采购部质量季征文针尖上的大擂台.docx

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采购部质量季征文针尖上的大擂台

针尖上的大擂台

——谈采购部质量精细化管理的“搏击”

一、前言

在制造业高速发展的今天， 采购正在作为一个独立的行业走向市场的前台，高效的采购对于企业优化运作、控制成本、加速资金周转和提高经营质量以及持续赢利等方面至关重要。

随着规模效益的推动，采购活动占企业经营活动的比重大大增加，采购的作用被提升到了一个新的高度，向采购要利润也成为现代企业谋求发展壮大的必然要求。

在这种背景下，供应商管理的重要性也日益清晰，因为没有明确的采购战略，就会缺乏对采购需求的分析、供应商的管理和采购的整体布局；不能正确认识供应商在企业合作中的地位和作用，就会导致只关注价格的低廉而忽视战略伙伴关系和共赢与激励的合作机制的建立。

这一切最终的结果就是因为没有整体的采购布局而忽略整体利益的最大化，更无法对采购活动进行跟踪、评估、分析和智慧化决策。

质量是供应商管理的一个重要问题，一个企业生产的最终产品的质量在很大程度上取决于采购的原材料和生产设备的质量。

采购质量管理的目的就是保证从供应商处获得的物料和生产设备的质量可靠，符合生产部门的需要，因此，采购管理的重点就体现在对供应商质量的管理过程中。

当今企业的竞争十分激烈，质量、成本、交货期、服务及影响速度，是决定市场竞争成败的几个关键要素，而质量更是居首位的要素，是企业参与市场竞争的必备条件。

因此,作为采购人员搞好材料和零部件的采购质量管理，不仅有利于保证生产和使用环节的安全，更重要的是能够了促进生产的稳定连续运行，提高企业的经济效益。

正确认识采购质量的地位，培植现代采购质量管理理念,采取有效措施,加强采购质量的全过程管理和控制,构建全新的采购质量管理体系,对全面提升采购商品质量,提高企业经济效益具有重要的理论和现实意义。

一、采购质量管理现状及问题

公司是集研发、生产、销售、服务于一体，专业生产老年车、新能源低速车的制造型企业，公司目前处于由中低端的组装装配向高端主机市场转型阶段。

随着公司转型升级战略的推进，产品质量升级作为公司全面转型升级战略的重要部分，也是公司否能进入高速车市场的关键所在。

产品质量升级的前提是在全公司范围内推行全面质量管理活动，而采购质量管理又是公司全面质量管理的重要组成部分，尤其在激烈的市场竞争环境中采购工作更加被重视。

因此采购质量管理工作必需进行全面升级管理。

公司属于整车生产企业，采购零部件涉及到机加工、铸造、锻造、热处理等各种加工方式，产品类型多达千种以上，产品定位还需满足不同层次，不同定位的顾客单独定制的个性化需求，公司产品最终以部件组装整车形式面向顾客满足市场需要。

采购部门负责全公司内整车生产所需采购工作，包括原材料类（如钢材、各类铸造用砂）、标准五金件类、零星五金非标配件类、毛坯类、危险化学品类、设备配件备件类、等上万种物资。

归纳起来有以下特点：

●采购物资种类的多样性：

公司采购物资种类从生产类物资到非生产类物资、从金属类到非金属类、从标准件类到非标准件类、从原料类到毛坯类全部覆盖，形成了物料种类的多样性。

●采购物资批量不确定性：

公司采购物资即有大批量性采购也有小批量性或单件定制性采购，同时还依公司设计开发需求随时改变采购批量，形成了采购批量的不确定性。

●采购物资质量特性要求差异性：

公司产品定位除满足通用性用户之外，还会依不同用户不同需求量身订制不同质量特性要求的产品，势必要求所采购的物资在质量特性要求方面必须具有差异性。

1、问题一

基于以上这种情况，我公司最终形成所采购物料既有产品用料类也有非产品用料类，既有标准件类也有非标准件类，既有原材料类也有毛坯类、成品类，既有大宗性批量采购也有零星单件定制采购，既有固定周期性循环性计划内采购也有临时性计划外采购的复杂局面。

另外公司多年的成长，三轮车一直是公司的主打产品，采购综合管理基础比较薄弱，尤其在采购系统内部对采购的理解和定义仍停留在简单狭义的初级阶段：

采购就是买东西，就是企业根椐需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、询价后签订合同、按要求收货付款的过程。

随着公司对采购管理质量要求提出更加严格要求后,原有的粗放简单式采购管理模式存在的问题无疑被暴露出来,主要体现在以下几点:

●采购质量：

因采购过程控制工作不到位,采购物资质量不符合要求，从而影响到公司产品质量。

●采购成本：

停留在询价比价层面未达到深层次的议价层面，导致采购成本不可控。

●采购物资交期：

因供应商内部管理问题导致所采购物资质量问题频发或生产周期不可控致使交期延误。

2、问题二

TS16949质量体系要求的目标是建立基本质量体系，不断地改进提高，强调缺陷的预防并减少在供应环节出现的差异及浪费。

确定了企业对内、外部的生产和服务用零件及材料供方的基本质量体系要求，以保证顾客满意度，不断地减少浪费，使最终顾客、供应商和制造企业均从中受益。

目前我公司供货企业大部分按TS16949及相关行业技术标准，建立了完善的管理体系以及组织保障机制，但是在质量管理过程中确难以完整地按照标准执行，从而形成了质量管理标准与业务管理过程两套管理渠道现象。

造成了供货企业尽管按照TS16949质量体系要求建立了质量管理体系并获得了认证，但质量管理水平仍不尽如人意。

通过对供应商实地调研发现，造成供应商质量管理水平不高的原因主要表现在：

●企业管理者缺乏质量理念的支撑。

企业往往为了认证而认证，这样企业间就存在着明显的从众行为。

质量管理工作的形式主义依然存在。

质量管理的出发点不是基于顾客满意，供货企业没有真正建立起质量管理体系，这说明企业缺乏以顾客满意为目的、以持续改进为手段的现代质量管理理念。

●由于企业管理层缺乏质量管理理念，企业难以形成良好的企业文化，管理层对质量工作的推动力度不够。

质量目标、指标及考核方式不健全甚至不合理，在产量与质量发生矛盾时，往往重产量而轻质量，不能处理好长期利益与短期利益的关系。

●重形式、轻效果。

企业的质量手册没有从自身企业的实际需要出发，完全照搬体系认证文件，一旦获得了认证，便以为企业的质量水平有了很大的提高，殊不知体系文件中要求的质量内容是非常基本的要求或最低要求，企业在建立管理体系文件时，如重文件、轻效果，缺乏对顾客满意的要求，也缺乏对连续改进的要求等。

●缺乏质量管理方法的指导。

尽管企业领导有强烈的质量改进意识，但由于缺乏方法上的指导，造成质量改进工作具有盲目性，以至于质量管理效果不能形成循序渐进的螺旋上升趋势。

二、采购质量管理的“搏击”点

1、重新定位供应商地位，变普通的“交易双方”为“合作伙伴”。

供应商的选择是采购质量管理的头等大事，供应商不是“儿子”，他们是企业的资源，是可以为我们创造价值的合作伙伴。

既然如此，好的资源自然会成为企业发展的推动器，反之，则不但不能成为企业的资源，还会阻碍企业的发展。

因为供应商供货质量出现问题给公司造成损失的案例时有发生，我公司截止目前为止仅出现重大市场事故，出现的供应商索赔就已经达到了30多起。

所以一旦出现质量问题，即使有先前承诺的合同赔偿条款，也会因其赔付能力原因而无法追索经济损失；就算其承担部分经济赔偿，对于我公司来说，也会产生不可挽回的损失和影响，尤其是作为“富路”这个在消费者心中形成多年的老品牌，其造成的市场负面后果将不堪设想。

作为采购部门，这就要求在开发前期就要进行严格细致的评审，首先要为公司寻求值得信赖的合格供应商。

其所供货物要质量可靠、供货及时，能够成为企业的有益资源，从而确保供应链的稳定、有序、增值，这也是采购质量的重要保障。

而合格供应商的选择需要相关业务主管员具备很好的商务经验、商品知识、决策能力和良好的自身品质。

●以利益共享、风险共担＂的原则，变“生意关系”为“共同命运关系”。

现代采购理论上的供应关系是指一个组织与一个组织之间，为了某一共同的目标（合作）和各自的利益而形成的一种经济利益上的组合。

供应关系管理，是采购管理的重要手段，要认真审视采购关系的管理。

要使双方利益和战略合作，由低级的“生意关系”向“共同命运关系”的高级阶段发展。

采购人员应该发挥自己的优势，依托公司的战略目标，与供方建立长远的供应关系。

●在与供应商的合作过程中应该对供应商的行为进行绩效管理，以评价供应商在合作过程中供货行为的优劣。

比如，建立供应商绩效管理的信息对供应商进行评级；建立可以量化的供应商行为绩效指标。

利用绩效管理的结果衡量与供应商的后续合作，决定增大或减少供应份额、延长或缩短合作时间等，并对供应商予以激励或奖惩。

这样能促使供应商不断改善供货行为，保证优质及时的供货，从而有效地降低物资采购的总成本。

●加强质量合作，与供应商建立和保持互利共赢的关系。

与供应商建立良好的合作关系己成为企业质量管理体系中的一个关键问题。

IS09001:

2000标准中把“互惠的供应商关系”作为质量管理的8项基本原则之一，其目的就是要求企业与供应商建立和保持互利共贏的关系。

因此,在供应商开发过程中，应根据自身实际,加强与供应商的质量合作。

现代采购，需要把供应商与企业双方的能力对等协调起来，协调的最佳办法就是制定联合质量计划。

通过制定联合计划，确立共同遵循的质量方针和质量要求，明确质量职能，建立起迅速、灵敏的质量信息反馈系统，使各方获得最大的价值，以保证双万沟通渠道畅通，持续保持和提高产品质量。

●掌握供应商质量状况，对供应商进行监督检查。

根据需要可派代表定期或不定期地对供应商商品质量进行全程、全面地监督检査。

通过监督检查，有利于全面把握供应商的综合能力，及时发现其薄弱环节并要求其改善，从而从体系上保证供货质量，满足公司的质量要求。

●帮助供应商引入新的体系和方法。

为有效地控制采购商品的质量，可以主动帮助、指导供应商在短时间内极大地提升质量管理水平和技术水平,增强质量保证能力。

对供应商的帮助应以提高质量为中心，帮助供应商组织有关人员进行技术和质量培训，进行设备的技术改造，实现检验和试验的标准化、规范化，贯彻TS16949标准，帮助供应商引入新的管理方法，对供应商的帮助重点是加强供货商品质量的薄弱环节，解决影响商品质量的关键问题，从中获得长期、稳定的优质供货产品。

●层层把关，加强釆购全过程质量管理。

采购过程涉及到供应商的选择、与供应商谈判及成交、对供应商进行质量管理与控制、对供应商商品质量进行验证、进货运输、进货检验与验收等活动。

可见，采购质量管理是一个系统工程，必须对每一个环节进行控制，实行全过程质量管理，严格把好每一个环节质量关。

2、以过程决定结果的思路：

重视有效的过程管理和过程控制达到采购结果可控。

采购质量管理应做到外修边幅，内练筋骨。

有了合格的供应商，并不代表具备十全十美的产品；具有战略思想的供应关系，也不代表没有人与人的供应关系。

所以，公司不可忽视对采购过程的管理。

●采购过程管理，首先应有操作性强、简便有效的采购流程。

流程管理是生产管理进步的产物，是现代企业的重要标志。

但流程不是机械运动，也不是规章制度。

他有一定的柔性和运动态势，因为流程管理从根本上说是一种信息化管理。

由于人的习惯性是不一致的，流程管理既要照顾特殊性，又要从流程上克服各种习惯造成的随意性。

●明确的采购流程能控制因为需求的随意而造成的浪费。

浪费也是形成不合格品的隐患。

供应商的选择和评估的工作流程，为合格供应商的最终入选提供了公平的机会，既降低了采购成本，又保障了采购的质量。

进货检验验收流程，保证了物料投入使用时的合格系数；物料使用过程监控，对发现质量隐患、对提供原辅材料质量改进的数据和措施均有积极有效的作用。

这些流程的设计，都是采购质量管理中的精细化工程，需要用心细致方可以做好，做精，做实。

●明确各部门的质量职责，建立相应的盾量控制程序。

采购质量管理并不仅仅是采购部门的事，还与设计技术、质量管理，以及生产部门有关。

因此，应结合企业实际情况，商讨、分析、明确质量职责,在此基础上进行分工，明确各部门的责任,加强配合和协作,保证质量职责的落实。

同时，应对采购质量形成的各环节进行分析,建立严格的质量控制程序，做到采购质量管理程序化。

●建立起较完善的供应商质量管理制度。

对供应商的选择、评定、审核、验证，都应建立完善的程序，严格按要求和标准执行。

质量档案的内容要全面，主要包括商品的合格证、试验报告、化验单、使用说明书、验收记录、保管保养记录、出库检验记录、使用中发现问题的处理意见等。

应建立质量档案的管理制度，设置专人对质量档案进行管理，以供选择、优化供应商时参考。

●建立全过程、全方位质量监管制。

全过程质量监管是指从计划、审批、询价、招标、核算等所有环节都有监督,重点是采购计划制定、供应商选择、供应商质量控制、质量验收等环节的监管，以保证对供应商选择和验收不降低标准，不弄虚作假。

全方位监管是指行政检察、财务审计、制度考核三管齐下。

●狠抓采购业务人员队伍体系建设，修炼内功。

采购工作是一项技术和业务性都比较强的工作，要求采购人员不但要有高度的事业心和责任感，遵纪守法，坚持原则，秉公办事，而且要熟悉采购业务，掌握一定的商品学、材料学方面的知识,具有一定的“识货”技能。

对采购员的岗位应作为关键岗位来对待，对采购员要有明确、严格的要求，如政治思想表现、职业道德、业务能力、技术水平、文化程度、工作年限、社交能力等都应达到一定的要求。

对业务主管要定期不定期的进行岗位位培训，经考核合格，方能上岗，同时对人员的骋用引入竞争机制和激励机制，能者上，庸者下下。

通过综合策略的实施，使业务主管提高对采购商品质量重要性的认识，积极主动地提髙业务水平和操作技术，提髙学法守法的自觉性,严格按质量法规、质量标准做好有关工作，树立以质量为核心的职业道德，明确没有采购质量,就没有产品质量，就没有企业效益,就没有个人利益,不断增强质量意识。

3、编写好采购质量文件。

为了保证采购商品符合质量要求,在采购过程中,要根据设计、生产等部门提出的具体质量要求和规格,编制采购质量文件，向供应商提出明确、具体的要求，并让供应商充分地理解这些要求，如所购商品的规格、图样、等级、质量标准、验收检验规则、质量保证要求等等。

作为企业采购部门，应制定采购质量文件的编制、审核、批准、使用和管理等一整套程序，特别应做好采购质量文件的编制工作。

●编制的采购质量文件所规定的内容应齐全。

采购质量文件应包括采购商品的准确标识,采购商品的技术和质量要求，对供应商质量管理体系和保证能力提出的要求。

●确保采购质量文件的有效性。

编制采购质量文件所引用的标准要保证是当前的最新版本，确保所编制的采购质量文件的现行有效性，同时,还要尽量地与ISO等国际标准及国外先进标准相接轨。

●要有一定的审批程序。

为了做到有章可依，有法可依，明确有关人员的职责,防止购回不合格商品，要根据组织机构设置，明确质量职责，合理确定采购质量文件的审批程序，采购质量文件必须经过严格的审批才能生效。

四、结语

“天下大事，必做于细。

”当前精细化管理的理论已经被越来越多的企业管理者所接受，因为它能以最经济的管理方式获取最大的效益，达到企业可持续发展的目的。

如果管理的每一个步骤都精心，每一个环节都精细，那么做的每一项工作可能都是精品。

精心是态度，精细是过程，精品是成绩。

精细化管理的目的就是把大家平时看似简单、很容易做的事情用心、精心地做好。

“认真做能把事情做对，用心做才能把事情做好”。

采购质量管理不是管理物资本身的质量，对于品种等级繁多的商品世界，我们的知识和技术储备远远不足以确认众多专业性的质量问题。

我们的采购质量管理更重于采购活动的各个细节的过程控制。

要保证采购质量长期服务于公司生产产品的质量，不论是强强联合的战略采购，还是内部流程与过程监控管理，作为采购管理部门来说，确保供应链的流畅与增值，保证采购质量，对企业应对各种风险，都会起到十分重要的作用。