用友通一体化培训资料.docx
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用友通一体化培训资料
用友通一体化培训资料
一．基础信息部分
1.部门档案
录入部门编码和部门名称，按实际部门录入，例如:
捷安特业务（自行车）；捷安特业务（商品部），便于以后业务可以按部门进行统计分析
2.职员档案
录入部门内人员，人员编号、人员姓名；
3.客户分类
●一级大类按自行车品牌分类，
●二级大类按业务分类，便于以后按品牌按业务员统计销量、收入等数据；
4.客户档案
●客户档案编码按车品牌所写编号，例如DM001（大明客户）方便以后选择客户；
●客户名称简称按实际录入；
5.供应商分类
供应商较少不用进行分类管理；
6.供应商档案
●供应商档案编码按顺序排列即可；
●供应商名称简称信息按实际录入；
7.存货分类
●一级大类按各品牌商品和成车分开；
●成车可以按自行车和电动车进行二级分类；
8.存货档案
●存货编码按货物原有编码录入；
●存货名称录入货物名称不能有特殊符号；
●规格型号录入型号颜色信息；
●计量单位按实际录入；
●税率都为0；
●存货属性选择外购、销售；
●参考成本参考售价按实际录入（注意计价单位）；
9.仓库档案
●录入仓库编码、仓库名称、仓库计价方式；
●仓库名称即各经营店名称；
●补赔商品库，出入库成本都为0；
10.收发类别
●一级分类分为入库和出库
●入库二级分类分为正常入库、补赔入库、调拨入库
●出库二级分类分为销售出库、赠品出库、补赔出库、调拨出库
11.采购类型
●采购类型设置普通采购入库类型对应采购入库；
12.销售类型
●正常商品销售，出库类型对应销售出库；
●0成品商品销售，出库类别对应赠品出库；
二．期初余额部分
1.应付期初
●属于应付款的以应付单录入应付供应商及余额
●属于预付款的以预付单录入预付供应商及余额
2.采购期初
●采购期初是指来了货没来发票的那部分期初，应该涉及不到不用录入
●直接进行采购期初记账
3.应收期初
●属于应收款的以应收单录入应收客户及余额
●属于预收款的以预收单录入预收客户及余额
4.库存期初
●在库存期初余额按仓库录入每种存货存货的库存数量及库存金额
5.期初记账
●在核算管理的期初余额对已录入的库存余额进行记账操作
三．日常业务部分
1.采购业务
●商品采购
1填制采购入库单；表头部分录入入库日期、原单号、供应商、采购部门、采购类型、仓库；表体部分录入存货编码、采购数量、采购金额；保存单据；
2根据填制好的采购入库单流转生成采购普通发票，录入发票号，保存发票；
3点击采购普通发票上的结算按钮进行采购自动结算；
4审核采购普通发票，形成应付账款；付款时填制付款单，核销应付账款；
⑤在库存管理模块，审核采购入库单；
5在核算管理模块，对已经结算的采购入库单进行正常单据记账；
⑦帐表查询；采购模块：
入库统计表、入库明细表、采购单据列表、供应商余额表、供应商明细账；
库存模块：
查询现存量、出入库流水账、库存单据列表、库存台账；
核算模块：
出入库流水账、入库汇总表、收发存汇总表
●采购退货
6填制红字采购入库单；表头部分录入入库日期、原单号、供应商、采购部门、采购类型、仓库；表体部分录入存货编码、采购数量、采购金额；保存单据；
7根据填制好的采购入库单流转生成红字采购普通发票，录入发票号，保存发票；
③点击红字采购普通发票上的结算按钮进行采购自动结算；
④审核红字采购普通发票，形成红字应付账款；退款时在付款单上点切换填制收款单，核销红字应付账款；
⑤在库存管理模块，审核红字采购入库单；
⑥在核算管理模块，对已经结算的采购入库单进行正常单据记账；
⑦帐表查询；采购模块：
入库统计表、入库明细表、采购单据列表、供应商余额表、供应商明细账；
库存模块：
查询现存量、出入库流水账、库存单据列表、库存台账；
核算模块：
出入库流水账、入库汇总表、收发存汇总表
●采购换货
8采购退货处理
9进行采购处理
2.销售业务
●普通销售
1填制销售发货单：
表头录入发货日期、客户、销售类型选择正常商品销售、销售部门，表体录入发货仓库、存货、数量、发货金额，保存单据
2审核销售发货单，系统自动生成销售出库单减少存货库存量；
3根据发货单流转生成销售普通发票，保存发票；
4审核销售普通发票形成应收账款；收到款项时填制收款单同时核销应收账款；
5在库存管理模块，审核销售出库单；
6在核算管理模块，对销售普通发票进行正常单据记账；
7帐表查询；销售模块：
发货统计表、销售明细账、销售单据列表、客户余额表、客户商明细账；
库存模块：
查询现存量、出入库流水账、库存单据列表、库存台账；
核算模块：
出入库流水账、出库汇总表、收发存汇总表
●送赠品销售
①填制销售发货单：
表头录入发货日期、客户、销售类型选择正常商品销售、销售部门，表体录入发货仓库、存货、数量、发货金额，保存单据
②审核销售发货单，系统自动生成销售出库单减少存货库存量；
③根据发货单流转生成销售普通发票，保存发票；
④审核销售普通发票形成应收账款；收到款项时填制收款单同时核销应收账款；
⑤在库存管理模块，审核销售出库单；
⑥填制其他出库单；在库存管理模块填制其他出库单：
表头录入日期、出库类别为赠品出库、部门、客户、仓库、备注栏备注上对应的发货单号，表体录入赠品存货和数量，金额不用录入；保存审核单据
⑦在核算管理模块，对销售普通发票、其他出库单进行正常单据记账；
⑧帐表查询；销售模块：
发货统计表、销售明细账、销售单据列表、客户余额表、客户商明细账；
库存模块：
查询现存量、出入库流水账、库存单据列表、库存台账；
核算模块：
出入库流水账、出库汇总表、收发存汇总表
●补赔商品销售
同正常商品销售流程，只是销售类型选择零成本商品销售
●销售退货
①填制销售退货单：
表头录入发货日期、客户、销售类型选择正常商品销售、销售部门，表体录入退回仓库、存货、数量、退货金额，保存单据
②审核销售退货单，系统自动生成红字销售出库单增加存货库存量；
③根据销售退货单流转生成红字销售普通发票，保存发票；
④审核红字销售普通发票形成红字应收账款；退回款项时在收款单点击切换录入付款单同时核销红字应收账款；
⑤在库存管理模块，审核红字销售出库单；
⑥在核算管理模块，对红字销售普通发票进行正常单据记账；
⑦帐表查询；销售模块：
发货统计表、销售明细账、销售单据列表、客户余额表、客户商明细账；
库存模块：
查询现存量、出入库流水账、库存单据列表、库存台账；
核算模块：
出入库流水账、出库汇总表、收发存汇总表
●销售换货
①销售退货
②销售商品
3.库存业务
●采购入库单审核
●销售出库单审核
●调拨业务
调拨单多用于仓库之间存货的转库业务。
同一张调拨单上，转出仓库和转入仓库不同，表示仓库之间的转库业务。
①表头部分录入日期、转出仓库、转入仓库、入库类别（调拨入库）、出库类别（调拨出库）；
②表体录入需要调拨的存货及数量，单价和金额不用录入
③保存调拨单，审核调拨单系统自动生成一张其他出库单一张其他入库单；
④审核其他出入库单
⑤在核算管理模块进行特殊单据记账调拨单记账,系统计算出入库成本回填其他出入库单
⑥帐表查询:
库存模块：
查询现存量、出入库流水账、库存调拨单列表、其他出入库单列表、库存台账；
核算模块：
出入库流水账、出库汇总表、收发存汇总表
●盘点业务
本功能提供按仓库盘点，还可对各仓库中的全部或部分存货进行盘点，盘盈、盘亏的结果可自动生成出入库单。
1填制盘点单：
表头录入盘点日期、仓库、部门、出库类别、入库类别
2整仓库盘点：
填好表头后直接点击菜单盘库按钮，系统在表体中自动填入仓库中存货的账面数量和盘点数量；实盘后有出入的修改盘点数量系统自动计算盈亏数量，录入盈亏金额；
3部分存货盘点：
填好表头后直接点击菜单选择按钮选择要进行盘点的存货大类货单个存货，系统在表体中自动填入存货的账面数量和盘点数量；实盘后有出入的修改盘点数量系统自动计算盈亏数量，录入盈亏金额；
4保存单据，系统根据盈亏自动生成其他出入库单据；
5审核其他出入库单据
6在核算管理模块，对其他出入库单进行正常单据记账；
7帐表查询：
库存模块：
查询现存量、出入库流水账、其他入库单列表、库存台账；
核算模块：
出入库流水账、入库汇总表、收发存汇总表
●补赔入库
8填制其他入库单：
在库存管理模块填制其他入库单，表头部分录入入库日期、原单号、采购部门、仓库、入库类别选择补赔入库；表体部分录入赠送的存货编码、数量、金额为0；保存并审核单据；
②在核算管理模块，对其他入库单进行正常单据记账；
③帐表查询；库存模块：
查询现存量、出入库流水账、其他入库单列表、库存台账；
核算模块：
出入库流水账、入库汇总表、收发存汇总表
●补赔出库
①填制其他出库单：
在库存管理模块填制其他入库单，表头部分录入入库日期、原单号、采购部门、仓库、入库类别选择补赔出库；表体部分录入赠送的存货编码、数量、金额为0；保存并审核单据；
②在核算管理模块，对其他入库单进行正常单据记账；
③帐表查询；库存模块：
查询现存量、出入库流水账、其他入库单列表、库存台账；
核算模块：
出入库流水账、入库汇总表、收发存汇总表
4.核算管理
●入库调整单
入库调整单是对存货的入库成本进行调整的单据，它只调整存货的金额，不调整存货的数量；它用来调整当月的入库金额，并相应调整存货的结存金额；可针对单据进行调整，也可针对存货进行调整。
●出库调整单
出库调整单是对存货的出库成本进行调整的单据，它只调整存货的金额，不调整存货的数量；它用来调整当月的出库金额，并相应调整存货的结存金额；只能针对存货进行调整，不能针对单据进行调整。
四．期末结账部分
１.特殊单据记账
２.正常单据记账
单据记账用于将用户所输入的单据登记存货明细账表；恢复记账用于将用户已登记明细账的单据恢复到未记账状态。
３.单据记账的时候，有时候要求手工录入单价，什么原因？
原因分析：
1）特殊单据记账的时候，提示
主要是因为出库的仓库选择的计价方式是“全月平均法”。
特殊单据记账中一般包括调拨单、组装单、拆卸单等，这些单据最终生成了其它入库单和其它出款。
那么入库的金额是根据出库金额计算出来的。
所以在记账的时候是先出库单记账，计算出出库成本，然后入库单才能找到成本，入库单才能记账。
如果出库的仓库计价方式是“全月平均法”。
我们知道，如果是“全月平均法”的计价方式，是必须要经过“期末处理”才能计算出全月的平均单价，也才能计算每一张出库单的成本。
在没有“期末处理”之前，出库单没有单价，入库单也就没有单价，就会有这样的提示。
2）超出结存出库，存货核算的选项中“零成本出库选择”选择的是“手工输入”。
如果选择的是“先进先出”和“后进先出”的计价方式，在单据记账的时候，超过结存的部分出库单价取选项成本。
选项成本选择“手工输入”，就会弹出手工输入单价的界面。
或者即使选择了其他选项，但其他成本又找不到。
3）允许零出库，在该存货没有入库记录的情况下，直接出库，或者即使有入库记录，但结存数为0的情况下，都会有这样的提示。
４.采购结账、销售结账、库存结账
５.仓库月末处理
当所选仓库/部门为全月平均方式核算时，系统自动计算此仓库/部门中各存货的全月平均单价，并计算本会计月的出库成本（不包括用户已填成本的出库），生成期末成本处理表，用户可对此表进行打印，如果出库成本不符合要求，用户可选择〖取消〗按钮，然后对出库成本进行调整后，再进行处理。
用户如果选择〖确认〗按钮，系统将对明细账回填出库成本，完成后，系统提示用户“期末处理完成！
”。
６.核算结账
五、总账报表部分
1、总账系统
1.1凭证管理
1.1.1.凭证录入
1．凭证录入流程：
如图1-1-1
图1-1-1
2．操作过程：
点击菜单[凭证]下的[填制凭证]，显示凭证画面。
点击[增加],录入数据,在[字]前单击出现凭证类别，双击可选择类别。
点击[制单日期]后的日期可修改日期。
单击[摘要]或[科目名称]下的空白处，可输入内容或其编码。
金额直接输入。
如果该科目有项目等核算，则弹出辅助项，然后录入,点击[保存].
1.1.2.凭证修改
1．修改的完整操作流程：
如图1-1-2
图1-1-2
2．具体操作与下边的审核，签字等相似，与下面的一起说明。
1.1.3.凭证删除
1．在[制单]下的[作废/恢复]来作废凭证。
2．点[制单]下的[整理凭证]，接着会提示（是否整理凭证断号？
），点击是即可。
1.1.4.凭证审核
1．单击[审核凭证]，然后点[确定]，双击任一行，然后点击[审核]即可。
1.1.5.出纳签字
点[出纳签字]，然后输入条件，再点确定，出现多张单据，点[确定]则全签字，双击一张，然后点[签字]。
1.1.6.凭证打印
点击[打印凭证]，输入要打印的凭证的条件，点[打印]，然后在下一个对话框点[确定]即可。
1.1.7.凭证查询
1．点击[查询凭证]，输入要查询的凭证的条件，点[确定]，出现凭证列表，双击需要的凭证即可。
1.1.8.转账凭证定义
1．行[期末]|[转账定义]|[自定义转账]命令，进入‘自定义转账设置’，单击工具栏上的[增加]，打开‘转账目录’对话框。
依次输入转账序号，转账说明，凭证类别。
单击[确定]。
2．在‘科目编码’文本框中输入‘5503’，在‘方向’下拉列表框中选择‘借’，滚动到‘金额公式’文本框。
双击‘金额公式’文本框，打开‘公式向导’对话框。
在左边选择‘期末余额QM（）’单击[下一步]。
在‘科目’文本框中输入‘5503’，选择期间为‘月’，方向为空，单击‘按默认值取数’，选中‘继续输入公式’，单击运算号‘*’，在‘公式名称’框中，选择‘常数’，如图5-1-18单击[下一步]，输入常数2，单击[完成]。
1.1.9.转账凭证生成
1．执行[期末]|[转账生成]，打开‘转账生成’对话框，单击‘自定义转账’，点击[确定]后即可
1.1.10.记账与取消记账
1.记账：
执行[凭证]|[记账]，打开‘记账-选择本次记账范围’对话框，选择要记账的凭证或范围，单击[下一步]，打开‘记账-记账报告’对话框，单击[记账]，打开‘期初试算平衡表’，单击[确认]，开始登记有关的总账，明细账，辅助账。
出现‘记账完毕’，惦记‘确定’。
2.取消记账：
Ø单击[期末]|[对账]，进入‘对账’窗口，按[Ctrl+H],激活恢复记账前状态功能。
Ø执行[凭证]|[恢复记账前状态]，打开‘恢复记账前状态’对话框，单击‘最近一次记账前状态’，即可恢复记账。
1.2出纳管理
1.2.1.现金日记账
1．执行[现金银行]|[现金银行日记账]，出现查询见面，输入相应条件，点[确认]即可。
1.3月末处理
1.3.1.期末对账
1．执行[期末]|[对账]，进入‘对账‘窗口，单击要进行对账的月份，单击[对账]，开始自动对账，并显示对账结果，单击[确认]即可。
1.3.2.期末结账
1．执行[期末]|[结账]，进入‘结账-开始结账’，单击要结账的月份，单击[下一步]，打开‘结账-核对账簿’对话框，单击[对账]，系统对要结账的月份进行账账核对，单击[下一步]，打开‘结账-月度工作报告’单击[下一步]点[结账]即可。
1.4账薄查询、打印
1.4.1.总账
1．查询：
执行[账表]|[科目账]|[总账]，打开起查询条件，输入相应条件，点[确认]即可。
2．打印：
执行[账簿打印]|[科目账簿打印]|[总账]，选择要打印的科目其止范围，级次范围，是否打印到‘末级科目’和账页格式等，单击[打印]即可。
1.4.2.明细账
1.查询：
执行[账表]|[科目账]|[明细账]，打开起查询条件，输入相应条件，点[确认]即可。
2.打印：
执行[账簿打印]|[科目账簿打印]|[明细账]，选择要打印的科目其止范围，级次范围等，单击[打印]即可。
1.4.3.往来账
1．查询：
执行[账表]，执行下面对应的往来账，直到弹出如图5-4-3，然后打开起查询条件，输入相应条件，点[确认]即可。
2．打印：
在查询完后直接打印即可
1.4.4.多栏账
1．查询：
执行[账表]|[科目账]|[多栏账]，打开起查询条件，选择相应条件，点[确认]即可。
2．打印：
执行[账簿打印]|[科目账簿打印]|[多栏账]，选择要打印的科目其止范围，级次范围等，单击[打印]即可。
2、报表系统
2.1报表简介
UFO报表独立运行时，是用于处理日常办公事务。
可以完成制作表格、数据运算、打印等电子表的所有功能。
UFO与用友其他系统运行时，作为通用财经报表系统使用，适用于各行业的财务、会计、人事、计划、统计、税务、物资等部门。
2.1.1.术语说明
关键字：
是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。
UFO共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。
1.单位名称：
字符（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称
2.单位编号：
字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号
3.年：
数字型（1980～2099），该报表表页反映的年度
4.季：
数字型（1～4），该报表表页反映的季度
5.月：
数字型（1～12），该报表表页反映的月份
6.日：
数字型（1～31），该报表表页反映的日期
格式状态
在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。
报表的三类公式：
单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。
在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。
在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。
在格式状态下时，您所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。
数据状态
在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、汇总、合并报表等。
在数据状态下不能修改报表的格式。
在数据状态下时，您看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。
表头：
表头的涵义就是来反映这张报表的性质。
例如：
资产负债表、损益表等。
表体：
是由单元格组成的。
1、单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。
行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示。
例如：
D22表示第4列第22行的那个单元。
●2、组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。
●可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。
●组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。
●例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”、或“B2:
B3”表示。
2.2报表计算
如果在格式状态下定义了单元公式，进入数据状态之后，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果；当单元公式中引用单元的数据发生变化时，公式也随之自动运算并显示结果。
要重新计算所有表页的单元公式，请在数据状态下点取[数据]菜单中的[表页重算]。
在计算过程中，按键可以终止计算。
（注意：
如果本表页设置了“表页不计算”标志，则进行整表重算时，本表页中的公式不重新计算。
）
2.3格式设计
制作一个报表的流程:
在以下步骤中，第一、二、四、七步是必需的，因为要完成一般的报表处理，一定要有启动系统建立报表、设计格式、数据处理、退出系统这些基本过程。
实际应用时，具体的操作步骤应视情况而定。
第一步启动UFO，建立报表：
启动UFO后，首先要创建一个报表。
点取[文件]菜单中的[新建]命令或点取新建图标后，建立一个空的报表，并进入格式状态。
这时可以在这张报表上开始设计报表格式，在保存文件时用自己的文件名给这张报表命名。
第二步设计报表的格式：
报表的格式在格式状态下设计，格式对整个报表都有效。
可能包括以下操作:
1、设置表尺寸：
即设定报表的行数和列数。
2、定义行高和列宽。
3、画表格线。
4、设置单元属性:
把固定内容的单元如"项目"、"行次"、"期初数"、"期末数"等定为表样单元;把需要输人数字的单元定为数值单元;把需要输入字符的单元定为字符单元。
5、设置单元风格:
设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。
6、定义组合单元:
即把几个单元作为一个使用。
选中要修改单元格单击右键，左键单击单元属性。
只要单击下面的页签，就可以设置单元的字型、图案、折行显示等。
7、设置可变区:
即确定可变区在表页上的位置和大小。
8、确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等。
设计好报表的格式后，可以输入表样单元的内容，如"项目°、"期末数"等。
如果需要一个标准财务报表如资产负债表等，可以利用Um提供的财务报表模板自动生成一个标准财务报表。
UFO还提供了ll种套用格式，可以选择与报表要求相近的套用格式、进行一些必要的修改即可。
第三步、定义各类公式
UFO公式:
单元公式，公式的定义在格式状态下进行。
单元公式：
定义了报表数据之间的运算关系，在报表数值单元中键入"="就可直接定义计算公式，所以称为单元公式。
六．前期需要准备的资料
１.会计科目、部门、客户档案、供应商档案、存货档案详细信息
２.会计科目期末余额和本年累计发生额
３.应收应付往来单位明细余额
４.各仓库存货余额
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