性、有效性或降低生产质量风险；

-有利于受检查部门采取纠正措施。

⏹不符合项报告格式：

-受检查部门及负责人既能够和职务；

-自检员既能够；

-自检依据；

-缺陷事实的描述；

-缺陷项目的类型及程度；

-建议采取的纠正措施计划及完成时间；

-受检查部门的确认；

-纠正措施完成情况及验证。

⏹自检小组小结会

-在现场检查过程中，当一次自检分为几天进行时，每天自检工作完成后，自检小组成员之间及自检小组与受检查部门应进行沟通，以便使自检顺利的开展。

⏹自检小组小结会内容：

-回顾一天的自检情况；

-自检组长检查自检计划的完成情况；

-布置第二天的工作；

-自检小组成员之间交换可能需要追溯的信息；

-自检员介绍当天检查发现缺陷项目，并请受检查部门初步确认，开出一天的不符合项报告；

-征求受检查部门对自检工作的意见。

⏹内部自检汇总：

-末次会议之前，自检小组成员之间加强内部沟通与交流，对自检结果进行汇总分析；

-为末次会议定南自检结论做好准备。

⏹自检汇总的内容：

-对自检期间收集的重要适当的信息进行复审；

-确定所有缺陷项目，开出不符合项报告，编制不符合项清单；

-对自检结论进行讨论，给出小组意见，并提出自检报告；

-对本次自检做出必要的总结与分析，内容一般有本次自检概况，不符合项的汇总分析，产品收回和客户投诉的趋势分析；

-自检后的跟踪验证计划与分工；

-末次会议的议程与分工。

⏹缺陷项目汇总分析：

-自检小组根据缺陷项目开出的不符合项报告，应进行统计分类，以便对受检查部门的生产质量管理工作进行总体评价；

-常用的方法：

⏹从发现的缺陷项目、数量和类别进行分析；

⏹按历史数据比较的方法；

⏹分析总结生产质量管理工作的优点。

活动3.4：

末次会议

⏹末次会议的作用：

-向受检查部门介绍自检情况，以便他们能够清楚地理解自检的结果，并于确认；

-报告自检发现（重点在缺陷项目）和自检结论；

-提出后续工作要求（纠正措施/跟踪自检等）；

-结束现场检查。

⏹在末次会议之前自检组应进行内部商议，以便：

-评审所有自检发现；

-达成一致的自检结论；

-讨论自检的跟踪措施。

⏹末次会议程序：

-重申自检目的和范围；

-强调自检的局限性；

-宣读不合格项（缺陷项目）报告（