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客服部培训计划及内容

序号

时间

培训内容

培训部门

主讲人

培训人员

备注

1

公司制度培训

集团公司

客服人员

2

部门制度培训

客服部

客服人员

3

工作流程培训

客服部

客服人员

4

客服部规范培训

客服部

客服人员

客服部培训计划

盈盛客服部服务规范培训

 

一、客服释义

二、沟通技巧

三、接听电话服务流程

四、回访客户服务流程

五、接待投诉服务流程

六、客户后续跟踪服务

七、结语

一、客服释义

1、客服

客户服务(CustomerService),是指一种以客户为导向的价值观,它整合及管理在预先设定的最优成本——服务组合中的客户界面的所有要素。

广义而言,任何能提高客户满意度的内容都属于客户服务的范围之内。

(客户满意度是指:

客户体会到的他所实际“感知”的待遇和“期望”的待遇之间的差距。

2、客服的作用

(1)、客户服务,客户发展的前沿

业务员和客户是公司的两大信息流,客户对业务员是有一定戒备心理的。

客服的回访人员不要有太多的销售话述,更多从服务理念,态度去做,客户才会把心理话说出来,这种信息的准确率也较高。

(2)、满足客户需求的推动机

把每天和客户沟通的信息整理,与上级商量,在公司层面上整体提升。

(3)、留住客户的核心部门

客户有没有感受到价值,是决定购不购买的因素,客户从购买到到期时间的服务,回访时设计一套话述,先引出问题,然后回答问题,不断教育市场客户,使客户认识到产品价值,那么,回访人员的态度、专业会使客户感受到服务价值。

在未来的销售模式中:

把中间做好,结果是必然的。

(4)、客服部是深度挖掘客户价值的部门

以最初的信息流回访,要求客服人员具有很强的聆听能力,沟通能力。

客服是以公司进行活动的,如:

我是XX号,是淡化个人印象,深化公司印象。

客服在工作中会发现一些问题(是对危害组织行为的一个报警器)

(5)、客服中心与公司运营成本关系

没有客服,业务员工作效率会低(业务员有问题也应该去找客服)。

设有客服,公司客户在一定时间客户量会得到增长。

市场可能比利润更重要,没有市场占有率,就没有未来。

3、客服服务信念

热情——以饱满的热情对待本职工作、对待客户及同事。

敬业——对工作竭尽全力、尽职尽责,使敬业成为职业习惯。

勤勉——对于本职工作应勤恳、努力、负责、恪尽职守。

创新——全心投入,不断优化和创新工作方法及内容以提高效率。

服从——应服从上级领导的指示及工作安排,按时完成本职工作。

4、对客服人员的素质要求

(1)经验:

积累客服工作经验,了解客户需求,熟悉企业运作方式和服务途径;

(2)职业素养:

有涵养,有礼貌,有较高较全面的知识,学习能力强,快速接受新产品知识;

(3)交际能力:

语言表达能力强,对人知道何时、何地、面对何种情况、适合用何种语言表达,懂得一定的关系处理,具有一定的人格魅力,第一印象好,能给客户信任感;

(4)应变能力:

头脑灵活,现场应变能力强,能够主动掌控话题并恰当解决问题;(5)工作态度:

态度热情,积极主动,能及时为客户服务,不计较个人得失,有奉献精神。

5、客服部岗位职责

(1)公司客户服务体系的构建与完善,全员服务意识的提高;

(2)负责制订和不断完善客服工作计划和有关规章制度、业务流程,并负责实施;

(3)具体负责客服部对口政府部门及各办事机构的联络、沟通、接洽,处理相关事务;

(4)负责建立客户信息库及日常工作档案,客户问题的收集整理工作;

(5)项目客户投诉信息处理工作;

(6)不断优化并提升客服工作水平,通过和客户的沟通及对市场的了解,不断完善管理体系及服务策略;

(7)对于公司的政策文件,部门通读了解后,方能对客户进行传达。

遇到客户不了解或不理解,要及时进行沟通,并将客户意见及时反馈给公司相关负责人,以便于及时的调整;

(8)定期总结工作内容,发现服务过程中所存在的问题,进行学习更正,提高服务工作效率,为客户提供更高质量的服务;

(9)做好新员工的培训工作及公司交代的其他工作。

6、客服岗位规范

(1)客服人员要时刻保持良好的精神状态和仪容仪表,工作认真、有耐心、责任心强;

(2)接听客户电话要热情,运用专业术语,认真解答客户提出的疑问,同时对自己的企业有信心,不对客户做夸大其词的承诺;

(3)熟练掌握公司的产品和服务项目,并全面了解客户的详细情况,严格按公司相关规定及时为客户解决问题;

(4)客服代表公司的形象,明确客户投诉的真正原因及想要得到的解决方案,注意语言沟通的技巧,不得与客户发生争执,不得做有损公司利益的事情;

(5)客服人员接到客户的投诉或抱怨时,要主动向客户致歉并妥善处理,并视情节轻重上报公司;

(6)客服人员根据每天的工作情况,把客户反馈的不同情况以工作日志的形式进行详细的登记,特殊客户情况需向部门组长(或本中心负责人)汇报,并每月上报工作总结;

(7)严格遵守公司和职场的各项规章制度,按时出勤上下班,工作时间不得从事任何与工作无关的事情,如有发现按公司管理规定处罚。

二、沟通技巧

(一)、沟通

1、沟通的含义(信息交换的过程、捕捉信息的基础、联系情感的桥梁)

沟通漏斗:

你心里想的是100%

你嘴上说的是80%

别人听到的是60%

别人听懂40%

别人行动20%

2、与客户沟通时要注意

·做好充分的准备

·客户的内存有限

·不要使用术语

·用建议代替直言

·尽量少说“不”

3、引导客户的应答范例

·对于客户的想法要做到快速反应

“您别急,我马上帮您查看一下。

·鼓励客户说出他的想法

“我明白,请您继续讲。

·确认你是否听清楚客户所说的

“请让我重复一下你所说的,看我是不是理解了。

·澄清客户真正的想法

“我感觉你的意思是……”

·指导客户配合解决他的问题

“先让我们分析问题所在,再找出解决的方法。

4、维护企业形象的应答

在为客户提供服务过程中,应时刻记住:

你代表的是企业不是个人,任何情况下都要维护企业和同事的形象,这是一个合格的职业人所应具备的最基本的条件!

“说个不停”不仅不专业,而且往往是无效的。

如果谈话过程中大部分是我们在说话,我们就不能很好的了解客户的问题,要学会有效倾听,可以使你有更好的服务结果。

(二)礼貌用语

1、任何情况下都不可回答:

喂、不知道、不清楚、不明白。

不要用“不”字,应立即用其它礼貌用语代替。

2、以下所列在各种环境场面使用的礼貌用语,请务必使用,养成习惯。

在所有要称呼对方的情况下,把“你”统一改成“您”。

如:

麻烦您先告诉我一下具体情况好吗?

•让对方说话、行动时,用:

请说、请问、请回答、请坐、请帮我…、请把…、

•对方说话、行动完毕时,用:

清楚、明白、谢谢、多谢!

•打出电话第一句说:

“您好!

我是××客户服务中心客服××号,麻烦您……”

•帮人转接电话,说:

请稍等,我帮您转到××,如果转接不成功,麻烦您播打××号码,直接联系。

•来电、来人查询信息时,说:

请稍等,我马上帮您查。

•无法及时回答对方问话时,说:

不好意思,请稍等片刻再给回复好吗?

或者说:

不好意思,请稍等片刻,我叫更熟悉这方面的人给您答复好吗?

•来电找部门管理人员时,说:

请稍等,我帮您看看在哪个位置,请不要挂线…

•受到批评时,说:

谢谢您的教导,我会马上改正的!

•与对方沟通失误,而分不清责任时,说:

不好意思!

我们向上一级请示好吗?

•工作失误时,说:

对不起!

给您(或大家)带来了麻烦,我愿意承担责任,请给我改过的机会好吗?

3、常用礼貌用语:

•请不要着急,很快就给您办好。

•请问还有什么问题吗?

•请问您希望怎么办?

•请问,您的意思是……

•请问我能为您做些什么?

•请不要着急,我已安排了,很快就给您办好.

•请问您还想了解什么吗?

我们很乐意为您提供.

•请让我来帮你忙吧!

•请您与××部门联系解决好吗?

××部门的电话是××

•请问我还有哪些地方说得不够清楚,我可以再说一遍!

(勿用:

你没听懂,我再说一遍。

•对不起,这样恐怕不太好.

•对不起,我不太清楚,但我可以帮您问一问.

•对不起,我们再核查一下,请您也回忆一下.

•对不起,我不太会,我找别人帮您解决。

•对不起,请小点声,以免影响其他客人。

•我的态度不好,请原谅。

•没关系,这是我应该做的。

(三)服务用语

·客户非常着急、态度恶劣时

(话务员)请您别着急,慢慢讲(想),我们会尽力帮您解决。

·客户恶意呼叫时

(话务员)对不起,您所咨询的内容不是我们的服务范围,请您挂机,再见。

·客户询问的问题在话务员的服务范围之外,如客户咨询的为非本公司业务时

(话务员)先生(女士),很乐意能为您提供帮助,但因你所咨询的业务不属于我公司的业务范畴,很遗憾不能为您提供帮助,建议您拨打XX号进行咨询,好吗?

·客户提出批评或表扬时

提出批评:

(话务员)感谢您的批评指正,我们将及时改正,不断提高服务水平。

提示表扬:

(话务员)谢谢,这是我们应该做的。

·客户提出建议时

(话务员)非常感谢您给我们提出的宝贵建议,我们将不断改进服务。

·客户对问题答复或解决不太满意但不再追究时

(话务员)谢谢您的理解与支持,我们将不断改进服务,让您满意。

·客户对问题答复、解决不满意并要追究时

客户要求合理:

(1)客户要求合理,能够在短时间之内可答复的

(话务员)我们将把您的要求及时上报相关部门,并尽快给您答复。

(2)客户的要求尽管合理,但由于某些方面的原因,我们无法在短时间之内做出答复时

(话务员)您的要求我们会及时上报上级主管部门。

但由于XX方面的原因,我们可能在一段时间之内无法满足您的需要,请您理解。

·客户的问题不能立即答复时

(话务员)我们会将您反映的问题与相关部门联系,请您留下联系电话,我们将尽快给您答复。

·听不到(清)客户声音

(话务员)您好,您的电话已接通,请讲。

(等待2-3秒,应重复一遍规范用语,若仍无反应)

(话务员)对不起,听不到(清)您的声音,请您再拨一次好吗?

(挂机)

·在通话过程中,因为线路原因,突然听不到客户声音

(话务员)对不起,系统出现单通,无法听到您的声音,请您挂机后不要关机。

我们将进行回拨(或请客户再拨一次)。

(四)言语表达

1、表达要诀

·多用正面词句

·语言表达要真诚

·说话时不要带不良的口头禅

·常用礼貌用语

·不要乱用[术语]

·要用对方的话

·换位的思考

·尽量少用缩略语或专业术语(若用,必须定义)

·正确使用一种语言,勿中英混杂、普通话与方言混杂

·当讲到重点问题时,应强调一下

·用对方的语言沟通

正确错误

A:

我们公司就是这样操作的A:

这是公司规定的

B:

为了确保客户的权益,目B:

为了保障客户的权益,……

前我们的操作方式是……

C:

请问我表达的是否清楚C:

请问您听明白了吗?

D:

麻烦您大声点,好吗?

D:

您声音太小

(多使用正面的词,多用“我”代替“你”,多站在客户的角度去表述)

2、暂时不能回复客户

·了解客户需要

·告知不能立刻回复,并解释原因

·告知客户你将会怎样帮他

·告知客户他何时才能收到回复

·承诺如有问题,客户可直接找你

3、客户误解自己的表达

·很抱歉,我表达的不够清楚,我的意思是说:

“……”

·您看我换个方法说能不能表达的更清楚……

处理客户投诉的时间越长、流程越多、处理的难度就变得越高

(五)学会倾听

倾听不仅仅是一种技巧,更是一种态度。

如果不能端正这种态度,积极认真的倾听客户的需求,你将无法快速而准确地解决客户的问题!

1、好的倾听者会做到

·不打断对方讲话

·适当的响应

·提问以确保理解

·让对方感到轻松

·谈对方感兴趣的事

·全神贯注

·不主观

2、倾听的艺术:

你听到别人说话时……你真的听懂他说的意思吗?

你懂吗?

如果不懂,就请听别人说完吧,这就是“听的艺术”:

·听话不要听一半

·不要把自己的意思,投射到别人所说的话中。

3、倾听中的“不”

·不要假装听

·非必要时不要打断别人的谈话

·不要带着偏见听

·不要匆忙作结论

·不让自己陷入争论

·提问不要太多

·对带有情绪的话不要过分敏感

·不要用沉默代替听

4、倾听的原则

·空瓶子心态

·带着问题倾听

·加深听的层次

(六)提问的重要性

1、五环提问模型

·每次只问一个不长的问题

·问题数量要少而精

·给点时间让对方作回应

·要紧紧环绕谈话内容

·把握时机并适时说明为什么要问

2、提问的重要性

·帮助自己保持清晰思路、引导客户准确表达

·尽快找到客户想要的答案,了解客户的真正需求和想法

·使愤怒的客户逐渐变得理智起来。

(七)客服电话沟通的七大注意事项

在与客户电话沟通时,客服人员面对的最大挑战就是尽快地融入到客户的世界里,营造一种和谐、愉快的谈话氛围,这就需要客服人员在沟通中要注意礼貌用语的应用。

在与客户电话沟通时,客服人员面对的最大挑战就是尽快地融入到客户的世界里,营造一种和谐、愉快的谈话氛围,这就需要客服人员在沟通中要注意礼貌用语的应用。

一般而言,在与客户沟通中,客服人员在礼貌用语的运用上需要注意以下七大事项。

1、在刚接听客户电话时的礼貌用语

问候语要求尽量简洁,但要表示出足够的礼貌和亲切。

2、说话时保持愉快的声音,并且语速不要太快。

不要在背景嘈杂的环境中与客户沟通,客服人员说话的声音高低要适当,不要太大或太小。

对不同的客户来电,客服人员应该用不同的语音语速来匹配客户。

如年龄大的客户来电时,客服人员应该放慢语速和客户沟通。

如当客户的背景嘈杂时,表示客户可能在街上或在户外,此时客服人员应稍微提高音量,保证客户能够听见,但要控制好音高,一定不要太高,太高的音量可能会引起客户的误会。

切忌当客户生气发脾气时(高音量),你也发脾气(高音量)。

3、在客户说话时,客服人员要不时的给予回应以示礼貌和传达信息。

不要很长一段时间没有回应,这样客户以为电话出问题或已经挂断。

我们在拨测热线时还经常遇到2-4秒内没有声音,感觉非常不好。

在电话沟通时由于不能面对面沟通,所以除声音以外的信息客户无法知晓,只能通过声音传达信息,客服代表没有回应时,客户就会感觉受到怠慢并对结果不满意。

4、在倾听客户说话时要体现出礼貌

倾听客户说话时要注意几点:

认真倾听,不要假装听;在没有必要时千万不要打断客户说话;客服代表不要带着偏见听客户说话;在客户没有说完前或表达模糊时,不要匆忙作结论;不要让自己陷入到与客户的争论中;对客户已经说过的信息不要重复提问;不可能所有来电的客户都有好心情,对带有情绪的话不要过分敏感;不要用沉默代替听。

在客户说话时,客服代表需要不时回应客户,让客户知道你在认真倾听。

5、请求客户重复时,一定要使用礼貌用语。

谈话过程中要保持冷静,遇到没有听清楚或客户没有表达明白时,忌说:

“啊!

什么?

”、“你说什么?

”。

应该使用礼貌用语:

“请您再说一遍,好吗?

”、“对不起!

麻烦您再说一次!

”。

作为一名合格的客服代表要时刻牢记:

在服务时,我们代表的是公司的形象,而不是个人,你说的每一句话都代表公司对客户的服务态度。

6、让客户等待时和再次回来服务时,一定要使用礼貌用语并向客户说明原因

首先,告诉客户“为什么”要等待,其次要使用“询问”语句征得客户的同意,再次,要给客户一个等待时限。

如:

“**先生/小姐,就您所提的这个问题我要查询相关具体资料,请您稍等1分钟,好吗?

”客服人员需要暂时离开座席处理客户的问题,一定要告知客户你正在帮助他处理。

在再次回来给客户服务时,一定要使用礼貌用语:

“对不起!

让你久等了……”、“感谢您的耐心等待……”

7、向客户告别之前要向客户再次询问需求和表示感谢

在询问客户还有没有其它需求时,一定要发自内心,愿意帮助客户的角度。

给客户的感觉不能使不耐烦,急着结束通话。

虽然是按照公司的规定在结束通话前询问了客户的其它需求,但是给客户的感觉很糟糕。

客服人员:

“请问还需要帮助吗?

”(语气非常重要)

客户:

“没有了。

客服人员:

“祝你愉快!

再见!

结束语:

“祝您心情愉快!

谢谢使用,再见!

”、“祝您有份好心情!

谢谢使用,再见!

”,在结束投诉通话时,客服人员是这样向客户告别的:

“那就不打扰您了,祝您心情愉快,再见!

”等等,比直接说“再见!

”效果要好的多。

当一次无法解决客户问题需要再次跟踪联系给予答复时,要向客户致歉,并告知客户回复时间:

“**先生/小姐,不好意思,麻烦您耐心等待一下,稍后我们会给您答复的……”。

客服代表礼貌用语的使用,决定着客户对我们的产品和服务是接受还是拒绝,而能否让我们的客户感觉愉快,决定着我们的事业是否有前进的能力和价值。

因此我们必须时刻牢记要以礼待客,用礼貌的语言来传情达意。

三、接听电话服务流程

1.工作目的及内容

负责接听客户电话,分析客户使用情况、需求和反馈意见,协调相关部门为客户及时提供优质的服务。

同时对工作过程中发现的问题提出改进意见。

2.接入电话处理流程

u您好!

***客服**号为您服务,请问有什么可以帮到您?

u告知顾客需要了解的内容

u不知道或不明白的事项不能凭主观臆断答复客户,应让客户稍等,询问上级再做回复

u在解决完问题后应向顾客询问:

“请问,还有什么能够帮到您?

u“再见,欢迎您再次拨打”

3.工作细则

u详细记录并核实客户的咨询、疑问;

u分析并及时给予答复,过后作相关信息记录,如客户的相关资料等;

u若无法及时答复,须收集客户的详细资料,为其建立个案,包括:

时间、地点、人物、事件、联系电话等,将个案发给相关负责人。

待获取解决方案后,客服人员必须在获取该解决方案的同时尽快回复客户。

最多不超过三小时;

u若客户对提供的解决方案表示接受,则礼貌结束通话;若客户对解决方案表示不接受,应尽可能地取得顾客的理解和支持,委婉答复客户,建议反映给公司,以求得完美。

若客户需求非客服部提供的服务范围,则向顾客说明并礼貌结束通话。

四、回访客户服务流程

1.工作目的及内容

定期回访、了解用户对产品的满意度、对服务的满意度,做好客户关怀,培养客户对我们产品的认可与信任。

通过周到、满意的客户服务,使客户愿意续费使用并积极宣传我们的产品。

2.回访电话处理流程

问题遗留解答回访

u您好!

请问您是*先生/*小姐吗?

u这里是****客服中心,我的工号是***,请问您现在方便接听电话吗?

u您曾经在**日致电我们反映了**情况,关于这个问题,我们已经有跟进结果了,***。

u请问您对这个问题是否已经清楚了?

u如果日后有任何问题,欢迎随时致电服务部,我的工号是**,再见!

u我们将尽快跟进及反映您的问题,在获得答复后,将第一时间知会您。

3.工作细则

u电话接通后,请客服人员先核实客户的身份;

u核对身份无误后,请客服代表报读公司、部门及工号;

u询问客户是否方便接听电话;

u告知客户其反映的问题已有答复,为客户提供该解决方案;

u客户对提供的解决方案表示接受,请客服人员礼貌结束通话;

u客户对解决方案表示不接受,应尽可能地取得顾客的理解和支持,如遇难缠顾客,在不违背公司服务原则的前提下,换时间换客服人员再次致电解释;

u如果客户提出新需求,且需求已有解决方案,请直接为客户提供该解决方案;

u客户需求无法得出任何反馈信息,属于客服部提供的服务范围,收集客户的意见,在原有的个案基础上建立跟进个案,发给组长等相关负责人跟进。

同时向客户表示,一有答复将立即知会客户,礼貌结束通话;

u进入回访问题

五、接待投诉服务流程

1、我们怎样看待投诉?

♦客户投诉是客观存在的

♦客户投诉即是信任——证明客户对我们还有信心

♦客户投诉是“金”——投诉是客户给我们一个改善的机会

♦客户投诉是宝贵资源——感谢客户为我们找出问题

♦客户投诉是礼物——多谢客户是跟我投诉而不是我的上级,也不是跟媒体投诉

♦客户投诉是维系客户关系的良机——投诉处理得宜是创建口碑的好机会

2、来投诉的客户一般有这样几类:

(1)、易怒的客户:

脾气比较暴躁

处理方法:

泡他,就像茶叶,多冲几壶水,颜色就变淡了。

针对这样的顾客,要“以柔克刚”,要多沟通,让客户知道自己的错,或是我们因什么原因造成的问题等等,妥善的解决,这类的客户最容易成为忠实的口碑传播者,所以,我们不要吝啬自己温暖的语言和道歉。

(2)、古怪的客户:

性情难以琢磨

 处理方法:

任着他的性子来。

越是来投诉的客户,更方便我们的店员与客户进行“感情”交流,恰当的时间往往增加客户被客服行为“所折服。

(3)、霸道的客户:

强词夺理

 处理方法:

霸道,应该说是也属于占小便宜之类的人物。

因为贪图小便宜,所以,表现自己“上帝”的地位,来“拿”认为是该拿的。

应对此类的客户,道理讲不通,可以通过侧面来证实自己的实力和不吭的职业精神。

(4)、知识分子的客户:

不温不火头头是道

  处理方法:

别认为这样的客户容易打法,正因为这样的客户本身具有一定的知识,这就要求娴熟的店员从知识方面入手,然后见山侃山,见水侃水,水到渠成,若处理好,或许这样的客户还会给带来一些意想不到的收获。

(5)、文化素质差的客户:

不懂得欣赏

  处理方法:

这样的客户文化素质差,不懂的欣赏或使用产品,店面接触这样的客户一般都不是很顺利,遇到此类客户投诉,甚至还被骂的似乎一文不值,但不要急,他们缺少的只是对产品的认识和认可,客服可以根据其需要着重对其服务。

(6)、喋喋不休的客户:

总是说个没完

 处理方法:

针对这样客户的投诉,我们要听他的唠叨,要让他感觉到,只要听到他的唠叨我们就能去完美的解决事情。

这类的客户在精神上得到了满足,再按照公司的售后服务制作去做事情,如果处理好,这样的客户会整天出去给公司免费做广告的。

各种处理方法因人而议,因事而议。

《易云》中说,“太极生两仪,两仪生四象,四象生八卦,八卦生生六十四卦,讲的就是任何事万变不离其宗。

处理事情的方式方法有很多,关键是选用哪些方法来处理。

此外,还可以按照投诉制度来给投诉者一些鼓励或是补偿,为顾客挽回损失,就是客服人员所完成的工作任务。

3、接待客户投诉时应注意的问题

(1)、态度要真诚,一定不能跟客户发生争执

(2)、不能一口回绝客户,要让客户感觉到投诉还有解决的余地,感受到你在为他解决问题而不是敷衍他

(3)、在维护公司形象利益的基础上,学会换位思考,站在顾客的角度解决问题

(4)、顾客在陈述投诉内容时不能打断顾客,也不能毫无反应,要适当给予回应,让顾客感觉到你是在认真听他的投诉

(5)、不能轻易向客户许下承诺,不知道的问题应询问上级了解,之后再给客户回复

六、客户后续跟踪服务

每一次的通话,每一个问题的出现和解决,每一个客户的建议,每一个客户的基本信息、特点都要记录在案,并要善于归纳,总结出自己的一套与客户的相处之道。

七、结语

客服工作是一个有连续性特点的工作,前期对于网站和客户的了解,中期对于客户的耐心解答和贴心服务,后期对于客户的跟踪服务,时刻要求客服对整体信息的了解、正确无误的解答以及真诚贴心的服务,投入到客服工作中,其实每一次与客户的交流都是一次心与心的沟通,只要拥有专业全面的网站信息以及真诚的服务态度,做好客服工作并不困难,勇敢地踏出第一步,相信每一个客服都是最优秀的!

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