OA系统操作说明.docx

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OA系统操作说明

OA网络智能办公系统

操作说明

2013年06月

目录

第1章总体架构4

1.1.系统组网结构4

1.2.系统逻辑模型4

第2章系统功能描述6

2.1.个人办公6

2.1.1.通知6

2.1.2.消息提醒6

2.1.3.日程安排7

2.1.4.投票8

2.1.5.我的会议9

2.1.6.即时沟通10

2.1.7.内部邮件11

2.1.8.通讯录12

2.1.9.个人设置13

2.2.公共平台14

2.2.1.系统公告14

2.2.2.部门公告14

2.2.3.新闻处理15

2.2.4.规章15

2.2.5.法规15

2.2.6.会议管理15

2.2.7.公告管理16

2.2.8.信息管理16

2.2.9.新闻管理17

2.3.协同办公18

2.3.1.通知管理18

2.3.2.工作日志18

2.4.行政办公18

2.4.1.投票管理18

2.4.2.车辆管理18

2.4.3.办公用品管理21

2.5.工作流程21

2.5.1.新建工作22

2.5.2.已发工作22

2.5.3.未签收任务22

2.5.4.代办任务23

2.5.5.已办任务23

2.5.6.流程监控23

2.5.7.流程管理23

2.6.人事管理24

2.6.1.人员管理24

2.7.文档管理25

2.7.1.个人文档26

2.7.2.公司文档26

2.7.3.共享文档26

2.8.系统管理27

2.8.1.组织机构27

2.8.2.系统日志28

2.8.3.字典管理29

2.8.4.菜单管理30

2.8.5.地区管理30

2.8.6.打印导出自定义管理31

2.8.7.服务器信息31

2.8.8.系统设置31

第1章总体架构

1.1.系统组网结构

本方案中充分利用中国移动专线服务，具体的系统组网结构图如图1所示。

图1系统组网结构图

1.2.系统逻辑模型

系统使用逻辑模型图如图3所示。

图3系统逻辑模型图

第2章系统功能描述

2.1.个人办公

2.1.1.通知

用于单位内部进行发文通知，通知类型分为普通通知和部门通知，系统将根据选择情况会对通知接收对象进行相应的提醒。

2.1.2.消息提醒

当有新消息时，系统会自动发出消息提醒。

可以按照发布时间、发布类型进行查询。

管理员可以进行删除操作。

双击通知标题即可查看详细信息。

2.1.3.日程安排

点击日程安排，可以对日程进行添加操作。

1、主题：

填好主题，按F5刷新，即启用了日程提醒功能。

2、日程类型：

日程的安排，根据需要选择是个人安排或公司事务。

3、时间：

分别设置日程的开始时间、结束时间与提醒时间。

4、内容：

填写日程主要内容完成后点击保，即新日程安排添加成功。

5、重置：

重置按钮将当前内容的清除，即删除。

2.1.4.投票

系统提供了投票功能，用户可以对已发起的投票发表自己的看法，双击标题也可以查看相对应的投票结果。

如下图:

投票结果显示

2.1.5.我的会议

我的会议通过选择会议室、会议标题、会议日期进行模糊查询操作。

2.1.6.即时沟通

在左侧选择所属部门，右侧点击发送信息，即可进入到发送信息页面。

填写详细内容之后，点击发送即可发送成功。

2.1.7.内部邮件

2.1.7.1.写信

写信：

点击收件人时系统会自动弹出“用户查询”窗口，选择具体接收人，填写邮件正文标题、根据需要添加附件，详细内容之后，点击发送，邮件将被发送成功。

2.1.7.2.收件箱

用户可以按照标题、邮件状态、发送日期等进行模糊查询收到的邮件！

双击邮件标题查询邮件详情。

2.1.7.3.发件箱

发件箱与收件箱功能相似，可以查询以往的发件记录。

2.1.7.4.草稿箱

草稿箱记录的所有邮件草稿记录。

2.1.8.通讯录

该功能主要提供为单位维护通讯录、以及查看通讯录成员信息。

分为个人通讯录和内部通讯录两部分。

通讯录分组显示以树型结构展示。

系统提供增加、修改、删除通讯录组功能。

删除通讯录组时，如果该通讯录组下还有子通讯录组信息，则需要先删除子通讯录组；如果通讯录组下有成员，则需要先删除掉该通讯录组下的成员，或将该通讯录组下的成员更换到其他通讯录组下，才可以删除；否则不允许删除通讯录组信息。

2.1.8.1.个人通讯录

个人通讯录记录用户自己的同学客户的联系方式，点击新增人员即可弹出“新增人员”窗口填写详细信息，以便以后查阅。

2.1.8.2.公司通讯录

公司通讯录记录公司的客户、朋友的具体联系方式，点击新增人员即可弹出“新增人员”窗口填写详细信息，还提供修改人员信息、批量删除、进行公共通讯录分组维护、EXCEL导入等操作。

以便以后查阅。

2.1.9.个人设置

2.1.9.1.登录日志

2.1.9.2.修改密码

2.2.公共平台

2.2.1.系统公告

系统公告如下图：

用户只能接收查看来自管理员的系统公告。

用户自己不能修改编辑。

2.2.2.部门公告

部门公告和系统公告相似如下图：

用户只能接收查看来自部门主管发布的部门公告信息。

用户自己不能修改编辑。

2.2.3.新闻处理

新闻处理功能，用户可以查看来自管理员发布的新闻信息，系统提供了查看点击数、查看评论数目等详细功能。

2.2.4.规章

2.2.5.法规

双击标题查看发布的即时法规信息。

2.2.6.会议管理

2.2.6.1.会议管理

会议管理主要针对会议室、会议类型的管理。

2.2.6.2.会议设置

2.2.7.公告管理

公告管理的对象是系统公告和部门公告。

公告发布时可选择不同的通知方式，可设定是否需要回复，以及可以选择接收人。

2.2.7.1.系统公告

2.2.7.2.部门公告

2.2.8.信息管理

信息管理包含规章制度管理、法规管理、新闻管理。

系统提供修改、添加、删除等常用功能。

2.2.8.1.规章制度

规章制度管理选择行号可修改选中的规章内容，点击“添加规章”可新增一条规章新闻快讯。

也可选中行号批量删除规章。

2.2.8.2.法规管理

法规管理与规章制度类似，选择行号可修改选中的规章内容，点击“添加法规”可新增一条法规快讯。

也可选中行号批量删除。

2.2.9.新闻管理

新闻管理可以控制该新闻的状态为终止或者生成。

终止状态表示为该新闻已经终止发布。

而生成状态表示该新闻已生效、正在发布中。

2.3.协同办公

2.3.1.通知管理

2.3.2.工作日志

个人工作日志是对工作的计划管理，记录自己每天的工作详情。

2.4.行政办公

2.4.1.投票管理

投票管理是管理员所有权限，可以新增投票、修改投票结果以及对某一条投票发起终止或生效的功能。

还可以查看该投票结果的投票人。

2.4.2.车辆管理

2.4.2.1.车辆管理

该功能主要提供为用户进行车辆任务处理，系统针对流程的处理提供驳回、送审、会签、分发、完成（归档）、返回功能操作。

2.4.2.2.驾驶员

针对每一位驾驶员都提供了驾驶员详情，可以查看驾驶证件号码、证件到期时间、驾龄、单位地址、联系方式等信息。

点击左上角的“添加驾驶员”按钮即跳转到“添加驾驶员”页面如下图，输入信息完成后点击添加即完成添加驾驶员的操作。

2.4.2.3.事故管理

针对每一种对事故，系统提供了不同的功能操作，任务处理者可以添加事故、修改事故、还可以查看其它事故的详情。

勾选行号即可删除该事故记录。

2.4.3.办公用品管理

2.4.3.1.物品管理

该功能是对办公用品的管理和控制。

每次发放和采购办公用品都能如实记录，方便查询。

2.4.3.2.物品购买

2.4.3.3.物品领用

物品领用是记录的内部员工领用办公用品的记录，以便查询和归纳整理。

2.5.工作流程

工作流程包括新建工作、已发工作、未签收任务、代办任务、已办任务、流程监控、流程管理等模块。

2.5.1.新建工作

当用户新建工作时，从左侧选择所属部门，要增加的工作申请标题描述等。

2.5.2.已发工作

已发工作模块中有未完成和已完成两个选项卡，未完成记录的是已新建完成还未完成的工作安排。

已完成记录的是已经完成的工作。

2.5.3.未签收任务

1、当选中某个目录后，页面动态展示该目录下的文档信息。

2、也可以输入文档的名称、检索关键字进行查询所要找的文档资源。

3、选中一个目录后，可以给当前目录中上传文件。

4、也可以对当前目录列表中的文件信息进行修改，也可以删除当前选中的文件。

2.5.4.代办任务

2.5.5.已办任务

2.5.6.流程监控

2.5.7.流程管理

2.5.7.1.流程设计

2.5.7.2.表单设计

2.6.人事管理

人员管理提供对公司员工进行管理的功能。

2.6.1.人员管理

添加公司员工资料时要填写详细的员工资料：

姓名、年龄、出生日期、居住地址、联系方式、籍贯、身份证号、用户账户、员工编号、工资卡号、社保号、最高学历、所学专业、毕业院校、毕业时间、员工类型、员工职务等。

填写完毕后点击“发布”按钮可添加新员工资料成功。

要修改公司员工的资料，双击则进入到“修改员工资料”页面，修改完成点击发布就可。

2.7.文档管理

该功能提供单位针对单位内部各种资源进行统一管理、信息共享、资源共享、文档共享。

资源类型通过目录进行管理，其资源内容可以涉及规章制度、政策法规，可以是各种技术文档、学习资料等等，内容类型不限，所有不同类型通过目录管理进行有机的管理在一起，便于单位员工进行交流、互相学习。

2.7.1.个人文档

为用户提供信息交互的平台，用户可以上传下载个人文档、图片等。

2.7.2.公司文档

为公司员工提供信息交互的平台，用户可以上传下载个人文档、图片等。

系统提供两种操作方式编辑和删除。

2.7.3.共享文档

共享文档是没有权限设置的共享区域，任何用户都可以在此模块分享上传、下载文档图片资料等。

2.8.系统管理

该功能提供单位针对本系统的一些内部设置包括组织机构、系统日志、字典管理、菜单管理、地区管理、打印导出自定义、服务器信息、系统设置功能。

2.8.1.组织机构

组织机构提供对公司的内部结构进行组织规划管理的功能。

2.8.1.1.部门管理

2.8.1.2.用户管理

2.8.1.3.角色管理

2.8.2.系统日志

系统日志提供用户访问系统的记录。

有登录日志、操作日志、登录日志设置功能。

2.8.2.1.登录日志

登录日志记录用户登录时间、登录IP、IP地址来源和访问状态，方便超级管理员查询和了解每一个用户的操作记录。

2.8.2.2.操作日志

操作日志记录的是管理员成功登录到系统后，对系统做出的一些操作。

操作日志也会记录用户名、登录IP、IP来源和做出的相对应的操作、操作时间等。

2.8.2.3.登录日志设置

2.8.3.字典管理

字典管理是针对系统的一些目录设置、可新增、修改以及删除。

用户可以按照需要进行操作。

2.8.4.菜单管理

菜单管理可以设置菜单按照序号的排序方式，设置的菜单值越小越靠前显示，菜单名称、菜单图标也可自行添加。

2.8.5.地区管理

2.8.6.打印导出自定义管理

2.8.7.服务器信息

2.8.8.系统设置

系统设置提供对系统的基础设置。

系统开关：

有开启和关闭两种状态，开启则表示系统正常。

关闭系统之后除系统超级管理员外，任何人无法登陆系统。

时间限制：

可设置系统开放的时间，在设置的此时间区间内才可以使用该系统。

IP限制：

可设置IP允许和IP限制。

消息提醒刷新时间：

可设置消息提醒的间隔时间。

如5分钟一次的话则数据库每隔5分钟访问刷新一次。

允许密码错误次数：

设置输入密码的次数，不输入则不限制密码错误次数。

当达到最大输入错误次数时会限制用户登录。

限制登录冷却时间：

是和允许密码错误次数搭配使用的。

当密码错误次数达到最大限制时需要达到设置的冷却时间之后才可再次登录系统。