XX度第一次体系运行监察暨内审员大练兵报告.docx
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XX度第一次体系运行监察暨内审员大练兵报告
XX2013年度第一次体系运行监察暨内审员大练兵报告
2013年4月1日-2103年4月2号，体系信息部组织公司内审员对深圳公司进行了一次体系运行内部监察，主要是检查各职能部门对体系文件的执行与落实状况，并附带对KPI数据真实性进行现场抽查。
在各职能部门的配合下，顺利地完成了本次监察。
现将本次监察发现的一些不符合的内容进行总结如下。
以部门为单位对不符合内容进行总结：
一、体系文件的执行与落实状况
1.行政部
文件名称
文件要求
不符合现象
备注
《环境目标、指标与管理方案管理程序》
1.行政部将管理方案注明于环境目标、指标清单上，管理者代表审核，总经理批准。
没有制定具体的管理方案。
2.管理方案发放至各部门，行政部负责对方案的实施进度与效果等进行监督和验证。
因没有制定管理方案，故不存在对方案的实施进度与效果等进行监督和验证。
3.需更改方案时，由行政部提出申请，管理者代表审核，总经理批准后，行政部进行更改。
因没有制定管理方案，故不存在对方案的更改。
《相关方施加影响管理程序》
1.与公司的重要环境因素相关联的,或可能造成重大环境污染的定为重点施加影响的相关方,列入《施加影响相关方一览表》,交管理者代表批准。
没有制定《施加影响相关方一览表》。
如公司的油墨等化学品供方应为重要环境因素相关方。
《环境监测和合规性评价管理程序》
1.环境因素的识别参照《环境因素管理程序》，每年对环境因素评审与更新一次。
没有定期第年对环境因素进行评审及更新。
2.行政部对废弃物进行分类管理，填写《环境例行监测记录表》。
没有填写《环境例行监测记录表》。
3.行政部每季对生产制造中心各部门、原料储存仓库等进行检查，确保MSDS悬挂现场，记录在《环境例行监测记录表》。
有进行检查，没有记录在《环境例行监测记录表》。
4.内审时，行政部列出适用的法律法规，结合本公司的环境绩效，得出结论；
重点关注噪声、废水、废气、固体废弃物，记录于《合规性评价表》
没有记录《合规性评价表》。
5.行政部每半年对本公司水、电等能源进行统计，填写《能源消耗统计表》
没有进行统计并填写《能源消耗统计表》。
《废弃物管理制度》
1.行政部负责选择有资质的回收方回收废弃物，并记录每次回收数据，记录存档于行政部。
填写《废弃物回收记录》
没有填写《废弃物回收记录》。
《节能降耗制度》
1.由行政部协同财务部对上年的能源消耗情况进行分析，提出本年度（分季度）节能指标并力保完成。
具体见本公司的《重要环境因素汇总及目标、指标管理方案》。
目标的考核情况应予记录在《环境例行监测记录表》中。
没有按文件要求执行并记录《环境例行监测记录表》。
说明：
行政部的不符合内容主要体现在环境管理体系文件。
2.印刷部
文件名称
文件要求
不符合现象
备注
《印刷工序管理程序》
1.抽检发现有不良超标则开除《返工单》通知全检组再次全检。
并非开出《返工单》，而是记录在《印刷部每日生产不良统计表》中，抽查发现表中存在QA栏没有签名现象。
《生产异常应急方案》
1.如印刷产品判定不合格，由领班或技术员调整丝（移）机台及作业方法进行改善，如仍未达标，否填写《过程异常处理单》向上级报吿。
抽查《过程异常处理单》QR04JH-10（2013.1.28），发现部分《过程异常处理单》计划部意见栏没有填写和签字。
《现场物料出入管理规定》
1.半成品，也就是还需要组装其他物件的产品入现场仓，由电子部办理好相关手续后领料组装，填写《半成品入库单》。
抽查发现统一为《生产入库单》，只是仓位不同。
不存在《半成品入库单》单据。
《上岗培训作业指导书》
1.各班统计员或部门文员将每次记录好的《集体培训记录》上交办公室存档，部门文员再将每次员工培训的情况登记在《个人培训记录》。
部门有做培训，并有《集体培训记录》，但没有将每次员工培训的情况登记在《个人培训记录》。
《环境控制（温、湿度）作业指导书》
1.由车间班组技术员填写《印刷部生产车间温湿度控制记录表》，领班或助理审核。
查2013年2月份《印刷部生产车间温湿度控制记录表》发现“2013.2.20-2013.2.23”连续3天湿度超标，“应对措施”没有填写相应的应对措施。
3.项目工程部
文件名称
文件要求
不符合现象
备注
《产品先期策划管理程序》
1.销售部接到客户的订单后，确认是否为新产品，如为新产品，则组成APQP小组。
形成《APQP小组成员及职责表》
查看发现《APQP小组成员及职责表》只是以邮件方式进行沟通。
在散布前没有得到审核和批准。
《项目运作管理规定》
1.评审之后，结构工艺工程师要召集项目PE工程师，项目ME工程师，模具设计及塑胶部、制程人员对评审结果综合检讨，形成《新项目评审问题反馈报告》及《新项目模具清单一览表》，在客人需求的时间前将《新项目评审问题反馈报告》及《新项目模具清单一览表》一起发送给客户窗口。
经抽查发现表单《新项目模具清单一览表》与实际使用的表单名称不一致，实际使用表单叫做《清单表》。
2.客户确定投放项目时，业务部收到客户模具订单，客户初始BOM后，业务部发行《模具订单评审表》。
结构工艺工程师据此准备开模，将评审时产生的相关表单更新并整理归档。
《新项目评审模具结构明细表》。
经查看发现《新项目评审模具结构明细表》不存在，实际使用的是《清单表》。
《工程部\工模部现场工作指引项目运作管理规程》
1.生产制造单位依据《制具评审/生产指令单》进行工装夹具的制作或外发采购并由各生产部门项目组负责人跟进工装夹治具的设计制造及其修改。
抽查《制具评审/生产指令单》（QR02-27-120061、QR02-27-120057）发现表单中评审内容/意见、2D/3D图完整性、制作要求与费用及签收部门没有填写和签名。
《外来工程技术资料和信息管理的规定》
1.项目工程部文员接收资料后必须登记、归档。
《外来质量记录统计表》。
现场查看没有看到《外来质量记录统计表》。
《工程部样品制作指导书》
1.产品在每道工序试制过程中出现地异常，各相关生产部门应及时反馈给项目工程和相关部门知悉。
《样品试制问题反馈单》
现场查看发现，现相关生产部门试制过程中出现异常，反馈给项目工程部直接填写在打样报告上，不再使用《样品试制问题反馈单》。
4.工模部
文件名称
文件要求
不符合现象
备注
《工模部工序管理程序》
1.所有工件加工OK后进行组装。
填写《模具试模申请单》。
查看发现实际中用《模具试模跟踪表》，没有用到《模具试模申请单》。
《模具管理和保养制度》
1.保养期限:
a未生产期间的保养:
1次/1年；b生产期间的保养:
1次/3万。
现场查看没有相应的保养记录。
其它
/
EDM车间现场发现图纸013020062（中诺Y320底壳）上盖有“一次性用图”印章，询问并无此印章使用管理及一次性使用后图纸如何处理的规定。
5.采购部
文件名称
文件要求
不符合现象
备注
《供应商控制管理规程》
1.每月根据IQC检验结果，生产报废外购物料不良率等，对供应商品质状况进行分析，并编制《供应商表现报告》，同时对品质较差的供应商进行稽查，以了解其品质状况倾向。
检查发现采购部未进行编制每个月的《供应商表现报告》。
6.仓务科
文件名称
文件要求
不符合现象
备注
《标识和可追溯性管理程序》
1.仓库划分不合格品区、合格品区、来料待检区。
合格物料放在合格区，不合格物料放在不合格区。
不合格油料放置红色“不合格”箱内。
现场检查发现，不合格品区内放置有空纸箱、良品、不良品和待处理品，没有按区域要求放置。
《长期在库品的存放和再使用控制流程》
1.对于超过储存期限的物料，由仓管提报《超期物料验证单》，项目工程、品质、使用部门综合进行验证。
经公司领导同意后继续使用。
现场检查发出，仓务科未使用《超期物料验证单》的方式通知项目工程、品质、使用部门综合进行验证。
7.人力资源部门
文件名称
文件要求
不符合现象
备注
《员工满意度管理细则》
1.人力资源部经理制定《员工满意度调查计划》根据制定的《员工满意度》，成立员工满意度调查小组，汇总《员工满意度调查表》，调查内容包括行政人事管理部分（员工的薪酬、福利、升职培训）、员工个人部分（工作和生活环境）、员工投诉、员工投诉处理反馈等。
现场查看未制定《员工满意度调查划》，未成立员工满意度调查小组，汇总《员工满意度调查表》。
2.人力资源部根据《员工满意调查计划》的要求，由人力资源部每半年组织一次对员工满意度的调查，一年中不得少于两次满意度调查，参予人数不能少于公司总人数的70%。
现场查看未进行每半年组织一次对员工满意调查，且2012年11月份调查的总人数只有57份，大约占公司总人数的10%左右。
3.人力资源部根据员工的投诉，员工离职原因的统计和《员工满意度调查等相关内容，分析员工满意程度。
检查发现没有对员工的投诉、离职原因和员工满意程度分析的记录。
4.人力资源部部定期对公司员工进行直接沟通和座谈，了解员工的需求和意见。
检查发现没有定期对公司员工进行直接沟通和座谈的相关记录。
《培训管理制定》
1.人力资源部根据公司本年度及阶段性重点项目培训课程及其要求，发布内训师聘任信息或发送《授课邀请函》（以邮件形式通知），并依据内训师任职资格要求，采取自荐、推荐等方式确定初选名单。
检查发现暂未发布内训师聘任信息及确定初选名单。
2.设立内训师评聘考核小组，通过资格审查、面试、试讲等考核方式，评选合格的内训师，并呈总经理室报批。
检查发现暂未设立内训师评聘考核小组。
3.颁发聘任书（任期为一年），内训师在接到聘书3日之内，向人力资源部书面回复接受或拒绝聘任的意向；如拒绝聘任，须经部门领导或上级领导同意，并说明拒绝理由。
检查发现暂未颁发聘任书聘任内训师。
4.公司级兼职讲师：
凡担任公司统一组织的培训课程（包括：
新员工培训、各级干部培训等）的讲师为兼职讲师。
公司级兼职师由人力资源部统一管理。
检查发现暂未有进行统一管理的的公司级兼职教师。
5.公司每半年组织一次内部兼职培训师评定，凡申报兼职讲师必须填写《内部培训讲师评定资格申请表》上交人力资源部，由人力资源部与培训考核小组评审资历、课件、讲授水平，达到要求者，选聘为公司级、部门级兼职讲师。
检查发现暂未进行每半年组织一次内部兼职培训师评定，及填写《内部培训讲师评定资格申请表》。
6.人力资源部负责组织培训师的集体学习、提升活动。
根据人力资源部确定的课程框架，对不同的主题成立开发小组，各专题组不定期召开讨论会，对课件进行研讨。
检查发现暂未进行组织培训师的集体活动，成立开发小组不定期研讨。
7.人力资源部于每年中（六月底）对培训效果及要求进行检讨，并通过月/季度培训计划的实施加以修正。
检查发现暂未于每年中（六月底）对培训效果及要求进行检讨，并通过月/季度培训计划的实施加以修正。
8.设备科
文件名称
文件要求
不符合现象
备注
《设备（工装）控制程序》
1.设备科依编号规则对设备进行编号，建立生产设备档案，将生产设备的说明书、技术标准，图纸等资料建档保管，填写《生产设备工装登记表》。
现场检查发现，填写的是《设备登记、分级管理一览表》，并非文件要求的《生产设备工装登记表》。
《采购控制程序》
1.设备到厂由采购部组组使用部门和设备科进行验收，由设备科在《生产/测试设备登记表》进行登记。
检查发现设备科填写《设备登记、分级管理一览表》，未按文件要求填写《生产/测试设备登记表》。
《设备（工装）零配件与耗材采购与领用管理规定》
1.设备科建立设备（工装）零配件现场仓，根据需求仓储一定安全库存，同时将日常维修的收旧利废的零配件进行设备科现场仓入库登记，以便后续使用时做到先旧后新的领料原则进行使用。
询问设备科暂未建立零配件现场仓，且目前制作台账的部品只有转轴，未有日常维修的废旧品进行入库登记。
2.设备科仓管员根据设备现场仓仓储规定进行易损配件的计划进行采购申请。
询问设备科未对易损件进行登记，使用进行计划采购。
9.塑胶部
文件名称
文件要求
不符合现象
备注
《塑胶部工序管理程序》
1.车间领班、技术员根据《试模成型工艺表》设定参数，注塑部技术员对首件自检ＯＫ后填写首件检验报告,交品质部检验。
品质部按照《检验标准》进行检验，检验结果须在30分钟内,签回<<首件检验报告>>回复注塑部。
抽查CX11门板支架首件检验报告发现，判定结果是不可生产（2013.3.19），但产品已生产，没有看到再次确认合格的首件检验报告。
2.若属模具异常，技术员开立《修模申请跟踪表》给工模部修模。
抽查《修模申请跟踪表》发现，表单上要求品质部签字确认栏上没有品质部签字确认。
《塑胶部试模管理程序》
1.试模组根据试模单安排排期，并以电子档的形式每天发给相关单位．如机台有空余，试模组自行安排试模；若量产机台紧张，由计划部协调安排试模。
注塑部根据排期试模，中途有变更须紧急试模时，工程下信息联络单经生产负责人鉴字方可。
查试模排期，信息联络单。
询问发现塑胶部试模组从2012年8月13日转到项目工程部负责，由人力资源部发出书面通告，与现有文件要求不符。
《塑胶部拌料作业流程》
1.搅拌原料参考《常用塑胶原料色粉配比一览表》，拌料工每天必须及时认真如实工整地作好《拌料及用料记录表》并签名交当值组长审核确认。
现场抽查《拌料及用料记录表》（QR02SG-04-201320067）发出审核栏没有签字确认。
《塑胶制具（夹具）的管理》
1.塑胶制具（夹具）的登记:
当模管员接收到新做的或从别的车间移交过来的塑胶冶具时，必须按编号登记在《塑胶部工装制具使用点检维护记录表》中。
检查发出没有使用《塑胶部工装制具使用点检维护记录表》编号登记。
现场用到《模具往来记录表》和《车产模具往来记录表》。
《模具管理规定》
1.模具随《模具试模移交表》《模具保养卡》交模管员，外发制造的模具要有《模具调拨单》，模管员根据《模具试模移交表》对模具进行验收。
验收后模具管员把《模具试模移交表》交回工模部，模具及《模具保养卡》由模管员存放保管。
现场发现没有使用《模具保养卡》。
《煤气罐安全使用规定》
1.车间用煤气罐后需及时送回原地保管，并在《煤气罐往返记录表》中回签。
检查发现没有《煤气罐往返记录表》。
10.市场部
文件名称
文件要求
不符合现象
备注
《经营计划管理程序》
1.销售部每年对公司前景、行业发展趋势、预期销售增长率等进行调查分析，通过展销会、企业代理机构、终端顾客访问等收集信息，填写《行业前景分析报告》。
检查发现从2013年起，《行业前景分析报告》、《市场同行资料收集表》和《SWOT分析报告》三项报告内容合一起，改为《销售计划书》。
2.各部门从人员素质、设计开发能力、机器设备能力，供应商及物料管控能力等因素进行分析；由销售部对公司的优势、劣势、机会和威胁进行评估，填写《SWOT分析报告》。
检查发现从2013年起，《行业前景分析报告》、《市场同行资料收集表》和《SWOT分析报告》三项报告内容合一起，改为《销售计划书》。
《客户服务管理程序》
1.顾客投诉时，市场营销中心填写《信息联络单》后再登录《顾客满意度投诉及纠正统计表》。
检查发现实际使用的是《顾客信息反馈单》较多，没有登录到《顾客满意度投诉及纠正统计表》。
2.对不满意项目的改进状况，市场营销中心以《客户投诉纠正和预防措施实施单》回复客户，并跟进客户反馈意见。
检查发现现在是使用《质量、环境、HFS体系建议项纠正报告》，没有使用《客户投诉纠正和预防措施实施单》。
3.品质部
文件名称
文件要求
不符合现象
备注
《检验管理程序》
1.工模类：
IQC按要求进行尺寸、外观等检验，填写《零件来料检验记录》、并检查供应商是否提供《最终检验报告》，若没有，要求采购跟催，直到提供《最终检验报告》方可接收。
现场检查发现IQC检验人员检验合格，填写《IQC检验报告》，没有要求供应商提供《最终检验报告》就接收来料。
《实验室管理程序》
1.实验室正常温度21±4℃，正常湿度30%-60%实验室人员参考温湿度计每天填写《湿温度记录表》,如温湿超标应上报经理改善处理，以达到实验要求。
现场检查发现没有按要求填写《湿温度记录表》。
2.各部门在测量中心《送样测试登记表》登记相关信息后，对产品进行常规测试；如新项目打样或客户要求测试，填写《测试申请单》经相关部门批准后，同产品一起交给实验室人员。
现场检查发出新项目打样测试，没有按要求填写《测试申请单》。
《测量中心管理制度》
测量完毕后测量员对测试结果作出判定，并将测试结果依类别填写在《喷涂可靠性测试报告》、《环镜测试报告》、《电镀可靠性测试报》、《按键耐磨可靠性测试报告》、《部品型检（尺寸/重量测数）记录》、《FAI尺寸记录》中，测试完成后通知相关部门取回测试报告和样品。
现场抽查《RoHS测试报告》发现，没有填写此份报告，而是测试后由设备自动生成报告，报告名称为《全分析报告》。
二、KPI数据真实性现场抽查
本次现场监察对KPI数据真实性进行抽查，没有发现不符合现象。
3、其它
本次现场监察发现一些共性的问题：
1.各职能部门对文件和记录的归档不是很规范，要查阅时不方便，没有做好文件夹的索引和目录。
2.记录填写不规范，内容填写不工整、有涂改现象无签名、栏目填写不完整、需要签名的地方无签名。
请按照《记录管理程序》执行。
3.文件或表单修改，没有考虑统一性和系统性，导致文件与表单在体系文件中描述不一致。
（如一些实际使用的表单名称与文件中描写不一致）
请存在不符合内容的职能部门，进行原因分析和矫正，体系信息部会组织内审员在下一次体系运行监察过程中，对以上各职能部门存在的问题进行跟踪验证，并会对验证结果在下一次监察报告中提出。
报告结束
体系运行监察组
2013.4.7
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