公文管理制度审批版.docx

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公文管理制度审批版

公文管理制度审批版

横山县龙盟伟业房地产开发

有限责任公司

密级：

秘密

编号：

LM-XZ--09

公文管理制度

起稿部门

行政部

起稿时间

8月10日

修订部门

总经办、行政部

修订时间

8月18日

行政经理

审核日期

分管副总

总经理

颁布执行时间

8月日-版本

（1）

公文管理制度

1总则

1.1目的

为使公司公文管理规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，充分发挥公文在公司各项工作中的作用，结合公司实际情况，制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司各部门的公文制作、传递等管理工作。

1.3公文分类及格式

1.3.1公文分类

本制度所称公文分类包括决定、决议、报告、通知、通报、函、请示、批复、总结、会议纪要、说明书等。

决议（JYGW）：

适用于经过会议讨论经过，并要求贯彻执行的事项。

决定（JDGW）：

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员。

报告（BGGW）：

适用于向上级部门汇报工作，反应情况，提出意见或建议，回复上级部门询问或交办事项的处理结果。

通知（TZGW）：

适用于批转各部门的公文，发布规章，传达要求各部门办理和需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用人员。

通报（TBGW）：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

函（HGW）；适用于平级部门之间或不相隶属单位之间相互介绍、商洽工作、询问、催办和答复问题，请求批准和答复审批事项。

请示（QSGW）：

适用于向上级请求指示、批准的事项。

批复（PFGW）：

适用于答复下级部门或相关部门的请示事项，对重要问题提出看法和处理办法。

协议书（XYGW）：

适用于公司或个人就某个问题经过谈判或共同协商，取得一致意见后，订立的一种具有经济或其它关系的契约性文书。

会议纪要（HYJY）：

适用于记载、传达会议情况、议定事项、会议精神，要求与会人员或部门共同遵守、执行、落实的事项。

正文中需注明时间、地点、主持人、参会人员、请假人员。

总结（ZJGW）：

适用于公司、部门或个人对过去一个时期内的实践活动或某件具体事项作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后的工作。

说明书（SMGW）：

适用于向各部门、客户、合作商以及其它政府单位等就某些事项做出详细说明与解释。

1.3.2公文格式

本制度中公文格式分为：

红头文件、工作文件和工作联系单。

红头文件：

指向政府机构机关团体等以及公司内部，以公司名义发出的申请、报告、通知、决议、承诺书、证明、函、请示、批复等具有普遍约束力的规范性文件。

工作文件：

指公司在实施管理、处理事务的过程中，所形成的具有一定约束力和指定格式的文件，公司及各部门用于颁布规章制度、请示、答复、通知、决议、总结，传递公司发展目标、经营业务，指导和商洽工作，汇报情况等工作中的文件。

工作联系单：

适用于各部门之间相互商洽工作、相互需求信息传达、询问和答复问题，各部门与对外合作单位进行业务沟通、洽谈，向领导请求批准事项、询问具体事项等工作的文件。

2公文管理

2.1行政部是公文的归口管理部门，负责建立、健全公文管理制度，并有责任指导检查各部门的公文处理工作执行情况，加强公文的统一协调与管理。

其中，红头文件、总经办发出的重要工作文件、领导交办的其它重要工作文件均由行政部统一管理，包括文件的收发、登记、拟办、追踪、督办、归档等。

各部门内部公文与工作联系单原件由部门自行管理，视文件的重要程度进行统一归档行政部。

2.2公文管理工作要坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。

3发文管理

3.1红头文件

3.1.1拟稿基本要求

（1）文稿要符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。

文稿的内容如涉及公司内相关部门的，应协商一致后予以发文。

（2）拟文要主题突出，观点明确，文字精炼，条理清楚，书写工整，标点准确，文字规范，篇幅力求简短。

（3）凡以公司名义对外行文的，必须使用公司统一格式印发。

（4）公司各部门，不能直接对外行文。

对外上报的公文，应由各部门专人负责撰写，部门经理复核，报分管副总、总经理审核、签发，撰写部门根据领导签发意见修改、校对后，由行政部以公司名义对外行文。

（5）公司领导签批后的文件，由拟稿人将文稿的电子版发到行政部统一编号、打印，以保证格式统一。

3.1.2格式要求

（1）红头文件格式包括：

标题、文件编号、主送部门、秘密等级、急缓程度、正文、附件、行文方向、行文时间、抄送单位等。

（2）公文标题应准确、简要概括公文的主要内容。

（3）公文如有附件，应当在正文之后注明附件的序号和标题名称。

（4）对外发文时，公文一律加盖公司印章方可发送。

（5）行文格式详见附件二。

3.2工作文件与工作联系单

（1）各部门在职责范围内拟发文件，对所发文件的内容负责。

各部门制定专人拟稿，部门经理复核，报分管副总、总经理审核、签发。

（2）拟发文稿要情况属实，观点明确，言简意赅。

（3）文件内容应准确简洁明了，能简要概括主要内容，文件的格式采用公司统一的公文模板，详见附件一、附件二。

3.3发文程序要求

3.3.1拟稿

拟文必须慎重，各部门在发稿时，需认真研究，指定专人拟稿，拟办人员要本着实事求是的精神，按照有关规定，提出解决问题的办法和意见，不得模棱两可，朝令夕改；文件内容须商洽的，应与有关部门沟通意见，不得各自为政。

文件内容力求反映情况真实、观点明确、文字精炼、层次分明、标点准确、篇幅简短。

3.3.2核稿

原稿拟定后，由拟稿人所在部门经理根据预定意图复核并签字后，送由分管副总针对文稿的主题全面斟酌再次核稿。

3.3.3签发

文稿经分管副总核定后，视文稿性质，重要程度等因素送呈总经理签发，签发人应签署姓名全称和日期，签发人只限一人，批语要肯切不含糊。

3.3.4编号

文稿经公司领导签发后，即视为定稿，红头文件与其它重要工作文件由行政部统一编写文件字号，各部门工作文件由部门自行编写文件编号。

3.3.5缮打

文稿编号后，依公文的规范格式，按顺序或急件优先的原则安排打印。

3.3.6校对

文稿缮打完毕，送交拟稿部门进行核对，如有不清楚或错误，应及时修正。

3.3.7印制、分发

文稿修订后，红头文件及其它重要工作文件由行政部依照发文程序，按规定部门、数量进行复印、装订、分发，原件由行政部归档，收文单位或部门签收，并在行政部发文本上签字确认。

各部门工作文件由部门指定专人负责打印、分发，原件由部门自行归档，复印件按计划发往各部门或单位，并由收文部门或单位签收，并在部门发文本上签字确认。

3.3.8发文流程图

4收文管理

4.1登记管理

4.1.1收文登记

文件的传阅、清退、移交立卷、归档及销毁等各个环节，依照《档案管理制度》中的相关规定，严格履行登记和签字手续，力求及时、准确、手续清楚。

凡由行政部托带或相关会议下发的正式文件，承办人或与会者需将文件交行政部办理收文手续，填写《收文簿》。

4.1.2收文登记要求

（1）红头文件、外单位来文和其它重要公文，均交由行政部统一登记归档。

各部门内部公文由部门自行登记归档。

（2）公司领导或各部门负责人参加有关会议所带回的文件、材料，一律交行政部统一登记归档。

（3）登记时应包括：

来文机关、来文号、收文日期、内容摘要、件数、附件等。

（4）文件的流转过程应有详细的登记，注明呈送对象和时间等。

凡由行政部送呈的承办文，各部门应做好收文登记，并清楚文件去向，及时做好催办工作。

4.2传阅须知

（1）外来文件，由行政部登记归档后送总经理阅批，然后根据总经理批复意见，将批复后文件的复印件送有关职能部门或人员。

（2）有关职能部门根据总经理批复意见，具体执行工作，并最终将执行结果向总经理负责。

（3）文件要求保持清楚，不要在文件上涂改、划线、损坏和严禁撕页；

（4）有关部门或人员将文件阅完后，需其它职能部门协助办理的，应及时进行文件传阅及沟通。

（5）“三密”（密、机密、绝密）文件传阅后，应及时向部门档案管理员归档。

归档前，应妥善保管好，以防泄密和丢失；

（6）节、假日期间没有阅完或办完的文件，应进行妥善保管，文件一律不得自行存放或带回家。

4.3文件借阅

文件由行政部统一保管，一般不予外借。

如遇工作需要借阅，须经行政经理签字，并由用件人办理借阅手续，用完后迅速归还。

具体操作细节和流程，依照《档案管理制度》中的相关规定。

4.4文件清理

力求日清日结，分档保管，对上级下发的文件，特别是“三密”文件的收发、存放的数量要心中有数，以便随时调阅。

5编号、制作、发放。

红头文件的编号由行政部统一负责编号管理，做好《公文编号台账》的信息记录，工作文件的编号由各部门档案管理员负责编号管理。

5.1编号

5.1.1红头文件编号

红头文件一律使用：

横龙字（20XX年）X号。

其中，“X号”是指公司在本年度发出的所有红头文件中的第N号文件。

5.1.2工作文件与工作联系单编号

公文种类编号：

决定JDGW、决议JYGW、报告BGGW、通知TZGW、通报TBGW、函HGW、请示GSGW、批复PFGW、总结ZJGW、会议纪要HYJY、说明书SMGW、工作联系单GZLX。

总经办：

ZJB-（公文种类）-（20XX年）X号；

行政部：

XZB-（公文种类）-（20XX年）X号；

财务部：

CWB-（公文种类）-（20XX年）X号；

工程部：

GCB-（公文种类）-（20XX年）X号；

营销部：

YXB-（公文种类）-（20XX年）X号；

采购部：

CGB-（公文种类）-（20XX年）X号；

成本部：

CBB-（公文种类）-（20XX年）X号。

其中，“ZJB”为“总经办”拼音的首字母，其它的为各部门拼音的首字母，“X号”是指部门在本年度发出的所有工作文件中的第N号文件。

举例说明，“XZB-TZGW-（）8号”为行政部发出的第8号文件，文件类型为通知。

工作联系单：

GCB-GZLX-（20XX年）X号。

例如，“GCB-GZLX-（）22号”为工程部发出的第22号工作联系单。

5.1.3公司各部门不允许以部门名义发放红头文件；不得以部门名义对外发放工作文件，特殊情况需请示分管副总、总经理同意。

公司各部门对内以工作文件与工作联系单形式发文，由部门经理审核，分管副总复核，总经理审批后执行；公司允许工程部以部门名义向监理公司、材料供应商、总包和分包等合作单位，经过工作联系单形式发送日常工作往来文件，但需分管副总、总经理审核签字确认。

5.2公文盖章管理

公文盖章按《印章管理制度》办理。

在校对完毕无误、规范的文件上统一审核批准。

5.3公文发放范围

公文发放范围由拟稿人提出，公司相关领导审核确定。

发放公文时要在《发文簿》上登记主送单位，并要求收文部门或单位的经办人签收。

凡发出的公文，要严格登记手续并做好档案标签，并在档案标签上注明位置号。

6公文立卷和销毁

6.1公文办完后，应及时将公文原件及有关材料整理立卷。

6.2公文归档应当根据其相互联系、特征和保存价值，由行政部或各部门依据档案管理相关规定进行分类整理立卷，确保档案齐全、完整，能正确反映本公司的重要工作情况。

6.3凡在行政部立卷的公文，由行政部统一管理，个人不得保存存档的公文。

6.4没有存档价值和存查必要的公文，经行政经理鉴别，分管副总批准，能够定期销毁。

销毁秘密公文要进行登记，要有专人监督，保证不丢失，不漏销。

6.5公文的归档、整理、立卷、销毁等规范标准按《档案管理制度》中相关要求办理。

7附则

7.1本制度由行政部负责解释及修订，由公司总经理批准执行。

7.2本制度自颁布之日起执行。

附件

附件一：

工作文件

附件二：

工作联系单

附件三：

红头文件

附件四：

收文簿

附件五：

发文簿

附件六：

公文编号台账

横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司行政部

8月20日

附件

附件一工作文件

横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司

工 作 文 件

发文部门

经办人

行文时间

年月日

文件编号

（20）号

行文方向

文件性质

□通知 □决议 □请示 □报告 □会议纪要 

□通报 □总结□说明书 □其它

内容摘要

批复

意见

附件二工作联系单

文件类型

横山县凤凰新城项目（限价商品房）

工作联系单

发文部门

文件编号

行文时间

20年月日

行文方向

文件名称

批示

意见

附件三红头文件

001（公文份数）机密★一年

特急

横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司

横龙房字第（20）号

关于XXX的通知

主送机关（左侧顶格仿宋，三号）：

正文：

（每段空2字，仿宋，三号）

附件：

1.（正文下一行，左侧空2字，仿宋，三号）（共页）

2.

落款名称：

（仿宋，三号）

成文日期（右侧空4字，仿宋，三号）

（日期一律使用中文大写数字，“二○××年×月×日”中“○”不可用阿拉伯数字“0”代替）

主题词：

抄送：

印发机关全称印发日期

附件四收文簿

日期

顺序号

来文机关

来文号

内容摘要

件数

附件

承办人

收回日期

卷号

月

日

月

日

字

第号

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第号

字

第号

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第号

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第号

字

第号

字

第号

字

第号

字

第号

字

第号

字

第号

附件五发文簿

日期

发文号

主送单位

抄送单位

内容摘要

附件

签收

案卷号

月

日

附件六公文编号台账

序号

公文种类

编号

发文机关

责任人

内容摘要

使用日期

备注

1

--（20年）号

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