公司前台文员岗位职责及工作流程.doc

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四川超然建筑装饰工程有限公司

公司前台文员岗位职责及工作流程

前台接待必备条件

1、限女性，年龄22—24岁

2、肤质好，体态轻盈，身高160—168cm之间。

3、口齿伶俐清晰，反应能力佳。

4、大专以上文化程度。

5、个性活泼、外向、有亲和力，有耐性。

6、上级主管：

行政部经理

公司前台文员岗位职责及工作流程

1、遵守公司各项规章制度，做好执行部典范工作，不得出现重大违规等情况；热爱本职工作,工作积

极性、主动性强，有高度责任感（）

2、因前台为公司形象窗口及第一联络窗口，不得出现空岗情况，如有特殊事情需要处理长时间离开，

需要安排有其他人员代值，一般代值不超过10分钟。

（）

2、客户接待及信息管理（）

★公司来访客户的日常接待流程：

客户上门——引导接待入座（询问来源）—倒水——安排相关人员接待—客流详情登记

★市场部的客户意向登记流程：

装修顾问报意向（每日10:

00前、16:

30分后）——录入《市场部意向客户登记表》—签字确认该客户录入完毕

★客户回访流程：

当班前台文员回访前一天上门客流—录入客户档案-如有异常来源客流转存—交至行政部主管回访审核。

3、来访客人接待及流程（）

★客人、贵宾来访：

贵宾上门—热情询问是否预约—引导至预约人或预约部门—倒水/切、沏茶

★推销人员来访：

推销人员上门-热情询问是否有预约—引导至预约人或预约部门——倒水、沏茶

推销人员来访：

推销人员上门-热情询问是否有预约—留下产品资料及名片—转交至材料部

4、电话接听及留言处理（）

★听到铃响，至少在第三声内接听；接听电话时使用普通话，接听电话后先问候，并自报公司名。

标准语如下：

您好，这里是XX公司.对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断对方的需求

1）咨询业务——留下对方的电话号码，由专业人员进行回复，设计或市场人员。

2）推销产品——与公司关联的业务则转接相关部门相关人员

无关联业务，则直接礼貌回拒，告知对方我们没有这方面的需求，请联系其他公司吧

3）找人——问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约，再转接至相关人

员或部门；如为不明电话则快速结束电话。

4）留言——记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门，如有重要事情

第一时间电话通知到相关人员

5）其他——不得长时间通话占用前台电话，并保证电话畅通。

5、新员工入职引导、7天磨合期提醒、员工档案建立、离职手续协办（）

1）熟悉员工手册内容，对新入职员工进行入职培训，引导其熟悉员工手册内容，并遵守

公司规章制度，及时纠正新员工违规行为，并在新员工入职第六天时提醒到部门负责人

处，对新员工是否继续聘用做出建议。

2）对正式入职员工必须完善其个人资料及信息，并录入公司员工档案信息表，注明入职时

间及职位等情况

3）离职人员在前台处领取离职申请表，离职必须提前一个月申请，否则不予办理任何手续。

6、考勤监督、统计、外出签到监督（）

1）新员工入职前7天进行手签到，对其签到的真实有效性进行监督并进行检查，如有作弊行为当时提出，并劝其自动离职；

2）满7天磨合期如批准入职，为其录制指纹，进行指纹打卡

3）每月15日前将所有在职员工上月1日至30/31日考勤进行统计成规定表格上交至行政部，保证统计的真实性、准确性。

4）规范员工外出签到，外勤与填写地点、时间一致，对员工外出进行抽查，及时发现虚填信息，并进行劝导，屡犯者进行相应的处罚。

7、卫生值日执行、检查（）

1） 总经理办公室卫生由前台专人负责，桌面卫生、茶具清洗、茶几、沙发清洁、地面、书柜卫生，保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。

2）前台区域卫生：

前台为公司形象窗口，保证前台区域物品摆放有序，整洁干净明亮，由前台自行负责该区域。

3）公共区域及其他区域进行排班值日，每天排班2—3人进行卫生值日（表格形式，最好男女搭配，保证桌面、茶几、地面无尘无杂物并且整洁有序，每天下午下班时由各部门将当天所产生生活垃圾全部清理出办公室。

当天值日完毕后由前台进行检查，有权对卫生值日不到位进行处罚，并责令其重新执行卫生，直到干净为止。

由前台口头执行；如当天卫生值日人未提前10分钟到达给予10元/次罚款，未进行卫生之日给予50元/次处罚。

以上罚款处罚由前台开具罚单行政部经理签字确认。

如前台未在第一时间对以上情况进行妥善处理，由前台承担以上责任。

8、会议考勤执行及会议记录整理（）

1）每周五16:

30会议、每月18日会议（必须参加），由前台提前10分钟进行通知各部门进

行准备，对未到会人员、迟到、缺席者进行考勤记录，并执行相关的会议制度。

2）对会议进行记录，尤其是会议行政的决议决策重点内容要清晰明了，会议后整理成文

档，由行政部经理签字确认并存档。

9、招聘后台更新、简历筛选、通知面试（）

每天招聘后台进行刷新，根据招聘需求增加职位招聘；对投递的简历进行初步筛选，严格

按照职位要求学历、经验等进行，通知符合岗位要求的人员在每日下午14:

00—17:

00之间

到公司面试，并对通知人员以短信方式告知对方面试时间及地址，注意时间段的合理安排。

面试人员到达后让其填写CR面试简历表（检查是否完整填写）然后送至行政部

10、花草管理（）

前台文员负责花木的更换、浇水、修剪和花木的数量管理，月底清点数量并造表报行政部

经理处。

11、名片、工牌制作、通讯录更新（）

1）各部门名片由前台文员负责统一使用QQ或邮件联系指定印务商家制作，并在两个工作

日内送货，收取名片时由前台核对内容并签字确认（满7日磨合期，对有名片制作需求

人员进行统计，并由相关部门负责人签字确认，名片费用由当事人进行垫付，在公司工

作满三个月进行报销。

）

2）对通过7天磨合期人员进行统计，在2日内制作完成公司统一的工牌交付其使用，押金

10元/个，新员工交付现金到财务处，在离职时以完好工牌进行退换押金。

3）熟记各部门分机号，及时更新员工通讯录，并在通过7天磨合期以后及时为其开通公司

集团小号。

每周更新一次，更新后首先发放到行政部，其他部门依次发放到。

12、门禁系统、加班管理、水电照明（）

1）公司大门钥匙由前台保管，每天早晨前台提前15—20分钟到达公司开门，下午下班时

检查好门窗是否关闭好再锁好大门离开；钥匙不得私自转借他人，否则承担因此引起的

各种损失或事故责任。

2）对于需要在办公室进行加班人员进行登记，姓名、部门、加班开始、离开时间进行详尽

的登记，并由当事人进行签字确认；如需领取办公室钥匙需要由行政经理同意并由当事

人签字领取钥匙。

3）每天中午12:

00—14:

00时间段内关闭大厅照明灯源，下班离开时检查所有电脑、显示器

打印机、投影仪、饮水机、空调电源是否关闭，如有未关闭情况要警告到电脑使用人，

禁止再一次发生类似情况；检查完毕正常关闭机房总电源。

13、物资管理、报刊收取（）

1）公司邮件、包裹收发：

因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽

谈，员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认

2）A3、A4打印纸、复印纸、相片纸的保管，领用人到前台处签字领用，注明领取张数、

用途等，严格控制纸张的使用，严禁打印私人文件或与工作无关文件，避免造成比必

要浪费。

3）公司所订报刊由前台每天在指定投放处收取到总经理办公室，如遇休息提前安排其他

人员进行收取。

14、飞机票、火车票、水票预定（）

1）为公司出差工作人员进行火车票、飞机票预定，首先到财务处进行“借款申请单”填写

支取相关费用或个人先行垫付进行报销。

2）水票由前台处保管，在水票将要使用完毕时及时对水票进行补购，并保证公司饮水正

常供给。

15、办公设备初级维护：

打印机、复印机及时加粉，要有备用墨盒与硒鼓，对于需要工程维修设

备及时通知到工程部，确保办公设备能正常运转。

（）

16、其他未尽事宜进行补充,以上工作内容与岗位工资挂钩进行分级考核。

考核分为A、B、C、D四级，考核首先由当职者进行自述，部门负责人进行核准，总经理进行复核。

以最终累积级别居首者为最终评定级别。

A为优秀，B良，C为合格，D为差，得A者领取100%岗位工资，得B者领取90%岗位工资，得C者领取80%岗位工资，得D者不领取岗位工资。

且连续三个月得A者可直接参与“优秀员工”评选，一年中有六个月得A者可得全额年终奖，连续三个月得D者自动离职。

一、薪资构成

部门

职位

第一个月

第二个月

第七个月

年终奖

行政部

前台文员

基本工资

岗位工资

基本工资

岗位工资

社保

领取第十三个月全额工资

1200元

300元

1500元

300元

公司承担70%

个人承担30%

二、每月考核

自述

部门负责人

核准

部门负责人评价

总经理

复核

总经理评价

最终评定

实得岗位工资

一月