初级会计电算化学习笔记.docx
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初级会计电算化学习笔记
第一章会计电算化概述
第一节会计电算化简介
一、会计电算化概念
1981年8月，正式把电子计算机在会计中的应用称为“会计电算化”
狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的运用；会计电算化已经成为一门融会计学、计算机科学、信息科学和管理科学为一体的边缘科学。
广义的会计电算化是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观计划、会计电算化的制度建设、会计电算化软件市场的培养与发展等。
二、会计电算化的作用
（1）进行会计数据处理的时效性和正确性，提高会计核算的水平和质量，减轻会计职员的劳动强度；
（2）提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事管理持、事先预测转变，为管理信息化打下基础；
（3）推进会计技巧、方式、理论创新和观念更新，增进会计工作进一步发展。
三、会计电算化的管理体制：
1.财政部门管理全国的会计电算化工作，地方各级财政部门管理本行政区域的会计电算化工作。
各单位在遵守国家统一的会计制度和财政部门会计电算化发展计划的条件下，结合本单位具体情况，具体组织实行本单位的会计电算化工作。
2.财政部管理会计电算化的基本义务：
制订会计电算化发展计划并组织实行；制定会计电算化法规制度，对会计核算软件及生成的会计材料符合国度统一的会计制度情形实施监督；促进各单位逐步实现会计电算化，提高会计工作水平；组织开展会计电算化人才培训。
第二节财务软件
一、财务软件的概念
财务软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。
企业资源计划（简称ERP）
二、财务软件的分类
（一）按使用范围划分：
通用财务软件和专用财务软件。
通用财务软件一般是指由专业软件公司研制，公然在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本须要的财务软件。
目前我国通用会计核算软件以商品化软件为主。
（特点：
通用性强，功能全面，需初始化处理，质量高）。
专用财务软件一般是指由使用单位自行开发或委托其他单位开发，供本单位使用的财务软件。
（特点：
开发周期长，成本高，使用方便）
按会计信息共享性划分为单用户和多用户财务软件
（二）财务软件的选择：
通用商品化软件存在以下优缺点：
1.成本低
2.见效快
3.维护有保障
4.不能一步到位满足用户核算与管理的需要
5.对会计人员的要求较高。
三、财务软件的功能模块，是指财务软件中有相对独立的会计数据输入、处理和输出功能的各个组成部分。
财务软件一般分为总账系统模块、往来管理、工资管理、固定资产、采购核算、存货核算、销售核算、项目核算、会计报表生成与汇总、财务分析等功能模块。
其中，总账系统模块是财务软件的核心模块，该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机地连接在一起，构成完整的会计核算系统。
（一）财务软件各功能模块描述
1.总账功能模块。
总账功能模块是以凭证为原始依据，通过凭证输入和处理，完成记账和结账、银行对账、账簿查询及打印输出，以及系统服务和数据管理等工作。
总账功能模块是所有模块的核心，其他模块以它作为数据交换和传递和桥梁。
（二）账务软件各模块间的关系
主要表现为数据传递关系，大致有三种情况：
1.单向接收型
2.单向发送型
3.双向传递型
在处理他们相互之间数据的传递关系上，可以有三种不同的方式：
1.集中传递式
2.总账系统模块中心式
3.直接传递式
四、会计核算软件与手工会计核算的异同
（一）会计核算软件与手工会计核算的相同点
1．目标一致
2．遵守共同的会计准则和会计制度
3．遵守共同的基本会计理论和会计方法
4．会计数据处理流程大体一致
（二）会计核算软件与手工会计核算的区别
1．会计核算工具不同
2．会计信息载体不同
3．记账规则不完全相同
4．账务处理流程类型存在差别
5．内部控制方式不同
第二章会计电算化的工作环境
第一节计算机一般知识
一、计算机及其种类
从原理上可以分为两类:
电子模拟计算机和数字计算机
从应用特点上来划分，可分为通用计算机和专用计算机
从用户应用角度，一般可划分为微型计算机、服务器、终端计算机等。
二、计算机的主要性能指标
1.计算机速度。
主要由CPU来决定，一般CPU的时钟频率越高，计算机的运算速度就越快。
2.字长。
一般计算机字长32位、64位，服务器字长64位、128位以上。
3.存储容量。
1GB=1024MG1MB=1024KB1KB=1024B（即字节）
此外还包括外设配置、软件配置等
三、计算机的应用领域
1.信息处理
2.科学计算
3.过程控制
4.计算机辅助系统。
计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助制造（CAM）、计算机辅助测试（CAT）、计算机辅助教学（CAI）。
5.计算机通信
6.人工智能
第二节计算机硬件
计算机系统由硬件系统和软件系统组成。
计算机硬件系统是指组成计算机的各种物理装置，它们由各种具体的器件组成，是计算机进行工作的物质基础。
计算机硬件系统由输入设备、输出设备、运算器、控制器、存储器五大基本部件组成。
一、输入设备。
常见的有键盘、鼠标、扫描仪、条形码输入器等。
二、输出设备。
最常用的有显示器、打印机、绘图仪等。
三、中央处理器。
包括运算器和控制器两个部件。
四、存储器分为内存储器和外存储器。
内存储器又称为主存，含有很多的存储单元，每个单元可以存放一个8位的二进制数，即一个字节。
按其工作方式的不同，可以分为随机存储器RAM和只读存储器ROM两种。
外存储器包括软盘、硬盘、光盘、优盘等。
第三节计算机软件
计算机软件是指在计算机上运行的各种程序及相应的各种文档材料。
从计算机系统的角度来划分，可分为系统软件和应用软件两大类
（一）系统软件是指用于对计算机资源的管理、监控和保护，以及对各类应用软件进行解释和运行的软件。
有两个特点：
一是通用性。
二是基础性。
主要包括操作系统、语言处理程序、支撑服务程序、数据库管理系统等。
1.DOS操作系统。
2.windows操作系统。
3.UNIX操作系统
4.Linux操作系统
5.数据库管理系统
（二）应用软件是在硬件和系统软件的支撑下，为解决各类具体应用问题而编制的软件。
常见的有文字处理软件WPS、WORD，表格处理软件、游戏软件等。
（三）计算机程序设计语言是人与计算机之间进行交换、沟通的语言。
机器语言。
是最底层的计算机语言，用机器语言编写的程序，计算机硬件可以直接识别。
汇编语言。
是为了解决机器语言难于理解和记忆，用易于理解和记忆的名称和符号表示的机器指令。
计算机不能识别汇编语言编写的程序，必须用一种专门编写的翻译程序将汇编语言程序翻译成机器语言程序，计算机才能执行。
高等语言。
与具体的计算机硬件无关，其表达方式接近于被描述的问题，接近于自然语言和数学语言，易为人们接受和掌握。
用任何计算机高级语言编写的程序，都要通过编译程序翻译成机器语言程序后才能被计算机执行，或者通过解释程序边解释边执行。
第四节计算机网络
一、计算机网络概念及功能
计算机网络是现代计算机技术与通信技术相结合的产物，它是以硬件资源、软件资源和信息资源共享和传递为目的，在统一的网络协议控制下，将地理位置分散的许多计算机系统连接在一起所形成的网络。
计算机网络的功能主要体现在三个方面：
资源共享、信息传递、分布处理。
二、计算机网络的分类
（一）按地理有效范围划分，可分为广域网、局域网、城域网
（二）按通信媒体划分，可分为有线网、无线网
（三）按使用范围划分，可分为公用网、专用网
（四）按配置划分，可分为同类网、单服务器网、混合网
（五）按对数据的组织方式划分，可分为分布式数据组织网络系统、集中式数据组织网络系统
三、因特网
（一）因特网概述：
因特网也称Internet，是当今世界上最大的国际性计算机互联网络，是广域网的一种。
（二）因特网的应用：
主要包括电子邮件、远程登录、文件传输、新闻组、万维网、电子公告板等。
（三）网址
表现方式：
（1）IP地址。
用一个32位二进制数表现，分成四组十进制表示，组间用圆点分隔。
（2）域名。
格式：
WWW.<用户名>.<二级域名>.<一级域名>
（3）网络文件地址。
<协定>:
//<服务器类型>.<域名>/<目录>/<文件名>
（4）电子邮件地址。
<用户名>@<电子邮件服务器域名>
第五节计算机安全
一、计算机安全隐患及对策
（一）计算机安全的定义：
四部分，即实体安全、软件安全、数据安全和运行安全。
（二）影响计算机系统安全的主要因素
（1）系统故障风险
（2）内部职员道德风险，
（3）系统关联方道德风险，
（4）社会道德风险
（5）计算机病毒
（三）计算机系统的安全措施
1.不断完善计算机安全立法
2.不断创新计算机安全技术
3.不断加强计算机系统内部控制与管理
二、计算机病毒防范
（一）什么是计算机病毒。
计算机病毒是一种人为蓄意编制的具有自我复制能力并可以制造计算机系统故障的计算机程序。
（二）计算机病毒的特点
1.破坏性
2.传染怀，传染性即自我复制能力，是计算机病毒最根本的特征，也是病毒和正常程序的本质区别。
3.寄生性
4.潜伏性
5.激发性
6.隐蔽性
（三）计算机病毒的类型
1.按照计算机病毒的破坏情况分类：
良性病毒和恶性病毒
2.按照计算机的传染方式分类：
磁盘引导区型传染的计算机病毒；操作系统型传染的计算机病毒；一般应用程序传染的计算机病毒。
（四）计算机病毒主要症状
（五）计算机病毒的传播途径
1.计算机网络
2.磁盘
3.光盘
（六）计算机病毒的防范
（1）不用非原始启动软盘或其他介质领导机器，对原始启动盘履行写维护；
（2）不随意应用外来软盘或其他介质，对外来软盘或其他介质必需先检讨，后使用；
（3）做好系统软件、应用软件的备份，并定期进行数据文件备份，供系统恢复用；
（4）盘算机体系要专机专用，要避免应用其他软件，如游戏软件，减少病毒沾染机遇；
（5）接受网上传送的数据要先检讨，后使用，吸收邮件的计算机要与系统用计算机离开；
（6）定期对计算机进行病毒检讨，对于联网的计算机应安装实时检测病毒软件，以防止病毒传入；
（7）如发明有计算机沾染病毒，应立即将该台计算机从网上撤下，以防止病毒蔓延。
三、计算机黑客及其防范
（一）什么是计算机黑客。
计算机黑客是指通过计算机网络非法进入他人系统的计算机入侵者。
（二）防止黑客入侵的主要措施
（1）通过制订相关法律加以束缚；
（2）采用防火墙、防黑客软件等防黑产品；
（3）建立防黑客扫描和检测系统，一旦检测到被黑客攻击，迅速做出相应措施。
（4）加强内部管理，完善和健全管理制度。
第三章会计电算化基本要求
第一节会计电算化法规制度
一、会计电算化相关法规制度
1999年10月31日修订2000年7月1日实施的新《会计法》，1994年6月颁布了《会计电算化管理办法》、《财务软件基本功能规范》；1996年发布了《会计电算化工作规范》、《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》。
2007年发布了《新会计准则》；2008年6月发布了《企业内部控制基本规范》等规章制度。
二、我国会计电算化发展趋势
1.会计电算化工作向规范化、标准化发展。
2.会计电算化工作向“管理一体会”方向发展。
3.会计电算化工作向管理电算化和决策电算化方向发展。
主要包括会计核算电算化、会计管理现代化和会计决策电算化三个层次。
第二节财务软件的要求
一、《会计法》对财务软件的基本要求
1.财务软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据正当、真实、正确、完全，有利于提高会计核算工作效率。
2.财务软件应当依照国度统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。
3.财务软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。
4.财务软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。
5.财务软件应当符合GB/T19581-《信息技术-会计核算软件数据接口》国家标准的要求。
6.财务软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情形。
7.财务软件应当具有在机内会计数据被损坏的情形下，应用现有数据恢复到最近状况的功能。
8.单位修改、升级正在使用的财务软件，改变财务软件运行环境，应当建立相应的审批手续。
9.财务软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、财务软件维护、版本更新等方面的服务。
二、会计数据输入功能的基本要求
（一）财务软件应当具备以下初始化功能
①输入会计核算所必须的期初数字及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计产生额及有关数目指标等；
②输入需要在本期进行对账的未达账项；
③选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等，财务软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记载；
④定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等
⑤输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等；
⑥提供必要的办法对输入的初始数据进行准确性校验。
（二）应当具备输入记账凭证的功能
（三）对记账凭证编号的连续性应当进行控制
（四）下列数据输入应有必要的提示功能
1．正在输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存
2．以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目名称
3．正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝执行
4．正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目，或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝执行
5．正在输入的收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目，付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，予以提示并拒绝执行
（五）对已经输进但未登记会计账簿的机内记账凭证，应供给修正和审核的功效，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。
（六）对同一张记账凭证，应当对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行节制。
（七）发明已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有过错的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正，红字可用负号“-”表示。
（八）采取直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式机内记账凭证前，应当进行审核确认。
（九）由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应该经审核确认后天生记账凭证。
三、财务软件的数据接口
四、会计电算化数据输出
会计电算化数据的输出方式主要有：
显示输出、打印输出、磁盘输出和网络输出。
（一）会计数据的查询输出：
1.会计输出数据的分类
①查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目
②查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证
③查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账薄
④查询往来账款项目的结算情况
⑤查询到期票据的结算情况
⑥查询出来的机内数据如果已经结账，屏幕显示应给予提示。
2.会计数据的查询
财务软件应对不同数据分别提供数据查询功能
①凭证数据的查询
②账簿数据的查询
③报表数据的查询
（二）会计数据的其他输出
1.打印输出。
《财务软件基本功能规范》规定的打印输出：
①财务软件应当提供机内记账凭证打印输出的功能，打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
②财务软件应当提供机内原始凭证打印输出的功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
③财务软件必须提供会计账簿、财务报表的打印输出的功能，打印输出的会计账簿、财务报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
④财务软件应当提供日记账的打印输出功能
⑤财务软件应当提供三栏式、多栏式、数量金额账等各种会计账簿的打印输出功能
2.磁盘输出
3.网络输出
（三）未来会计数据输出的新模式
五、会计数据处理
（一）凭证记账功能
（二）银行对账功能
（三）期末结账的功能。
1．期末结账功能概述。
软件应提供以下控制功能：
上月未结账，则本月不能结账；如果上月还有未记账凭证，则本月不能结账；本月结账后，不能再输入本月的记账凭证；一个月只能结一次账。
2.期末结账的基本要求。
①财务软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。
结账前，财务软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，全部登记入账后才能结账。
②机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账，处理总分类账的模块后结账。
③机内总分类账结账时，应当与机内明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。
④结账后，上一会计期间的会计凭证即不能再输入，下一个会计期间的会计凭证才能输入。
（四）编制财务报表的功能
（五）会计数据的安全
1.会计数据安全概述。
会计数据的安全通常是通过保密性、完整性和可用性等特征来衡量的。
第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求
一、会计电算化岗位设置原则
1.体现重点工作转移原则
2.不相容岗位分离原则。
软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。
3.注重灵活性原则
4.坚持系统安全性原则
二、电算化岗位的划分
（一）岗位划分的总体思路
会计电算化岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。
基本会计岗位可分为会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。
（二）电算化会计岗位的具体设置
（1）电算主管。
负责协调计算机及财务软件系统的运行工作。
（2）软件操作。
负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。
（3）审核记账。
负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。
（4）电算维护。
负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。
维护员一般不对实际会计数据进行操作。
（5）电算审查。
负责监督计算机及财务软件系统的运行，防止应用计算机进行舞弊。
此岗位可由会计稽核职员兼任。
（6）数据分析。
负责对计算机内的会计数据进行分析。
此岗位可由主管会计兼任。
（7）会计档案资料保管员，负责各种电算化会计档案资料的保管工作。
三、会计电算化岗位责任制的基本内容
（一）电算化主管人员责任制
1.负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证电算化系统的正常运行。
2.协调单位内部各部门之间，会计部门各岗位之间的工作关系。
3.负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。
4.建立电算化系统各种资源的调用、修改和更新的审批制度，并监督执行。
5.完善企业现有的管理制度，充分发挥会计电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。
6.负责电算化人员的岗位分工及授权工作。
（二）软件操作人员责任制
1.严格按照系统操作说明和操作规程进行计算机和财务软件的操作，负责所分管业务的数据输入、数据处理、数据备份和输出会计数据（包括打印输出凭证、账簿、报表）。
2.数据输入操作完毕，应进行自检核对工作，核对无误后交审核记账员复核记账。
3.离开工作岗位，应执行命令退出软件，防止非相关人员进入。
4.按照操作规程的规定，及时做好数据备份并妥善保管。
5.注意安全保密，保管好自己的口令，定期更换自己的密码，不得越权操作与自己无关的模块。
6.操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告。
（三）审核记账人员责任制
1.审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合填制要求的原始凭证，退回当事人修改或不予报销。
2.将不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后，再进行审核。
3.对操作人员输入的凭证进行审核，对审核无误的凭证记账并打印出有关的账表。
4.负责凭证的审核工作，包括各类代码的合法性，摘要的规范性，会计科目和会计数据的正确性，附件的完整性。
5.对不符合要求的凭证和输出的账表不予签章确认。
6.审核记账人员不得兼任出纳工作。
（四）电算化维护员的责任
1.负责系统的安装和调试工作，保证系统的安全、正常运行。
2.定期检查软件、硬件的运行情况。
及时对电算化系统运行中软件、硬件的故障进行排除。
3.负责电算化系统升级换版的调试工作。
4.会计电算化系统人员变动或运行中发现错误时，负责电算化系统的维护。
5.因会计制度变化等原因财务软件不满足单位需要时，与软件单位开发人员或财务软件售后服务人员及时联系，进行软件版本升级。
（五）会计档案资料保管人员责任制
1.按会计档案管理有关规定行使职权。
2.负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证、资料的存档保管工作。
3.做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作。
4.按规定期限，向各类电算化岗位人员催交各种会计资料
（六）电算化审查员责任制
（七）数据分析人员责任制
四、会计电算化岗位设置的灵活性
中小企业实行会计电算化后的电算化会计岗位设置，应当注意满足内部控制的要求，如制单和审核不能是同一个人，软件开发人员不能操作软件处理会计业务等等。
更小的单位可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员操作软件任操作员和电算维护员，还应单独设出纳员岗位。
第四节计算机替代手工记账的基本要求
计算机替代手工记账是会计电算化的目标之一
一、计算机替代手工记账的条件
根据财政部《会计电算化工作规范》替代手工记账的单位，应当具备以下条件
1．配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备
2．配备了相应的会计电算化工作人员
3．建立了严格的内部管理制度
二、甩账前的准备工作
（一）熟悉甩账流程
（二）操作人员要持证明上岗
（三）手工会计处理与计算机会计并行不少于3个月
（四）建立了相对完善的人员分工体系
（五）会计基础工作规范化
1.会计数据的规范化
2.会计工作程序规范化
3.会计信息输出规范化
三、计算机处理与手工处理并行
四、计算机替代手工记账的单位需提交的资料
1.会计电算化工作人员岗位责任制。
主要内容：
基本会计岗位（会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等）和电算化岗位（直接管理、操作、维护计算机及财务软件系统等）的工作职责。
2.操作人员权限控制、分配表
3.计算机操作管理制度，主要内容：
（1）上级操作人员对财务软件的操作内容和权限
（2）预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核登记机内账簿的措施。
（3）上机操作记录
4.计算机软件、硬件、数据管理制度，主要内容：
（1）保证机房设备安全和计算机正常运转的措施
（2）确保会计数据和财务软件安全保密的措施
（3）财务软件修改权限的审批、监督措施
（4）排除计算机硬件、软件故障，保证会计数据完整的措施
（5）防治计算机病毒的措施
5.会计电算化档案管理制度，主要内容：
存储在计算机硬盘中的会计数据，以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印输出的书面形式的会计数据（包括记账凭证、会计账簿和财务报表）等会计档案的管理措施。
第五节会计电算化档案管理的基本要求
一、会计电算化档案的基本要求
（1）采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保留打印出的纸质会计档案。
具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部
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