光盘档案管理规范.docx

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光盘档案管理规范

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光盘档案管理规范

　　篇一：

企业电子文件归档光盘管理规范

　　企业电子文件归档光盘管理规范

　　1范围

　　本规范规定了电子文件归档所用光盘的种类、光盘存储电子文件类别、光盘的存储结构、光盘数据刻录、光盘归档、光盘的整理、光盘的保管与利用等要求。

本规范适用于企业电子文件归档光盘的管理。

　　2规范性引用文件

　　gb/t17678.1-1999cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：

电子文件归档与档案管理

　　gb/t17678.2-1999cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：

光盘信息组织结构

　　gb／t18894-20xx电子文件归档与管理规范

　　gb/t15418-94档案分类标引规则

　　da/t22—2000归档文件整理规则

　　db37/t536-20xx档案目录数据采集规范

　　da／t18一1999档案著录规则

　　da/t31-20xx纸质档案数字化规范

　　sh3503-20xx石油化工工程建设交工技术文件规定

　　《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（征求意见稿）

　　《工业企业档案分类试行规则》（国家档案局1991.7.4发布）

　　3术语和定义

　　下列术语和定义适用于本标准。

　　3.1电子文件

　　能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在光盘或磁带、磁盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。

　　3.2cad电子文件

　　由cad系统产生的电子文件。

　　3.3光盘

　　光盘是一种用激光和光学系统读写的光存储信息载体。

光盘有存储容量大、数据存取方便、信息流转便捷、保存寿命较长、单位信息存储价格低和易于保存等优点，可以用作归档载体。

光盘从功能上分有：

只读（Readonly）光盘、可记录（Recordable）光盘和可重写（Rewritable）光盘三类。

通常用作归档的光盘是只读光盘cd-R、dVd-R和可续写光盘dVdR。

　　3.4档案级光盘

　　档案级光盘是可记录光盘中的优选品，其各项技术指标优于工业标准。

档案级光盘的寿命≥20年。

　　4光盘类型

　　电子文件归档所用光盘应采用cd-R和dVd-R、dVd+R档案级光盘。

蓝光光盘本规范暂不作为推荐光盘使用。

　　5cd-R/dVdR光盘主要技术指标

　　cd-R和dVd-R、dVd+R档案级光盘的技术指标在达到相应行业标准要求的基础上，还应满足下列指标要求。

　　5.1cd-R档案级光盘

　　5.1.1记录前，寻轨错误te≤0.45。

　　5.1.2记录前，聚焦错误Fe≤0.5。

　　5.1.3记录后，块错误率bleR50，e32=0。

　　5.1.4记录后，信号不对称性beta，-0.10~0.15。

　　5.1.5光盘温湿度耐候试验，在温度55℃、相对湿度50%的环境条件下，放置96小时，光盘的块错误率bleR150，e32=0。

　　5.2dVd-R、dVd+R档案级光盘

　　5.2.1记录前，寻轨错误te≤0.45。

　　5.2.2记录前，聚焦错误Fe≤0.5。

　　5.2.3记录后，奇偶校验内码错误（连续8个ecc）pie80；奇偶校验外码失败poF=0。

　　5.2.4记录后，信号对称性beta，-0.15~0.15。

　　5.2.5记录后，数据对时钟抖晃dcjitter8。

　　5.2.6光盘温湿度耐候试验，在温度55℃、相对湿度50%的环境条件下，放置

　　96小时，奇偶校验内码错误（连续8个ecc）pie180，奇偶校验外码失败poF=0。

　　6光盘存储类别

　　文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件、数据文件、计算机程序及文件、多媒体文件。

　　7光盘存储结构

　　7.1存储原则

　　7.1.1光盘中各类档案电子文件存储采取树形结构，每张光盘只有一个根目录：

有说明文件、类目表、著录文件、归档电子文件夹和其他文件夹。

在文件夹中存放图形、图像、数据、文本、视频、音频、多媒体等归档电子文件，在其他文件夹中存放辅助文件。

　　7.1.2工程档案归档电子文件按工程（项目、装置）、阶段、专业分盘刻录。

文本、视频、音频、多媒体、照片等归档电子文件按年度（内容）分盘刻录。

　　7.2存储内容

　　7.2.1说明文件:

一张光盘只有一个说明文件，内容包括：

本张光盘的各种信息，如光盘参数（光盘容量值、归档文件格式等）；光盘制作单位；光盘捡查单位；阅读本光盘所需要的硬件、软件环境（光盘驱动器的型号、计算机配置、软件操作系统及其版本、显示电子文件的软件等）；其他各种有助于说明本张光盘的信息。

　　7.2.2类目表文件:

一张光盘只有一个类目表文件，文件内容是本光盘档案分类信息，其中每一行表示一条分类记录，一个类目为一条记录，每条记录应有类目号、类目名称。

　　7.2.3目录文件:

有关本光盘档案的目录信息，包括全宗号、分类编码、保管期限、年度、图号等。

著录文件的每条记录对应一条电子文件，每条记录中包括档案所属类目号、卷号、件号、文件名、文件类型、文件个数等内容，著录文件的各个记录与电子文件建立关联关系，通过每条记录，可以查到这条记录对应的电子文件。

填写《光盘内文件目录表》（见附录3）。

　　7.2.4归档电子文件夹:

存放已归档的各种电子文件,可以设置一个或多个，也可以多层设置。

　　7.2.4.1工程档案的电子文件按纸质档案的组卷设置对应的文件夹,文件夹内的电子文件及排序应与对应的纸质档案案卷内的文件一致。

　　7.2.4.2文本、视频、音频、多媒体、照片等电子文件按时间、内容设置文件夹。

　　7.2.4.3每个文件夹应根据存储电子文件的内容拟写中文文件夹名。

　　7.2.5其他文件夹:

存放各种其他存入光盘的文件。

帮助阅读本张光盘的辅助性文件，如解码程序、解压缩程序、程序密钥、图形图像数据文本文件的存取和显示软件等。

　　8光盘数据刻录

　　8.1光盘刻录机

　　8.1.1使用经检测性能优良的光盘刻录机。

　　8.1.2cd-R光盘和dVd-R、dVd+R光盘的刻录应分别选用专用刻录机。

　　8.2数据刻录

　　8.2.1光盘的数据刻录工作环境要有良好的通风条件。

光盘盘片刻录前，必须在正常温度、正常湿度环境中放置2小时以上。

　　8.2.2光盘数据刻录时，采用中、低速刻录为宜，即cd-R光盘采用4-20倍速刻录速度，dVd-R、dVd+R光盘采用4-8倍速刻录速度，图像数据以低倍速刻录为宜（防止出现马赛克现象）。

　　8.2.3光盘数据刻录cd-R、dVd-R光盘应采用全盘一次刻完方式，dVd+R光盘可分批次刻录。

　　8.2.4超大数据（＞4.5gb）采用分盘编辑与刻录，目录文件相同，档号相关，数据相连。

　　8.2.5光盘数据刻录完成后应设置成禁止写操作的状态，不能再对光盘数据进行增减。

　　8.2.6所有电子文件一律保留原格式刻录。

　　8.2.7光盘刻录一式3份，一份供查阅使用，一份封存保管，一份异地保存。

　　8.2.8刻录完毕后应对盘内的刻录内容进行可读性、真实性、完整性、有效性检验。

　　9光盘的归档

　　9.1归档要求

　　9.1.1归档光盘是企业档案的重要组成部分，任何部门和个人不得据为己有，档案部门集中统一管理。

　　9.1.2归档光盘由归档部门负责整理、编辑按本规范（7）要求写入“档案级”光盘，向本企业档案部门归档，档案部门有业务指导义务。

　　9.1.3归档部门应使用非溶剂基墨水的软性笔在光盘标签面上书写盘题名、盘号。

　　9.1.4归档部门应将与归档光盘相对应的说明性文件和《光盘内文件目录表》一并归档。

　　9.1.5归档光盘由归档部门负责归档前检查，检查的项目:

光盘有无划痕，是否清洁；盘内电子文件有无病毒感染、在相关系统上演示运转正常；相关的软件、版本、操作手册等是否完整；归档电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；登记表、软件、说明资料是否齐全。

　　9.2归档程序

　　9.2.1归档时间

　　9.2.1.1一般性内容电子文件归档光盘，由归档部门进行收集积累、分类整理、刻录，在年底完成归档。

　　9.2.1.2重要性内容电子文件归档光盘，由归档部门分类整理、刻录，在3个月内完成归档。

　　9.2.1.3特别重大性内容电子文件归档光盘，由归档部门分类整理、及时刻录，及时完成归档。

　　9.2.1.4光盘归档后，归档部门还应将光盘内电子文件至少保存一年。

　　9.3归档手续

　　9.3.1归档时,交接双方应对光盘载体和光盘内的数据内容再次全面检查，检查结果分别由归档部门、接收部门填入《光盘接收检验登记表》（见附录1）、《光盘归档登记表》（见附录2）的相应栏目。

　　9.3.2不符合归档要求的光盘应由归档部门重新刻录。

　　9.4归档状态

　　9.4.1归档的电子文件一般不加密，如加密，应将密钥同时归档。

　　篇二：

cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

　　中华人民共和国国家标准

　　cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

　　第一部分：

电子文件归档与档案管理

　　gb/t17678.1-1999国家质量技术监督局1999-02-26批准

　　1999-10-01实施

　　1范围

　　本标准规定了cad生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。

　　本标准适用于光盘存储cad产生的电子文件及电子档案。

将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。

　　2引用标准

　　下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

本标准出版时，所示版本均为有效。

所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

　　gb/t7408--1994数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqviso8601:

1988）

　　gb/t8566--1995信息技术软件生存期过程

　　gb/t8567--1988计算机软件产品开发文件编制指南

　　gb/t9385--1988计算机软件需求说明编制指南

　　gb/t9386--1988计算机软件测试文件编制规范

　　gb/t17678.2--1999cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：

光盘信息组织结构

　　gb/t17679--1999cad电子文件光盘存储归档一致性测试gb/t17825.1--1999cad文件管理总则

　　gb/t17825.2--1999cad文件管理基本格式

　　gb/t17825.3--1999cad文件管理编号原则

　　gb/t17825.4--1999cad文件管理编制规则

　　gb/t17825.5--1999cad文件管理基本程序

　　gb/t17825.6--1999cad文件管理更改规则

　　gb/t17825.7--1999cad文件管理签署规则

　　gb/t17825.8--1999cad文件管理标准化审查

　　gb/t17825.9--1999cad文件管理完整性

　　gb/t17825.10--1999cad文件管理存储与维护

　　3定义

　　本标准采用下列定义：

　　3.1电子文件electronicrecords

　　能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。

　　3.2cad电子文件cadelectronicrecords

　　由cad系统产生的电子文件。

　　3.3电子档案electronicarchives

　　具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

　　4总则

　　4.1cad电子文件的收集、积累、整理和归档，由cad技术总负责人负责，

　　文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下都应指定专人管理。

　　4.2根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。

　　4.3为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“cad电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。

　　4.4cad电子文件的归档应包括为生成cad电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。

　　4.5对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。

　　4.6电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态（含更改后的状态）、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。

　　4.7归档的cad电子文件格式应符合gb/t17825.1～17825.10中cad文件管理的各项规定。

　　5cad电子文件的收集积累

　　5.1收集范围

　　在科研、设计、生产、试验和业务管理活动中采用cad技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累，其范围及类型如下：

　　5.1.1图像文件：

由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件；

　　5.1.2图形文件：

由cad系统生成的二维、三维图形文件；

　　5.1.3数据文件：

各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件；

　　5.1.4文本文件：

一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以

　　及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等；

　　5.1.5计算机程序（命令文件）：

计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序；

　　5.1.6配套纸质文件：

包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。

　　5.2收集积累要求

　　5.2.1电子文件应由文件形成单位负责收集积累，从申请立项开始，并指定专人负责。

档案部门负责监督和指导。

　　5.2.2收集积累自行设计的软件，应包括软件产品和软件说明；通用软件应有软、硬件平台说明。

　　5.2.3电子文件在收集积累过程中，要及时登记。

对于需要多年才能完成的项目，要分段积累、归档。

电子文件积累登记表格式见附录a中表a1、表a2。

　　5.2.4电子文件的更改单应收集积累、登记，并应在检索系统中体现出更改情况。

登记表格式见附录a中表a3。

　　5.2.5积累过程中电子文件的更改，由设计者实施，更改后电子文件必须与当时的产品状态一致。

　　5.2.6积累过程中，应采取备份制，防止出现差错。

　　5.2.7在积累过程中，电子文件可存储在磁盘上，其积累、整理方法见6.1。

　　5.2.8积累多年才能归档的软盘，应一年拷贝一次，磁带应一年倒带一次。

6cad电子文件的整理、鉴定与归档

　　6.1整理方法

　　6.1.1归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。

　　6.1.2产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。

　　6.1.2.1图形、图像类文件按产品隶属或分类编号顺序排列，由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列；建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。

　　6.1.2.2数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。

同一属类文件按自然形成规律排列。

（光盘档案管理规范）　　6.1.2.3文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。

　　6.1.2.4计算机程序按形成时间顺序排列。

　　6.1.2.5归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。

　　6.1.3存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬件平台等。

　　6.1.3.1编号：

归档项目电子文件的光盘编号，由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。

其形式及填写方法如下：

　　a）档案类目号按档案分类执行，根据需要可用到二级类目号。

　　b）项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号等。

各类代号由标准或业务主管部门给定。

　　c）电子文件类别代码用字母表示。

其中：

　　g－－图形文件i－－图像文件d－－数据文件t－－文本文件p－－计算机程序

　　如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类

　　篇三：

电子档案管理规定

　　电子档案管理规定

　　第一条为了加强电子档案的管理，有效维护电子档案的真实性、完整性、安全性和可识别性。

　　第二条管理要求

　　2.1档案室要执行电子档案归口管理的职责，对电子档案定期检查，按照电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度；

　　2.2档案室应急时对电子档案进行登记、建帐，账目要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录；

　　2.3由电子档案转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的质纸档案中，按质纸档案管理要求进行管理，并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名；

　　2.4存储电子档案的光盘应放在盒中存放。

a、b两套电子档案应分开保管。

　　第三条保管环境

　　3.1归档光盘不得擦洗、划刻、触摸光盘裸露处，不得弯曲、挤压、摔打光盘，防止光盘沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射；

　　3.2环境温度为14℃～24℃，相对湿度45%～60%；

　　3.3远离执源、酸碱等有害气体和强磁场。

　　第四条检测与维修

　　4.1电子档案应每5年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。

如软、硬平台发生改变，则应及时转换。

　　检查、拷贝、转换等情况要登记。

　　第五条利用

　　5.1归档光盘不外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供利用并登记，使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人；

　　5.2电子档案可在档案与管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超权限的电子档案，须报上级领导批准；

　　5.3已批准为“使用权限保护”的电子档案项目，要在台帐、目录、载体上标识；

　　5.4电子档案如进行更改，应随时保持a、b两盘内容一致，并及时更改原转换的纸纸档案，同时将更改情况及时填写更改登记表；

　　5.5电子档案如上网传送，只有经过档案部门的计算机管理系统对用书使用权认可，才能提供利用。

　　第六条统计

　　6.1档案部门应及时按年度电子档案的归档情况，电子档案的更改、管理、保护、利用等情况进行统计，并纳入档案统计项目。

　　第七条鉴定

　　7.1电子档案的鉴定主要是对到保管期限的电子档案鉴定；

　　7.2鉴定已到保管期限的电子档案是否还有利用价值；

　　7.3检查载体有无划伤，是否可用，是否清洁；

　　7.4检测在制定的环境平台上能否正确读出电子文件；

　　7.5检查存储电子档案的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。

　　第八条销毁

　　8.1根据保管期限表，经鉴定确无保存价值的电子档案，按规定严格审批后方可销毁；

　　8.2在销毁过程中应对存储机密信息的介质进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底销毁。