备件出口业务工作程序管理办法资料.docx

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备件出口业务工作程序管理办法资料

滨海进出口有限公司管理文件

编号：

批准：

备件出口业务管理办法

2007年月日发布2007年月日实施

前言

本制度是滨海进出口有限公司管理体系文件之一，自发布之日起实施。

本制度由海外服务部提出并归口管理。

本制度由海外服务部起草。

备件出口业务工作程序-1

备件出口业务工作程序-2

备件出口业务工作程序-3

1目的和适用范围

1.1目的：

为做好公司备件出口各项工作，做好备件出口各业务环节的衔接，明确各部门、各岗位职责，特制定本办法。

1.2适用范围：

滨海进出口有限公司各相关部门。

2术语

2.1正常订单：

在规定交货期内，通过非空运方式实现发运交货的备件订单。

2.2紧急订单：

在规定交货期内，通过空运方式实现发运交货的备件订单。

2.3正常可供备件：

包含在海外服务部提供的价格清单上的备件。

2.4非正常备件：

未包含在海外服务部提供的价格清单上的备件。

3职责

3.1海外商务各部

3.1.1负责接收外商或集团进出口公司出口备件订单。

3.1.2负责整理、确认订单。

3.1.3负责监督外商或集团进出口公司的备件货款到帐。

3.1.4负责与外商或集团进出口公司签订购销合同。

3.1.5负责与外商或集团进出口确认发运信息。

3.1.6负责跟踪、监控出口备件的采购、包装。

3.1.7负责跟踪、监控出口备件的集港，发运。

3.1.8负责报关相关单证的传递及报关工作。

3.1.9负责向外商或集团进出口寄送装运单据。

3.2海外服务部

3.2.1负责备件出口库的管理。

3.2.2负责备件出口库的库存备件管理。

3.2.3负责出口备件的采购、包装。

3.2.4负责出口备件的集港发运工作。

3.3财务管理部

3.3.1负责收取出口备件货款。

3.4海外物流部

3.4.1负责出口备件的商检工作。

4．备件出口业务工作程序：

4.1海外商务各部接收外商或集团进出口公司以扫描签字版或电子版形式的备件订货单

4.2海外商务各部对接收到的订单进行整理、分析，并与外商或集团进出口核对、确认。

4.3海外商务各部将确认好的订单，在规定时间内通过电子版方式报送至海外服务部指定人员。

4.3.1正常订单（海运）：

在接到客户订单的7日内完成报送；

4.3.2紧急订单（空运、快递）：

在接到客户订单的2个工作日内完成报送。

4.4海外服务部对接收到的订单进行分析，对有疑义的订货内容可要求海外商务部门再确认。

4.5海外服务部依据客户订货单编制采购计划，并报销售公司备件部。

4.6海外服务部依据销售公司备件部的回复、及掌握的采购周期，对订货单向各商务部门进行回复，回复内容包括：

供货时间、特殊备件的订货说明等。

4.6.1对正常可供备件

A）正常订单：

需在收到海外商务各部订货单的5个工作日内给予回复。

B）紧急订单：

需在收到海外商务各部订货单的2个工作日内给予回复。

4.6.2对非正常备件

4.6.2.1海外商务各部对接收到的非正常备件，要在2个工作日内以书面形式报送至海外服务部。

4.6.2.2海外服务部联系、协调公司及其它供应渠道，并将协调结果在5个工作日内反馈回海外商务相关部门（回复原则：

尽量满足用户需求）。

4.7海外商务各部依据海外服务部提供的订单确认情况，要在收到回复后的2个工作日内对外商或集团进出口公司进行回复。

4.8外商或集团进出口公司依据我方回复中提供的可供备件，货款金额及供货周期，确定最终订货单。

4.9订单确认后，海外商务各部与客户签订合同（固定格式），并双方签字、盖章、各自留存。

4.10海外商务各部依据签订的合同出具形式发票给客户。

4.11客户按合同要求准备货款，由海外商务各部联系货代公司,订舱（签订合同）；我方订舱规定，一般为：

大宗货物海运货代：

4.12海外商务各部依据合同规定，通知财务管理部及时查收货款，确认货款到帐后及时通知海外商务各相关部门。

4.13付款审批权限：

备货\发货付款审批

T/T

L/C

D/P

审批权限

100%预付后备货

30%预付后备货

余款70%付清后发货

100%预付后备货

余款70%付清后发货

商务师

部长

主管经理

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4.14海外商务各部确认收到客户的预付款或信用证后，以书面形式通知海外服务部备货，同时将预计船期通知海外服务部。

4.15海外服务部依据合同备件明细,制定下月备件采购用款计划，并据此向财物管理部支取采购款,并支付给销售公司（或其他供应商）。

4.16海外服务部通过销售公司TDS系统维护销售订单采购备件（销售公司不能提供的备件，经主管经理批准后，可从汽工贸或指定配套厂外采），并随时关注订单采购进度，如有缺项需与销售公司、海外商务部门相关人员积极协调解决（海外商务各部相关人员每周询问一次订单进度情况）。

4.17海外服务部将采购好的备件按公司制订的标准进行包装（外方有特殊要求的，双方另行商定）。

4.18海外商务各部对包装过程进行跟踪，监控包装质量。

4.19海外服务部确认在库出口备件具备发运条件后，以书面形式通知海外商务各相关部门。

4.20海外商务各部根据可发运通知，以书面形式通知客户可发运时间、及相关定舱信息，并在规定时间内要求对方交齐全款。

4.21海外商务各部通知财务管理部及时查收货款，财务管理部确认货款到帐后及时通知海外商务各相关部门。

4.22海外商务各部将确定的船期在发运前（提前10天）通知海外服务部，出现变化及时通知。

4.23海外服务部在完成国内采购后，依据实际发货情况，要求供货方开具发票。

4.24相关部门依据海外服务部提供的包装信息，做好相关报检、报关工作。

4.24.1海外商务各部在集港前的8个工作日，书面通知海外物流部进行商检，并向海外物流部提供商检所需单据，商检单据包括：

外销发票，箱单，外销合同（复印件即可）。

4.24.2海外物流部组织、办理商检事宜。

4.24.3海外物流部将商检后的通关单据在集港前3个工作日，交海外商务各部。

4.24.4海外商务各部协调、办理报关事宜，并及时将报关所需全部单据提供给货贷公司，报关单据包括以下内容：

报关委托书、报关单、外销发票，装箱单，外销合同，外汇核销单，商检单（通关单、换证凭单或换证凭条等）。

4.24.5海外商务各部在集港前3个工作日，书面通知海外服务部发运、集港信息（包括：

收货时间、收货联系人、收货地址、收货单位及其他要求）。

4.25海外服务部依据通知协调包装公司做好发运准备（完成包装箱编号等），全部准备内容应在集港日的前1天办理完。

4.26海外服务部负责联系包装公司根据发运通知和发运指令将备件运至指定地点（港口堆场或仓库），并监督集港过程。

4.27海外商务各部门负责跟踪集港过程，并监督装箱。

4.28海外服务部主要负责集港过程的跟踪，海外商务各部门主要负责装箱过程的跟踪。

4.28.1海外服务部负责及时解决、处理货物集港运输过程中出现的异常情况，并明确责任方。

4.28.2海外商务部负责及时解决、处理装箱过程中出现的异常情况，并明确责任方。

4.29海外服务部负责与包装公司做好费用结算工作。

4.30海外商务各部在通关、装船工作完毕后与货代公司做好港杂费用及其它相关费用的结算工作。

4.31海外物流部在通关、装船工作完毕后做好商检费用结算工作。

4.32海外商务各部在备件出口后（开船后）的7日内向货代公司取得提单。

4.33海外商务各部在备件出口后（开船后）的30日内向货贷公司取回出口报关单、外汇核销单。

4.34海外服务部在备件出口后的30日内与采购供货商签订完成购销合同。

4.35海外商务各部根据付款方式，将出口装运单据（装箱单、发票，提单，产地证）正本在备件出口后及时提供给银行或寄送给外商、集团进出口。

4.36海外商务各部做好备件到港信息收集、反馈工作。

4.37海外商务各部、海外服务部对相关信息以书面形式记录，并做好内部留档及归档。

5相关表格