01文件与资料控制程序.docx
《01文件与资料控制程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《01文件与资料控制程序.docx（8页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
01文件与资料控制程序
文件与资料控制程序
1目的
为了对与管理体系有关的文件和资料进行控制，确保实验室各有关场所使用的文件及资料为最新有效版本，特制定本程序。
2范围
适用于与管理体系有关的文件和资料的控制。
3职责
3.1技术负责人主持有关管理体系文件的编写。
3.2最高管理者负责管理体系文件的审批。
3.3公司办公室负责文件与资料的管理、控制和发放。
4工作程序
4.1文件及资料的分类和编号
4.1.1质量手册CAMC-QM-××××-××××
4.1.2程序文件CAMC–PD-××××-××××
4.1.3作业指导书CAMC–WI-××××-××××
4.1.4文件编号规定
CAMC―××-××××―××××
①②③④
说明：
CAMC：
本公司名称拼音的打头字母缩写。
②××：
文件名代号。
第1位为文件种类名英文词首，第2位为文件名主题词英文词首。
例如：
质量手册，文件名代号为QM（仅2位）。
程序文件的文件代号为PD，后面跟序号。
作业指导书为WI。
③××××：
前二位数字表示部门代号，后二位数字表示文件序号。
④××××：
发布年号。
4.1.4记录编号规定
只要将文件代码后的年份-XXXX去除，加XX（记录流水号）即可
例：
CAMC-PD2601-01
文件《文件与资料控制程序》第01号质量记录
4.2文件与资料的编制
4.2.1质量手册、程序文件、作业指导书由技术负责人负责组织编制。
4.2.2作业指导书中的操作程序可由各实验室负责人（工段长）组织相关人员编写。
4.3文件的审核、批准、颁布。
4.3.1凡作为管理体系组成部分下发的所有文件由技术负责人或由其委托他人审核，统一由最高管理者批准颁布。
4.3.2所有作业场所，都能得到有效版本。
定期审查文件，保证持续适用。
及时撤除无效或作废文件。
需保留作废文件应有手续。
4.4文件及资料的管理
4.4.1本公司的管理体系文件、技术文件等文件不得随意外借。
4.4.2公司办公室负责内部文件和外部文件及资料的控制，以保证本所使用的文件和资料的现行有效性。
4.5文件的发放与领用
4.5.1文件的发放
文件的发放由公司办公室负责。
4.5.1.1《质量手册》、《程序文件》整册发至工段长以上人员。
4.5.1.2某些涉及到具体人员制度职责等内容的，根据具体工作，按对应的章节（复印件）发至有关人员。
4.5.1.3技术规范、操作程序、测量不确定度评定程序等发放至各实验室相关工作人员。
4.5.2文件的领用
文件的领用由公司办公室负责。
4.5.2.1《质量手册》、《程序文件》等文件的领用须在“文件领用登记表”上签名，才能领取加盖受控章及公章的文件。
4.5.2.2文件领用人不得将文件随意外借或给他人复印，一经发现立即将复印件收回并销毁，并对有关责任人采取相应的惩罚措施。
4.5.2.3文件使用人的文件如破损严重，影响到正常使用时，应及时到办公室办理更换手续，填写“文件更换表”交回破损文件，补发新文件。
4.5.2.4如果文件使用人将文件丢失，应马上向最高管理者汇报，说明丢失的原因，并作书面检查，按4.5.2.1程序重新申请领取文件。
4.6文件的更改
4.6.1《质量手册》、《程序文件》和技术文件在运行中或在内审时发现问题需要更改时，由质量负责人提出文件的更改理由，由技术负责人负责对文件的更改。
更改后的文件，仍由技术负责人审核；最高管理者
批准。
若指定人员更改应获得进行审查和批准依据的背景资料。
4.6.2文件更改批准后，由公司办公室根据已更改的文件具体实施，并注明更改标记和更改生效日期，然后按照“文件领用登记表”发放更改后的文件。
4.6.3可用手写方法修改。
修改之处标明修改标注，签名（可用缩写签名代号），注明日期。
4.6.4更改和控制保存在计算机系统中的文件按《计算机管理程序》。
4.7文件的换版与作废
4.7.1文件经过多次更改或文件需要大幅度修改或国家版本更改时，应进行换版，原版文件作废，换发新版本。
4.7.2作废的文件由公司办公室按“文件领用登记表”收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，经最高管理者批准后，统一销毁。
需作资料保留的作废文件，申请人填写“文件保留申请单”，由技术负责人审核，经最高管理者批准后，归档保存。
4.8文件的档案管理
4.8.1公司办公室负责本公司文件和资料的归档管理，归档的文件和资料有：
a质量手册和程序文件；
b技术文件和有关资料；
c其他管理文件、上级文件和应归档的其它资料；
d各项目计量标准装置整套资料；
e人员技术档案；
f计算机软盘。
4.8.2按照档案管理的要求，对各类文件资料、软盘进行分类、登记、整理、建立台帐。
4.8.3上一年的技术档案在每年三月份前整理立卷后归档、保存。
4.8.4借阅档案资料要办理借阅手续，一般技术资料需经办公室主任同意，重要的资料、文件必须经最高管理者批准，借阅者不得随意拆卸、调换、涂改、复制。
4.8.5复制技术档案、资料、文件必须经最高管理者批准。
4.8.6文件和资料的保管应有安全、防火、防尘、防蛀、防霉、防潮等措施。
4.8.7对于超过保管期限的技术档案资料办公室必须造册报最高管理者审核批准同意后，指定专人处理。
5、相关文件和记录表单
5.1“文件领用登记表”
5.2“文件更换表”
5.3“文件保留申请单”
5.4“文件借阅单”
6、附录
6.1档案保管期限表
序号
档案类型
年限
1
技术资料
长期
2
设备资料
长期（至设备报废退役）
3
原始记录
二个周期
4
设备使用记录
及环境条件记录
一年
5
用户信息记录
一年
6
人员技术档案
长期（至人员退休）
7
文书档案
长期
上海氯碱机械有限公司
受控文件发放表№
CAMC-PD2601-01
领用人
文件名称
受控号
发放
回收
日期
签名
日期
签名
上海氯碱机械有限公司
文件更换表
CAMC-PD2601-02
文件名称
文件代号
更换章节、名称、页码：
更换理由：
申请更换人（签字）
年月日
批准人
年月日
更换办理情况
资料档案管理人：
年月日
上海氯碱机械有限公司
文件保留申请单
CAMC-PD2601-03
文件保留申请人
保留文件
名称
代号
章节号
章节名称
页码
批准人
年月日
上海氯碱机械有限公司
文件借阅单
CAMC-PD2601-04
借
阅
人
姓名
职务
所在单位或部门
联系方式
借
阅
文
件
名称、代号（或章节号）
申请借阅日期
自年月日至年月日
借阅人
（签字）
年月日
批准人
（签字）
年月日
借阅记录
归还记录
上海氯碱机械有限公司
外来文件登记表
CAMC-PD2601-05
收文
收文
顺序号
文件题要
备注
月
日
上海氯碱机械有限公司
文件修改通知单
CAMC-PD2601-06编号：
需修改文件名称：
代号：
需修改页码行次：
修改前描述：
修改成：
修改人：
审核人：
日期：
日期：
升级会员 