《文书与档案》教材精华.docx
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《文书与档案》教材精华
考试大纲要求及内容
考试内容：
1、文书工作的含义、组织、性质、特点、原则、作用和任务。
2、公务文书、档案、全宗、全宗的补充形式、人物全宗、声像档案、电子公文的概念。
3、档案工作的内容、性质及基本原则，归档单位的条件，归档文件价值鉴定的标准。
4、《归档文件整理规则》的特点
基本技能：
1、公务文书行文制度的运用
2、公务文书体式的运用
3、收文发文的处理程序
4、档案提供利用服务的方式及途径
5、归档文件价值鉴定原则的运用
6、归档文件整理
7、档案登记和统计
8、声像档案的管理
9、区分文件归档范围
10、划分档案保管期限
11、电子公文的手机、管理、利用与归档
12、纸质档案数字化技术的运用
13、库房管理
综合运用：
文书处理与档案管理
《文书与档案》精华
第一章文书与文书工作概述
第一节文书概述
1、文书
人们在社会实践活动中为了记载、凭证、传递和公布信息等的需要，以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。
简单而言，是以文字形式处理各种事物的工具。
2、公务文书
是法定机关和组织在公务活动中按照特定的体式，经过一定处理程序制成的书面文字材料，作为传达意图、联系工作、处理公务的文字依据，是国家管理政务的一种工具。
3、怎样理解公务文书的概念/
A、公务文书是各类机关与组织在工作活动中普遍使用的一种工具。
B、公务文书是一种记录和传递信息的书面文字。
C、公务文书是按照特定的体式和一定的处理程序制成的书面材料。
D、公务文书是党和国家机关具体领导与管理政务，机关与组织处理工作的一种工具。
4、公务文书的特点?
公务文书由法定的作者制成和发布；有法定的权威性和时效性；有特定的体式和语言特点；有一定的办理程序和明确的阅读范围。
第二节公务文书的种类和体式
一、分法多种，实际中常常分为三种：
1、通用公文：
指各级各类机关团体等组织处理公务时普遍使用的公文文种类。
同应用文写作中的公文种类，即13种文体。
其中又可以分为三种。
下行文：
命令，决定、指示、批复、通报
上行文：
请示、报告、议案
公告用：
公告、通告
下行文、平行文：
通知
上行文、平行文、下行文：
函
上行文、下行文：
会议纪要
2、事务文书：
指通用公文以外的机关、团体经常使用的一般性公务文书。
包括计划、总结、调查报告、简报、章程、办法、细则、守则、大事记。
3、专用文书：
指在一定工作部门或一定业务领域，根据某种特殊需要专门使用的公务文书。
包括经济文书、司法文书、教育文书、军事文书和外交文书。
二、公务文书的体式
体式也称公文的格式。
公文体式的内容包括：
发文机关、秘密等级、紧急程度（急件、特急和限时送达）、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等。
具体体式可以参考《应用文写作》P19页。
第三节文书工作
一、文书工作的含义
是通过互相衔接的一系列程序，完成拟制、处理和管理文件的工作。
二、文书工作的任务
概述为：
围绕党的总任务、总目标，做好“三服务”（即为上级机关服务，为同级和下级机关服务），搞好文书工作“四化”建设（制度化、规范化、科学化和现代化），科学、高校地承担文书的形成、处理和管理工作，为有效的进行机关工作，促进两个文明建设服务。
具体任务包括收文、发文、文书整理、文书清退、文书保管和归档等几个重要的工作。
三、文书工作的基本原则和要求
1、实行集中统一管理，贯彻党政分开的原则；
2、准确、周密，确保质量，避免差错；
3、及时、迅速，发对拖延，积压和迂缓；
4、精简、求实，发对官僚主义和文牍主义；
5、保守党和国家机密。
四、文书工作的组织形式
1、集中形式：
指将文书工作中除文件承办外的其他环节的工作，都集中由文书部门办理。
2、分散形式：
指将机关的文书工作分别交由文书部门和各业务部门承担。
六、行文制度
包括：
行文条件、行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等。
七、什么情况下可以越级行文？
1、发生特殊紧急情况逐级上报会延误时机造成损失；
2、多次请示上级没能得到解决的问题
3、指数上下级之间有争议无法解决的
4、上级机关交办的并指定直接上报的事项
5、对直属上级进行检举揭发的
6、询问与联系个别的、必要的具体问题。
第二章文书处理
第一节文书处理概述
一、文书处理概念
机关、企事业单位、人民团体完成公文的撰制、运转、办理和保管过程中的全部工作。
（是文书部门最基本也是工作量最大的一项工作。
）
二、文书处理的内容
按性质分为：
撰制、运转、办理和保管四个阶段。
按形式分为：
收文和发文处理两个阶段。
第二季发文处理程序
1、程序
包括：
拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发。
2、拟写公文的基本要求？
要全面正确的理解发文意图；要符合公文格式和有关规定；要注重行文的角度，用语和口气适合行文关系；讲究语言，符合公文风格。
3、审核任务？
主要做好“五查”工作：
是否符合方针政策，是否体现发文意图，贯彻措施是否切实可行，文种、格式、标注是否准确，文字表述是否规范。
4、为什么说签发是公文形成的关键？
签发指机关领导人对文稿签署可否制发的意见，即对所呈文稿进行核准与认可，是文件形成的关键环节。
它是机关领导人和部门负责人直接参与掌握的一个文书处理环节，是领导人行使职权的表现。
一经签发，文稿即成文稿，就可据此制发正式文件，因此签发工作应慎之又慎。
5、作为一名文书人员在缮印时应遵守那些规定和要求？
缮印的基本原则：
缮印人员不得擅自改稿；要以领导指定的印数为依据，不多印或少印；严格保守规则；不得自行处理原稿。
基本要求：
字体字号要适当；排版要规范整洁；用纸要规范，文面要整洁美观，装订整齐牢固；页面要清晰整洁。
6、校对方法包括唱校法和比较法。
7、校对的程序一般实行“三校付印”，即每份文件校对三次以上，确保无误后方可正式交付印刷。
8、在文件材料上要加盖机关印章，带有个人照片的介绍信、证明材料及有关证件雷文书还需在照片上加盖特定钢印。
以机关领导人名义发出的公文落款处署领导人职务及姓名，一般不必盖印，需要盖印的一般加盖机关印章。
用印的要求和方法：
用印位置在落款及成文日期处，要求上压正文，下要骑年压月。
按规定除会议纪要外，凡正式公文都必须盖印。
第三节收文处理程序
1、收文概念包括连个方面：
所有外机关传递给本机关的公文；将外机关发来的文件收进并完成收文处理。
2、收文处理包括收进文件和对收进文件的处理两个阶段。
具体包括一下环节：
签收、登记、分送与传阅、拟办、批办、承办、催办与查办、注办、归卷。
3、签收范围：
发文机关要求收文机关执行签字验收手续的重要文件，如机要件、挂号件和电报、专人送递的文件和附有外回执单的文件都需签收。
一般的函件不必签收。
4、签收过程：
清点，检查和签字。
5、收文登记是收进文件的总目录，是文件存在的标志。
登记的方式包括一簿式登记法和分类登记法。
6、传阅的对象是机关领导人或部门负责人，传阅的组织者就是文书工作人员。
7、拟办指文书部门或承办部门的有关人员对收文如何具体办理提出初步意见，供机关领导批办时参考。
8、批办指机关领导和部门负责人对文件如何处理提出批示意见，签批在收文处理单的批办栏。
9、承办指对需要贯彻落实及需要给予答复的文件进行具体的办理。
是文书处理的核心和关键环节。
10、催办指对公文办理的情况进行催促和询问，使公文能得到及时处理，以防文件积压和延误工作。
（由文书人员负责。
催办工作重点是对内催办。
）
11、查办指对承办的实际情况进行检查。
内容：
重点是了解、掌握各承办机关、承办人在承办过程中是否贯彻落实了党和国家的方针政策，是否执行了上级的决议指示精神。
方法：
发公函，打电话和实际走访。
11、注办指对文件的承办情况和处理结果进行记载与说明，是收文处理完毕的标志。
12、归卷指将处理完毕的文件按要求分门别类地进行暂时性保管，以准备年终的立卷归档。
第四节特殊文件的处理
一、信访文件
1、信访定义：
指人民群众通过写信、访问的形式，想党和政府的各级领导机关反映个人或机体意愿的一种社会政治交往活动。
2、信访文书：
是在处理这类活动时形成的各种文字记录。
包括两部分：
一是人民群众的来信和来访形成的记录，二是受理机关处理来信来访形成的各种文件材料。
3、信访文书处理的要求是什么？
1、实行“分级负责，归口办理”。
2、做到有信必回，有访必接，有问必答。
3、要注重调查研究，坚持实事求是。
4、信访文书的处理是按什么步骤和方法进行的？
接待或拆封；登记（基本情况登记和处理结果登记）；呈批与转办；立案查处；催办与查办；答复；归卷、立卷、归档。
二、会议文件的处理
1、会议文书处理方法和要求是什么？
会议文书由文书部门负责处理；会议文书要求单独立卷；对于召开会议的机关与单位而言，围绕会议形成的所有文件材料都要立卷；会议重要文件属于永久保留范畴；会议文书的立卷方法与其他公务文书立卷方法完全一致。
第三章文书立卷与归档
一、文书立卷
指文书部门（或业务部门）将已经办理完毕的、具有查考价值的文件材料，按照它们在形成处理过程中的规律和特征组合成案卷。
立卷的成果是编立案卷。
凡是本机关在工作活动中形成和使用的、已经办理完毕、具有查考价值的各种文件材料都需立卷。
文书立卷的重点是反映本机关职能活动和基本历史面貌的文件材料。
对不需立卷的文件材料，不可随便处置。
一般文件材料经主管领导批准后，可以销毁；有密级的文件材料，应在销毁前进行登记，并由二人监销。
值得注意的是，根据我国党政档案集中统一管理的要求，各单位具有长远价值的档案将按规定想档案馆移交。
二、文书立卷的要求是什么？
基本要求是；遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，区别不同的价值，反映本机关主要职能活动的历史面貌，便于保管和利用。
三、文书立卷的方法是什么？
一般采用两种方法：
六个特征立卷法和“四分四注意”立卷法。
前者指运用从文件的组成结构中概括出来的文件所共有的责任者、问题、名称、时间、通讯者和地区等六个方面的特征来立卷的方法。
后者指分年度，注意文件内容针对的时间；分级别，注意本级和上下级、同级文件间的密切联系；分问题，注意处理好不宜按问题组卷的文件；分保存价值，注意立足本机关和维护问题的完整性。
四、文书立卷的步骤
1、立卷类目的确定
2、平时归卷
3、组卷
4、编目定卷
五、归档有什么要求？
1、应归档的文件材料齐全、完整
2、文件和电报等材料按其内容的联系，合并整理立卷
3、归档的文件材料，应保护它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管利用
4.所有归档的案卷比寻有完整的移交目录，一式三份。
第四章档案和档案工作概述
一、档案
1、档案的概念
是国家机关社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图标、音像及其他各种形式的历史记录。
简单地说，档案是原始的历史记录。
2、文件转化为档案有什么条件？
办理完毕的文件才能成为档案；对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。
总之，档案是处理完毕的、具有查考价值的、几种保存起来的文件。
这是档案定义的最基本含义。
3、档案的载体
我国有古代遗留下来的龟甲兽骨、竹简木牍、金石等，又有以纸张为主的书写材料，还有近代开始产生和推广的照片、影片、磁带、磁盘和光盘等载体。
在国外还有纸草、泥板、羊皮纸等载体。
4、档案的主要特点和本质属性
档案以兼具原始性和记录性二者于一体的。
其一般属性指档案具有社会性、价值性、知识性、信息性、信息和载体的不可分割性。
5、文书档案定义
也叫政务档案、党政档案或普通档案，是机关、团体、企事业单位在政治生活和行政事务等方面活动中形成的档案。
是我国全部档案的基本组成部分，也是我国各级综合档案馆的核心内容。
6、科技档案的特点是什么？
专业性；种类和类型的多样性；成套性；现实性。
7、名称解释
基本建设档案：
指形成于各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中的科技档案。
工业技术档案：
指工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。
艺术档案：
指有关单位及个人在艺术生产、艺术创作及艺术演出活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图像、音响等形式的艺术材料。
国家档案全宗：
又称国家全部档案，指归国家所有、由国家统一管理的对国家和社会具有经济、政治；、科学、文化或历史价值的一切档案财富的总和。
8、档案有什么价值？
凭证价值；情报价值。
二、档案工作
1、档案工作的内容
档案收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、编研、利用、统计等、
2、档案工作的性质
管理性：
专门管理各部门形成的历史文件的一项独立的、专业性的活动。
服务性：
主要目的是为了适应社会各方面的档案利用需要，为社会各项工作提供信息资源。
政治性：
体现一定的阶级关系和接济利益，为一定阶级、政党的路线、方针、政策服务。
3、档案工作的基本原则
档案工作实行同一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
（便于社会各方面的利用是档案工作的出发点、落脚点。
）
4、档案管理活动的过程分为档案室前期管理阶段、档案室集中管理阶段和档案馆集中管理阶段。
档案馆是档案的最终归宿。
档案室既是机关内的职能机构，又是国家档案工作的基层组织，既是提高单位工作效率和工作质量的必要条件，又是整个国家档案事业的基础。
第五章档案业务工作
档案业务工作包括那些工作?
收集工作、整理工作、价值鉴定工作、保管与保护工作、统计工作和开发利用共。
一、档案收集工作
1、档案收集工作定义
指按照党和国家的有关规定，通过例行的接受归档制度和专门的征集办法，把分散在各机关、单位、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各档案室和各级各类档案馆，以实现档案集中统一管理的业务活动。
2、收集工作的要求
保证收集的档案完整齐全；加强馆外的调查研究；保证入馆档案的标准化；保证全宗和全宗群的不可分散性；保存各全宗之间的相互关系。
二、档案整理工作
1、全宗的定义
是一个独立的居官、组织或著名人物在社会活动中形成的档案整体。
其含义包括三个方面：
是一个有机整体；是在一定历史活动中形成的；是以一定的社会单位为基础构成的。
2、立档单位定义
形成全宗的机关、组织或个人称为全宗构成者。
3、构成立档单位的条件是什么？
工作上，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；
组织上，有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权；
财务上，有独立的预算和决算，有单独管理财务的机构或人员。
4、人物全宗定义
是社会知名人士在其一生活动中形成的档案整体。
5、全宗的补偿形式的定义
在档案整理过程中，有时会遇到一些单位的档案难以按全宗区分，或难以按全宗保管等特殊情况，这时候可根据全宗原则采取一些变通形式作为补充
6、全宗是组成档案馆档案的基本单位，案卷则是全宗的基本单位。
7、档案整理工作的一般程序?
熟悉立档单位和全宗单位的有关情况，确定档案整理工作计划、任务和目标；
制定档案整理工作方案，尤其是切实可行的档案分类方案；区分全宗；对全宗内档案进行分类；对类呃逆文件立卷；案卷排列；编制案卷目录。
8、全宗卷定义
在管理某一全宗过程中形成的，以全宗为单位组成、说明全宗历史的文件材料专卷，是档案馆（室）对全宗进行日常管理、保管人员掌握全宗情况不可缺少的材料。
三、档案价值鉴定工作
1、定义及其内容
定义：
指档案馆按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限剔除失去保存价值的档案并予以销毁的一项业务工作。
内容：
制定档案保管期限表；具体分析档案的价值，依据档案保管期限表来划分和确定档案的保管期限；挑选出没有保存价值和保管期限已满的档案予以销毁；围绕上述各种工作而开展的一系列鉴定组织工作。
2、档案价值鉴定工作的原则
从国家和人民的整体利益出发，用全面、历史、发展的观点，判定档案的价值。
3、分析档案价值的一般方法有哪些？
分析文件的内容：
凡具有科学研究和实际查考价值的文件，就具有重要或较重要的价值，而反映一般事务性活动或内容重复的文件则价值不大。
分析文件的来源、时间和形式等。
同类内容的文件，由于来源时间和形式等特点的不同，而具有不同的保存价值。
分析全宗和全宗群内档案的完整程度。
保存完整时各类材料的价值率基本正常；不完整时，残存档案的保存价值相对提高，而且档案保存得越少，残余档案的保存价值越高。
4、档案保管期限分为永久、长期和短期三种。
永久指无限期地长远保存，长期指保存16-50年，短期为15年以下。
5、销毁档案的方法
档案销毁清册经批准后，一般可将该档案送造纸厂作原料，也可自行销毁。
为保守机密，严禁将需要销毁的档案做其它用途，更不允许出卖。
无论用什么方法销毁，都要牌两个以上的专人监销，同时监销人必须在销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁的日期，并由监销人签字以示负责。
6、鉴定档案价值的基本方法是什么？
是直接鉴定法，即通过直接审查档案来鉴定档案的价值。
包括两层含义：
一是要求鉴定工作人员根据鉴定档案价值的原则和标准，按照档案的实际情况直接判定价值，而不是只通过档案保管期限表来鉴定；一是要求鉴定工作人员逐件、逐页地审查档案，而不是仅根据案卷目录、卷内文件目录和案卷题名判定档案的价值。
7、档案保管期限表定义
是用表册形式列出档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。
四、档案保管与保护工作
1、保管工作的内容有哪些？
档案保管工作是档案部门的一项日常性业务工作，是维护档案的完整与安全的重点环节和主要手段。
其内容主要包括：
日常维护工作；实时保护措施；档案的修复；库房与设备的管理。
2、保管工作有什么要求？
保管工作人员要有强烈的事业心和高度的责任感（思想基础）；要为保管工作提供必要的物质条件；要分析和掌握造成档案毁损的原因（影响档案寿命的因素包括两个方面：
一是档案制成材料和记录材料的质量，这是影响档案寿命的内因；二是档案的保管条件与方法，这是影响档案保管寿命的外因。
）；以防为主，防治结合。
3、档案的保管条件
库房为档案的保管提供了最基本得物质条件。
档案库房的特定用途要求它具有放潮湿、防高温、防虫鼠、防污染的条件，并且坚固安全。
五、档案统计工作
1、档案统计工作的定义与内容
定义：
是以表册、数字的形势，对档案和档案工作诸现象的数量关系进行登记、整理、分析和研究，从而揭示出其发展过程、现象及其一般规律的一项档案业务工作。
内容：
包括档案与档案工作的基本登记和综合统计研究两部分。
具体来说，有档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用情况的登记，档案机构和人员、档案专业教育等情况的基本统计，其他专门统计等，几乎涉及档案、档案工作、档案事业管理的所有方面。
档案统计工作内容的广泛性是区别于收集、整理、鉴定、保管及提供利用等业务工作的突出特点。
2、档案统计工作的要求
统计目的要明确；统计数据要准确、统计要保持连续性；统计工作要及时、要加强分析研究。
3、档案统计工作的方法
档案统计工作包括对档案和档案工作的统计调查、统计整理和统计分析这一完整的工作过程。
通过统计调查，获得反映档案和档案工作有关特征的数据资料；通过统计整理，把这些反映个体特征的资料过度为反映整体特征的资料；对吼对整理过的系统资料进行分析研究，认识和把握档案和档案工作的状况与内在发展规律。
六、档案开发利用工作
1、档案检索含义
包括存储档案信息线索和利用检索工具查取所需档案的全部过程，包括存储与检索两个具体步骤。
2、档案编研工作概念
是以馆（室）藏档案为主要物质对象，以主动提供或报道档案信息内容、满足社会利用为主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成果的一项专业工作。
3、大事记的定义
按照时间顺序简要记载一定时期发生的重大事件，能从纵的方面提供史实梗概，也可为查找档案提供线索。
一般采取叙述式，其结构包括条目和时间两部分。
4、档案提供利用的要求
树立服务思想，端正服务态度，明确档案提供利用在档案工作中的地位和作用；做好基础工作，缓和档案信息的供求矛盾，提高档案利用服务的水平和效益；熟悉档案库藏，研究用户需求，提高利用服务能力；正确处理档案的利用与保密的关系，提高档案提供服务的政策理论水平。
5、档案提供利用的方式
通常有以下几种类型：
以档案原件提供利用，如档案原件的阅览、外借；以档案复制件提供利用，如档案复制本的阅览，出版档案文件汇编，举办档案展览；综合档案内容编写书面资料提供利用，如编写档案参考资料。
档案提供利用的方式还有很多，档案部门应根据当代信息社会的需求和社会各方面的档案利用需要，采取适当的提供利用方式，积极开发档案信息资源。
第六章文书与档案工作现代化
1、电子文件及其特点
电子文件是通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件。
与传统文件相比它具有以下特点：
电子文件的读写方式有了革命性变化；电子文件的内容与载体的依附关系发生变化；电子文件的结构发生变化。
2、档案工作现代化的概念
指勇科学的思想、组织、方法和手段对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳工作效益、经济效益和社会效益。
也就是说，是在档案工作人员拥有现代化的观念与技能的前提下，运用科学化的组织和管理，采用现代科学技术，实现档案管理方法和管理手段的现代化。
3、档案工作现代化的内容
档案工作现代化不只是现代化技术的应用，二是包括技术、设备的现代化和管理工作的标准化、制度化、程序化两大方面。
4、新型档案材料包括哪些？
录音磁带、唱片、录影带、摄影照片、缩微胶片、计算机磁盘、关盘等。
5、照片档案的定义
是人们在社会实践活动形成的具有保存价值并按一定原则和方法整理、保管起来的各种照片，包括底片、照片和文字说明材料。
第七章文书、档案工作人员的职业道德与业务素养
1、社会主义职业道德的核心就是为人民服务，这是社会主义社会每个从业人员职业行为的处发点。
2、文书、档案工作的基本原则是什么？
保密；准确；迅速。
3、文书、档案工作者的职业道德包含的内容是什么？
强烈的事业心和责任感；遵守纪律，严守秘密；精明干练、主动负责；埋头苦干、严谨精细（它是文书档案工作人员职业的行为准则）；谦虚谨慎，平等待人。
4、文书、档案工作人员的业务素养有哪些？
具有较高的政策水平；具有较广的本部门、本行业的业务知识；具有较深的专业基础知识；较强的业务技能（文字综合处理能力，书写能力，速记能力，印制能力，校对能力，运用现代化办公设备的能力。
）
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