供应商管理程序暂行.docx
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供应商管理程序暂行
1目的
为规范供应商的管理，确保其供应的产品符合公司的需求。
2适用范围
适用于公司及卷烟厂A类、B类供应商的评审、延伸管理及档案管理。
3定义
3.1供应商资质：
指供应商在资信、质量、服务、价格等方面的综合能力，包括工商经营许可资格、守法经营的信誉、产品（服务）的质量和管理水平、售后服务的质量、产品（服务）的价格、公司的经营状况等方面。
3.2资格评审：
对供应商的资质是否满足公司要求所进行的全面系统的取证、评估、认定的活动。
3.3集中采购：
是指由公司统一评审并组织实施的采购。
3.4授权采购：
是指由公司评审后授权卷烟厂实施的采购。
3.5自行采购：
是指由公司授权卷烟厂自行组织评审并实施的采购。
4职责
项目
采购方式
管理部门
组织评审机构
审核审批
管理类别
卷烟材辅料
集中采购
物资供应部
供应商管理（资质认证）委员会办公室
供应商管理（资质认证）委员会
A类
授权采购
物资供应部
卷烟厂
零配件（卷烟生产与动能设备）
集中采购
生产管理部
授权采购
生产管理部
卷烟厂
烟叶及烟叶加工企业
集中采购
原料供应部
技术中心
原料供应部
供应商管理（资质认证）委员会
B类
专卖设备
集中采购
生产管理部
生产管理部
设备（生产、动能、计量器具、工程）
招标或比质比价采购
生产管理部
卷烟厂
公司（卷烟厂）招（投）标管理委员会办公室，或者公司（卷烟厂）相关部门
公司（卷烟厂）招（投）标管理委员会，或者公司（卷烟厂）相关领导
C类
科研检测仪器、实验用品
技术中心
通讯、计算机、视频、GPS、软件
信息中心
卷烟厂
保安、消防、放射性物品、劳保用品
安全保卫部
卷烟厂
熏蒸杀虫、消毒
原料供应部
卷烟厂
文娱、宣传设备
思想政治工作部
卷烟厂
车辆
办公室
卷烟厂
生活后勤设施
后勤服务中心
卷烟厂
促销品
市场营销部
办公用品、低值易耗品
物资供应部
卷烟厂
运输、咨询、广告、保险等服务类项目
公司相关部门
卷烟厂
供应商目录发布与管理
A类
供应商管理（资质认证）委员会办公室
B类
C类
公司（卷烟厂）招（投）标管理委员会办公室或者相关部门
供应商评级
A类
供应商管理（资质认证）委员会办公室
B类
供应商管理（资质认证）委员会办公室和管理部门
C类
公司（卷烟厂）招（投）标管理委员会办公室
供应商档案管理
管理部门
供应商延伸管理
管理部门
5内容
5.1供应商评审
5.1.1流程
5.1.2新供应商的提出
5.1.2.1根据实际需要，物资供应部或生产管理部负责寻找新的供应商，并对供应商的资信情况进行调查。
5.1.2.2物资供应部或生产管理部负责督促新供应商按要求填写“供应商基本情况调查表”，并要求其提供有效的相关证明资料。
零备件和不需打样的材辅料，新供应商需要提供实物样品。
5.1.2.3供方委托代理人须持供方的法人授权委托书。
5.1.2.4采购周期在一年以上的物资或零配件纳入招标或比质比价采购范围。
5.1.3资料确认
5.1.3.1新供应商资料收集齐全后，物资供应部或生产管理部对新增供应商经营的合法性进行确认。
5.1.3.2资料经确认符合要求后，物资供应部或生产管理部填写“供应商评审申请表”，并将新增供应商基本情况填写在“申请理由”栏内，经部长审核、公司分管领导审批后交供应商管理（资质认证）委员会办公室。
5.1.3.3当存在多家新供应商进行选择时，由公司分管领导选择确认1-2家新供应商进行评审。
5.1.4现场评审
5.1.4.1供应商管理（资质认证）委员会办公室根据物资供应部或生产管理部提交的新供应商相关资料，确定是否进行供应商现场评审。
5.1.4.2零备件和不需打样的材辅料在样品评审合格后进入现场评审（见5.1.5.6）。
5.1.4.3现场评审计划的制定与队伍的组建
5.1.4.3.1供应商管理（资质认证）委员会办公室牵头组建现场评审小组。
评审小组由以下部门中选择人员组成：
综合计划部（企业管理部）、物资供应部或生产管理部、技术中心、财务管理部、法律改革部、审计部、监察部（必要时卷烟厂参与），供应商管理（资质认证）委员会办公室人员担任组长。
5.1.4.3.2供应商管理（资质认证）委员会办公室填写“供应商现场评审计划表”发至每位小组成员，召集小组成员会议，通报现场评审计划，安排相关工作。
5.1.4.4现场评审（认证）内容包括：
基本经营资质、产品价格、技术能力和质量保证能力等的评审。
5.1.4.4.1基本经营资质认证评估：
物资供应部或生产管理部负责，主要对新供应商基本经营资质的认定和组织动态跟踪评估，将结果记录在“供应商基本经营资质评审表”上。
5.1.4.4.2技术能力评估：
技术中心负责，主要对供应商技术装备、工艺控制能力、检测仪器等方面的评估，将评估结果记录在“供应商技术能力评审表”上。
5.1.4.4.3质量保证能力评估：
综合计划部（企业管理部）负责，主要对供应商质量管理体系的有效性进行评估，将评估结果记录在“供应商质量保证能力评审表”上。
5.1.4.4.4价格评估：
审计部负责，主要对辅料价格进行现场调研与评估，将评估结果记录在“供应商价格评审表”上。
5.1.4.4.5以上四项评估的结论判定分“合格”、“基本合格”与“不合格”三种。
各项评估内容符合评估要求，无较大的偏差，则判定为“合格”；各项评估内容基本符合评估要求，少数项有些偏差，但不影响所供产品的质量和公司资信，或经改进后能保证所供产品质量，则判定为“基本合格”；各项评估内容中某些项有严重偏差，直接影响所供产品质量和公司资信，则判定为“不合格”。
5.1.4.5现场审核
5.1.4.5.1现场认证包括首次会议、现场审核和末次会议三个阶段。
5.1.4.5.2首次会议由评审小组组长向新供应商介绍此次审核人员、审核目的、人员分组、各组审核要求及需供应商配合的事宜。
5.1.4.5.3现场审核由各组按“供应商现场评审计划表”的内容和要求进行。
5.1.4.5.4现场审核完成后，各小组总结审核发现的问题和整改建议并填写相关评估表格。
5.1.4.5.5审核组长召开审核组内部协调会议，对发现的问题和整改建议进行综合汇总，填写“供应商现场评审结果报告单”。
四个评审小组的现场评估均达到“基本合格”及以上的，则现场评审判定为“合格”。
5.1.4.5.6末次会议由评审（认证）小组组长向新供应商沟通现场评审情况，并反馈被评审方“供应商现场评审结论表”一份。
5.1.5样品评审
5.1.5.1材辅料现场评审完成后，双方签订“技术保密协议”，技术中心向新供应商出具“授权打样委托书”并提供相关材辅料的技术资料及样品。
5.1.5.2新供应商打样后将样品送物资供应部。
5.1.5.3物资供应部将样品移交给技术中心进行检测与试用。
技术中心填写“供应商样品评审结果报告单”送供应商管理（资质认证）委员会办公室和物资供应部各一份，并由物资供应部反馈新供应商一份。
5.1.5.4样品评审主要从感官、仪器检测、试用三个方面进行，判定结论分“合格”、与“不合格”两种。
打样样品与原样品完全一致，且试用正常则判定为“合格”；打样样品与原样品有偏差，或者试用不正常则判定为“不合格”。
5.1.5.5打样可最多三次，三次打样均不合格者则取消评审资格。
5.1.5.6零配件和不需打样的材辅料的样品评审在现场评审之前完成，新供应商提供实物，由生产管理部或技术中心组织进行实物检测和试用，生产管理部或技术中心填写“供应商样品评审结果报告单”。
5.1.6综合评审
5.1.6.1供应商管理（资质认证）委员会办公室在样品评审完成后5个工作日内，综合现场评审结论和样品评审结论对新供应商进行综合评审，填写“供应商综合评审结果报告单”。
5.1.6.2综合评审结论分“合格”、“不合格”两类。
现场评审和样品评审均判定为“合格”者，则综合评审判定为“合格”。
5.1.7供应商资格审批
5.1.7.1“供应商综合评审结论表”经供应商管理（资质认证）委员会办公室主任审核后报公司供应商管理委员会进行审批。
5.1.7.2经审批同意的供应商才能正式成为公司合格供应商。
5.1.8发布与归档
5.1.8.1合格供应商由供应商管理（资质认证）委员会办公室纳入“合格供应商目录”。
5.1.8.2“合格供应商目录”经供应商管理（资质认证）委员会办公室主任审批后发布。
5.1.8.3供应商的档案资料由管理部门归档保存。
5.1.9材辅料供应商临时评审
5.1.9.1供应商临时评审的提出：
5.1.9.1.1供应商提供产品的进货质量出现重大问题或连续批不合格时，技术中心（卷烟厂质量监督检测站）可提出供应商临时评审申请。
5.1.9.1.2供应商提供产品的使用质量出现重大问题或连续、重复质量问题时，生产管理部（卷烟厂）可提出供应商临时评审申请。
5.1.9.1.3供应商生产工艺过程发生改变或原材料调整时，技术中心可提出供应商临时评审申请。
5.1.9.1.4供应商提供的产品对公司的职业健康安全、环境保护出现重大风险和危害时，安全保卫部可提出供应商临时评审申请。
5.1.9.1.5供应商资质出现重大变更（包括法人变更），物资供应部可提出供应商临时评审申请。
5.1.9.2提出部门填写“供应商评审申请表”，经部门负责人审核和公司分管领导同意后交供应商管理（资质认证）委员会办公室。
5.1.9.3供应商临时评审由供应商管理（资质认证）委员会办公室按5.1.4要求组织进行。
5.1.10供应商评级
5.1.10.1每年供应商管理（资质认证）委员会办公室组织对合格供应商进行一次动态评估。
5.1.10.2供应商评级内容包括：
实物质量、价格和服务质量评估，由相关部门进行评估。
5.1.10.3卷烟厂每月对供应商所供应产品的实物质量、服务质量进行记录，并填写“供应商供货质量评估表”，每季度汇总一次并填写“月季度供应商供货质量评估汇总表”，经卷烟厂分管领导签字确认后于次月15日前报供应商管理（资质认证）委员会办公室。
5.1.10.4物资供应部、生产管理部每年将各个供应商所供应每种产品的价格情况进行汇总，填写“年度供应商供货价格评估汇总表”经审计部评估后报供应商管理（资质认证）委员会办公室。
5.1.10.5评分细则：
实物质量40分。
在进货或生产中发现质量问题，但没影响到生产，扣2分／次；因质量问题而影响到生产，或造成了经济损失，根据影响的大小或损失的多少扣5—40分／次。
服务质量30分。
合同制行力、到货及时性、数量满足度10分，一般问题扣2分／次，重大问题扣5—10分／次；问题处理的效果与及时性、急需物品的快速反应能力10分，一般问题扣2分／次，重大问题扣5—10分／次；技术交流、技术服务等售后服务工作10分，一般问题扣2分／次，重大问题扣5—10分／次。
价格30分。
价格纵横向比较可比性好、质价比优30分，一般问题扣2分／次，重大问题扣5—30分／次。
5.1.10.6供应商管理（资质认证）委员会办公室每年进行汇总评估，计算出各供应商评级的年度汇总得分，并填写“年度供应商评级汇总表”，拿出供应商等级初评结果。
5.1.10.7召开供应商管理委员会年度会议，对各供应商等级初评结果进行讨论、调整与审批。
5.1.10.8某种供货全年综合评分在65分及以下，或者某次某个单项评分低于标准分值一半的，则取消该供应商对该产品的供货资格。
5.1.10.9某种供货全年的综合评分在95分及以上的为供应该产品的“星级供应商”，或者某种供货有多个供应商，全年综合评分均没达到95分，评分最高的为供应该产品的“星级供应商”；连续两年评为星级的供应商则为“二星级供应商”，依此类推，但最高为“三星级供应商”。
5.1.10.10被评上“星级”的供应商，公司将在资金支付、新产品开发中优先考虑；被评为“三星级”的供应商，供应商管理（资质认证）委员会办公室可以根据实际情况向供应商管理（资质认证）委员会申请为该供应商增加该产品的业务计划，经供应商管理（资质认证）委员会批准后由物资供应部执行。
5.1.11管理纪律及考核办法
5.1.11.1供方不得私自进入生产现场和仓库，经物资供应部许可，方能与其他职能部门联系工作。
5.1.11.2对于与供应商的技术交流，由物资供应部负责组织相关部门技术人员进行。
5.1.11.3物资供应部收集、整理卷烟材辅料质量问题信息，并向供应商进行反馈。
5.1.11.4评审（认证）时，各评审（认证）人员须客观公正，认真负责，并对各自评审（认证）的项目负责；评审（认证）员出现重大失误或评审（认证）过程有失公正、弄虚作假，影响公司利益或公司形象，将按工作质量事故进行处理。
5.1.12相关部门、各卷烟厂须按要求及时填报相关报表。
5.2授权采购和自行采购供应商的管理
5.2.1凡公司授权卷烟厂采购的物资，其供应商由公司统一评审，卷烟厂在公司发布的合格供应商目录中选择进行采购。
5.2.2卷烟厂自行采购物资的供应商由卷烟厂自行评审、管理。
5.3供应商延伸管理
5.3.1管理部门应将所采购物资的实物、服务等质量情况汇总后通知相关供应商，督促供应商及时采取有效的纠正措施，并负责跟踪评定。
5.3.2如发现重复性的质量问题，管理部门应提出申请，对供应商进行重新评审。
5.3.3遇到材料换版时，管理部门应对供应商处的旧版材料的处置情况进行检查，必要时，技术中心可提前对新版材料进行检验。
5.3.4供应商提供的产品在投入使用过程中发生安全与环境事故或存在安全隐患的，使用部门应予记录，并反馈归口采购部门及安全保卫部。
5.3.5相关部门对供应商提出的改进意见，管理部门应要求供应商进行改进。
6记录
记录编号
记录名称
保存处
保存时间
HNZY/GL-CG-03-a.0/01.0
供应商基本情况调查表
供应商管理（资质认证）委员会办公室、管理部门
供应商资格取消一年
HNZY/GL-CG-03-a.0/02.0
供应商评审申请表
供应商管理（资质认证）委员会办公室、管理部门
HNZY/GL-CG-03-a.0/03.0
供应商现场评审计划表
供应商管理（资质认证）委员会办公室
HNZY/GL-CG-03-a.0/04.0
供应商基本经营资质评审表
供应商管理（资质认证）委员会办公室
HNZY/GL-CG-03-a.0/05.0
供应商技术能力评审表
供应商管理（资质认证）委员会办公室
HNZY/GL-CG-03-a.0/06.0
供应商质量保证能力评审表
供应商管理（资质认证）委员会办公室
HNZY/GL-CG-03-a.0/07.0
供应商价格评审表
供应商管理（资质认证）委员会办公室
HNZY/GL-CG-03-a.0/08.0
供应商现场评审结果报告单
供应商管理（资质认证）委员会办公室
HNZY/GL-CG-03-a.0/09.0
供应商样品评审结果报告单
供应商管理（资质认证）委员会办公室、技术中心
HNZY/GL-CG-03-a.0/10.0
供应商综合评审结果报告单
供应商管理（资质认证）委员会办公室
HNZY/GL-CG-03-a.0/11.0
合格供应商目录
供应商管理（资质认证）委员会办公室、管理部门
五年
HNZY/GL-CG-03-a.0/12.0
供应商供货质量评估表
卷烟厂
一年
HNZY/GL-CG-03-a.0/13.0
季度供应商供货质量评估汇总表
供应商管理（资质认证）委员会办公室、卷烟厂
一年
HNZY/GL-CG-03-a.0/14.0
年度供应商供货价格评估汇总表
供应商管理（资质认证）委员会办公室、审计部
一年
HNZY/GL-CG-03-a.0/15.0
年度供应商评级汇总表
供应商管理（资质认证）委员会办公室
五年
7有关文件
7.1品牌许可生产卷烟材辅料供应商管理
8附录
8.1供应商基本情况调查表
8.2供应评审商申请表
8.3供应商现场评审计划表
8.4供应商基本经营资质评审表
8.5供应商技术能力评审表
8.6供应商质量保证能力评审表
8.7供应商价格评审表
8.8供应商现场评审结果报告单
8.9供应商样品评审结果报告单
8.10供应商综合评审结果报告单
8.11合格供应商目录
8.12供应商供货质量评估表
8.13季度供应商供货质量评估汇总表
8.14年度供应商供货价格评估汇总表
8.15年度供应商评级汇总表
供应商基本情况调查表
编号：
HNZY/GL-CG-03-a.0/01.0
公司全称
公司网址
长途区号
详细地址
电子邮箱
邮政编码
法定代表人
性别
联系人
性别
电话
经营范围
注册资金
公司类型
经营方式
经营期限
创立日期
资产净值
公司注册号
发照机关
发证日期
传真号码
公司税号
发照机关
发证日期
税证有效期
营业收入
前年
净利润
前年
行业位置
□超大集团□大型公司
开户银行
去年
去年
□中等公司□小型公司
帐号
印鉴试样留存
（公司行政章）
（财务专用章）
（发票专用章）
（合同专用章）
附件：
①公司简介；②公司营业执照、税务登记证、特种行业经营许可证、组织机构代码证复印件；③代理人法人授权委托书；④公司质量保证手册
供应商申请表
编号：
HNZY/GL-CG-03-a.0/02.0
申请部门
类别
□新增供应商□供应商临时评审（认证）
申请理由及可供选择供应商名单：
部门负责人：
日期：
公司分管领导意见
日期：
供应商管理委员会办公室意见
日期：
供应商现场评审计划表
编号：
HNZY/GL-CG-03-a.0/03.0
公司名称
供货名称
详细地址
法定代表人
委托代理人
联系电话
评审时间
评审小组
组长
联系电话
组员
评审内容及要求
审核员
经营资质
1．查企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证（特种行业经营许可证）等原件是否齐全有效；
2．查企业近两年的经营业绩、人员结构及资产状况是否良好；
3．查企业的合作伙伴，确定是否诚信经营。
技术能力
1．查企业的生产设备是否符合生产所供应产品的要求；
2．查企业设备的工艺控制能力和生产环境是否符合生产所供应产品的工艺、质量要求；
3．查企业的检测仪器是否满足产品的质量检测要求。
质量保证能力
1．查企业质量管理体系外审与内审情况，确定运行的有效性；
2．查企业的采购与服务程序，确定运行的合理性与有效性；
3．查企业的生产过程控制程序，确定运行的合理性与有效性；
4．查企业的不合格品控制程序，确定运行的合理性与有效性；
价格评审
1．查企业的会计报表及财务管理资料，确定财务管理的规范性；
2．查企业产品的成本构成情况，确定成本的合理性；
3．查同行业内其它企业的产品价格情况，确定产品价格的合理性。
供应商基本经营资质评审表
编号：
HNZY/GL-CG-03-a.0/04.0
经
营
资
格
公司全称
法定人代表
详细地址
委托代理人
经营范围
经营方式
经营期限
公司类型
发照机关
发证日期
公司注册号
公司税号
税证有效期
发照机关
发证日期
开户银行
帐号
其它经营证件名称
许可内容
发证机关
有效期限
经营规模
注册资金
资产总额
固定资产净值
员工人数
专业技术人员人数
营业收入
前年
去年
平均
利润
前年
去年
平均
同行业定位
□超大集团□大型公司□中等公司□小型公司
综
合
评审意见
评审员：
日期：
评审结论
□合格□基本合格□不合格
供应商技术能力评审表
编号：
HNZY/GL-CG-03-a.0/05.0
供应商名称
供货名称
技术装备状况
工艺控制能力
检测仪器状况
综合评审意见
评估员：
日期
评审结论
□合格□基本合格□不合格
供应商质量保证能力评审表
编号：
HNZY/GL-CG-03-a.0/06.0
供应商名称
供货名称
质量管理体系运行状况
体系审核：
采购与服务：
过程控制：
不合格品控制
综合评审意见
评审员：
日期
评审结论
□合格□基本合格□不合格
供应商价格评审表
编号：
HNZY/GL-CG-03-a.0/07.0
供应商名称
卷烟材辅料报价情况
产品名称
规格型号
计量单位价格
其他供应方报价
财务管理状况
内部成本控制状况
综合评审意见
评审员：
日期
评审结论
□合格□基本合格□不合格
供应商现场评审结果报告单
编号：
HNZY/GL-CG-03-a.0/08.0
公司名称
供货名称
详细地址
法定代表人
委托代理人
现场评审综合意见
评审员：
日期
现场评审结论
□合格□不合格
供应商样品评审结果报告单
编号：
HNZY/GL-CG-03-a.0/09.0
公司名称
供货名称
详细地址
法定代表人
委托代理人
样品感官质量
样品检测质量
样品试用质量
样品评审综合意见
评审员：
日期：
样品评审结论
□合格□不合格
供应商评审综合结果报告单
编号：
HNZY/GL-CG-03-a.0/10.0
公司名称
供货名称
详细地址
法定代表人
委托代理人
现场评审结论
□合格□不合格
样品评审结论
□合格□不合格
综合评审结论
□合格□不合格
供应商管理（资质认证）委员会办公室意见
负责人：
日期：
升级会员 