施工单位选择管理流程.docx
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施工单位选择管理流程
施工单位选择管理流程
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修改内容
修改人
审核人
批准人
2012.5.18
已修订
增加“3.11.3”内容
王永亮
2012年6/11
已修订
增加“3.1.5”内容
王永亮
1、流程图
2、流程概况
流程目的
遵循公平、公正、公开的原则，对招标过程实施控制，选择符合公司业务要求的合格供方。
适用范围
适用于开发项目的施工单位招标采购管理,除公司领导指定施工单位外。
定义
招评标小组成员
组长：
招标采购部经理
副组长：
工程分管副总、设计成本分管副总
组员：
设计管理部、项目工程部、工程审计部、成本控制部、招标采购部
流程主导及参与部门
招标采购部（主导）、设计管理部、项目工程部、工程审计部、成本控制部
部门
流程中承担职责
董事长
1、审批招标和议标定标结果。
招评标小组
1、负责确定队伍选择方式，确定招标、邀标还是委托；
2、确定预选单位；
3、审核招标文件；
4、负责开标、评标；
5、负责对投标单位分经济标与技术标进行排名，并编写评标报告；
6、与意向单位进行谈判、考察；
7、负责依据排名顺序推荐中标单位上报董事长确定。
设计成本分管副总
1、推荐入围单位；
2、参与开标、评标、谈判、考察；
3、参与确定意向单位；
4、协助安排执行施工单位进场计划。
工程分管副总
1、推荐入围单位；
2、参与开标、评标、谈判、考察；
3、参与确定意向单位；
4、协助安排执行施工单位进场计划。
招标采购部经理
1.负责安排执行施工单位进场计划；
2.确定开标、评标、谈判、考察；
3、审定招标文件与议标文件；
4、审定招标和议标预选单位；
5、审定合同文本及合同签订工作；
6、负责向董事长汇报提交拟中标单位。
招标采购部
1、负责编制项目招标采购专项计划；
2、负责落实执行施工单位进场计划；
3、负责发布招标公告；
4、收集施工单位资料，并进行资格审查，确定预选单位；
5、负责组织编制招标文件和议标文件；
6、组织招评标小组人员答疑、考察、谈判；
7、负责组织推荐招标中标单位；
8、组织合同交底；
9、负责招投标资料的留存，备案。
工程审计部
1、参与队伍资质预审，确定预选单位；
2、参与开标、评标、谈判；
3、监督招评标过程是否按公司流程执行，执行过程是否公正合理；
4、提出不合规范招评标过程的改进意见，并进行监督执行；
5、负责受理招投标投诉，并进行协调，提出处理意见；
6、审核招标文件,协助确定意向单位；
7、适时介入招标资料经济成本分析、投标资料经济标的分析。
成本控制部
1、参与队伍资质预审，确定预选单位；
2、协助招标文件的编制，负责经济标部分（标底或工程量的计算），以及计价方式的确定；
3、参与开标、评标、谈判、考察；
4、协助确定意向单位；
5、负责招标项目经济成本分析，投标资料经济标的分析。
设计管理部
1、协助招标文件的编制，负责提供技术标部分，负责审核招标文件技术标部分；
2、协助队伍选择开标、评标、谈判、考察；
3、协助确定意向单位；
4、负责招标技术资料的提供，负责投标资料技术标分析。
项目工程部
1、负责队伍进场计划的编制；
2、协助队伍资质预审；
3、协助招标文件的编制、招投标资料经济成本分析、适时参加评标、谈判、考察，和协助确定意向单位。
4、协助队伍选择开标、评标、谈判、考察；
5、协助确定意向单位；
6、参加对供应商的评估。
总经办
1、负责组织召开项目采购控制计划会议；
2、汇总编制《项目采购控制计划》。
3、工作程序
3.1工程采购招标计划确定
3.1.1项目工程部根据《项目总体控制计划》要求，编制《工程承包商进场计划表》提交工程分管副总审核后交总经办计划管理部，由总经办组织相关部门召开“项目采购控制计划”会议，编制《项目采购控制计划》上报董事长审批后，下发招标采购部、设计管理部、成本控制部、项目工程部、拓展部、工程审计部执行，其中招标采购部为该控制计划执行的主导部门，负责计划执行过程的协调。
3.1.2招标采购部根据总经办提供的《项目采购控制计划》编制《项目招标采购专项计划》。
3.1.3设计管理部根据总经办提供的《项目采购控制计划》，按时间节点计划提前落实所需的技术文件资料。
3.1.4成本控制部根据总经办提供的《项目采购控制计划》，按时间节点计划提前落实招标所需的经济文件资料。
3.1.5工程项目部发现《项目采购控制计划》内漏项部分时，应及时填报《施工采购申请单》，交由招标采购部执行。
3.1.6招标管理工作应严格按照流程规定执行，如出现下列特殊情况不能按规定进行招标的，可不履行招标流程，但必须按规定由成本控制部进行预算或合同价审核，
1）由于电力工程、煤气工程、自来水等市政专业公司垄断，公司内部无法组织正常招标时，相关工作分工如下：
●电力工程（手续办理、报建、规费缴纳等事宜）、煤气工程、自来水由项目拓展部主办；
●电力工程的设备采购、施工合同由招标采购部负责签订；
●其余事宜由项目拓展部负责。
2）其它因特殊原因确实无法履行规定招标程序的，招标采购部上报董事长批准后进行合同签订。
3.2施工方或承包商信息收集
3.2.1发布招标信息：
根据施工单位选择计划，资格审查截止日期7天前，招标采购部安排在四川建设网、公司网站或以其它方式发布招标公告。
招标公告应明确招标项目名称、招标范围、工程项目规模、对投标人的资格及资格审查、法人委托书、资料投交截止日期等。
3.2.2投标意向单位资料的收集：
招标采购部组织相关部门通过招标公告、工程信息库、市场查询等方式收集投标意向单位。
应保证投标意向单位的数量不少于三家。
3.2.3招标采购部应要求工程供方提供以下资料的原件及复印件，并填写《施工单位信息登记表》：
1）公司简介；
2）营业执照；
3）资质证书；
4）与招标业务相关的业绩资料；
5）税务登记证；
6）安全生产许可证；
7）企业代码证；
8）项目经理证书（适用于工程招标）。
9）法人委托书
3.2.4招标采购部在收集投标单位信息的同时，应注意信息的保密性，不得将投标单位的公司名称、联系方式等关键性信息向外部人员透漏。
3.3资格审查
3.3.1工程承包商资格审查：
由招标采购部组织成本控制部、项目工程部、工程审计部对工程承包商进行资格审查。
3.3.2资格审查后，由招标采购部与成本控制部、项目工程部、工程审计部确定预选单位。
3.4招标文件编制和审核
3.4.1招标采购部在具备招标条件的情况下，启动招标文件编制工作，向下列部门提出配合编制招标文件要求：
1）设计管理部提出技术要求，提供招标文件技术标部分的资料，以及合同其他注意事项的建议；
2）项目工程部提出工程质量、工期要求，以及招标文件其他注意事项的建议
3）成本控制部：
提出工程计价方式、结算方式、工程量清单或标底（视情况而定），以及招标文件其他注意事项的建议。
4）工程审计部：
提出招标文件注意事项的建议。
3.4.2项目工程部专业工程师针对招标文件提出相关的专业意见，填写《招标文件意见征集表》提交招标采购部（可以以传真或其它有效方式传递），逾期不传递视为无意见。
成本控制部负责编制商务标/经济标（视情况而定是否编制），招标采购部汇总并形成《招标文件》。
《招标文件》内容包括但不限于以下几方面：
1、项目概况；
2、招标内容：
操作模式、招标目的、投标报价、结算方式、付款方式等；
3、标书内容；
4、投标时间安排；
3.4.3招标文件编制完成后，招标采购部组织招评标小组对招标文件进行会审。
由招标采购部负责填写《招标预选单位申请审批表》，提交招评标小组进行审批，招评标小组审批资料含：
预选单位、招标函、招标函附件等。
3.4.4在投标过程中，成本控制部负责对投标项目的工程量提前进行概算，掌握基础数据，以此作为投标工作参考、分析的依据。
3.5发标与答疑
3.5.1招标采购部负责对入围单位进行发标，并组织成本控制部、设计管理部、项目工程部、工程审计部至少在投标日期截止前3天组织统一的招标答疑：
3.5.2招标答疑后，招标采购部收取标书时，应检查标书是否有效密封，标书送达时间是否符合招标文件截标时间要求，并由招标采购部填写完善签收表。
3.5.3对于重大、复杂的工程、材料设备招标答疑，主导部门可根据实际情况确定是否采取集中答疑的方式来与意向单位充分沟通，集思广益，以掌握相关技术和市场信息。
3.6开标
3.6.1评标小组负责开标及评标工作。
3.6.2开标：
1）开标参加人员：
招评标小组组长、副组长、组员和工程审计部相关人员；根据招标项目实际情况，由招评标小组组长决定具体参加人员，由招标采购部通知。
原则上小组成员为部门负责人，即使部门负责人未参加开评标会议，仍须在《招标结果审批表》上签字确认，以确保部门负责人知晓此次招标过程。
2）招评标小组成员名单一旦确定，由招标采购部提前一天通知开标会议，参会人员不得无故缺席，如确因工作缺席或迟到，小组组长可根据实际情况进行开标，并在会议记录上详细记录未到场小组成员原因。
具体条件为：
招标小组成员中招标采购部1-2人，同时至少有两个其他部门的人员参与。
招标采购部根据每次开标出勤情况对招评标小组成员进行考勤，并在季度、半年度、年度予以公布。
3）开标时，由工程审计部检查投标文件的密封情况，经确认无误后，当众拆封。
开标后由招评标小组负责比较分析、审查，由招标采购部指派招标主管填制《开评标记录表》，招标采购部主管现场收集招标小组各人员对开标结果的意见和下一步招标工作的重点，完善开标记录表，工程审计部复核无误后，开评标参与人员当场签字确认，并由招标采购部主管负责保管《开评标记录表》，以供查阅，并根据开标记录表，落实执行下一步工作（确定是否分析标书、分析单位的范围、是否实地考察以及怎样定标等）。
3.6.3在评标过程中，由工程审计部进行现场监督。
在评标时，招评标小组首先对各投标文件进行初步评审列出重大偏差和细微偏差，出现重大偏差的，经认真分析后，决定是否作为废标处理。
重大偏差情况主要包括:
1）投标文件未按照招标文件的要求予以密封;
2）投标文件中的投标函未加盖投标人的企业及企业法定代表人印章，或者企业法定代表人委托代理人没有合法、有效的委托书（原件）及委托代理人印章;
3）投标文件的关键内容字迹模糊、无法辨认;
4）投标人未按照招标文件的要求提供投标保函或者投标保证金;
5）组成联合投标，投标文件未附联合各方共同投标协议;
对于细微偏差，招评标小组初步评审以后，招评标小组应当对通过初步评审的投标文件，根据公司规定的评标方法，评标标准进行详细评审。
招评标小组若发现某投标单位的报价明显低于其它投标单位的报价，使得其报价可能低于其成本的，应要求该投标单位提供能够达到招标文件要求的工期、质量和技术标准的书面证明。
投标单位无法合理说明或不能提供相关证明材料的，该单位标书应作为废标处理，评标报告中应明确写出废标原因。
3.7评标
3.7.1队伍考察
3.7.1.1招评标小组依据招标项目实际需要，确定是否需要组织对意向单位进行考察，如果需要由招标主管组织相关人员对意向单位进行现场考察，汇总各方意见，并填写《投标单位考察情况表》。
3.7.2商务及技术谈判
3.7.2.1开标后，需要进一步谈判的招标项目，招评标小组确定谈判单位。
3.7.2.2开标后，需要进一步分析投标资料（含经济和技术）的招标项目，招评标小组统一确定分析单位。
3.7.2.3招评标小组组长（或招标采购部主管）主持谈判，并负责商务标谈判，相关人员予以配合。
3.7.2.4谈判过程中应形成谈判记录，公司内部参加人员当场签字确认。
3.7.2.5招评标小组根据招标项目及谈判情况，决定是否组织进行后续谈判。
3.8定标
3.8.1招评标小组根据谈判结果，填写《招标结果审批表》、《招评标工作会议记录表》和《投标单位考察情况表》（作为招标采购的附件）并由经办人和招评标小组组长一起提交董事长确定中标单位。
3.8.2在招评标过程中所有参与人员均应对相应的数据进行保密，任何人不得泄露。
3.9招标备案
项目拓展部根据政府规定完善政府报建手续。
3.10议标工程采购
3.10.1议标采购时队伍信息收集、考察队伍和推荐入围单位与招标采购时要求相同，由招标采购部与成本控制部、工程审计部及指定的相关部门共同确定预选单位，议标单位数量根据实际情况确定。
3.10.2设计管理部提供技术参数，项目工程部提出工程方面需要，成本控制部编制商务标，招标采购部汇总形成议标文件。
3.10.3招标采购部根据议标项目金额来确定参与谈判的部门，具体如下：
1）议标金额在1万元以上，10万元（含）以下的项目，由招标采购部主导，组织招投标小组成员参与，共同与入围单位进行议标谈判，确定中标单位后，招标采购部填写《议标采购执行表》，并报董事长审批，同时招标采购部完善合同（视情况而定）。
2）议标金额在1万元（含）以下的项目，由招标采购部主导，组织招投标小组成员参与，共同与入围单位进行议标谈判，招标采购部经理和成本控制部经理共同审核，确定中标单位。
招标采购部填写《议标采购执行表》，完善合同。
（视情况）
3）如果议价采购执行后产生议价合同，由招标采购部主导，并签订议价合同，并将合同与《议价采购执行表》一同流转会签，同时招标采购部将签订的议价合同及表格复印件送成本控制部，付款执行【合同付款与结算管理流程】。
4）如果议价采购执行后没有产生合同，付款时需保证发票金额与《议价采购执行表》金额一致，填制《-CG-LC004-BD002材料设备付款审批表》，三者共同流转。
招标采购部或成本控制部原件存档，招标采购部主导材料设备的表格复印件报成本控制部留存。
同时，所有表格复印件报招标采购部备案。
3.11合同签订
3.11.1招标采购部负责按【合同管理流程】规定拟订合同并与施工方签订合同。
3.11.2合同签订后，由招标采购部在公司内网发布招标结束公告。
3.11.3合同签订后，由招标采购部办理投标单位退款工作，填制《招投标保证金退款请款审批表》。
3.12招投标投诉处理
3.12.1工程审计部及总经办负责受理所有的招投标投诉事宜并组织相关部门进行协调，提出相应的处理意见。
3.13施工方评价
3.13.1项目竣工后3个月内或于每年度结束前15天，由项目工程部就评审的内容及要求，下发《工程承包商履约评估表》到相关部门，相关部门应就评审的内容在10个工作日内做出明确的评价意见并阐明事实和理由，并将评审结果反馈至招标采购部备案。
3.13.2评审结果以《合格供方名录》、《不合格供方名录》的方式提请审批，由招标采购部进行供方信息库更新。
审批的结果作为公司选择投标单位的依据，不合格供方在未来两年内不能参加公司开发项目的业务投标，两年后如参加公司业务投标，需重新考察评审。
4、支持性文件
无
5、相关记录
5.1《-CG-LC002-BDO01工程承包商进场计划表》
5.2《-CG-LC002-BDOO2工程承包商履约评估表》
5.3《-CG-LC002-BDOO3施工单位信息登记表》
5.4《-CG-LC002-BDOO4招标投标保证金退款请款审批表》
5.5《-CG-LC002-BDOO5施工采购申请单》
5.6《-CG-LC001-BDOO2项目采购计划》
5.7《-CG-LC001-BDOO3招标预选单位申请审批表》
5.9《-CG-LC001-BDOO4合格供方名录》
5.10《-CG-LC001-BDOO7招评标小组成员范围》
5.11《-CG-LC001-BDO09投标单位考察情况表》
5.13《-CG-LC001-BDO11开评标记录表》
5.14《-CG-LC001-BDO12招标结果审批表》
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