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公文写作应用文写作相关知识

（公文写作）应用文写作相关知识

应用文写作

（壹）、应用写作的主要特征

应用写作，首先是写作。

所以，它具备写作所必须具备的基本特征。

例如，写作具有个体性，写作活动受写作主体个性的支配；写作具有实践性，只有经过写作实践才能把写作主体的思维物化；写作具有创新性，作品均是于不同程度上创造了前人没有提供过的作品；写作具有综合性，作品是写作主体的素质、修养和能力等的综合体现；写作具有系统性，文章的写作不仅基于写作课题（材料、主题等），而且不容忽略写作受体（读者）的参和和制约等等。

除了具备这些写作的基本特征之外，应用写作仍具有它自己独有的壹些特征：

（一）目的对象的明确性

写文章要考虑写给谁见，既具有壹定的对象和目的;文学写作是这样，应用写作也是这样。

但就对象、目的而言，应用写作更具明确性。

就文学创作而言，其对象只是壹个笼统的范围，且不十分固定，也就是说文学作品对读者对象且无明显而不可动摇的约束力。

而“壹定的对象”对应写作而言，意味着有明确的范围、特定的读者。

它是为明确的对象特意而写的，如日常书信、公文中的请示等，写给某某人，壹定得由某某人见。

应用写作具有更为明确的目的，为了解决实际问题、处理具体事务、应付日常生活。

例如，撰写自荐求职信是为了向对方展示自我，寻求壹份满意的工作；撰写商业广告的目的是为了介绍、推销自己生产的商品；撰写专利申请文件的目的是为了获得专利权，是自己的研究成果得到国家法律的保护，等等。

（二）文章内容的真实性

应用文体于内容上，要求事实完全真实可信。

文学写作能够虚构，它追求的是艺术的真实；而应用写作则必须追求实施的真实，即反映客观事物时应当是如实、客观的。

如实，就是实事求是，有就有，没有就没有，不可无中生有、无事生非，不可添枝加叶、添油加醋。

“假”“大”“空”是应用写作的壹大忌。

客观，就是壹切从客观实际出发，反对主观臆断，不能以先入为主的态度，以主观的认识来包揽客观的实际存于。

牢记这样壹条原则：

实践是检验真理的唯壹标准。

（三）文面格式的规范性

壹般写作只有体裁上的区别，而于同壹体裁中，写作成果却是千姿百态的，文面格式是不允许雷同的。

应用写作则不然。

它有其特殊的文面格式要求，甚至仍有习惯用语。

例如公文要先列发送机关，书信须先写上收信人的称呼。

即使是表示称谓，于不同的应用文体中————如书信、祭文中——不但用语各有所定，安排的方式也各有所定。

这些格式和习惯写法的产生，最初就是为了应用方便，阅读起来醒目、清晰。

以后于长期使用的过程中，约定俗成，逐渐定型化，终于成为应用文体区别于其他文体的显著特征。

（四）文体风格的质朴性

应用写作是直接处理事务、工作的，要做到准确、鲜明，必须注重实际，讲求实效。

应用写作通常采用“直陈其事”的写法，无论叙述、说明，仍是议论等均力求干净利索、直截了当，不能拖泥带水，不要啰嗦繁复，不能含糊其辞、模棱俩可。

遣词造句，追求朴素质直，力避虚文藻饰。

古人云，文以辨洁为能，不以繁缛为巧，这用于应用写作是再恰当不过的了。

（五）流通运作的时效性

应用写作总是针对生活中的具体事务工作而发的，问题不是已经摆于面前亟待解决，就是不就即将出现，必须未雨绸缪，预作考虑。

写作和实际处理紧密关联，当然非“席不暇暖”。

古代诗人贾岛的“二句三年得，壹吟双泪流”只能属于文学创作的范畴。

而应用文书常常具有“御前文书，不得留铺”的特点。

不于限期内把事务办好，将直接影响信息的流通，妨碍实际工作效率的提高，甚至铸成极大的工作失误。

（二）、应用写作的语言特点

应用写作是壹种实际写作，是为了处理、解决社会生活中实际发生的问题而进行的壹种写作活动，因此特别要求语言的准确、严谨、庄重、平实、规范、简约，因为这涉及到如何正确地按照所表述的文字理解且进行具体的工作的问题。

（一）准确、严谨

应用写作语言是否准确、严谨，主要体当下用词准确、符合逻辑、符合事理三个方面。

1、用词准确

（1）词语限定要恰当。

所谓恰当的限制，是指于该有限定时，就要有限定词；不该有限定时，不要随意加限定词。

比如某部门制发壹份批评性通报，标题为《关于司机某某开车去杭州的通报》，由于表述不周，就令人费解。

如果于“开车”前加上“私自”、于“杭州”后加上“旅游”这俩个限定词，意思就明白了。

这是由缺少限定词而造成的语言表达的不严谨，进而导致意思的不准确。

仍有壹种是由多余的限定而产生的问题。

比如某机关就廉政问题作出规定，严禁党政机关干部以任何形式收取钱礼，规定中有这样的条款：

“不该收的钱礼要坚决拒收……”，言下之意，似乎仍有“该收的钱礼”，这就给反腐倡廉工作添了麻烦。

（2）词义轻重要注意。

汉语词义丰富多彩，词义微妙多变，同义词、近义词不少，动词十分活跃。

因此要正确用词，就必须反复推敲、辨别和掌握和词之间的差别，找出最符合自己想要表达的意思的词。

不如某厂的壹份工作总结中写道：

“自从采取经济处罚和行政管理措施且举的办法制裁了壹些违反劳动纪律的员工后，厂内违反劳动纪律的现象迅速减少”。

于这句表述中的“制裁”壹词，显然用的过于严重，换成“处理”要合适些。

（3）词义褒贬要分明。

于词汇中，词除了有语义轻重外，仍有感情色彩的不同。

选择具有恰当的感情色彩的词，不仅是为了表现生动，也是为了表义准确。

比如“‘九.壹八’以后，日本帝国主义于东北组织伪满洲国，把持了壹切大权”壹句中的“把持”，和“控制”是近义词。

但“控制”是个中性词，使用范围比较广；而“把持”表示“壹手独揽、排斥其他”，是个贬义词，通常指凭借不正当手段独揽大权，不容他人参和，所以此处用“把持”，就把对帝国主义的憎恨、厌恶感情准确地表达了出来，若用“控制”，句义就大不壹样。

2、符合逻辑

所谓符合逻辑，就是语言表述要和事理相符合，不能有歧义，推理要恰当。

（1）符合事理。

比如：

“于新千年的第壹个劳动节里，我们于镇党委书记李立关的陪同下，来到了这个村的第二生产队。

”这句中“生产队”就是不符合事理的表达。

因为当下的农村已没有生产队，代之而起的是“村民组”。

不符合事理的表达，往往会给人以不真实，不认真，办事不周的感觉。

（2）不能有歧义。

比如于报纸上经常会读到这样的招聘广告：

“学历：

大专之上，硕士生优先。

”这里是否包含大专生？

想要获得这个职位的大专生就要费壹些脑筋了。

这样的表述自然谈不上准确、严谨。

（3）推理要得当。

比如有这样壹个句子：

“壹个人受教育程度的高低，决定了他具有较高的素质和能力。

”前面涉及俩个方面的内容，后面只出现了壹个方面的结果，显然推理不当。

3、符合事实

所谓符合事实，即语言的选择要和实事相吻合，力求反映实际情况。

比如，写总结时，某单位于某段时间内取得的成绩，是“很大”、“较大”，仍是“壹般”，于选词时，再三斟酌的就不仅是词语本身，而更为关键的是实事究竟是怎样。

又比如，壹份市场调查方案，对某产品的销售情况言之凿凿，充满乐观，但实事却是该产品的市场占有率连年滑坡，这样的表述再生动，也谈不上准确、严谨。

（二）庄重、平实

文章有不同的规范样式，文体的不同也决定了语言风格的不同。

应用文体是为了解决实际问题而写的，壹般不需要运用“文学笔法”，不必运用描写、抒情的表现手法；语言表达力求信实客观、雅正不俗，通常不用口语和俚语，不用深奥古僻的词语，不用或极少使用积极修辞法。

总体上讲应用文体具有庄重、平实的语言风格。

1954年，中国政府于对外关系的处理上，首次创造性地提出了著名的五项基本原则：

国和国之间必须“互相尊重主权和领土完整；互不侵犯；互不干涉内政；平等互利；和平共处”。

试想若将这段表述为“你尊重我，我就尊重你；你不要欺负我，我也不来惹你；你走你的阳关道，我走我的独木桥；你我之间是平等的；咱们井水不犯河水”，虽然意思也差不多，但由于使用了口语、俚语，词语中充斥了壹种随意和不规范，失去了行文的文雅和严肃，因而会从根本上丧失它作为外交文书的权威性和可信性。

（三）规范、简约

应用文体的实用性，决定了它于语言运用上的某种规范和简约的特点。

正如实际的社会生活壹样，有些是属于常年来人们共同遵守、约定俗成的规律，随意打破它，就会影响特定的格调气氛，从而影响实际的效果。

例如：

于壹次追悼会上，因主持人误认“默哀”成“难过”，便让大家“难过三分钟”。

此话壹出，现场有人忍俊不禁，悲哀肃穆的气氛为之荡尽。

从语言的特定角度见，问题的症结主要于打乱了特定环境中语言运用的气氛，而这种“特定”性，即是我们所讲的“规范”。

下面是壹份学生的请假条：

校长先生：

我惭愧地提起笔，写信给您。

昨天，当我放学回家的时候，本来烈日当空，不料走到中途，突然却下了壹场大雨，我不能及时避雨，给雨淋得浑身湿透。

回家以后，就觉得有点儿冷，妈说我着凉了。

吃过晚饭，我开始咳嗽了，壹声说我患了流行性感冒，要好好地休息。

我知道这壹次的病是由于抵抗力太弱引起的，我后悔平日没有听从老师的指导，好好锻炼身体。

今天，我暂时不能到学校来上课了。

希望过俩天之后，我能够痊愈，就回校补课。

而且，今后我就要更认真地做早操了。

当下，妈妈叫我向学校请假俩天，希望你能够给我批准。

学生某某某谨上某月某日

从应用文体语言表述须规范、简约的要求见，很显然，这是壹份充斥了许多不必要的信息、表述啰嗦、违反语体常规的请假条。

壹般来说，应用写作的语言于把事情说清楚的前提下，愈简单愈好。

比如“地质勘察队非常希望各民族人民予以帮助，当下特地发布之上各项规定，切不要轻信谣言，阻碍勘察队正常的工作”的表述中：

“非常希望”能够简化为“切望”；“当下特地”能够简化为“现特”；“切不要”能够简化为“切勿”。

（三）、当代应用文的种类

公务应用文

1．通用文书

指人们于办公或办事中普遍使用的文书。

（1）行政公文：

指《国家行政机关公文处理办法》中所规定的文种。

公文是国家机关、社会组织和团体行使职权、办理公务所使用的法定文书。

包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、方案、请示、批复、意见、函和会议纪要等。

（2）事务文书：

包括调查方案、工作总结、述职方案、简报、计划、规章制度和会议材料、公务书信、告启文书、礼仪文书等。

2．专用文书

指专业性较强，于各系统、各行业甚至个人使用着的文书。

（1）科技文书：

如毕业论文、学术论文、专利申请书、实验方案等。

（2）财经文书：

如市场预测方案、经济活动分析方案及经济合同、协议等。

（3）司法文书：

如诉状、辩护词、公证书和判决书等。

（4）传播文书：

如消息、通讯、特写和广告等。

（5）涉外文书：

国书、照会、公约、协定等。

……

私务应用文

1．记录性文书：

如日记、自传等。

2．交流性文书：

如书信、慰问信、感谢信、表扬信等

3.凭据性文书条据

……

（四）、应用文专门用语

1．称谓语

称谓语是表示称谓关系的词语。

于应用文中，涉及机关或个人时，壹般应直呼机关的全称或规范化的简称，以及对方的职务或“××同志”、“××先生”。

于表述指代关系的称谓时，壹般使用下列专门用语：

第壹人称：

“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称。

如：

部、委、办、厅、局、厂或所等。

第二人称：

“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称。

壹般用于平行文或涉外公文。

第三人称：

“该”，于应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。

如：

“该厂”、“该部”、“该同志”、“该厂品”等。

“该”字于文件中正确使用，能够使应用文简明、语气庄重。

2．领叙词

领叙词是用以引出应用文撰写的根据、理由或具体内容的词。

领叙词于应用文中出现的频率较高，壹般借助领叙词使应用文写得开宗明义。

常用的有：

根据按照为了接……前接或近接……遵照敬悉惊悉

……收悉……查为……特…………现……如下

应用文的领叙词多用于文章开端，引出法律、法规以及政策，指示的根据或事实根据，也有的用于文章中间，起前后过渡、衔接的作用。

3．追叙词

追叙词是用以引出被追叙事实的词。

应用文中有时需要简要追叙壹下有关事件的办理过

程，为使追叙的内容出现得自然，常常要使用壹些追叙的词语。

如：

业经前经均经即经复经迭经

于使用时，要注意上述词语于表述次数和时态方面的差异，以便有选择地使用。

4．承转语

又称过渡用语，即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，用于陈述理由及事实之后引出作者的意见和方案等。

这种词语不仅利于文辞简明，而且起到前后照应的作用，有：

为此据此故此鉴此综上所述总而言之总之

5．祈请词

又称期请词、请示词，用于向受文者表示请求和希望。

主要有：

希希望敬希请望敬请烦请恳请希望要求

使用祈请词的目的于于表明写作者的祈望，也有助于形成相互敬重、和谐和协作的气氛，从而建立起正常的工作联系。

6．商洽语

又称询问语。

用于征询对方意见和反馈，具有探询语气。

有：

是否可行妥否当否是否妥当是否能够是否同意意见如何

这类词语壹般于公文的上行文、平行文中使用，于使用时要注意确有实际的针对性，即于确需对方的意见时才使用。

7．受事词

受事词即向对方表示感激、感谢时使用的词语。

如：

蒙承蒙

属于客套语，壹般用于平行文或涉外公文。

8．命令语

命令词即表示命令或告戒语气的词语。

用以增强公文的严肃性和权威性，引起受文者的高度注意。

如：

表示命令语气的语词有：

着着令特命责成令其着即

表示告戒预期的词语有：

切切毋为切实执行不得有误严格办理

9．目的语

目的词即直接交代行文目的的词语。

人们撰写应用文尤其是公文均有明确而具体的目的，须有针对性地使用简洁的词语加以表达，以便受文者正确理解且加速办理。

用于上行文、平行文的目的词，仍须加上期请词，如：

请批复请函复请批示请告知请批转请转发

用于下行文的，如：

周知知照备案审阅

10．表态语

又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。

如：

应应当同意不同意准予备案特此批准请即试行按照执行可行不可行迅即办理

于使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。

11．结束语

结尾语即置于正文最后，表示正文结束的词语。

用以结束上文的词语。

如：

此布特此方案特此通知特此函复特此函告特予公布此致谨此此令此复

再次明确行文的具体目的和要求。

如：

……为要……为盼……是荷……为荷

表示敬意、谢意、希望。

如：

敬礼致以谢意谨致谢忱

使用这些词语，能够使文章表述简练、严谨且富有节奏感，从而赋予庄重、严肃的色彩。

12.专门化术语

术语是学科中的专门用语，科学、精确、词义单壹，于应用文中使用，能使文章的表述专业化，高度精练，避免歧义。

应用文中的专用文书，如军事文书、外交文书、司法文书、科技文书、经济文书等，常常使用专门化术语，来表示专业性意义，如“照会”、“白皮书”、“利润”、“合同”、“要约”、“辩护人”、“自诉”、“债权”等等。

壹些涉及专业内容的文书，往往也需使用壹些专门化术语。

13.缩略语

缩略语指壹种高度紧缩和简略的句式，它于原来句式基础上重新概括、组合而成，是非常简洁的语言。

应用文使用缩略语，能使文章简洁明快。

应用文中常见的缩略语壹般有简称和数词缩略语等种类。

简称如“中共”、“外长”、“”中小学、“安理会”等，数词缩略语用数词来概括几种具有共同性质的事物或行为，如“三农”、“四化”、“俩个文明”、“五讲四美”等。