合同管理办法.docx
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合同管理办法
合同管理办法
一、总则
第一条为了加强对公司合同的管理，维护本公司的合法权益，减少经济纠纷的发生，使公司的合同管理制度化、规范化，特制定本办法。
第二条本办法是根据《中华人民共和国合同法》及国家其他有关法律、法规并结合本公司的实际制定的。
第三条本办法所称合同是指本公司作为一方当事人与其他法律关系主体所签订的各类合同，及其它具有合同性质的意向书、协议书等。
本办法所称职能部门是指本公司各业务执行部门。
第四条本办法所称的合同管理是指本公司对所签订的合同进行拟订、审查、监督、登记、归档等处理。
具体包括资信调查、意向接触、商务谈判、合同的签订、履行、变更、解除及纠纷处理等全过程的管理。
第五条本公司所签订的销售合同和采购合同除应执行Q/SX•G3—12—2009《合同评审控制程序》的有关规定外，也应参照执行本办法的有关规定。
二、合同管理机构、人员职责
第六条本公司合同的综合管理工作统一由总经办负责。
总经办设立公司合同管理员，负责全公司合同的登记、编号、送审、统计等工作。
第七条各职能部门合同的拟定、洽谈由本部门负责人委派专人负责，并应设立部门合同管理员，具体负责本部门合同管理的日常工作。
第八条总经办的合同管理职能
1、制定、完善本公司的合同管理办法和合同审查流程，并组织各职能部门实施（流程见附件1）。
2、宣传有关合同管理的法律、法规知识，总结推广合同管理工作经验，通报合同管理中出现的问题。
3、对合同进行编号，联系顾问律师进行初审，并定期检查合同履行情况。
4、负责本公司格式合同的制定和审批。
5、对各职能部门合同管理进行监督、检查。
6、负责本公司所签订、批准合同的最终归档工作。
7、负责本公司合同专用章的保管和使用。
第九条各职能部门的合同管理职责
1、配合总经办做好合同管理及拟订、审批、签署、归档等各项工作，及时向总经办反馈合同管理工作中存在的问题。
2、认真学习合同法，向本部门员工做好合同法及相关法律、法规的宣传贯彻工作。
及时向本部门负责人汇报合同管理工作中出现的有关情况。
3、负责将本部门承办的合同（包括需要变更、解除、作废的合同）交由总经办进行审查。
4、负责对交给总经办审查的合同内容进行解释和说明。
5、建立本部门的合同管理台帐及统计报表，对合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理等情况进行登记。
合同台帐是指反映全公司或承办部门合同订立、履行情况及记载合同主要内容的账簿。
6、负责对尚未交总经办的合同进行归档整理，同时对标的类别、标的名称、双方当事人全称、标的金额及数量、交付期限、谈判记录、欠交数量等情况进行登记。
7、负责将合同正本交总经办归档。
8、对所签订合同负有认真执行的责任，并要及时掌握和检查合同履行情况，及时向总经办通报在履行过程中发生的问题，提出解决问题的建议。
三、合同的拟定及谈判
第十条拟定合同前应对合同对方进行资信调查，具体要求审明下列情况：
1、企业法人营业执照或其他证照；
2、企业法定代表人证明书；
3、企业法定代表人的授权委托书；
4、工程合同的合同对方必须提供从事建筑、安装、监理、装饰、消防等工程的许可证书和资质证书；
5、广告代理合同的合同对方必须提供从事广告代理资格的法律文件；
6、房屋租赁合同的合同对方必须提供租赁许可证书，没有租赁许可证书的，应当提供房屋所有权证明资料；
7、房屋购买合同的合同对方应当是房屋所有权的完全拥有者，并应当提供房屋所有权证明资料；
8、履行能力，包括但不限于最新会计年审报表、最新的工商年审资料。
需提供担保的合同，还必须查明担保人的担保资格和担保能力。
9、合同对方以往工作评估报告；
10、其他所需要的相关文件。
各职能部门完成资信调查后，应将资信调查文件的原件（或复印件）一起提交审核。
第十一条各职能部门拟定的合同应做到：
条款齐全、责任明确、逻辑性强、文字表达清楚。
合同应包括的基本内容及应注意的问题如下：
1、首部。
包括：
⑴合同名称；
⑵合同当事人的名称、地址、法定代表人、联系电话、联系人、开户银行等基本资料；
⑶订约的目的、依据。
2、正文。
详细内容及要求如下：
⑴合同标的、数量、质量、价格或酬金、履行期限、地点和方式及违约责任；
⑵应包括根据法律规定或按合同性质必须具备的条款及当事人双方要求订立的条款；
⑶数量和质量条款应符合国家计量法规和质量法规的规定；
⑷价金条款应符合国家物价法规和国家金融法规，一般应写明物品单价、总价、计价单位、支付手段和支付方法及时间；
⑸对于违约责任条款，如该类合同有法定违约金规定的，按规定予以明确。
否则，应具体写明约定的违约金额或计算方法；
⑹确定合同争议的解决方式。
根据具体情况和协商结果，确定合同争议的解决途径以及管辖条款。
3、结尾和附则
⑴合同结尾部分包括：
合同正本及副本的份数、发送单位、合同有效期限、签约地点和日期，并须有双方代表签名及盖章。
⑵合同文本超过两页的，应加盖骑缝章。
⑶应将合同的附件作为合同的组成部分，具有与合同同样的法律效力。
第十二条合同双方协商变更、修改合同条款的补充协议、文书等是合同的组成部分。
合同双方履行合同过程中的各种书面往来文件（包括传真、图表、单据、确认书、付账单等）也是合同的组成部分。
第十三条公司有格式合同的，应统一使用格式合同。
使用格式合同，应做到：
条款齐全、内容具体、用词准确、字迹清楚，严格按示范文本的要求填写。
第十四条合同谈判由承办部门负责组织、安排。
主谈人是合同主要参与谈判人，万元标的以上的合同至少有三名主谈人。
第十五条合同谈判须有合同主办人全程参与。
合同承办部门负责人负责监督、指导主办人。
根据需要，承办部门负责人应当亲自参加全部或阶段性合同谈判。
合同金额超过人民币万元的，合同谈判应当有顾问律师参与，涉及重大事项应当由顾问律师主持谈判工作。
合同金额不足人民币万元的，如本公司与合同对方对拟签合同付款条件及支付方式有重大争议，合同最后一轮谈判应当有财务部参加；如本公司与合同对方对拟签合同其他条款有重大争议，合同最后一轮谈判应当有顾问律师参加。
第十六条没有承办部门负责人参加的合同谈判中，合同金额的变动须报承办部门负责人审核，如有需要，根据财务管理规定，承办部门并报财务部审核。
没有顾问律师参加的合同谈判，合同其他条款的变动须报总经办和/或顾问律师审核。
第十七条合同最后一轮谈判须就合同拟签文本的每一条款都加以落实。
第十八条负责履行或参与履行拟签合同的部门，应当参与合同谈判。
没有上述相关部门的参与，合同承办部门不得独自进行合同谈判。
第十九条进行合同谈判时，承办部门应当记录合同洽谈情况。
合同洽谈记录须随合同一并报批。
合同洽谈记录应当包括以下内容：
1、合同编号、项目名称、主管部门、洽谈对方；
2、洽谈双方参加人员；
3、洽谈次数，洽谈时间、地点；
4、洽谈内容摘要；
5、主办人意见及承办部门负责人意见；
6、相关部门负责人意见。
第二十条合同金额在万元以上或对本公司有重大影响的合同，应由本公司副总经理以上人员主持谈判。
四、合同的审核及签订
第二十一条合同谈判结束并落实全部合同条款后，承办部门应当制作合同报批文本，填写合同申请表，连同合同初稿及修改稿、合同谈判文本及修改稿、合同对方资信评估报告及相关资料，按照合同申请表所列流程在合同拟签定日前五个工作日交有关部门审批。
第二十二条经办人应当在合同申请表填写如下内容：
1、申请日期；
2、项目名称，应简要概括合同项目的主要内容；
3、合同金额，指合同涉及的总金额；
4、合同对方，指与本公司签署该份合同的相对方，如为三方合同，则须注明合同的另外两个相对方；
5、项目概况，应含合同标的、数量、单价、合同期限、履行时间及方式；
6、项目概况栏签名及日期。
第二十三条部门负责人意见：
1、审核该合同项目是否符合本公司发展计划及本公司领导的工作部署；
2、合同条款、内容是否符合本办法的规定；
3、合同主办人是否按法律程序组织谈判；
4、审核后若合同符合上述内容，部门负责人应在“部门负责人意见”一栏填写审核意见，并在该栏签名、注明日期。
部门负责人应在合同主办人报批后一个工作日内，就上述本项出具意见。
第二十四条部门负责人出具审核意见后，合同主办人应在合同拟签日期前四个工作日报财务部审核。
第二十五条财务部就如下事项进行审核：
1、审批合同项目的财务可行性；
2、合同价格条款及付款方式是否符合财务制度；
3、合同项目是否符合本公司年度财务计划；
4、合同项目经费的资金来源；
5、审核后若合同符合上述内容，财务部主管在“财务部意见”一栏填写“该项目符合财务计划、资金来源、同意项目执行”等字样，并在该栏签名、注明日期。
财务部应当在主办人报批后一个工作日内，就上述事项出具具体意见。
第二十六条财务部出具审核意见后，合同主办人应在合同拟签日期前三个工作日，报总经办及顾问律师审核。
第二十七条总经办及顾问律师就合同的合法性进行审核，主要审核以下三方面的内容：
1、合同主体的审查。
即依照合同承办部门提供的相关材料审查对方当事人是否具备合同主体资格、是否超越营业执照或其他证照规定的经营范围，以及对方经办人员代理权限情况进行审查。
2、合同内容的审查。
即审查合同内容是否合法，条款是否完备和齐全，权利义务是否明确，违约责任是否清楚，争议处理条款是否具备。
3、合同文字的审查。
包括审查合同用语是否规范，文字表达是否准确。
总经办及顾问律师应当在经办人报批后一个工作日内，在合同审批表律师审核栏就上述事项出具具体意见，并在意见栏右下方签名并注明日期。
第二十八条顾问律师出具审核意见后，主办人依据前述全部审核意见对合同进行修改定稿，定稿后主办人将合同呈递总经办最后审核。
第二十九条总经办就下述事项进行审核：
1、审核该合同的审批流程是否符合本办法规定；
2、审核合同内容，及是否按律师意见修改；
3、参考以上各部门的意见，决定合同是否上报；
4、在审核以上内容后，在该栏填写对以上内容的详细评价及审批的意见，签名并注明日期。
第三十条如合同属部门负责人审批权限内合同，承办部门负责人审批签字后交总经办加盖合同专用章。
部门负责人审批权限外合同，承办部门负责人应签署明确意见后交总经办合同管理员。
第三十一条总经办合同管理员将合同呈送公司分管领导。
属公司分管领导审批权限合同，公司分管领导审批签字后，总经办部加盖合同专用章。
公司分管领导审批权限外合同，公司分管领导应签署明确意见。
第三十二条总经办合同管理员将合同呈送公司总经理。
公司总经理审批签字后，交总经办加盖合同专用章。
第三十三条合同盖章时必须提供以下资料：
1、合同正本（至少一式四份）；
2、填写完备的合同申请书（附件2）、合同洽谈记录（附件3）；
3、资信调查所得的材料。
第三十四条合同标的在万元以下的由部门负责人审批；合同标的在万元以上的由公司分管领导审批；合同标的在万元以上或对公司有重大影响的合同由公司总经理审核。
五、合同的履行
第三十五条合同承办部门和经办人应在合同履行过程中，对合同履行情况进行跟踪检查，并按下列不同情况作出不同处理：
1、合同的相对方如期履行合同约定的全部义务的，合同终止后一个月内，经办人应对履行过程作简要说明，并报交总经办。
2、合同的相对方如因情况变化，未能履行部分合同义务或中途不履行义务的，经办人应在得知情况后工作日内向总经办出具详细说明，由总经办根据情况提出建议，采取相应措施。
3、合同的相对方完全不能履行合同或完全不履行合同的，经办人应在得知情况后工作日内向总经办提交详细说明，由总经办征询顾问律师后，采取非诉讼或诉讼方式解决。
第三十六条在上述过程中，合同经办人同时应将下列有关履行过程的文件交总经办：
1、我方所持的全部合同（包括补充合同）原件；
2、相对方履行合同过程中出具的文件：
如提货单、欠款确认书、付款证明等；
3、其他相关材料。
第三十七条合同经办部门应在每个季度的最后一个星期内，对部门内未终止的合同作出全面核查，并作出报告，经总经办整理后交公司总经理。
第三十八条总经办在合同签订后，应对合同的履行进行监察、检查；对各部门出具的报告应即时作出处理。
第三十九条公司定期对合同签订、履行、管理和归档工作召开会议，不断完善合同管理制度。
六、合同的变更及解除
第四十条变更、解除合同的审批权限和程序，与原合同签订的审批权限和程序相同。
第四十一条需要变更、解除合同，应在法律规定或合同约定的条件下，在合理期限内与对方当事人进行协商，书面函告，限期答复。
第四十二条合同承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函、电报后，必须及时请示承办部门领导立即处理。
第四十三条合同的变更、解除应注意以下事项：
1、主体变更，应征的合同各方书面同意。
2、有担保条款的合同变更，应征求原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章。
3、经上级主管机关审批的合同，所达成的变更、解除协议应报原审批机关批准。
4、经公证的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关备案。
第四十四条变更、解除合同的各方在尚未达成协议以前，原合同继续有效，仍应履行。
第四十五条合同期限届满，各方未就合同续期达成一致的，合同自行失效。
七、合同的归档
第四十六条合同承办部门应在合同签订后五日内应将合同正本交本部门合同管理员保管。
合同管理员对已生效的合同应编号、登记、列具清单后，连同合同原件及与合同有关的文书、函件、图表、电报、传真等逐个建立档案。
清单内容包括：
合同编号、名称、主要内容、当事人名称、价金、签约时间、签署和审批领导、经办部门及人员、是否经律师审查及律师姓名、合同项目是否属计划内、经济内容是否符合财务规定等。
第四十七条履行完毕的合同或已履行了一年的合同正本包括合同履行过程中的往来信函、单据、传真件必须送总经办由合同管理员进行编号归档。
第四十八条总经办合同管理员每月25日至30日与承办部门合同管理员核对上月承办部门合同，督促合同归档。
每年12月10日至30日总经办合同管理员将上年度签订的全部合同提交公司档案室存档。
八、附则
第四十九条本办法所称的“以上”、“以下”，包括本数；所谓的“不满”，不包括本数。
第五十条本办法未尽之事宜，一律按我国合同法以及有关的法律、法规执行。
第五十一条本公司各部门可根据本办法制定实施、考核细则，并报总经办。
第五十二条本办法的解释权属于本公司总经办。
第五十三条本办法涉及的质量记录：
1、Q/SX•G4•G13—01《合同申请书》；
2、Q/SX•G4•G13—02《合同洽谈记录》
第五十四条本办法自发布实施日起实行。
附件1：
合同管理流程
附件2：
合同申请书
Q/SX•G4•G13—01
合同编号：
填报日期：
年月日
项目名称：
合同金额：
对方单位：
地址和电话：
项目概况：
经办人签字：
日期：
部门负责人意见：
签字：
日期：
财务部意见：
签字：
日期：
法律室审查意见：
签字：
日期：
法律顾问审查意见：
签字：
日期：
公司领导审核意见：
签字：
日期：
说明：
1、合同编号由部门填写。
2、需律师审查的合同要提前3个工作日送达律师。
3、本申请书应与合同洽谈记录、对方资信调查资料、合同一起提交审批、存档。
4、项目概况应包括合同的标的、数量、付款方式、有效期限、询价等情况。
附件3：
合同洽谈记录
Q/SX•G4•G13—02
记录时间
记录地点
记录人
合同编号
项目名称
主管部门
洽谈相对方
本公司参加洽谈人员
相对方参加洽谈人员
洽谈时间
洽谈地点
洽谈次数
洽
谈
内
容
摘
要
主
办
人
意
见
承办
部门
负责
人意见
相关
部门
负责
人意
见
升级会员 