行政接待方案商务接待参观接待客户到访接待费用控制.docx
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行政接待方案商务接待参观接待客户到访接待费用控制
接待管理方案
1商务接待策划方案
以下是××公司商务接待策划，供读者参考。
方案名称
××公司商务接待策划
编号
受控状态
一、来访人员基本情况
来访人员情况详见下表。
来访人员情况介绍
姓名
职务
年龄
性别
李卫
总裁
42
男
洪江涛
总经理
30
男
李雪
秘书
23
女
江仪
市场部经理
28
女
顾佳
办公室主任
26
男
二、接待小组人员
公司接待小组人员包括：
王嘉瑞、郭清赵建国、周洁、于航、赵莹、刘涛。
三、接待日程安排
接待日常安排详见下表。
日程表
日期
时间
内容
地点
10．9
13：
30
办公室主任总接机
XX机场
14：
30—15：
00
休息
XX公司接待室
15：
00—16：
00
总经理陪同参观
XX公司
18：
00—19：
30
晚宴
XX大酒店
20：
00
举办欢迎会，总裁接待
XX大酒店三层XX厅
10．10
8：
30—11：
30
由总经理带领嘉宾考察
XX公司
12：
00—13：
00
午餐
XX大酒店
14：
30—17：
30
双方开会交流，探讨合作事项
XX酒店会议室
18：
00—19：
00
晚宴
XX大酒店
10．11
7：
30
签约
XX公司会议室
8：
30—11：
00
游览城市风景区
风景区
12：
00—13：
00
品尝风味小吃
本市
13：
30—16：
00
由总裁、总经理陪同嘉宾打高尔夫球
XX高尔夫球场
16：
00—17：
30
休息
XX高尔夫球场
18：
30—20：
30
举行欢送晚宴
XX大酒店
10．12
9：
00
总裁、总经理送来访人员登机返回
XX机场
四、接待经费预算
接待费用详见下表。
接待经费表
费用项目
金额（元）
备注
住宿费
12900
豪华单人间：
门市价1000元/间*天
双人标准间：
门市价850元/间*天
会议相关费用
2000
旅游参观费
2000
其他
2000
合计
18100（元）
五、落实工作人员
由总经理及其秘书到机场接机，总裁在公司门口接待客人，并引领客人进接待室。
所需用品及会场布置由行政部负责。
会场所需设备由公司技术人员负责。
六、接待过程中的所用场所的设计与布置
1．会场布置形式：
全围式。
2．会议座次：
左右排列法，椭圆形围桌主位公司总裁，主位左边首位为客户总裁，然后依次式客户经理、秘书；主位左边依次是公司总经理、秘书及上级领导。
3．环境布置为暖色，会场入口摆放两盆盆栽，会议桌中间摆放鲜花，每个座位前放置一瓶矿泉水，每两个座位间摆放一盒纸巾。
将湿毛巾放在小碟子中，并放置在会议桌上。
4．布置主席台：
会议桌上摆上桌签、配置话筒，背景天幕用天蓝色幕布，将会议的主题挂在天幕上。
5．配齐投影仪、麦克风，会前调试完好。
七、其他事项
1．总经理秘书统筹各项工作，各部门及人员及时予以配合。
2．会后，总经理秘书应及时做好总结及后续安排工作。
编制人员
审核人员
审批人员
编制时间
审核时间
审批时间
2参观接待规范方案
方案名称
参观接待规范方案
编号
受控状态
一、参观接待种类划分
参观接待可以分定时接待和临时接待两类。
1．定时接待
以公文先以公文或电话预先约定参观的时间与范围。
具体又分为团体参观、贵宾参观、普通参观三类。
2．临时接待
因业务关系需临时决定来公司参观。
二、参观接待人员要求
1．接待人员必须使用文明、规范的语言，以友好的态度对待来访人员。
2．接待人员必须了解企业文化，熟悉公司的发展状况。
3．接待人员应仪表整洁、着装职业。
三、参观接待流程要求
1．凡预参观公司者，需事先和本公司行政部取得联系，并填写“参观申请表”。
2．行政部对“参观申请表”进行审核，经批准后由行政部或承办部门安排专人负责参观接待工作。
（1）贵宾参观及团体参观接待：
由公司核准，并于参观前___日将“参观通知单”填送交各部门，作为办理接待的凭证，如事出紧急可先以电话通知后补“通知单”。
（2）普通参观接待：
由各部门经理核准，并于参观前___日将“参观通知单”送各部门，作为办理接待的凭证。
（3）临时参观接待：
由各部门经理核准，并于参观前___小时以电话通知各部门安排好接待事宜。
3．对于未经核准的参观人员，一律谢绝参观。
编制人员
审核人员
审批人员
编制时间
审核时间
审批时间
3客户到访接待方案
以下是××公司外地客户到访接待方案，供读者参考。
方案名称
外地客户到访接待方案
编号
受控状态
一、目的
为了规范外地到访客户或其他人员的接待工作，顺利完成接待任务，特制定本方案。
二、责任部门
外地到访的接待工作由行政部统一安排，行政部接待中心具体执行。
三、接待准备
本公司接待外地来访者的准备工作主要有如下四项。
1．明确到访时间
行政部将外地到访者到达火车站（机场、码头）的具体时间，以及车次（航班、船次）通知接待中心的相关接待负责人。
2．明确接待类型
根据外地来访者对公司的来客分类名单，确定外地来访者的类型，进而确定接待类型。
本公司的外地来访者接待分为三种类型，具体如下所示。
（1）贵宾接待，是指对公司的外地重要客户、外宾及参观团或政府部门的接待工作。
（2）业务接待，是指对外地营销客户的接待工作。
（3）普通接待，是指对一般外地来客的接待工作。
3．明确配车类型
接待配车，根据其外地来访者的接待类型安排接待配车的档次。
具体的接待配车情况如下表所示。
外地来访者接待配车档次一览表
来访者类型
接待配车档次
贵宾接待
×××
业务接待
×××
普通接待
×××
4．明确食宿标准
接待中心根据外地来客的日程安排食宿。
本公司对待不同外地来访者的接待标准如下表所示。
外地来访者食宿接待标准
接待类型
接待项目
费用标准
贵宾接待
早餐
___元/餐
午餐
___元/餐
晚餐
___元/餐
住宿
___元/日
业务接待
早餐
___元/餐
午餐
___元/餐
晚餐
___元/餐
住宿
___元/日
普通接待
早餐
___元/餐
午餐
___元/餐
晚餐
___元/餐
住宿
___元/日
四、接待实施
1．做好接待人员安排工作
当接待中心的接待人员将外地来访者接入公司后，根据来访者的类型和来访目的安排相应的接待人员。
具体人员安排如下所示。
（1）外地贵宾来访者的接待人员有行政总监、公司相关业务主管领导和业务人员。
（2）外地普通来访者的接待人员有行政部经理、相关营销业务负责人和营销业务人员。
（3）外地一般来访者的接待人员有行政部主管、相关业务负责人和业务人员。
2．业务洽谈
根据来访目的，公司相关业务负责人与来访者进行洽谈。
在洽谈过程中，相关人员要做好洽谈记录。
3．接待后续工作
（1）外地来访者接待完毕后，行政部接待负责人请外地来访者提出接待意见。
（2）行政部接待中心配备相应的车辆将外地来访者送往火车站（或机场、码头）。
编制人员
审核人员
审批人员
编制时间
审核时间
审批时间
4接待费用控制方案
方案名称
接待费用控制方案
编号
受控状态
一、目标
有效控制接待费用，规范来访接待相关费用申请、使用等标准。
二、制定接待费用的支出标准
1．明确接待类型
根据来访者对公司的来客分类名单，确定来访者的类型，进而确定接待类型。
本公司的来访者接待分为三种类型，具体如下所示。
（1）贵宾接待，是指对公司的重要客户、外宾及参观团或政府部门的接待工作。
（2）业务接待，是指对营销客户的接待工作。
（3）普通接待，是指对一般来客的接待工作。
2．明确配车标准
接待配车，根据来访者的接待类型安排接待配车的档次。
具体的接待配车情况如下表所示。
来访者接待配车档次一览表
来访者类型
接待配车档次
贵宾接待
×××
业务接待
×××
普通接待
×××
3．明确食宿标准
接待中心根据来客的日程安排食宿。
本公司对待不同来访者的接待标准如下表所示。
来访者食宿接待标准
接待类型
接待项目
费用标准
贵宾接待
早餐
___元/餐
午餐
___元/餐
晚餐
___元/餐
住宿
___元/日
业务接待
早餐
___元/餐
午餐
___元/餐
晚餐
___元/餐
住宿
___元/日
普通接待
早餐
___元/餐
午餐
___元/餐
晚餐
___元/餐
住宿
___元/日
三、强化接待费用的审批，杜绝违规费用支出
接待人员需及时按规定填写“接待申请表”，经上级主管签署意见，方可预支相应费用。
四、规范接待费报销流程
1．申请接待借款
凭核准的“接待申请单”向财务部申请合理金额的借款。
2．接待完毕后应及时结清暂支款项
（1）接待完毕后一周内填具“差旅费报销单”，结清暂支款项。
（2）未在一周内报销者，财务部应通知人力资源部从其薪资中先行扣回，待报销时再进行核付。
（3）财务部要定期核对接待费用报销的情况。
3．员工不能使用以下方式结算费用
（1）费用先由公司下属的分公司代付后再通过内部进行往来结算。
（2）接待费用账单直接开给公司并要求公司直接支付。
编制人员
审核人员
审批人员
编制时间
审核时间
审批时间
5招待工作考核方案
方案名称
招待工作考核方案
编号
受控状态
一、考核目标
明确公司招待工作考核项目及标准，规范招待管理工作。
二、明确考核项目
（一）工作完成率
1．是否服从部门工作安排。
2．招待过程中是否积极主动或有怠工现象。
3．工作中是否及时沟通，完成后是否及时反馈。
4．是否积极有效的完成部门下达的工作指令。
（二）岗位职责标准
1．有效贯彻执行上级领导下达的各项指令，并确保执行结果。
2．制定具体接待工作计划，并配合相关单位准确实施，做好接待工作。
3．接待完成后做好总结工作，建立客史资料档案。
4．根据客人层次及需求，采买个性化、人性化的礼品，必要时进行采买工作。
5．各类宾馆、酒楼、娱乐等场所的预定工作。
6．熟悉著名景点、景区的内涵、文化、历史典故，以便为客人讲解。
（三）仪容仪表
1．接待过程中是否按要求穿着制服，并保证制服整洁、平整，无缺损；配饰只允许带手表、婚戒。
2．发型是否合乎要求，男同志确保每半月进行一次理发，女同志长发需盘起，以确保时刻保持良好公司形象。
3．每日刮干净胡子，要修整指甲，鼻毛不能长出鼻孔，白衬衣领及袖口要清洁。
4．要上油擦亮皮鞋，在接待客人前五小时不能吃蒜头及异味食品以保持口腔无异味。
（四）岗位礼仪
1．“微笑”服务，使用敬言，做到“请”字当头，“谢”字不离口，客人至上，服务第一。
2．接待中要手勤、眼勤，多听少说，客人聊天时不插话、不谗言。
3．与客人聊天时，是否遵守公司保密制度。
4．不论任何客人，以礼相待、不卑不亢，热情服务，决不厚此薄彼。
（五）其他考核项目
除上述考核项目外，还可对工作态度、服务态度等进行考核。
工作态度包括工作积极性、责任感、纪律性、工作热忱；服务态度包括主动意识、微笑服务、状态饱满等。
三、其他要求
1．对招待人员工作的考核由招待负责人在某项招待工作结束后3个工作日内进行，并形成书面资料，存档、查验。
2．招待人员须无条件接受考核，并根据考核结果提高自身工作水平。
编制人员
审核人员
审批人员
编制时间
审核时间
审批时间
升级会员 