机物料采购流程和制度.docx

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机物料采购流程和制度

机物料采购流程和制度

机物料采购流程和制度

第一章 总则

    第一条  为了加强对公司采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据国家法规和本公司实际，制定本制度。

    第二条  本制度适用于公司所属的各项经营、建设业务的采购，主要包括：

原料采购、一般经营物品采购、工程物资采购、服务采购。

    第三条  公司财务部门负责公司内部控制制度的设计和监督，包括采购与付款内部控制制度

    第四条  总经理对公司采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。

    第二章  餐饮原料采购

    第五条  餐饮原料是指通过加工用来为顾客提供菜品和食品的餐饮主料和辅料，包括蔬菜、肉类、海鲜、调味品、粮食、食用油、奶品等。

    购入可以直接销售的、不需要分装的饮品和食品作为商品管理。

动范围不能超出市场平均零售价格。

    3、询价应采取多方比价的方式进行，在询价的过程中提供相应供应商信息。

供应商报价应以书面形式

    4、采购部为供应商的主管部门，在资产部询价的基础上，收集供应商的报价、资信、法律文件等信息，作出书面对比报告并提出供应商选择建议。

原则上选择三家入围供应商作为合作伙伴。

    5、财务部和餐饮部对供应商进行评价。

    6、总经理审批确定供应商。

    7、餐饮原料价格不应包含任何运费、税费等因素，供应商提出运费税费等条件的应单独计费，并作为供应商选定条件。

    8、供应商提供的信用期作为选择供应商的条件之一。

公司不支付任何信用成本，即不能因信用期而增加单价。

    第八条  采购合同的订立与审计

    1、采购部与审批确定的供应商签订供货协议，明确供货的范围、时限、质量、价格、信用和结算等条款。

    2、餐饮部和财务部对供货协议进行审核后，按照有关合同签订要求送审。

    3、资产部每季度对餐饮原料的采购情况进行评价，向财务总监和总经理提交评价意见。

    第九条  采购与验收

    1、采购部将物品、价格、审批等填写齐全的食品原料采购单于到货前一日17时之前提交供应商。

并将填写齐全的餐饮原料采购单（三联：

餐饮部、收货、财务）提交收货部门。

    2、收货部门根据餐饮原料采购单收货，并填写与餐饮原料采购单一致的一式5联收货单（收货、财务、餐饮部、采购部、供应商），分别由收货人、送货人、验收人签字。

    3、收货部门将填写齐全的收货单供应商联交给供应商，将填写齐全的收货单和餐饮原料采购单分别交给财务部和餐饮部，收货单采购联交采购部。

    4、收货严格按照餐饮原料采购单列明的种类和数量收货。

具有最小订货包装的不允许出现误差，对于鲜活物品误差不应超过10％，对于其它餐饮原料误差不应超过5％，

    第十条  库存登记与会计记录

    1、收货部门根据收货单和餐饮原料采购单登记库存系统，直接计入餐饮部库存。

    2、财务部根据填写齐全的收货单和餐饮原料采购单审核库存单据，生成会计凭证，登记应付账款。

    第十一条  付款审批与付款执行。

    1、财务部根据资金和应付款状况通知采购部办理付款手续；

    2、采购部按照采购部留存的收货单与供应商提交的收货单核对一致，填写支出凭单；

    3、财务部根据账务记录审核支出凭单；

    4、财务总监和总经理分别签字后付款。

    第十二条  紧急采购处理

     例外紧急需求的特殊采购由酒店总经理审批，并按照以下要求办理：

    1、紧急采购的范围在餐饮原料以内；

    2、紧急采购的价格不能超出询价核定的价格；

    3、紧急采购的应在次日上班后2个小时内补办并提交到收货人员；

    不符合以上条件的紧急采购应提前报知总经理，并由总经理审批补办的手续。

    第三章  一般经营物品采购

    第十三条  一般经营物品是指除餐饮原料以外的、经营用的有形物品，主要包括：

固定资产、库存经销或代销商品、经营消耗品、办公用品、维修用品、农资、宣传用品

    第十四条  请购提出与审批

    1、各使用部门每月向资产部提出经营物品需求计划；

    2、资产部根据经营计划和财务预算，审核使用部门的需求计划，结合经营物品物品的库存情况，每月    提出请购报告；

    3、每月的请购计划由总经理和财务总监审批。

    4、请购计划应列明每个物品的库存数量、月均预计使用数量、预计期末库存数量、申请采购数量等。

    5、资产部加强采购业务的预算管理。

对于预算内采购项目，资产部应严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，资产部应对需求部门提出的申请进行审核后报批。

    6、公司应当建立严格的请购审批制度。

对于每月例行采购，应有批准的请购计划才能办理采购订货。

对于临时的采购，应由使用部门提交的请购单或者请购报告，经过资产部审核，连同采购订单一同报批。

    第十五条  询价与确定供应商

    1、资产部为询价的主管部门，会同使用部门、财务部和采购部对一般经营物品进行询价，制定一般经营物品价格控制单。

价格控制单至少3个月更新一次。

    2、对于经常使用的一般经营物品，价格以市场批发价格为基础。

采用多方比价和议价的方式确定。

比价或议价不能少于3个供应商。

    3、除专营性存货，对于单项采购金额5－20万元元，或者批次采购金额20－100万元的，要采取议标。

超过的采取招标的形式确定一般经营物品的价格。

    4、资产部在询价的过程中要提供相应供应商信息。

供应商报价应以书面形式确认。

    5、采购部为供应商的主管部门，在资产部询价的基础上，收集供应商的报价、资信、法律文件等信息，作出书面对比报告并提出供应商选择建议。

原则上选择三家入围供应商作为合作伙伴。

    6、财务部和资产部以及特定的使用部门对供应商进行评价。

    7、财务总监和总经理审批确定供应商。

    8、供应商提供的信用期作为选择供应商的条件之一。

公司不支付任何信用成本，即不能因信用期而增加单价。

    9、供应商供货期限为一年。

对供应商每年评价一次，择优选定。

    第十六条  采购合同的订立与审计

    1、采购部与审批确定的供应商签订供货协议，明确供货的范围、时限、质量、价格、信用和结算等条款。

    2、资产部和财务部以及特定的使用部门对供货协议进行审核后，按照有关合同签订要求送审。

    3、资产部每季度对一般经营物品的采购情况进行评价，向财务总监和总经理提交评价意见。

    4、对于临时采购的临时供应商，可以通过比价、招标形式直接签订供货协议。

    第十七条  采购与验

    1、采购部将资产部的请购计划或请购单、请购报告等，在选定的供应商和价格范围内拟定采购订单

    2、采购订单由采购部填具、财务部根据请购计划等审核；

    3、财务总监和总经理审批采购订单；

    4、采购部将填写齐全的采购单于提交供应商，并同时将填写齐全的采购单提交收货部门。

    5、、收货部门根据采购单收货，并填写与采购单一致的一式4联收货单（收货、财务、采购部、供应商），分别由收货人、送货人、验收人签字。

    6、收货部门将填写齐全的收货单供应商联交给供应商，将填写齐全的收货单和采购单分别交给财务部和采购部。

    7、收货严格按照采购单列明的种类和数量收货。

具有最小订货包装的不允许出现误差，对于散装的存货误差不超过5％。

    第十八条  库存登记与会计记录

    1、收货部门根据收货单和采购单登记库存系统。

    2、财务部根据填写齐全的收货单和采购单审核库存单据，生成会计凭证，登记应付账款。

第十九条  付款审批与付款执行。

    1、财务部根据资金和应付款状况通知采购部办理付款手续；

    2    、采购部按照采购部留存的收货单与供应商提交的收货单核对一致，填写支出凭单；

    3、财务部根据账务记录审核支出凭单；

    4、财务总监和总经理分别签字后付款。

    第二十条  紧急采购处理

例外紧急需求的特殊采购由总经理和财务总监审批，并按照以下要求办理：

    1、紧急采购的为急需存货；

    2、紧急采购的价格不能超出询价核定的价格，或经过资产部确认；

    3、紧急采购的应在次日上班后1个小时内补办手续并提交到收货人员

    4、手续补办之前，资产部备查登记

（一）组织规划控制。

1.不相容职务的分离。

应当加以分离的职务通常有：

授权进行某项经济业务的职务要分离；执行某项经济业务的职务与审核该项业务的职务要分离；执行某项经济业务的职务与记录该项业务的职务要分离；保管某项财产的职务与记录该项财产的职务要分离等等。

2.组织机构的相互控制。

一个单位组织机构的设置和职责分工应体现相互控制的要求。

具体要求是：

各组织机构的职责权限必须得到授权，并保证在授权范围内的职权不受外界干预；每类经济业务在运行中必须经过不同的部门并保证在有关部门进行相互检查；在对每项经济业务的检查中，检查者不应从属于被检查者，以保证被检查出的问题得以迅速解决。

（二）授权批准控制。

授权批准控制指对单位内部部门或职员处理经济业务的权限控制。

单位内部某个部门或某个职员在处理经济业务时，必须经过授权批准才能进行，否则就无权审批。

首先，要明确一般授权与特定授权的界限和责任；其次，要明确每类经济业务的授权批准程序；再次，要建立必要的检查制度，以保证经授权后所处理的经济业务的工作质量。

（三）预算控制。

预算控制是内部控制的一个重要方面，包括筹资、融资、采购、生产、销售、投资、管理等经营活动的全过程。

对单位各项经济业务编制详细的预算和计划，并通过授权，由有关部门对预算或计划的执行情况进行控制，其基本要求是：

第一，所编制预算必须体现单位的经营管理目标，并明确责任；第二，预算在执行中，应当允许经过授权批准对预算进行调整，以便预算更加切合实际；第三，应当及时或定期反馈预算的执行情况。

（四）实物资产控制。

第一，限制接近，以严格控制对实物资产及与实物资产有关的文件的接触，如现金、银行存款、有价证券和存货等，除出纳人员和仓库保管人员外，其他人员则限制接触，以保证资产的安全。

第二，定期进行实物资产清查，保证实物资产实有数量与账面记载相符，如账实不符，应查明原因，及时处理。

除上述外，实物资产控制从广义上说，还包括对实物资产的采购、保管、发货及销售全过程进行控制。

（五）成本控制。

现代成本控制可分为“粗放型”和“集约型”两种。

粗放型成本控制，是指在生产技术、产品工艺不变的情况下，单纯依靠减少耗用材料，合理下料来降低成本的控制法；集约型成本控制，是指依靠提高技术水平来改善生产技术、产品工艺，从而降低成本的控制法。

这两种方法结合起来，就是现代成本控制。

（六）审计控制。

审计控制主要是内部审计，内部审计是对会计的控制和再监督。

对会计资料进行内部审计，既是内部控制的一个组成部分，又是内部控制的一种特殊形式。

内部审计是在一个组织内部对各种经营活动与控制系统的独立评价，以确定既定政策的程序是否贯彻，建立的标准是否遵循资源的利用、是否合理有效、以及单位的目标是否达到。

内部审计的内容十分广泛，一般包括内部财务审计和内部经营管理审计。

内部审计对会计资料的监督、审查，不仅是内部控制的有效手段，也是保证会计资料真实、完整的重要措施。