推荐东莞市住宅小区成立业主大会及组建业主委员会办.docx

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东莞市住宅小区成立业主大会及组建业主委员会办事程序（修订版）

东莞市住宅小区成立业主大会及组建业主委员会

办事程序（修订版）

制订依据：

1、《物权法》20XX年10月1日起施行；

2、《物业管理条例》20XX年9月1日起施行，20XX年8月26日修改并于20XX年10月1日起施行；

3、《业主大会规程》建住房[20XX]131号（其中与《物权法》、《物业管理条例》有冲突的条款应按《物权法》及《物业管理条例》的有关规定执行）。

详细说明及办事指南：

一、   总则

      业主代表及建设单位组织成立业主大会筹备组，开展业主大会筹备组织活动，及召开首届业主大会会议选举业主委员会成员等活动，由市房管局（或授权市物业管理协会）、各街道办事处、各镇人民政府进行监督指导。

二、   业主大会筹备组

       业主大会是一个物业管理区域内代表和维护物业管理区域内全体业主在物业管理活动中合法权益的组织，成立业主大会应当由业主代表及建设单位共同组成业主大会筹备组。

组成业主大会筹备组的业主代表应当是一个物业管理区域内热心公益事业、责任心强、具有一定组织能力的业主。

筹备组中业主代表的推选可由热心业主自荐、部分业主推荐等方式产生，人数不宜过多。

建设单位应当依法积极配合协助派出代表1至2人参与筹备组工作。

根据我市实际情况，筹备组组成后，需将有关材料提交市物业管理协会向市房管局汇报存档。

筹备组成立后应提交的材料包括：

筹备组成立证明书；筹备组成员名册（包括各成员的姓名、性别、年龄、所拥有物业的房号、联系电话、简历等）；业主代表身份证复印件及产权证书（或购房合同、二手房交易证明材料）复印件，提交至物协时应同时携带原件，核对后退回；建设单位代表的身份证明文件。

       筹备组资料经市房管局存档并发出回执后，应在小区内及时公告筹备组成员名单，并开展有关筹备工作：

（一）确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容；

（二）参照市物业管理协会的参考样本（可上网查询），拟定《业主大会议事规则》（草案）和《管理规约》（草案）；（三）确认业主身份，确定业主人数及业主在首次业主大会会议上的投票权数；（四）确定业主委员会委员候选人产生办法及名单；（五）做好召开首次业主大会会议的其他准备工作。

其中

（一）、

（二）、（三）、（四）项的内容应当在首次业主大会会议召开15日前以书面形式在物业管理区域内公告，小区现有物业服务企业应积极协助筹备组的各项工作。

       业主委员会委员候选人产生办法可采取业主自荐、10人以上业主推荐、分栋（区）推选等方式确定，并结合小区户数控制候选人名额，采用差额选举或等额选举的方式均可。

三、   业主大会

       筹备组应当自组成之日起30日内在市房管局或市物业管理协会、各街道办事处、各镇人民政府的指导下，组织业主召开首次业主大会会议，并选举产生业主委员会。

       业主大会会议可以采用集体讨论的形式，也可以采用书面征求意见的形式；但应当有物业管理区域内专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主参加。

选票的制作可考虑编号、回收等问题，保证投票的公正、公开及科学性。

业主在业主大会会议上的投票权数按每平方米为一个投票权确定，不足一平方米的按四舍五入计，数额以产权证书或购房合同记载的面积为准。

未售出房屋其投票权由建设单位行使，业主人数计为一人。

       通过业主大会会议选举或更换业主委员会成员及作出其他决定必须经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意；筹集和使用专项维修资金，改建、重建建筑物及其附属设施，必须经专有部分占建筑物总面积2/3以上的业主且占总人数2/3以上的业主同意。

首次业主大会会议应投票选举出业主委员会成员，投票确定《业主大会议事规则》、《管理规约》。

       业主大会履行以下职责：

（一）制定、修改业主大会议事规则和管理公约；

（二）选举、更换业主委员会委员，监督业主委员会的工作；（三）选聘、解聘物业服务企业；（四）决定专项维修资金使用、续筹方案，并监督实施；（五）制定、修改物业管理区域内物业共用部位和共用设施设备的使用、公共秩序和环境卫生的维护等方面的规章制度；（六）法律、法规或者业主大会议事规则规定的其他有关物业管理的职责。

四、   业主委员会

       业主委员会是业主大会的执行机构。

业主委员会应当自选举产生之日起3日内召开首次业主委员会会议，推选产生业主委员会主任1人，副主任1－2人。

业主委员会应当自选举产生之日起30日内，将业主大会的成立情况、业主大会议事规则、管理规约及业主委员会委员名单等材料提交至市物业管理协会转市房管局备案。

业主委员会备案的有关事项发生变更的，依照上述规定重新备案。

       业主委员会履行以下职责：

（一）召集业主大会会议，报告物业管理的实施情况；

（二）代表业主与业主大会选聘的物业服务企业签订物业服务合同；（三）及时了解业主、物业使用人的意见和建议，监督和协助物业服务企业履行物业服务合同；（四）监督管理规约的实施；（五）业主大会赋予的其他职责。

附件：

简易程序表

东莞市住宅小区成立业主大会及组建业主委员会

办事程序（试行）

业主代表、建设单位共同组成业主大会筹备组

市房管局提供行政指导及监督，相关物业公司提供协助

↓

筹备组提交资料至东莞市物业管理协会转市房管局存档

↓

筹备组成立后，应在该物业管理区域公告至少15天，并自成立之日起30日内组织召开首届业主大会会议

↓

召开首次业主大会会议选举产生业主委员会（5—19人单数）投票表决《业主大会议事规则（草案）》、《管理规约（草案）》

↓

业主委员会应自选举产生之日起30日内报市物业管理协会转房管局备案

备注：

（一）筹备组成立应提交的材料包括：

1、  筹备组成立证明书（由业主代表签名、建设单位盖章）；

2、  建设单位盖章的证明文件及代表的身份证复印件；

3、 业主代表名册，包括姓名、性别、年龄、所拥有物业的房号、联系电话、简历等；

4、  业主代表身份证复印件及产权证书（或购房合同）复印件，提交至物业协会时应同时携带原件，核对后退回；

5、  《管理规约》草案及《业主大会议事规则》草案。

（二）筹备组公告事项：

1、  筹备组成员名单；

2、  首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容；

3、  《管理规约》草案及《业主大会议事规则》草案；

4、  确认业主身份，确定业主在首次业主大会会议上的业主人数和投票权数（以每平方米为一个投票权，不足一平方米按四舍五入计）；

5、   业主委员会委员候选人产生办法及名册。

（三）业主委员会备案提交的材料包括：

1、   业主委员会备案申请书，由当选业主委员会成员签名；

2、  首次业主大会会议记录，由主要参加人员签名；

3、   业主委员会成员名册，包括职务及姓名、性别、年龄、所拥有物业的房号、联系电话、简历等；

4、    选举投票统计表，要求列明总票数、业主总人数、同意票数、否决票数、弃权票数及同意率；

5、    投票通过的《管理规约》、《业主大会议事规则》。

6、    首次业主大会会议现场相片若干。

东莞市住宅小区业主委员会换届选举备案办事程序（试行）

上一届业主委员会组成筹备组

市房管局提供行政指导及监督，相关物业公司提供协助

↓

筹备组成立后应告知主管部门，并在该物业管理区域公告至少15天

↓

筹备组组成之日起30日内组织召开换届选举业主大会会议

↓

业主大会会议选举产生业主委员会（3—19人单数）

↓

业主委员会应自选举产生之日起30日内报市物业管理协会转房管局备案

↓

经市房管局正式备案后，即完成整个程序

备注：

（一）筹备组告知方式：

向市物业管理协会提交上一届业主委员会成立后的工作总结、筹备组成员名单、换届选举的情况说明、业主大会会议召开议程。

（二）筹备组公告事项：

1、筹备组成员名单；

2、首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容；

3、《管理规约》草案及《业主大会议事规则》草案；

4、确认业主身份，确定业主在首次业主大会会议上的业主人数和投票权数（以每平方米为一个投票权，不足一平方米按四舍五入计）；

5、业主委员会委员候选人产生办法及名册。

（三）业主委员会备案提交的材料包括：

1、业主委员会备案申请书，加盖业主委员会公章；

2、上一届业主委员会备案通知书复印件；

3、换届选举业主大会会议记录，必须由记录人、筹备组成员、监票人等主要参加人员签名；

4、业主委员会成员名册，并提供业主委员会成员的业主身份证明文件；

5、选举投票统计表，要求列明总票数、业主总人数、同意票数、否决票数、弃权票数及同意率；

6、《管理规约》、《业主大会议事规则》（注：

上一届业主委员会已备案、且无变更的无需提供）；

7、业主大会会议现场相片若干。

注：

市房管局备案于材料提交齐全后20个工作日内完成。

一、业主大会筹备组成立提交资料样本

附件1：

东莞市镇（区）住宅小区首届业主大会筹备组

成立证明书（参考样本）

东莞市房管局：

我小区由公司（建设单位）于年月投资开发，现已交楼。

小区坐落于，总建筑面积平方米，业主总人数为人。

本小区自年月开始入住，现入住率已达%。

为更好的搞好小区的物业管理，配合物业服务企业加强小区物业管理，决定成立小区业主大会筹备组，筹备选举产生业主委员会。

为此，特向贵局提交筹备组成立的有关资料。

此致

敬礼！

建设单位名称（公章）

业主代表签名

年月日

附件2：

证明

东莞市房管局：

为配合小区业主成立业主大会的工作，我公司特指派、两（壹）人，参与该小区业主大会筹备活动。

特此证明！

（附所指派人员身份证复印件）

建设单位名称（公章）

年月日

附件3：

某某小区首届业主大会筹备组成员名册

（人数无特别限定，不宜太多，建议5---19人，业主代表须3人以上）

姓名

性别

年龄

房号

电话

简历

业主

业主

业主

业主

业主

建设单位代表

略

建设单位代表

略

建设单位名称（公章）

业主代表签名

注：

业主代表应同时提交其产权证书或购房合同（复印件即可，但须核对原件）。

附件4

管理规约草案（参考文本）

一、物业的基本情况：

     物业名称：

           物业地点：

     物业类型：

          占地面积：

       平方米

     建筑面积：

      平方米户数：

      座落位置：

    市   区   路（街道）    

     四至：

东   南   西   北   。

     二、管理规约是指_____物业管理区域内，为维护全体业主的合法权益，保障物业的安全与合理使用，经业主大会表决通过的，全体业主、使用人、业主委员会必须遵守的行为准则。

     三、业主是指房屋所有权证载明或其他法定文件确定的所有权人。

     四、业主的权利和义务

     业主享有以下权利：

     1、对其专有部分依法行使所有权；

     2、对该建筑物及其附属设施的共用部分享有共同管理、使用和按其应有比例收益的权利；

     3、参加业主大会行使表决权；

     4、选举和被选举为业主委员会委员、主任、副主任的权利；

     5、对物业管理事务处理情况和物业维修基金的收支、使用情况有知情权、监督权；

     6、监督业主委员会、物业服务企业实施物业管理行为；

     7、向业主委员会或物业服务企业提出建议或者质询；

     8、请求停止违反共同利益的行为；

     9、法律、法规规定的其他权利。

     业主应履行以下义务：

     1、使用、经营、转让所拥有的物业时，应遵守物业管理有关法规政策和制度规定；

     2、遵守本业主公约规定，执行和服从业主大会或业主委员会的决定；

     3、遵守物业管理制度；

     4、自觉维护公共场所的整洁、美观、畅通及公共设施的完好；

     5、配合物业服务企业的正当管理服务活动；

     6、按时交纳物业服务费用和维修基金；

     7、对专有部分进行装饰、装修，应当遵守有关规章制度，并应当告知物业服务企业；

     8、出租、出借房屋时，应告知物业服务企业，并要求使用人遵守物业管理规定和本管理规约，承担相应责任；

     9、物业专有部分危害或可能危害公共安全、公共利益及他人合法权益的，业主应当及时修缮、维护或采取防范措施；

     10、法律、法规规定的其他义务。

     五、业主大会是代表和维护管理区域内全体业主在物业管理活动中的合法权益的自治组织。

一个物业管理区域应当成立一个业主大会，并由业主大会选举产生一个业主委员会。

     业主大会、业主委员会对重大事项作出的有效决定，使少数业主利益受到损失的，其他业主应给予相应补偿。

     六、业主委员会是业主大会的执行机构。

业主委员会设主任一名，副主任____名，委员___名，每届任期年，可以连任。

     七、物业使用中禁止下列行为：

     1、损坏房屋承重结构、主体结构，破坏房屋外貌；

     2、擅自改变物业专有部分、部分共用部分、全体共用部分既定用途；

     3、违章搭建、改建或以其他方式改变物业专有部分和共用部分；

     4、损坏物业共用设施、设备及场地，擅自移动共用设施、设备；

     5、存放超过安全标准的易燃、易爆、剧毒、放射性物品；

     6、排放各种污染物、恶臭物、有毒、有害物质或者产生超过规定时间或规定标准的噪声；

     7、未经有关许可设置营业摊点；

     8、侵占绿地、毁坏绿化；

     9、随意堆杂物，丢弃垃圾，高空抛物；

     10、在建筑物、构筑物上乱张贴、乱涂写、乱刻画；

     11、随意停放车辆；

     12、利用物业从事危害公共利益和侵害他人合法权益的活动；

     13、违反规定饲养家禽、家畜及宠物。

     八、业主、使用人或业主委员会及业主委员会委员、主任、副主任违反法律法规或者本公约、物业服务合同的，按照《物业管理条例》及相关法律法规规定处理。

附件5：

业主大会议事规则草案（参考样本）

东莞市       区（镇）             业主大会议事规则草案

      依据《物业管理条例》、《业主大会规程》及相关规定，经本区域全体业主表决通过，制定本规则，专为本区域召开业主大会会议目的使用。

      第一条业主大会会议的召开应当遵循以下基本原则：

（1）遵守法律和有关物业管理规定；

（2）坚持权利与义务相一致；

      （3）坚持公开、公正、公平；

      （4）接受社区居委会的指导、监督。

      第二条业主大会会议分定期会议和临时会议。

定期会议每年召开一次，于每年____月份召开。

      遇有下列情况时，本区域召开临时会议：

（1）20%以上业主提议；

（2）发生重大事故或者紧急事件需要及时处理的；

      （3）涉及本区域物业管理公共利益，物业管理企业提议。

      第三条业主大会会议由业主委员会负责组织召开。

业主委员会是业主大会的执行机构。

业主委员会设主任一名，副主任____名，委员___名，每届任期      年，可以连任。

      第四条根据本区域的具体特点，按照有利于实现业主大会会议召开目的的原则，本区域业主大会会议由业主委员会征求社区居委会意见后确定采用集体讨论或书面征求意见方式。

       第五条采用集体讨论方式，按照以下程序进行：

（1）业主委员会主任委员就业主大会会议召开目的、会议召集情况及业主到会情况等进行说明；

（2）业主委员会主任委员就本次会议需要决议事项进行必须说明；

      （3）参加会议业主就需要决议事项逐一进行投票表决；会议召集人计收有效票；

      （4）业主大会会议召集人公布投票结果，并依据有关规定对投票结果的合法性、有效性作出必须说明，确定并宣布决议事项是否通过或有效；

       （5）业主大会会议召集人就决议事项的执行和处理作出说明。

      采用书面征求意见方式，按照以下程序进行：

（1）业主大会会议召集人就决议事项向本区域全体业主送达书面征求意见函（或选票，下同），并书面告知业主反馈意见投放的截止时间和地点；

（2）在书面征求意见函规定的截止时间，业主大会会议召集人收集指定投放地点的业主反馈意见；

      （3）业主大会会议召集人计收有效反馈意见；

      （4）业主大会会议召集人公布书面征求意见收集的结果，说明其合法性、有效性，明确决议的事项是否通过或有效；

       （5）业主大会会议召集人就决议事项的执行和处理作出说明。

      第六条采用集体讨论方式，业主本人应当参加会议。

业主因故不能参加会议的，可以书面委托代理人参加。

但一个代理人不得接受同一物业管理区域内两个或两个以上业主的委托。

      采用书面征求意见方式，业主本人应当按照征求意见函中要求的内容和形式反馈意见。

不符合要求内容或形式的，不计为有效反馈意见。

      第七条业主人数较多，按幢/单元/楼层为单位推选业主代表参加业主大会会议。

需投票表决的，业主的赞同、反对及弃权的具体票数经本人签字后，由业主代表在业主大会投票时如实反映。

      第八条为公正、公平目的，采用集体讨论或采用书面征求意见方式召开业主大会会议，有效票或有效反馈意见的计收、结果的公布等，业主大会会议召集人均应邀请和接受社区居委会代表现场监督。

      第九条无论采用何种方式召开业主大会会议，业主投票权按业主所拥有的物业建筑面积计算，不足一平方米按四舍五入计。

      第十条采用集体讨论方式或书面征求意见方式，应当有物业管理区域内专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主参加方为有效。

本物业管理区域建筑物总面积为平方米，业主总人数为人。

      第十一条采用集体讨论方式或书面征求意见方式，业主大会决议须经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意，方为有效。

      以下事项，应当经专有部分占建筑物总面积2/3以上的业主且占总人数2/3以上的业主同意，方为有效：

（1）筹集和使用专项维修资金；

（2）改建、重建建筑物及其附属设施。

      第十二条依照本规则通过的决议，须书面告知社区居委会，对全体业主具有约束力，全体业主应当遵守和执行决议。

      第十三条为组织召开业主大会会议目的，业主委员会开展工作的经费由本区域全体业主承担。

按________方式筹集。

       业主委员会应当至少每年一次将经费的使用情况在本区域显著位置公告，接受业主的质询。

      第十四条此后本规则的修改，须按本规则组织召开业主大会会议，并根据本规则第十一条决议通过。

----完----

二、业主委员会备案提交资料（部分）参考样本

附件1：

东莞市镇（区）住宅小区首届业主委员会

备案申请书

东莞市房管局：

我小区首届业主大会筹备组已于年月成立并向贵局提交书面汇报材料，依照有关法律法规的规定，现已选举产生业主委员会成员人，并在成员内选举确定主任、副主任等人选；同时，《管理规约》、《业主大会议事规则》已依法经业主大会会议投票通过。

为此，现依照《业主大会规程》第二十二条的规定申请备案。

此致

敬礼！

（业主委员会成员签名）

年月日

附件2：

某某小区首届业主委员会成员名册

（业主委员会成员必须是单数，建议5—19人）

姓名

职务

性别

年龄

房号

电话

简历

主任

副主任

副主任

委员

委员

委员

委员

某某小区首届业主委员会

年月日

附件3：

选举投票统计表

说明：

根据《物权法》、《物业管理条例》的规定，参加本次选举投票的业主，其专有部分建筑面积应占本区域建筑物总面积一半以上，且参加投票的业主应占总人数的一半以上。

业主委员会候选人及《管理规约（草案）》、《业主大会议事规则（草案）》所获同意票均须达到总票数和业主总人数的一半以上方为有效通过。

小区总票数为票，业主总人数为人，业主委员会候选人及《管理规约（草案）》、《业主大会议事规则（草案）》同意票数和同意人数分别应达到票以上及人以上方为有效。

选举投票情况统计表

候选人姓名或文件名称

同意票数

同意人数

反对票数

反对人数

弃权票数

弃权人数

票数同意率

人数同意率

是否

当选

某某小区首届业主委员会

年月日

三、选票样本：

某某住宅小区首届业主大会选票

说明：

根据《物权法》、《物业管理条例》的规定，本小区总投票权数为票，业主总人数为人。

业主委员会候选人、《管理规约（草案）》、《业主大会议事规则（草案）》均应获得票及人同意，方为有效。

注意：

每项选项中只能在“同意”或“反对”或“弃权”一个栏目中打“√”，一个选项中出现两个“√”本票作废，视为弃权。

注：

以下均由业主本人填写

业主委员会候选人投票意见（请在相应栏目内打“√”）：

姓名

同意

反对

弃权

文件投票意见（请在相应栏目内打“√”）：

文件名称

同意

反对

弃权

管理规约草案

业主大会议

事规则草案

投票人姓名：

投票人房号：

本选票投票权数为票，本选票业主人数为人

时间：

年月日