光盘档案管理规范.docx

1、光盘档案管理规范竭诚为您提供优质文档/双击可除光盘档案管理规范篇一：企业电子文件归档光盘管理规范企业电子文件归档光盘管理规范1范围本规范规定了电子文件归档所用光盘的种类、光盘存储电子文件类别、光盘的存储结构、光盘数据刻录、光盘归档、光盘的整理、光盘的保管与利用等要求。本规范适用于企业电子文件归档光盘的管理。2规范性引用文件gb/t17678.1-1999cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理gb/t17678.2-1999cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构gbt18894-20xx电子文件归档与管理规范gb/t15418-9

2、4档案分类标引规则da/t222000归档文件整理规则db37/t536-20xx档案目录数据采集规范dat18一1999档案著录规则da/t31-20xx纸质档案数字化规范sh3503-20xx石油化工工程建设交工技术文件规定电子文件归档光盘技术要求和应用规范（征求意见稿）工业企业档案分类试行规则（国家档案局1991.7.4发布）3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1电子文件能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在光盘或磁带、磁盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。3.2cad电子文件由cad系统产生的电子文件。3.3光盘光盘是一种用激光和光学系统读写的光存储信息载体。光盘有

3、存储容量大、数据存取方便、信息流转便捷、保存寿命较长、单位信息存储价格低和易于保存等优点，可以用作归档载体。光盘从功能上分有：只读（Readonly）光盘、可记录（Recordable）光盘和可重写（Rewritable）光盘三类。通常用作归档的光盘是只读光盘cd-R、dVd-R和可续写光盘dVdR。3.4档案级光盘档案级光盘是可记录光盘中的优选品，其各项技术指标优于工业标准。档案级光盘的寿命20年。4光盘类型电子文件归档所用光盘应采用cd-R和dVd-R、dVd+R档案级光盘。蓝光光盘本规范暂不作为推荐光盘使用。5cd-R/dVdR光盘主要技术指标cd-R和dVd-R、dVd+R档案级光盘的

4、技术指标在达到相应行业标准要求的基础上，还应满足下列指标要求。5.1cd-R档案级光盘5.1.1记录前，寻轨错误te0.45。5.1.2记录前，聚焦错误Fe0.5。5.1.3记录后，块错误率bleR50，e32=0。5.1.4记录后，信号不对称性beta，-0.100.15。5.1.5光盘温湿度耐候试验，在温度55、相对湿度50%的环境条件下，放置96小时，光盘的块错误率bleR150，e32=0。5.2dVd-R、dVd+R档案级光盘5.2.1记录前，寻轨错误te0.45。5.2.2记录前，聚焦错误Fe0.5。5.2.3记录后，奇偶校验内码错误（连续8个ecc）pie80；奇偶校验外码失败p

5、oF=0。5.2.4记录后，信号对称性beta，-0.150.15。5.2.5记录后，数据对时钟抖晃dcjitter8。5.2.6光盘温湿度耐候试验，在温度55、相对湿度50%的环境条件下，放置96小时，奇偶校验内码错误（连续8个ecc）pie180，奇偶校验外码失败poF=0。6光盘存储类别文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件、数据文件、计算机程序及文件、多媒体文件。7光盘存储结构7.1存储原则7.1.1光盘中各类档案电子文件存储采取树形结构，每张光盘只有一个根目录：有说明文件、类目表、著录文件、归档电子文件夹和其他文件夹。在文件夹中存放图形、图像、数据、文本、视频、音频、多媒体

6、等归档电子文件，在其他文件夹中存放辅助文件。7.1.2工程档案归档电子文件按工程（项目、装置）、阶段、专业分盘刻录。文本、视频、音频、多媒体、照片等归档电子文件按年度（内容）分盘刻录。7.2存储内容7.2.1说明文件:一张光盘只有一个说明文件，内容包括：本张光盘的各种信息，如光盘参数（光盘容量值、归档文件格式等）；光盘制作单位；光盘捡查单位；阅读本光盘所需要的硬件、软件环境（光盘驱动器的型号、计算机配置、软件操作系统及其版本、显示电子文件的软件等）；其他各种有助于说明本张光盘的信息。7.2.2类目表文件:一张光盘只有一个类目表文件，文件内容是本光盘档案分类信息，其中每一行表示一条分类记录，一个

7、类目为一条记录，每条记录应有类目号、类目名称。7.2.3目录文件:有关本光盘档案的目录信息，包括全宗号、分类编码、保管期限、年度、图号等。著录文件的每条记录对应一条电子文件，每条记录中包括档案所属类目号、卷号、件号、文件名、文件类型、文件个数等内容，著录文件的各个记录与电子文件建立关联关系，通过每条记录，可以查到这条记录对应的电子文件。填写光盘内文件目录表（见附录3）。7.2.4归档电子文件夹:存放已归档的各种电子文件,可以设置一个或多个，也可以多层设置。7.2.4.1工程档案的电子文件按纸质档案的组卷设置对应的文件夹,文件夹内的电子文件及排序应与对应的纸质档案案卷内的文件一致。7.2.4.2

8、文本、视频、音频、多媒体、照片等电子文件按时间、内容设置文件夹。7.2.4.3每个文件夹应根据存储电子文件的内容拟写中文文件夹名。7.2.5其他文件夹:存放各种其他存入光盘的文件。帮助阅读本张光盘的辅助性文件，如解码程序、解压缩程序、程序密钥、图形图像数据文本文件的存取和显示软件等。8光盘数据刻录8.1光盘刻录机8.1.1使用经检测性能优良的光盘刻录机。8.1.2cd-R光盘和dVd-R、dVd+R光盘的刻录应分别选用专用刻录机。8.2数据刻录8.2.1光盘的数据刻录工作环境要有良好的通风条件。光盘盘片刻录前，必须在正常温度、正常湿度环境中放置2小时以上。8.2.2光盘数据刻录时，采用中、低速

9、刻录为宜，即cd-R光盘采用4-20倍速刻录速度，dVd-R、dVd+R光盘采用4-8倍速刻录速度，图像数据以低倍速刻录为宜（防止出现马赛克现象）。8.2.3光盘数据刻录cd-R、dVd-R光盘应采用全盘一次刻完方式，dVd+R光盘可分批次刻录。8.2.4超大数据（4.5gb）采用分盘编辑与刻录，目录文件相同，档号相关，数据相连。8.2.5光盘数据刻录完成后应设置成禁止写操作的状态，不能再对光盘数据进行增减。8.2.6所有电子文件一律保留原格式刻录。8.2.7光盘刻录一式3份，一份供查阅使用，一份封存保管，一份异地保存。8.2.8刻录完毕后应对盘内的刻录内容进行可读性、真实性、完整性、有效性检

10、验。9光盘的归档9.1归档要求9.1.1归档光盘是企业档案的重要组成部分，任何部门和个人不得据为己有，档案部门集中统一管理。9.1.2归档光盘由归档部门负责整理、编辑按本规范（7）要求写入“档案级”光盘，向本企业档案部门归档，档案部门有业务指导义务。9.1.3归档部门应使用非溶剂基墨水的软性笔在光盘标签面上书写盘题名、盘号。9.1.4归档部门应将与归档光盘相对应的说明性文件和光盘内文件目录表一并归档。9.1.5归档光盘由归档部门负责归档前检查，检查的项目:光盘有无划痕，是否清洁；盘内电子文件有无病毒感染、在相关系统上演示运转正常；相关的软件、版本、操作手册等是否完整；归档电子文件的真实性、完整

11、性、有效性及审核手续；登记表、软件、说明资料是否齐全。9.2归档程序9.2.1归档时间9.2.1.1一般性内容电子文件归档光盘，由归档部门进行收集积累、分类整理、刻录，在年底完成归档。9.2.1.2重要性内容电子文件归档光盘，由归档部门分类整理、刻录，在3个月内完成归档。9.2.1.3特别重大性内容电子文件归档光盘，由归档部门分类整理、及时刻录，及时完成归档。9.2.1.4光盘归档后，归档部门还应将光盘内电子文件至少保存一年。9.3归档手续9.3.1归档时,交接双方应对光盘载体和光盘内的数据内容再次全面检查，检查结果分别由归档部门、接收部门填入光盘接收检验登记表（见附录1）、光盘归档登记表（见

12、附录2）的相应栏目。9.3.2不符合归档要求的光盘应由归档部门重新刻录。9.4归档状态9.4.1归档的电子文件一般不加密，如加密，应将密钥同时归档。篇二：cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求中华人民共和国国家标准cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理gb/t17678.1-1999国家质量技术监督局1999-02-26批准1999-10-01实施1范围本标准规定了cad生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。本标准适用于光盘存储cad产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中

13、的规定。2引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。gb/t7408-1994数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqviso8601:1988）gb/t8566-1995信息技术软件生存期过程gb/t8567-1988计算机软件产品开发文件编制指南gb/t9385-1988计算机软件需求说明编制指南gb/t9386-1988计算机软件测试文件编制规范gb/t17678.2-1999cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构gb/t

14、17679-1999cad电子文件光盘存储归档一致性测试gb/t17825.1-1999cad文件管理总则gb/t17825.2-1999cad文件管理基本格式gb/t17825.3-1999cad文件管理编号原则gb/t17825.4-1999cad文件管理编制规则gb/t17825.5-1999cad文件管理基本程序gb/t17825.6-1999cad文件管理更改规则gb/t17825.7-1999cad文件管理签署规则gb/t17825.8-1999cad文件管理标准化审查gb/t17825.9-1999cad文件管理完整性gb/t17825.10-1999cad文件管理存储与维护3定

15、义本标准采用下列定义：3.1电子文件electronicrecords能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。3.2cad电子文件cadelectronicrecords由cad系统产生的电子文件。3.3电子档案electronicarchives具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。4总则4.1cad电子文件的收集、积累、整理和归档，由cad技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下都应指定专人管理。4.2根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。4.3

16、为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“cad电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。4.4cad电子文件的归档应包括为生成cad电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。4.5对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。4.6电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态（含更改后的状态）、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。4.7归档的cad电子文件格式应符合gb/t17825.117825.10中cad文件管理的各项规定。5cad电子文件的收集积累5.1收集范围在科研、设计、生产、试验和业务管理活动中采用cad技术形

17、成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累，其范围及类型如下：5.1.1图像文件：由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件；5.1.2图形文件：由cad系统生成的二维、三维图形文件；5.1.3数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件；5.1.4文本文件：一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等；5.1.5计算机程序（命令文件）：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序；5.1.6配套纸质文件：包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软

18、件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。5.2收集积累要求5.2.1电子文件应由文件形成单位负责收集积累，从申请立项开始，并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。5.2.2收集积累自行设计的软件，应包括软件产品和软件说明；通用软件应有软、硬件平台说明。5.2.3电子文件在收集积累过程中，要及时登记。对于需要多年才能完成的项目，要分段积累、归档。电子文件积累登记表格式见附录a中表a1、表a2。5.2.4电子文件的更改单应收集积累、登记，并应在检索系统中体现出更改情况。登记表格式见附录a中表a3。5.2.5积累过程中电子文件的更改，由设计者实施，更改后电子文件必须与当时的产品状态一致。5.2

19、.6积累过程中，应采取备份制，防止出现差错。5.2.7在积累过程中，电子文件可存储在磁盘上，其积累、整理方法见6.1。5.2.8积累多年才能归档的软盘，应一年拷贝一次，磁带应一年倒带一次。6cad电子文件的整理、鉴定与归档6.1整理方法6.1.1归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。6.1.2产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。6.1.2.1图形、图像类文件按产品隶属或分类编号顺序排列，由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列；建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。6.

20、1.2.2数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。同一属类文件按自然形成规律排列。(光盘档案管理规范)6.1.2.3文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。6.1.2.4计算机程序按形成时间顺序排列。6.1.2.5归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。6.1.3存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬件平台等。6.1.3.1编号：归档项目电子文件的光盘编号，由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。其形式及填写方法如下：a)档案类目号按档案分类执行，根据需要可用到二级类目号。b)项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号

21、等。各类代号由标准或业务主管部门给定。c)电子文件类别代码用字母表示。其中：g图形文件i图像文件d数据文件t文本文件p计算机程序如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类篇三：电子档案管理规定电子档案管理规定第一条为了加强电子档案的管理，有效维护电子档案的真实性、完整性、安全性和可识别性。第二条管理要求2.1档案室要执行电子档案归口管理的职责，对电子档案定期检查，按照电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度；2.2档案室应急时对电子档案进行登记、建帐，账目要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录；2.3由电子档案转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的质纸档案中，按质纸档

22、案管理要求进行管理，并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名；2.4存储电子档案的光盘应放在盒中存放。a、b两套电子档案应分开保管。第三条保管环境3.1归档光盘不得擦洗、划刻、触摸光盘裸露处，不得弯曲、挤压、摔打光盘，防止光盘沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射；3.2环境温度为1424，相对湿度45%60%；3.3远离执源、酸碱等有害气体和强磁场。第四条检测与维修4.1电子档案应每5年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、硬平台发生改变，则应及时转换。检查、拷贝、转换等情况要登记。第五条利用5.1归档光盘不外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供利用并登记，使用者不

23、得私自复制、拷贝、修改或转送他人；5.2电子档案可在档案与管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超权限的电子档案，须报上级领导批准；5.3已批准为“使用权限保护”的电子档案项目，要在台帐、目录、载体上标识；5.4电子档案如进行更改，应随时保持a、b两盘内容一致，并及时更改原转换的纸纸档案，同时将更改情况及时填写更改登记表；5.5电子档案如上网传送，只有经过档案部门的计算机管理系统对用书使用权认可，才能提供利用。第六条统计6.1档案部门应及时按年度电子档案的归档情况，电子档案的更改、管理、保护、利用等情况进行统计，并纳入档案统计项目。第七条鉴定7.1电子档案的鉴定主要是对到保管期限的电子档案鉴定；7.2鉴定已到保管期限的电子档案是否还有利用价值；7.3检查载体有无划伤，是否可用，是否清洁；7.4检测在制定的环境平台上能否正确读出电子文件；7.5检查存储电子档案的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。第八条销毁8.1根据保管期限表，经鉴定确无保存价值的电子档案，按规定严格审批后方可销毁；8.2在销毁过程中应对存储机密信息的介质进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底销毁。