浙江省慈溪综合体广场招商会活动执行案.docx

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浙江省慈溪综合体广场招商会活动执行案

城市综合体广场招商会活动执行案

执行案内容：

一招商会的组织管理

二招商会主题、流程

三招商会嘉宾邀请

四媒体记者邀请及相关工作

五董事长接待工作安排

六招商会领导及嘉宾接待

七晚餐

八招商会会场布置

九外场及导引布置

十物料用品的准备及后勤保障

十一安保及交通组织

十二招商会前后的媒体宣传

一、招商会的组织管理

招商会总负责：

商管公司总经理

招商会总策划及协调：

招商会组织实施：

招商会的执行部门：

集团总部行政中心负责人

慈溪商管公司公司负责人

开发区项目工程部负责人

招商会的策划及执行的主要工作节点

招商会策划案审批确定时间8月11日

招商会策划公司签约8月13日

第一次招商会各项工作落实协调会8月16日下午3点

第二次招商会各项工作落实协调会9月6日提前3天落实各项工作情况

二、招商会流程

招商会日期：

2012年9月6日下午13:

30——18:

00（暂定）

会议地点：

慈溪雷迪森酒店或者开发区大酒店

人数：

嘉宾120人媒体20人商管工作人员30人集团及项目高层领导10人

招商会主题：

通过城市综合体广场本次招商大会的影响力及传播力，加强并巩固入驻商家的合作信心，挖掘并激发持观望态度商家的入驻动力。

主要流程节点：

13:

00—14:

00嘉宾签到发放礼品，参观介绍展板播放城市综合体广场宣传片

引领嘉宾到休息区域，媒体现场采访相关领导

14:

00—14:

10开场节目宣传利时品牌元素

14:

10—14:

15主持人上场介绍领导、嘉宾、介绍活动流程

14:

15—14:

30慈溪市、开发区区管委会领导发言（根据邀请情况确定）

14:

30—14:

40董事长致欢迎辞（暂定）

14:

40—15:

007—8家主力店品牌商户签约仪式领导退场

15:

00—15:

10沙画表演通过投影和沙画完美结合，表现城市综合体广场

15:

10—15:

30茶歇时间，抽取三等奖招商经理与商户沟通

15:

30—15:

40商管公司总经理介绍项目

15:

40—15:

50宣传片及热场节目已签约商户发言

15:

50—16:

10茶歇时间，抽取二等奖招商经理与商户沟通时间

16:

10—16:

20招商负责人发言诠释项目主要业态和未来投资潜力PPT

16:

20—16:

40茶歇时间，抽取一等奖招商经理与商户互动沟通

16:

40—16:

50宣传片时间，招商会现场结束，主持人邀请嘉宾赴宴

三、嘉宾邀请（8月15日开始邀请，25日前送请柬到位）

1、总负责人：

2、拟邀请嘉宾单位、人数及职责分工：

嘉宾席总人数120人

（1）慈溪市政府及职能部门嘉宾（邀请人数约6*2=12人）集团行政部负责董事长督办

慈溪市委书记、人大常委会主任或慈溪市市长

慈溪政协主席

人大常委会常务副主任

慈溪市工商联合会会长

慈溪市招商局局长

慈溪市领导

（2）开发区新区政府领导（邀请人数约9*2=18人）集团行政部负责邀请董事长督办

开发区新区区委书记或副书记

开发区新区招商办

开发区新区工商局

开发区新区卫生部门局

开发区新区环保部门局

开发区新区税务局（或公安局）

开发区新区城市管理中心

开发区新区消防部门局

海南村街道办主任

（3）主力店嘉宾（邀请人数约8*2=16人）商管公司招商部负责

1、超市

2、电玩

3、KTV

4、好味当

4、中国银行

5、中国移动

6、中国联通

7、网吧

（4）小商户邀请嘉宾（邀请人数约74人）商管公司招商部负责

注：

上述全部邀请人员确保出席人数为120人，上下相差不超过5%，另组织员工约10人酌情进行补席，以确保人员到场及现场秩序，此项工作由负责督办落实。

嘉宾邀请的反馈及确定时间：

最终确定时间：

8月20日（招商会前7天）

请柬发放（市领导等贵宾请柬为金色有“VIP”字样）发放人由邀请人负责

四、媒体记者邀请及相关工作

1、总负责人：

集团行政部负责

2、拟邀请媒体记者单位、人数及分工：

人数共计20人

慈溪电视台2人

慈溪人民广播电台2人

慈溪电视台2人

慈溪日报2人

慈溪晚报2人

东南商报2人

城市之间杂志2人

慈溪日报2人

搜房网2人

东方热线2人

邀请反馈时间：

8月20日。

3、媒体工作安排：

1）媒体记者签到，签到时间及采访时间见《招商会流程安排》

2）新闻通稿：

策划公司负责

3）媒体费用：

负责

全部媒体记者只发放采访费用，不再发放礼品

4）媒体报道：

策划公司负责

8月30日拟定媒体报道计划和版次、时段；

9月5日前落实好报纸媒体报道的篇幅、内容；电视新闻报道播出的时间等

5）新闻采访位置布置：

策划公司负责

五、市委、区委领导接待工作安排

总负责人：

集团行政部董事长督办

接待事项及分工

1、领导抵达开发区时间确定（12:

30到达）集团办公室负责

2、接车安排董事长负责

3、董事长陪同参观项目介绍展板：

12：

30－13：

陪同人员：

集团办项目负责人商管公司总经理副总经理

4、市、区领导出席招商会

时间：

参见庆典流程集团行政部曹钺负责

5、领导和董事长接受媒体采访

时间：

开场前开场后随机地点：

嘉宾休息间协调安排：

策划公司、行政部

采访内容文案8月28日确定策划公司策划总监负责

6、招商会当天晚宴：

（嘉宾宴席）共计50人5桌集团行政办、开发区行政办负责

7、地点：

随机，暂定酒店

参加人员名单：

万达广场总经理2人

万达广场高层领导4人

慈溪市政府嘉宾8人

开发区新区政府及相关部门领导18人

主力店嘉宾8人

开发区项目主要领导4人

商管公司主要领导6人

晚宴时间：

18:

40晚宴地点：

大酒店VIP厅

用餐标准确定（菜谱、酒水）：

李兴军负责

陪同人员安排：

集团行政办曹钺李兴军

座次安排：

集团行政办开发区行政办行政部

6、董事长行程安全护卫集团办公室开发区项目部文总负责

服装：

商管公司现场接待人员男士着深色西装，浅色衬衫，系领带；女士着职业装。

贵宾接待室

嘉宾接待路线：

嘉宾活动区域：

六、晚餐

招商会结束后董事长及政府领导、主力店领导用餐（主桌50人）

1）地点：

VIP包间

2）菜肴及酒水：

8月23日确定行政部负责

3）参加午餐人员确定及座位安排集团行政部项目行政部负责

4）用餐时间：

18:

00-19:

招商会结束后商户与领导秘书、司机、商管工作人员用餐（130人）

1）地点：

西餐厅

2）菜肴及酒水：

自助餐行政部负责

3）参加午餐人员确定及座位安排项目招商部负责

4）用餐时间：

18:

00-19:

安保人员和机动工作人员，约40人，另外安排盒饭开发区行政部行政部负责

七、招商会会场布置

1、总负责人：

策划总监

2、会场布置平面图（见策划方案）

3、工作内容：

（1）舞台搭建及设备调试：

策划公司负责

舞台搭建：

9月日至9月日12点

设备调试：

9月日12点

在现场由商管公司安排专人协助解决电路接口的工作，并作好特殊情况的紧急预案和解决办法。

文总负责

联系酒店LED策划公司派人现场操控，预留视频接口物业公司负责

（2）休息区及工作间安排：

●贵宾休息室：

负责

●道具存放处：

负责

●专用停车场：

负责

（3）保洁工作：

负责

活动进场过程中保洁需不间断地对活动场所进行卫生清理工作物业公司负责

八、外场布置

1、总负责人：

策划总监负责

2、外场布置平面图、效果图

外场布置工作时间节点：

外广场氛围布置：

9月6日早8点前完成策划公司负责

空飘、彩旗:

9月6日早8点前完成策划公司负责

3、序厅内场布置：

9月6日早8点前完成策划公司负责

九、物料用品的准备及后勤保障

1、总负责人：

行政部负责

2、工作内容：

1）嘉宾邀请函8月15日印刷制作完毕策划公司设计制作郑直贤负责监督

2）嘉宾礼品袋8月20印刷制作完毕策划公司设计制作郑直贤负责监督

3、礼品发放行政部负责

高档礼品50份，中档礼品50份，纪念礼品70份行政部负责

礼品

政府机构

媒体

开发区职能部门

经营商户

元

合计

高档礼品

6+9=15

主力店15

300

6000

中档礼品

已签约30

200

10000

纪念礼品

未签约70

3500

4、嘉宾礼品袋内放置城市综合体广场、万达广场宣传资料：

日前准备完毕

5、嘉宾签到处的签到簿、签到笔准备开发区行政部负责

6、流程表、鲜花、水果、矿泉水等物品准备及摆放开发区行政部负责

7、现场展板的摆放和维护、监督策划公司郑直贤负责

十、安防及交通组织

1、总负责及重大事项与时间节点总负责：

文总

1）8月20日前组建招商会安保团队并进行专项训练；

2）8月30日前完成各招商会阶段、位置安防方案，车辆引导方案；

3）9月4日前完成现场管理的具体负责人，以及安保配备、服装形象；

4、9月日12：

00招商会活动全面安保开始。

2、安保总数及构成，总计18人

Ø外场4人（2人负责车辆引导）；

Ø序厅2人；

Ø贵宾厅1人；

Ø董事长随行开道2人；

Ø内场保安6人；

Ø机动1人。

3、物资配备负责人：

文总

对讲机15部、警戒带100米；礼宾杆20个。

招商大会总预算费用表（其中

项目

酒店名称

规格

数量

单价

总价

酒店名

雷迪森酒店

开发区酒店

恒元大酒店

大厅+贵宾厅

租赁场地

8000元

7000元

8000

自助餐费

150元/位

125/位

160

150

24000

中餐费

5000元/桌

5桌

5000

25000

住宿单间

458元/间

598元/间

380元/间

598

2990

租车接送

2000元/车

36—42坐

4000

活动策划

含手提袋、请柬、四场地包装、活动、请主持人、

LED\活动费

117062

（预算）

抽奖礼品

一等奖IF手机1台

4700

二等奖IPAD电脑2台

4000

8000

三等奖10名，每位2张利时消费券或等值礼品

200

4000

礼品

政府机构

媒体