合同管理制度试行.docx

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合同管理制度试行

洛阳万安山建设发展有限公司

合同管理制度（试行）

第一章总则

第一条为加强合同的管理，规范本公司的合同管理，维护洛阳万安山建设发展有限公司（以下简称为公司）的合法权益，杜绝风险存在，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律法规，结合公司的实际情况，特制定本制度。

第二条本公司对外发生以下业务，均须以书面形式签订合同。

1、借入款项（不含本公司内借款）；

2、分两次以上付款的单笔业务；

3、服务期限在4个月以上的单次收（付）款业务；

4、单次付款的采购业务。

第三条合同标的具备招投标条件的，一般通过招投标程序再订立合同。

第四条本公司对合同实行专业归口管理，法人委托书管理，合同专用章管理。

第五条本制度适用于格式合同和非格式合同的管理。

格式合同是指为了重复使用而预先拟定，并在订立合同时未与对方协商但已作充分说明的合同。

非格式合同是指除格式合同外适用某项业务或管理事项，依据实际情况而由双方具体商定内容而形成的合同。

第六条本制度由总则、合同相关部门的职责、合同订立条件、合同主要内容、合同订立、合同履行和评价、合同的变更解除、合同纠纷的处理、合同章及合同的管理、附则十部份组成。

第二章合同管理部门及职责

第七条公司的合同主管部门为行政人事部，全面负责合同管理的日常工作，其具体职责：

1、负责联系本公司聘请法律顾问，请法律顾问对本公司委托审查的合同提出法律意见，供决策参考；

2、与合同经办人、财务共同参与本公司采购的询价；

3、负责管理本公司合同用章，建立合同台账，保管合同文本、变更函件与合同有关的资料，办理合同资料年终归档，建立合同档案（合同档案原件由行政人事部、财务部各执一份）。

第八条合同承办部门指本公司内部需签订合同的部门；合同承办部门由业务对口的分管领导负责；承办人指具体负责合同签订的本公司员工。

l、合同承办部门主要职责：

1.1在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；

1.2依照“谁签订合同谁负责”的原则，对本部门所承办签订合同的主体资格，履约能力的可靠性，合同内容的合法性、严密性、可行性及其执行结果负直接、主要责任；

1.3负责按质、按量、按时全面履行合同，避免出现违约给本公司造成损失；

1.4协调对方及与合同相关部门的关系。

2、合同承办人主要职责：

2.1承办人对客户资信调查的真实性负直接责任；

2.2负责修改供方提供的采购合同文本，送部门负责人修改，再由法务人员斟酌完善；

2.3送相关部门会签；

2.4呈送领导复核审批；

2.5及时掌握合同履行的进展情况，发现问题及时向部门负责人汇报，并提出解决问题的意见和建议；

2.6负责保管合同文书及与履行、变更、转让、解除合同的有关文件，及时送交合同主管部门行政人事部、财务部归档。

第三章合同订立条件

第九条本公司法定代表人对承办人签订合同实行授权委托代理制度。

承办人依据经相关权限人签字审批后的“合同评审签发单”代表法定代表人签订合同。

承办人未办理“合同评审签发单”对外签订的合同无效（其经办人将负全责）。

第十条合同承办部门对经办的合同，经审查具备以下条件的，方可办理签约手续。

1、“合同评审单”中的评审流程已完成；

2、依据合同性质确定合同类别；

3、对方应具有的条件：

3.1对新客户（供应商）的营业执照、税务登记证以及履约能力的有关证件经审查合法、真实、可靠；对已有业务关系的客户（供应商）应审查其以往付款情况，以及近期经营状况有无负面的重大变动；

3.2所需的生产许可证、经营许可证、产品合格证、计量合格证、建筑工程资质证、装修资质证、物业管理资质证、广告许可证等相关法定证件齐备；

3.3正式规范的委托代理手续、签字盖章手续、审批手续；

3.4合同签订人的身份、资格，合法有效。

4、合同内容具有合法性、严密性、可靠性。

合同条款齐备、文字准确，风险控制到位。

第四章合同主要内容

第十一条合同主要内容包括如下八项：

1、当事人的基本情况：

①当事人的姓名（自然人）或名称（经济组织）；②法定代表人（负责人）；③住所（自然人的户口所在地或常住地址、经济组织的主要办事机构或主要经营场地）；④电话、传真；⑤银行账号；

2、合同标的：

标的是指合同各方当事人权利义务指向的对象。

如买卖合同中的具体买卖的物品、工程合同中的工程范围等；

3、数量；

4、质量；

5、价款、结算方式和付款方式；

6、履行期限、地点和方式；

7、违约责任；

8、解决争议的办法。

第五章合同订立

第十二条合同订立程序，一般包括询价比价阶段和洽谈签约两个阶段。

询价比价

合同谈判

确定合同

合同审批

合同签字

合同归档

外部手续

经销商

前期询价比价并确定

合同谈判并

确

定

合

同

金

额

修

改

并

确

定

合同文本

制

作

合同会

签

单

本公司相关授权负责人签字（盖章）

第十三条询价比价阶段

向三家以上经销商咨询报价，对比确定一家经销商。

第十四条洽谈签约阶段：

1、合同谈判：

合同谈判主要针对合同金额及其他相关条款。

谈判最终确定合同金额。

2、合同确定：

由供方出具相关合同，经办人修改后交由法律顾问审批，如有问题，则由经办人与供方协商修改合同，直至确定合同文本。

3、合同审批：

合同承办部门的承办人员应填写“合同会签单”，将合同文本、合同相关及需填表格送至相关要限人审批，必要时还须提供合同签订背景情况说明。

若审批人提出有需要修改的地方，应由承办人修改后重新执行修改、复审及完善。

3.1合同均需财务人员进行专业评审。

4、合同定稿：

合同由承办部门负责人和分管领导根据审批意见定稿。

若评审人会签的有“需修改”意见，则需重新修改和评审。

对于审批意见无法达成一致同意的，为不耽搁时间将由合同金额最终审批人直接定稿。

5、签字盖章：

定稿的合同，承办人可凭“合同会签单”签字，并持“合同会签单”申请加盖合同用章。

6、合同原件资料归档：

所有合同一般本公司留存两份，行政人事部、财务部各留存一份。

7、外部有关手续：

法律法规规定需经专门机关批准的合同，合同签订后应由承办部门办理审批手续；凡国家规定需经有关部门登记或备案的合同，必须向规定的部门申请登记或备案；凡按有关规定必须鉴证的合同，必须申请鉴证；法律规定或合同约定进行公证的合同必须进行公证。

第六章合同履行和评价

第十五条合同的履行阶段

1、承办部门负责组织、协调合同规定的本公司义务的全面履行，督促检查、验收、确认合同对方义务的履行。

合同承办人应将合同的履行情况及时向领导汇报；

2、合同签订后，承办部门应在2日内将合同文本复印件送达与履行合同有关的部门并将合同义务分解落实；

3、对应验收的标的物，应由有关部门验收后签署验收证明。

对验收不合格或与合同规定不符的标的物，应由承办部门在即日提出书面意见，按国家规定或合同约定的时间向对方提出异议，尽快采取适当措施解决；

4、凡不按合同规定的结算方式办理收款和支付手续的，财务部有权拒绝办理。

财务部人员应随时督促合同承办部门保障合同双方如约履行合同；

5、合同承办部门应定期对到期合同履行情况进行检查。

问题较大的应书面上报领导。

第七章合同的变更、解除

第十六条合同虽已签订，但发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害本公司利益的，合同承办部门应及时与对方协商变更或解除合同，并以“工作审批单”逐级审批汇报，申请采取合法有效的措施，制止危害行为的发生，必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤消。

第十七条对于工程类合同在执行过程中涉及经济签证的，合同承办部门应根据明确的修改图纸，则按图纸计算变更工程量；如无明确图纸须进行现场丈量确认，并绘制图纸或拍照录像，以保存第一手原始资料。

第十八条经双方协商变更、解除合同的内容，应签订书面协议，签订的补充协议按正常合同依本制度的规定办理手续，作为原合同的附件进行管理。

第八章合同纠纷的处理

第十九条合同违约必须依法承担违约责任。

对方违约要按规定索取违约金，如造成经济损失还应索取赔偿金；我方违约或给对方造成经济损失应由承办部门查清原因，以“工作审批单”形式逐级审批后按规定办理违约金和赔偿手续。

第二十条发生合同纠纷后，承办部门应首先及时与对方协商解决。

因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障本公司合法权益不受侵犯；因本公司责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少本公司损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。

对于双方经协商达成一致意见时，应签订书面协议，签订的补充协议按正常合同依本办法的规定办理手续，作为原合同的附件进行管理。

第二十一条发生合同纠纷协商不成时，承办部门应于三个工作日内以“工作审批单”形式上逐级审批，并在法定代表人的授权下配合律师向有管辖权的仲裁机构申请仲裁或向法院起诉，任何部门不准私自对外委托有关部门或个人处理纠纷（对外发布消息对口统一）。

第九章合同的管理

第二十二条行政人事部作为合同的主管部门，合同的具体份数按实际情况确定，但本公司至少留存两份原件，合同管理部门行政人事部一份、承办部门财务部一份。

并抄送一份至承办部门。

第二十三条“合同会签单”原件、法定代表人授权委托书原件、合同附属资料以及变更合同的往来函件，保存在财务部。

合同承办部门转交财务部时，应填写“合同移交登记表”。

第二十四条合同保管人员按照合同主管部门的要求对生效的合同统一编号、填写“合同情况登记表”、装订归档。

如需调阅，根据权限调用。

第十章附则

第二十五条本制度由行政人事部负责解释、修订、监督执行。

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